En réponse à votre demande de numéro d'identification d'employeur, l'IRS vous enverra une lettre de vérification EIN pour confirmer qu'il a reçu votre lettre. Nous connaissons tous l'importance d'un numéro d'identification d'employeur car nous l'associons à l'IRS et aux impôts.
Lettres de vérification EIN
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L'importance d'une lettre EIN
Un numéro d'identification d'employeur ou EIN est un numéro unique à 9 chiffres délivré par l'IRS à une entreprise ou à une entreprise qui en a fait la demande. L'EIN est destiné aux entreprises, tandis que le numéro de sécurité sociale ou SSN est destiné aux particuliers. Vous avez besoin d'une lettre de vérification EIN si votre entreprise envisage de :
- Déposer les déclarations de revenus
- Obtenir des permis industriels et des licences commerciales
- ouvrir des comptes bancaires
- Et à d'autres fins officielles comme la présentation du modèle 1099 pour la passation de marchés.
En tant qu'entrepreneur individuel, vous pouvez envisager d'obtenir une lettre 147C afin de ne pas avoir à utiliser votre SSN pour votre entreprise. De plus, les établissements de crédit insistent généralement pour fournir les détails de l'EIN lors de l'ouverture d'un compte bancaire pour votre entreprise. Il peut également arriver que vos fournisseurs et investisseurs vous demandent votre EIN.
Une fois que l'IRS a approuvé votre demande d'EIN, il vous enverra une lettre de confirmation d'EIN dans les 8 à 10 semaines suivant la fourniture de ce numéro. Cette lettre de vérification est envoyée par la poste à l'adresse professionnelle que vous avez indiquée sur votre demande.
Il peut arriver que vous égariez ou perdiez votre lettre originale, qui est généralement un certificat d'identification fiscale. Dans un tel cas, vous pouvez toujours obtenir une autre lettre de l'IRS. Cette lettre fait office de lettre de vérification originale que vous avez perdue.
Comment vérifier l’EIN d’une entreprise ?
L'EIN ressemble beaucoup à un numéro de sécurité sociale, sauf que vous l'utilisez pour votre entreprise. Que vous envisagiez d'utiliser ce numéro à des fins professionnelles ou personnelles, vous devez considérer que toute identification fiscale est privée.
De plus, il n'existe aucun moyen simple de vérifier votre EIN, sauf si vous êtes un représentant autorisé de votre entreprise. Cependant, il existe une exception et cela s’applique aux organisations enregistrées exonérées d’impôt ou à but non lucratif.
- Lettre de vérification EIN perdue ou égarée
L'Internal Revenue Service peut autoriser un représentant à confirmer, appeler ou déplacer l'EIN de votre entreprise. En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes considéré comme un représentant autorisé.
Les autres personnes qualifiées comme représentants de votre entreprise comprennent les dirigeants de votre entreprise, les associés, les propriétaires uniques et, pour une fiducie, l'exécuteur testamentaire ou le fiduciaire de la succession. Le processus pour obtenir votre EIN sans lettre EIN est très simple :
appelez l’IRS.
Un représentant de l'IRS vous demandera vos informations d'identification.
Le représentant vous donnera un numéro EIN par téléphone. - Lorsqu'une personne n'est pas le représentant autorisé
Toute personne qui n'est pas un représentant autorisé peut demander à un représentant autorisé de remplir l'autorisation de renseignements fiscaux et de la traiter ensuite. Dans une situation difficile, ce formulaire nécessite l'EIN.
Cela signifie que si votre entreprise a complètement perdu son numéro, il est nécessaire que le représentant autorisé appelle. Dans les situations où votre entreprise possède un EIN mais que vous souhaitez le vérifier parce que vous n'avez pas de lettre d'identification fiscale, vous le saurez après avoir appelé l'IRS. - Dans le cas des organisations exonérées
Si vous souhaitez vérifier le numéro EIN d'un organisme de bienfaisance, vous pouvez vous rendre sur le site de l'IRS où vous pouvez effectuer une vérification de sélection d'organisation exonérée. Il s'agit d'un outil IRS que vous pouvez utiliser pour vérifier les informations sur les organismes de bienfaisance sans la lettre EIN de l'IRS.
Les organisations exemptées ont généralement un statut à but non lucratif et, à ce titre, leurs informations figurent dans les archives publiques. Vous pouvez rechercher l'entreprise par son nom grâce à l'outil de recherche du site. Vous verrez alors que l'EIN vérifie les dons déductibles d'impôt ainsi que le statut de l'entreprise.
De plus, le site vous indique également si le statut d'exonération fiscale de l'entreprise est déjà révoqué pour défaut de production du formulaire 990-N. Ce formulaire confirme le montant de l'impôt sur le revenu dont disposait l'entreprise. Même si l’entreprise est exonérée d’impôt, elle est toujours tenue de déclarer et de déclarer les revenus. Dans le cas contraire, l’entreprise pourrait perdre son statut d’organisme de bienfaisance. - Autres méthodes pour confirmer un EIN
Vous pouvez également vérifier votre EIN à partir d'autres sources. Bien qu'il s'agisse d'informations privées, la plupart des employeurs honorent toujours les demandes de vérification de votre EIN. Vous pouvez voir ce numéro sur les chèques de paie ou sur les formulaires 1099 pour les entrepreneurs. Il est également accordé aux employeurs qui fournissent du travail sous contrat.
