Les diagrammes de Gantt sont un outil fondamental dans la gestion de projets , donc utilisés pour leur utilité. L’idée de base derrière les diagrammes de Gantt est très simple ; ils vous parlent simplement des processus qui se chevauchent. Il vous permet de visualiser rapidement l’ état de n’importe quel projet et de voir où il en est. Il vous permet également de gérer des processus qui dépendent de la réalisation d'autres processus. La plupart du temps, les diagrammes de Gantt permettent aux chefs de projet de donner rapidement des estimations du temps qu'il faudra pour terminer le projet. De telles projections sont très complexes en raison de la multitude de processus impliqués dans les grands projets ;Les diagrammes de Gantt simplifient les projections en présentant de nombreuses informations en un coup d'œil.
Les diagrammes de Gantt deviennent beaucoup plus faciles à comprendre à l'aide d'un exemple. Disons que vous essayez d'estimer combien de temps il faudra pour créer un nouveau produit et le commercialiser. Le projet impliquera plusieurs personnes et plusieurs processus exécutés en même temps. Vous devrez vous assurer que le produit peut être fabriqué dans l'usine de votre entreprise et créer un calendrier de production pour celui-ci. Le marketing devra créer une identité pour le produit puis créer des campagnes publicitaires pour le produit. Le service de la chaîne d’approvisionnement et le service commercial devront savoir comment ils pourront acheminer le produit aux détaillants.
Modèles de diagramme de Gantt
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Supposons que la production prenne 1 mois ; Le marketing prendra encore un mois pour créer la marque du produit et 2 mois supplémentaires pour les campagnes publicitaires. Le service de la chaîne d'approvisionnement aura besoin d'un mois pour déterminer la logistique de fourniture du produit aux détaillants. Le service commercial devra attirer les détaillants intéressés et disposés à acheter le produit, ce qui leur prendra 1 mois. Vous ne pouvez pas simplement additionner tous les mois pour obtenir une estimation de l'ensemble du projet , car de nombreux processus seront exécutés en même temps. L'utilisation d'un modèle de diagramme de Gantt vous permettra d'estimer rapidement la durée que prendra l'ensemble du projet.
Désormais, il n’y a aucune raison pour que le service marketing attende que le service de production commence réellement à fabriquer les produits ; Ils ont déjà le design, ils savent ce que le produit va faire, ils peuvent donc commencer à créer une identité de marque. En attendant, la production peut continuer et voir quelle quantité ils seront réellement capables de produire. Le service de la chaîne d'approvisionnement et le service commercial doivent attendre que le calendrier de production soit terminé avant de pouvoir commencer leur travail, car la quantité de produits qu'ils doivent traiter ne sera terminée qu'à ce moment-là.Pendant que le service commercial discute avec les détaillants de la possibilité de stocker le produit chez eux, la chaîne d'approvisionnement peut facilement connaître tous les détails logistiques. Nous pouvons simplement créer un diagramme de Gantt qui ressemble à ceci :
Un simple coup d’œil au diagramme de Gantt ci-dessus vous en dit long sur le projet. Vous pouvez constater que l’image de marque et la planification de la production sont les premières choses sur lesquelles vous devez vous concentrer et que les deux peuvent être réalisées en même temps. Vous pouvez également constater que la campagne publicitaire prendra plus de temps à produire et ne commencera qu’une fois le processus de branding terminé. Vous pouvez également voir que le processus de vente est le dernier processus à terminer, mais il sera quand même terminé avant la fin de la campagne publicitaire. Cela est tout à fait logique, car la campagne publicitaire sera destinée aux utilisateurs finaux, tandis que la campagne commerciale se concentrera sur les détaillants.
Où doivent être utilisés les diagrammes de Gantt
Nos modèles de diagrammes de Gantt peuvent être facilement utilisés lors de la planification de tout projet pour lequel vous avez besoin d'estimations de temps. Les estimations de temps sont une partie essentielle du diagramme de Gantt ; Vous ne pouvez pas créer un véritable diagramme de Gantt sans savoir précisément combien de temps prendra chaque processus dans l'ensemble du projet. Ce n’est pas un problème car il est généralement très simple de donner une estimation de temps pour de petites tâches. Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas estimer combien de temps il faudra pour réparer tout ce qui se passe dans une maison, mais vous pourrez facilement déterminer combien de temps il faudra pour réparer un élément.Une fois que vous avez les estimations de temps pour tous les projets, il vous suffit de les tracer en fonction de leurs dates de début et de fin et vous avez terminé.
