20 modèles de journaux de kilométrage imprimables (gratuits)

L'IRS a des règles strictes concernant les types de conduite qui peuvent être déduits de vos impôts. De nombreux propriétaires d’entreprise peuvent déduire les coûts associés à leur véhicule, les frais de réparation et les kilomètres parcourus.

Qu'est-ce qu'un journal kilométrique ?

Pour demander des déductions sur vos déclarations de revenus, vous devez conserver des registres minutieux de votre conduite. De nombreuses personnes enregistrent leur temps sur une base hebdomadaire ou mensuelle, ce qui ne satisfera pas l'IRS en cas de vérification de leurs dossiers. Le moyen le plus simple de conserver des enregistrements est d'utiliser un modèle de journal de kilométrage qui comportera des espaces pour que vous puissiez enregistrer votre kilométrage pour chaque voyage que vous effectuez. L'IRS est connu pour disqualifier certaines déductions parce qu'il n'y avait pas de séparation claire entre la conduite professionnelle et les autres déplacements.

Modèles de journaux de kilométrage

Contenu d'un journal kilométrique

Outre un premier relevé du kilométrage du véhicule en début d'année, vous aurez également besoin d'un relevé en fin d'année. Cela doit correspondre aux montants enregistrés chaque jour pour garantir un kilométrage correct.

Les informations suivantes doivent être enregistrées chaque fois que vous commencez votre voyage vers une destination associée à l'entreprise.

•  La date du déplacement professionnel.
•  Point de départ du voyage. Cela peut être le bureau ou un lieu de travail.
•  La destination finale de votre voyage.
•  La raison de votre voyage.
•  Kilométrage initial du véhicule.
•  Kilométrage final pour ce voyage.
•  Péages et autres dépenses pendant le voyage.

Chaque trajet doit être enregistré, ainsi que le kilométrage de départ et d'arrivée en fin de journée pour garantir leur exactitude. L'IRS exige également que vous conserviez ces dossiers pendant trois ans après les avoir utilisés à des fins de déductions.

Carnet de kilométrage

Types de conduite commerciale admissibles

Conduite entre bureaux ou lieux de travail

Vous pouvez déduire le kilométrage que vous parcourez entre un lieu de travail et le suivant. Si vous passez votre temps entre deux bureaux, vous pouvez déduire le kilométrage entre chacun comme dépense de déplacement professionnel.

Courses et arrêts de ravitaillement

Si vous vous rendez à la banque, au bureau de poste ou au magasin de fournitures, vous pouvez le déduire de vos impôts chaque année. Les kilomètres peuvent s’accumuler rapidement lorsque vous effectuez quotidiennement ces déplacements secondaires. Si vous êtes un entrepreneur qui doit charger le camion de fournitures, c'est une déduction qui peut également être ajoutée.

industrie des loisirs

Chaque fois que vous rencontrez un client pour prendre un café ou que vous allez dîner avec un nouveau client potentiel, vous pouvez déduire le kilométrage de ces déplacements.

Voyage à l'aéroport

Lorsque vous conduisez jusqu'à l'aéroport pour voyager, vous pouvez déduire ces miles comme dépenses. Le trajet aller-retour depuis l'aéroport après votre déplacement professionnel peut également être déduit.

Emplois occasionnels sans rapport

Les revenus provenant d'emplois de garde d'enfants, d'aménagement paysager et d'entretien ménager peuvent être considérés comme une entreprise, vous auriez donc le droit de retracer le kilométrage jusqu'à ces emplois en tant que dépense d'entreprise.

Chantiers temporaires

Les entrepreneurs et autres travailleurs peuvent souvent passer moins d’un an dans certains endroits avant de déménager dans d’autres. Conduire vers ces chantiers temporaires peut donner droit à des déductions kilométriques.

À la recherche d'un nouvel emploi

Si vous recherchez un nouvel emploi dans votre secteur actuel, vous pouvez déduire les kilomètres que vous parcourez pour vous rendre aux entretiens. Ce n'est pas vrai pour un nouveau poste dans une nouvelle industrie.

Visites clients

La déduction kilométrique standard peut s'appliquer aux moments où vous rencontrez des clients à votre bureau ou sur votre lieu de travail.

Formulaire d'enregistrement du kilométrage

 

Kilométrage non admissible

Déplacement

L'IRS considère qu'il s'agit d'une dépense personnelle lorsque vous devez vous déplacer de votre domicile à votre lieu de travail. Ce lieu de travail peut être votre bureau ou votre lieu de travail permanent. Si vous disposez d'un emplacement temporaire où vous prévoyez travailler au moins un an, il est considéré comme un lieu d'affaires et l'IRS ne vous permettra pas de déduire ce kilométrage.

Certaines personnes pensent pouvoir bénéficier de la déduction si elles utilisent leur temps de déplacement pour passer des appels professionnels ou écouter des enregistrements liés à leur travail. Ces miles sont toujours considérés comme des déplacements quotidiens et sont enregistrés comme dépenses personnelles.

Si vous travaillez à domicile, il s’agit de votre principal lieu d’activité. Tous les déplacements effectués du bureau à domicile à une réunion client ou pour faire des courses sont considérés comme des dépenses professionnelles. Ceux-ci peuvent être déduits.

les erreurs que font les gens

Effectuez la connexion en un seul lot pour tout le mois ou l'année

Il est important que le relevé kilométrique soit effectué quotidiennement. L'IRS exige des enregistrements méticuleux et souhaite toutes les informations mentionnées ci-dessus, telles que la date et la raison du voyage, ainsi que les informations sur le kilométrage pour chaque voyage.

Information manquante

Lorsque l'IRS souhaite connaître la raison de chaque voyage, cette raison doit accompagner un nom ou un compte professionnel. Si vous prétendez examiner le compte d'un client dans votre bureau, vous devez inclure le nom du client dans votre dossier. De nombreux propriétaires d’entreprise se sont vu refuser leurs déductions en raison d’informations manquantes ou incorrectes.

Calcul des déductions

Il existe deux options pour calculer les déductions pour les frais kilométriques professionnels. Vous pouvez utiliser la déduction kilométrique standard ou les dépenses réelles du véhicule.

Pour la déduction kilométrique standard, vous ajoutez le total des miles parcourus par an pour affaires. Vous bénéficierez d'une déduction préétablie pour chacun de ces miles. En 2016, la déduction est de 54 cents par mile. Selon cette norme, cela ne peut pas inclure les réparations ou l’entretien du véhicule.

Si vous prévoyez déduire les dépenses réelles, vous devez avoir un registre précis de tous les entretiens et réparations effectués sur le véhicule. Le pourcentage kilométrique du véhicule professionnel est ensuite déduit des frais sur vos taxes. Par exemple, un véhicule avec 6 000 $ de dépenses et 50 % du kilométrage total en tant qu'entreprise déduirait 3 000 $ de vos impôts.

Peu importe le type de déduction que vous bénéficiez à la fin de l’année. Tout au long de l'année, vous devez conserver des enregistrements précis de votre kilométrage, ainsi que d'autres informations telles que les noms, les dates et les raisons du voyage. Un modèle de suivi du kilométrage peut faciliter grandement le suivi du kilométrage de votre entreprise.