Lorsque vous produisez des déclarations de revenus, que ce soit pour votre entreprise ou à des fins personnelles, la fourniture d'un EIN incorrect entraînera le rejet du formulaire par l'IRS. L'IRS pourrait même demander d'autres informations en raison de contrôles de données incohérents. Dans un tel cas, il est nécessaire de vérifier votre EIN pour éviter de surestimer ou sous-estimer vos revenus.
Lettres de confirmation EIN
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Vérifier votre propre EIN
Que devez-vous faire si vous ne parvenez pas à localiser la vérification EIN originale que vous avez reçue dans le passé ? La bonne nouvelle est que vous pouvez vérifier votre numéro EIN sans votre lettre 147C. Si vous avez déjà créé votre entreprise à l'aide de votre EIN, il devrait apparaître sur l'un de ces documents :
- relevé bancaire
- Vos demandes de comptes bancaires, de prêts ou de cartes de crédit
- Déclaration de nom fictif
- Permis de taxe de vente
- Déclarations fiscales de l'année précédente.
- licence d'exploitation
- 1099-Formulaires divers
Si vous ne parvenez toujours pas à vérifier votre EIN sans votre lettre EIN même si vous disposez des documents ci-dessus, suivez ces étapes :
- Appelez la ligne IRS Business and Excise Tax.
- Vous devez fournir vos informations d’identification avant de fournir votre numéro. La raison en est que seules les personnes autorisées peuvent obtenir ce numéro.
- Une fois qu’ils auront vérifié vos informations, ils vous donneront le numéro par téléphone.
- Répétez le numéro à la personne au téléphone. Conservez ensuite ce numéro dans un fichier protégé par mot de passe afin d'y avoir toujours accès. Méfiez-vous des personnes sans scrupules qui volent des EIN pour produire des déclarations de revenus frauduleuses afin de demander des remboursements.
Vous devez protéger votre EIN à tout moment, tout comme vous protégez votre SSN. Assurez-vous toujours que tous les documents contenant ce numéro sont sous clé. Débarrassez-vous de tous les documents contenant le numéro en les déchiquetant. Vous devez également utiliser des sites en ligne sécurisés qui demandent votre EIN lors de la soumission de candidatures.
Avec toutes ces informations EIN, vous pourriez commencer à vous sentir dépassé. Si tel est le cas, voici quelques informations intéressantes pour vous. Selon un rapport de l’American Pet Products Association de 2016, 68 % des ménages américains possédaient des animaux de compagnie. Parmi ces animaux, 94 millions étaient des chats et 90 millions des chiens.
Sur la base de ces chiffres, vous pouvez déduire que les animaux de compagnie sont importants pour de nombreux Américains. Il en va de même pour un EIN pour gérer efficacement votre entreprise. Ce numéro restera avec la structure de votre entreprise depuis le début. Comme votre SSN, il s'agit de l'identifiant légal de votre entreprise lorsque vous menez des activités telles que la production de déclarations de revenus.
Comment puis-je obtenir une copie de ma lettre de vérification EIN ?
Un EIN est un numéro unique qui correspond à votre entreprise, comme un numéro de sécurité sociale qui identifie les contribuables individuels. Toutes les entreprises doivent avoir un EIN. Pour vous aider à déterminer votre besoin en fonction de votre situation spécifique, il existe une liste de contrôle rapide à laquelle vous pouvez accéder sur le site Web de l'IRS.
Vous pouvez demander un numéro EIN et votre lettre de vérification EIN des manières suivantes :
- Vous pouvez utiliser l'application en ligne pour obtenir l'EIN de votre entreprise. Avec cette méthode, vous recevrez une réponse immédiatement et vous pourrez ensuite imprimer votre lettre de confirmation EIN immédiatement. Il est recommandé de sauvegarder ce document afin de disposer d'un enregistrement numérique de votre documentation et de votre transaction.
- Si vous postulez en utilisant le formulaire SS-4, remplissez le formulaire, puis renvoyez-le par fax. Vous recevrez votre lettre d'identification fiscale dans quelques jours ouvrables.
- Si vous postulez par courrier, votre lettre devrait vous parvenir dans quelques semaines.
Si vous avez déjà demandé un EIN et que vous avez égaré ou perdu votre copie de la lettre, vous pouvez faire plusieurs choses pour la retrouver :
- Vérifiez vos anciens fichiers
Si vous avez postulé en ligne, vérifiez vos téléchargements de fichiers pour une copie de votre lettre datant du moment où vous avez initialement demandé l'EIN. Vous pouvez également consulter vos dossiers à partir de la date à laquelle vous avez démarré votre entreprise. - Vérifiez auprès de votre banque
Si vous avez demandé un prêt dont vous aviez besoin pour démarrer votre entreprise, votre banque vous a peut-être demandé une copie de cette lettre. Récupérer une copie de cette manière peut être très pratique si vous avez des contraintes de temps. - Demander une lettre de remplacement
C'est également une méthode simple. Demandez simplement une lettre de remplacement à l’IRS. Appelez votre ligne des taxes commerciales et d'accise. Vous devrez peut-être subir un temps d'attente de 30 minutes pour cet appel. Un représentant de l'IRS confirmera d'abord votre identité, puis travaillera avec vous pour obtenir votre lettre de remplacement.
Cette lettre est une lettre de vérification de remplacement, mais ne constitue pas un double de votre lettre originale. Cependant, il servira toujours de document officiel dont vous pourriez avoir besoin si quelqu'un vous a demandé de fournir une preuve de votre EIN.
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