Un bon de commande est bien plus qu’un formulaire ; c'est un mode de vie pour de nombreuses entreprises qui commandent régulièrement de grandes quantités de matières premières ou de fournitures auprès d'un fournisseur. Le bon de commande sert d’offre, sur papier, d’acheter un produit spécifique, dans une quantité spécifique, pour un prix spécifique. Une fois qu’un vendeur accepte un bon de commande, celui-ci devient un contrat entre l’acheteur et le vendeur. Le fournisseur enverra à votre entreprise les marchandises dont vous avez besoin et vous enverra une facture, généralement nette 30 ou 60 jours, selon votre accord avec le fournisseur .
De nombreuses petites entreprises sont tentées de passer des commandes importantes par téléphone, ce qui peut entraîner des inexactitudes qui finissent par leur coûter de l'argent. Un bon de commande, comme un contrat, aide les entreprises à suivre leurs achats, éliminant ainsi la confusion des fournisseurs, la surfacturation et même les montants incorrects. Lorsque vous remplissez votre modèle de formulaire de bon de commande, assurez-vous d'avoir défini une valeur pour chaque champ, juste au cas où.
Modèles de bons de commande
Utiliser un modèle de bon de commande à des fins de financement
De nombreuses entreprises comptent sur le financement des bons de commande pour pouvoir acheter de grandes quantités de biens et de fournitures sans nuire à leur trésorerie. De nombreux fournisseurs acceptent des bons de commande nets à 30 ou 60 jours nets, ce qui vous laisse le temps de récupérer l'argent que vous avez dépensé tout en travaillant au développement de votre entreprise . Un modèle de bon de commande, contrairement à un modèle de formulaire de commande, n’est utilisé que sur le marché interentreprises. Les détaillants, les entreprises de construction, les agences de publicité et autres fournisseurs acceptent souvent des commandes d'entreprises qu'ils considèrent solvables ; Cela signifie généralement que vous êtes considéré comme un bon client qui paie à temps .
Un bon de commande est mis en place pour vous permettre de conserver la même trésorerie jusqu'à l'échéance de la facture . Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, il s’agit d’une fonction vitale qui contribue à la croissance de l’entreprise.
De nombreuses entreprises utilisent des formulaires de commande pour commander des produits à crédit. N'oubliez pas qu'un bon de commande, une fois accepté par le fournisseur, est considéré comme un contrat légal par lequel vous garantissez le paiement.
Par exemple, un détaillant qui s'attend à une période de Noël particulièrement chargée peut passer une commande très importante pour répondre à la demande anticipée. Si le détaillant utilise uniquement ses flux de trésorerie à cette fin, il ne pourrait commander qu’une quantité limitée de produits et risquerait de perdre des bénéfices avant la fin de la saison des achats.
Assurez-vous de tenir vos registres comptables à jour et assurez-vous toujours que vos bons de commande sont lisibles, correctement formatés et autorisés par la partie responsable, telle que le propriétaire de l'entreprise ou le bureau des achats. Un modèle de formulaire de bon de commande aidera à maintenir la standardisation des choses, quel que soit le nombre d’employés de votre entreprise.
Formulaires de commande
Trucs et astuces pour réussir votre commande
Lorsque vous rédigez un bon de commande, vous pouvez ajouter vos propres « petits caractères ». Si vous payez vos factures net à 30 ou 60 jours, vous souhaiterez que cela soit clairement indiqué sur votre modèle de formulaire de bon de commande. Assurez-vous de faire plusieurs copies ; un pour vos propres dossiers, un pour le fournisseur et un pour le bureau comptable. Si vous choisissez de faxer votre achat à votre fournisseur, assurez-vous d'envoyer une copie papier, estampillée « DUPLICATE » en lettres rouges. (Vous pouvez commander ce type de tampon dans un magasin de fournitures de bureau.)
Travaillez avec vos fournisseurs pour élaborer des prix unitaires pour les articles ou services que vous demandez régulièrement ; cela sauvera votre relation commerciale dans de nombreux cas. Avec une tarification standard, vous saurez immédiatement si vous êtes surfacturé, et avec un bon modèle de bon de commande, vous aurez toujours les informations dont vous avez besoin, pour chaque commande auprès de votre fournisseur.
Assurez-vous de limiter le nombre de personnes pouvant signer un bon de commande. Bien sûr, vous souhaitez que les gestionnaires et les vendeurs soient en mesure de passer des commandes, mais vous souhaiterez qu'une personne de confiance au sein de la haute direction examine chaque bon de commande. Il doit avoir au moins deux signataires ; En cas d'absence ce jour-là, un bon de commande urgent doit être adressé.
Comment fonctionne le financement des bons de commande ?
Lorsque vous utilisez le financement des bons de commande, vous serez en mesure de conserver votre fonds de roulement tout en obtenant les fournitures dont vous avez besoin. Parfois, une entreprise aura recours au financement de bons de commande pour aider à sécuriser un grand projet. Même s’il ne dispose pas du fonds de roulement nécessaire pour effectuer des achats directement, un propriétaire d’entreprise peut « commander contre » un paiement initial important. Est-ce que c'est comme ça que ça marche :
- Choisissez un modèle de formulaire de bon de commande standard et assurez-vous de l’utiliser pour chaque transaction. Après un certain temps, il semblera que remplir ces formulaires soit une seconde nature.
- Assurez-vous que votre fournisseur vous fournit les numéros de produits et les informations sur les remises sur quantité. Chaque bon de commande que vous soumettez doit refléter le prix que vous avez convenu pour la quantité que vous envisagez de commander.
- Découvrez lesquels de vos fournisseurs acceptent les bons de commande et quelles sont leurs restrictions.
- Découvrez combien de temps il faut pour payer la facture générée à partir du bon de commande. Les délais typiques sont de 30 jours nets et de 60 jours nets.
- Certaines entreprises assureront leurs bons de commande grâce à leur propre solvabilité, tandis que d’autres feront appel à une société de financement. La société de financement vous attribuera une marge de crédit qui est essentiellement un prêt d’inventaire. Votre fournisseur retirera les fonds en guise de paiement pour la marchandise expédiée et vous obtiendrez davantage de fournitures sur lesquelles travailler et que vous paierez plus tard .
- Entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs et n'ayez pas peur de négocier. Si vous êtes un client fréquent et achetez beaucoup de fournitures en gros, vous pouvez bénéficier de prix spéciaux ou d’autres incitations.
Utiliser des bons de commande pour développer votre entreprise n’est pas aussi difficile que vous le pensez et ouvre la porte à de nombreuses autres opportunités, telles que des commandes de dernière minute ou des contrats de vos propres clients. Un bon de commande peut vous donner la possibilité d’une croissance rapide et efficace , sans les difficultés de croissance typiques que connaissent de nombreuses petites entreprises en période de prospérité.
Modèle de bon de commande ou modèle de formulaire de commande ?
Les modèles de bon de commande permettent de payer des prix spéciaux, des quantités et d'autres informations après la commande des services ou des biens, généralement au moins 30 jours plus tard. Un bon de commande ne prend pas en compte les besoins de votre entreprise. Si vous utilisez un modèle de formulaire de commande fourni par votre fournisseur, vous passerez des commandes selon ses conditions, pas les vôtres. Découvrez s’ils autorisent les bons de commande. Si tel est le cas, assurez-vous de disposer d'un bon modèle de bon de commande qui précise la quantité, les numéros d'articles et les conditions de paiement. Nous avons un modèle gratuit à télécharger et à modifier sur cette page.
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