La croissance et le succès des entreprises d’aujourd’hui reposent sur le réseautage et les rencontres. Il est inévitable que cela entraîne la divulgation d’informations confidentielles. C'est pourquoi les déclarations de confidentialité sont essentielles pour les informations commerciales non publiques. Ces accords engagent les parties concernées à des responsabilités spécifiques en matière de divulgation d'informations confidentielles.
déclarations de confidentialité
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Quand utiliser une déclaration de confidentialité ?
Définie simplement, une déclaration de confidentialité d'un document est un document juridiquement contraignant qui stipule que deux parties ne bénéficieront pas d'informations confidentielles ni ne les partageront. C'est désormais une pratique courante dans de nombreux établissements commerciaux où l'accord est donné à un entrepreneur ou à un employé pour garantir que des informations exclusives ou des secrets commerciaux ne soient pas révélés.
Une déclaration de confidentialité est également appelée accord de confidentialité, accord de non-divulgation , clause de confidentialité, formulaire de non-divulgation, accord de secret ou accord d'informations exclusives. Voici quelques cas où vous devrez utiliser une déclaration de confidentialité sur papier ou par courrier électronique :
- Pour conserver un avantage concurrentiel
Avec un exemple de déclaration de confidentialité, il existe toujours une garantie concrète que les informations exclusives ne parviendront pas aux médias, au public ou aux concurrents du secteur. C’est l’une des situations les plus courantes où ce type d’accord devient une exigence dans des secteurs en évolution rapide. - Expliquer les responsabilités de chaque partie
Le document crée une relation de confidentialité entre deux parties. Par exemple, dans le cas d’un consultant, l’accord peut clarifier la manière dont il peut et doit utiliser les informations confidentielles des nouveaux clients. - Établir les normes sur la façon de traiter les informations
Les parties impliquées dans un accord confidentiel ou la divulgation d'un document confidentiel traiteraient les informations confidentielles de l'autre partie comme si elles étaient les leurs. Mais cela n’est possible que si le destinataire dispose déjà de ses propres normes pour traiter ces informations. Ces normes peuvent inclure la restriction de l'accès aux informations confidentielles ou l'utilisation d'autres méthodes pour préserver la confidentialité. - Pour protéger les droits de brevet
Aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, un inventeur peut perdre ses droits de brevet si les détails de son invention deviennent publics. - Pour protéger les informations lors des fusions
Dans le cas d'acquisitions ou de fusions, la déclaration peut protéger les informations sur le contrat d'achat et l'entreprise jusqu'à la réalisation de l'acquisition ou de la fusion. Dans le même ordre d’idées, de tels accords deviennent utiles pour protéger les intérêts de l’entreprise en cas de coentreprise. - Pour préparer le terrain à une action en justice
Les accords confidentiels sont des documents juridiquement contraignants et vous pouvez donc les utiliser comme preuve dans des affaires juridiques.
Exemples de déclaration de confidentialité
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Quelles informations votre formulaire de confidentialité doit-il inclure ?
En général, un exemple de déclaration de confidentialité efficace devrait inclure ces éléments de base :
- La définition des informations confidentielles
Cela signifie que l'accord doit indiquer les informations spécifiques qu'il protégera. Il sera difficile de traiter uniquement les informations orales. L’un des engagements les plus courants consiste pour le divulgateur à mettre par écrit les informations fournies à la partie destinataire peu de temps après la divulgation initiale. - Les parties impliquées
Les parties à l'accord comprennent la partie divulgatrice, la partie réceptrice et tout autre représentant tel que dirigeants, agents, administrateurs, conseillers, etc. - La raison pour laquelle le destinataire a reçu les informations.
La déclaration de confidentialité du document doit contenir une explication de la raison pour laquelle le destinataire connaît les informations confidentielles. Par exemple, le destinataire a besoin de ces informations pour s'acquitter de ses responsabilités professionnelles. - Toute limitation ou exclusion des informations confidentielles
Cette partie peut inclure les éléments suivants :
des informations déjà connues avant la création de l'accord
des informations que la partie réceptrice a acquises sur la partie divulgatrice par le biais de la connaissance du public ou par l'intermédiaire d'un tiers des
informations que le gouvernement a demandé
des informations acquises de manière indépendante - Les obligations de la partie destinataire
Celles-ci peuvent inclure les éléments suivants :
la clause de non-responsabilité concernant les documents
les dispositions en matière de divulgation
l'utilisation correcte des informations confidentielles, y compris le fait de ne pas partager les informations avec d'autres
les mesures à prendre pour garantir que les informations
une déclaration selon laquelle le destinataire ne peut pas travailler dans le même secteur après avoir quitté l' emploi de la partie divulgatrice pendant une période de temps spécifiée est gardée confidentielle
une déclaration selon laquelle la partie divulgatrice sera propriétaire de tout ce que le destinataire a développé ou produit pendant la durée de votre emploi - Durée ou période
Désigne la durée de la relation de travail du bénéficiaire dans l'entreprise à compter de la date d'entrée en vigueur du contrat jusqu'au moment de sa résiliation. En règle générale, une déclaration confidentielle doit expirer après une date limite convenue ou après un événement tel que la fin du projet, voire jamais.