Les diagrammes de Gantt ont été créés pour la première fois à la fin du 19e siècle. mais ils ne sont devenus populaires que pendant la Première Guerre mondiale. Henry Gantt, l'homme qui a donné son nom au diagramme, l'a introduit dans le monde anglophone entre 1910 et 1915. Les diagrammes de Gantt ont été largement utilisés par les forces militaires des États-Unis d'Amérique pendant la Première Guerre mondiale, sur l'insistance du général William Crozier. Il est facile de comprendre pourquoi les diagrammes de Gantt seraient un outil extrêmement utile pour les militaires ; Les opérations militaires comprennent de nombreux processus différents, qui dépendent tous les uns des autres d’une manière ou d’une autre.Prendre le contrôle d'une zone signifie envoyer de nombreux groupes différents venant de différentes directions et se déplacer d'une manière particulière, gagnant la guerre bataille par bataille. Lorsqu’il est devenu évident que les diagrammes de Gantt étaient extrêmement utiles, les dirigeants de nombreux secteurs ont depuis lors adapté leur utilisation.
Les diagrammes de Gantt sont un problème pour de nombreux étudiants et personnes qui débutent dans ce métier, car leur création n'est pas simple. Vous pouvez simplement utiliser n'importe lequel des modèles de diagrammes de Gantt que nous avons mis à votre disposition pour les générer rapidement, mais les créer à partir de zéro nécessite une bonne compréhension de différentes règles logicielles comme Microsoft Excel. La partie qui devient problématique pour la plupart des gens est de configurer le graphique pour afficher les barres en fonction du temps.
Exemples de diagramme de Gantt
Parties essentielles d'un diagramme de Gantt
Si vous créez un diagramme de Gantt, vous devez vous assurer que vous disposez des informations suivantes :
Activités
C'est la première chose dont vous devez vous occuper. Un diagramme de Gantt n'est efficace que s'il montre chaque activité du projet pour lequel le diagramme de Gantt est créé. Si vous oubliez d’effectuer certaines activités, les résultats peuvent être catastrophiques pour la réalisation du projet. Vous découvrirez peut-être que votre estimation de temps est complètement irréaliste ou que vous ne pouvez pas terminer le projet du tout parce que vous avez sauté une activité dont dépendaient d'autres activités. Assurez-vous d’avoir répertorié toutes les activités qui seront impliquées. Pour organiser de grands projets, demandez aux services de planification de former des équipes interministérielles pour garantir que toutes les activités ont été prises en compte.La nécessité ou non de constituer une telle équipe dépend de la taille du projet que vous vous apprêtez à entreprendre.
Estimations de temps
Vous ne pouvez pas créer un diagramme de Gantt sans estimations de temps. Le but d'un diagramme de Gantt est de montrer quelles activités se chevaucheront et quand les activités dépendantes commenceront. Cela ne peut se faire sans estimations de temps. Vous pouvez avoir différentes approches pour les estimations de temps ; Si vous créez un diagramme de Gantt simple pour un petit projet, vous pouvez estimer la durée de chaque tâche et simplement l'écrire. Sur les projets plus importants, une approche plus réaliste est adoptée. Les estimations de temps sont de trois types ; estimations de temps optimales, estimations de temps normales, estimations de temps pessimistes.
Prédécesseurs
Les prédécesseurs doivent être étudiés avec précision. Un prédécesseur est une activité dont dépend une autre activité. Par exemple, si vous construisez une maison, vous devrez monter les murs avant de pouvoir les peindre. La construction des murs est donc un préalable au début de l’activité de peinture. Un bon diagramme de Gantt aura toujours des prédécesseurs précis clairement définis sur le diagramme.
Exemples de diagramme de Gantt
Erreurs courantes lors de la création de diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont un outil extrêmement utile, mais vous devez les utiliser correctement. Tout outil mal utilisé peut finir par faire plus de mal que de bien. Si vous utilisez nos modèles Excel de diagramme de Gantt pour votre projet , veillez à éviter les erreurs courantes suivantes.
Être trop optimiste avec les estimations de temps
Il s’agit d’une erreur courante que les nouveaux managers finissent par commettre sans s’en rendre compte. Les chefs de projet expérimentés savent que les choses ont tendance à mal tourner. Lorsque vous participez à un projet de grande envergure impliquant des centaines de processus, vous ne devez pas présumer que tous les processus se dérouleront sans problème. Les gestionnaires gonflent généralement les estimations de temps pour garantir l’exactitude de leurs estimations. Ainsi, s'ils pensent qu'un projet devrait être réalisable en deux mois, ils donneront une estimation sur trois mois afin que même en cas de problème, cela puisse être couvert sans retarder le projet. Pensez à la loi de Murphy qui stipule que « tout ce qui peut mal tourner tournera mal ».Cela peut sembler une approche très pessimiste du travail, mais le pessimisme est très utile lors de la planification de quoi que ce soit.
Trop compliquer le graphique
Insérer trop de détails dans le graphique est tout aussi mauvais que ne pas y insérer suffisamment d'informations. Certaines personnes désireuses de tout couvrir finissent par inscrire tellement d’activités et de dépendances dans le diagramme de Gantt que cela devient incompréhensible. L'objectif principal du diagramme de Gantt est d'expliquer la durée des processus, les relations entre les processus et de bonnes estimations de temps. Si vous saisissez trop d'activités et créez trop de relations, vous vous retrouverez avec un graphique qui ne vous dit pas grand-chose sur le projet. Si le diagramme de Gantt que vous créez semble trop complexe, il est peut-être temps de créer plusieurs diagrammes de Gantt.Divisez les activités par départements et placez-les sur différents diagrammes afin que l'objectif initial du diagramme de Gantt reste viable. Parmi les modèles de diagrammes de Gantt dont nous disposons, vous en trouverez certains simples, tandis que d’autres sont beaucoup plus complexes. Choisissez le bon modèle et votre projet sera bien géré.
Gardez le graphique statique
Comme nous l'avons déjà dit, un diagramme de Gantt doit fournir un aperçu rapide de l'avancement du projet. Parfois, même vos meilleures estimations s’avèrent trop conservatrices. Votre projet sera momentanément complètement en dehors des projections temporelles que vous avez préparées et le diagramme de Gantt montrera que les processus qui auraient dû être terminés ne l'ont pas été. Vous devez vous assurer de continuer à mettre à jour le diagramme de Gantt avec des estimations de temps mises à jour afin qu'il reste un outil utile pour vous et vos coéquipiers. Un diagramme de Gantt dans lequel vous avez dépassé les estimations de temps vous indique que le projet ne sera pas terminé à temps, mais vous le savez probablement déjà.Au lieu de cela, il est préférable de voir comment vous pouvez rattraper le temps perdu dès maintenant en créant un graphique pour vous aider à rattraper votre retard.
Manque de code couleur.
Si votre graphique devient trop complexe, vous devriez commencer des activités de codage couleur. Une excellente façon d’y parvenir est de colorer les activités en fonction des équipes qui y travailleront. Vous manquerez très vite de couleurs si vous essayez de donner à chaque activité sa propre couleur. Au lieu de cela, si vous coloriez le tableau en fonction de la personne qui effectuera les activités, vous venez d'augmenter la quantité d'informations présentées par votre tableau. Les gens pourront facilement voir non seulement où en est le projet, mais également qui doit terminer son travail pour faire avancer l'ensemble du projet plus rapidement.L'objectif principal du diagramme de Gantt est de faciliter la gestion de projet en rendant les choses plus faciles à comprendre, donc toute mesure que vous prenez pour rendre votre diagramme de Gantt plus compréhensible est une bonne étape.
Il existe de nombreuses applications permettant de générer des diagrammes de Gantt. La plupart des logiciels de gestion de projet spécialisés intègrent une fonctionnalité de diagramme de Gantt en raison de l'importance de ces diagrammes dans la gestion de projet. La plupart des personnes qui ne disposent pas d'une application spécialisée finissent par créer de tels graphiques via Microsoft Excel. Vous trouverez donc une large sélection de modèles Excel de diagrammes de Gantt disponibles en téléchargement sur notre site Web.
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