En moyenne, une durée normale serait de 2 à 5 ans. Cependant, la divulgation pourrait aller au-delà de la fin du terme, puisque la partie divulgatrice ne renoncera à aucun droit de propriété, tel que les droits de brevet ou les droits d'auteur. - Révélation au destinataire
Il ne s'agit pas d'un arrangement courant. Il indique que le destinataire a accepté de garder les informations confidentielles. Quant au divulgateur, il doit tenir compte du degré de mise à disposition avant de divulguer l'information. - Une clause d'injonction
L'inclusion de cette clause donne à la partie divulgatrice le droit d'empêcher le destinataire de violer la déclaration de confidentialité sur papier ou par courrier électronique avant qu'une violation ne se produise par le biais d'une assignation à comparaître ou d'une ordonnance du tribunal.
Déclarations de confidentialité des documents
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Types de déclarations de confidentialité
Les informations contenues dans une déclaration de confidentialité diffèrent pour chaque accord, mais ces documents appartiennent généralement à l'une des deux catégories suivantes :
Déclaration de confidentialité unidirectionnelle ou unilatérale
C'est le cas où l'une des parties ne révélera pas les informations que possède l'autre partie. Il s'agit du type d'accord le plus courant et il est généralement utilisé par une entreprise lors de l'embauche d'un employé pour protéger les informations confidentielles.
Déclaration de confidentialité mutuelle ou bilatérale
C'est là que les deux parties ne partageront pas les informations de l'autre. L'accord est le plus souvent utilisé lorsque deux entités commencent à travailler ensemble et conviennent de protéger les informations de chacune.
Comment rédiger une déclaration de confidentialité ?
Vous pouvez utiliser les déclarations de confidentialité pour diverses transactions commerciales. Quelle que soit la raison, vous en avez besoin si une partie possède des informations qu’elle ne souhaite pas divulguer au public. Voici les étapes les plus élémentaires pour rédiger un document de ce type :
Préparez un aperçu de la relation confidentielle.
- Utilisez un format standard pour les contrats . Écrivez l'accord en paragraphes à simple interligne avec des espaces doubles entre eux.
- Décidez quel type de déclaration de confidentialité utiliser.
- Identifiez les parties impliquées dans l’accord. Identifiez toutes les parties qui souhaitent accéder aux informations, sinon le contrat ne les liera pas.
- Définir les informations à garder confidentielles. Le type d'informations destinées à rester confidentielles peut inclure tout type d'informations que les parties concernées peuvent échanger.
- Énumérez les informations exclues de l’accord. Il s’agit généralement d’une liste d’éléments non spécifiques. Toutefois, vous n’avez pas besoin de protéger ou de classer de grandes catégories d’informations comme confidentielles.
Définir les termes de votre accord
- Établir les obligations et devoirs du destinataire des informations confidentielles. La plupart des accords de confidentialité limitent la manière dont le destinataire peut utiliser les informations confidentielles fournies. Il définit également la norme de protection et de conservation des informations confidentielles.
En règle générale, les normes de confidentialité incluent la restriction de l'accès aux informations et la prise des précautions nécessaires pour maintenir la sécurité des informations. C’est important pour qu’il ne tombe pas entre les mains d’étrangers. Un exemple d’une telle prudence est l’utilisation du cryptage des e-mails lors de discussions sur des informations sensibles. - Précisez la validité de l’accord et la durée requise. Un accord de confidentialité comporte généralement deux périodes : la période pendant laquelle vous effectuez la divulgation et la période ultérieure pendant laquelle les informations doivent rester confidentielles.
Bien que vous ne soyez pas obligé de spécifier la date de fin, la date de début doit en avoir une. Cela indique clairement quand l’accord entre en vigueur et combien de temps vous prévoyez de l’appliquer. Parfois, la période de confidentialité peut prendre fin si quelque chose se produit. - Incluez des sanctions ou des conséquences juridiques en cas de rupture de contrat . Pour protéger la confidentialité des informations, certains accords peuvent prévoir des sanctions si les informations sont partagées avec le public. D'autres peuvent laisser un arbitre ou les tribunaux décider des conséquences.
La sévérité des sanctions peut dépendre du caractère unique des informations que vous avez divulguées et du préjudice qu'elles pourraient causer si elles étaient un jour rendues publiques. Plus les informations sont sensibles, plus il est probable qu'il y ait une clause indiquant un montant précis de dommages. Si les parties concernées conviennent que les informations valent le montant, les tribunaux ou un arbitre n'auront alors pas besoin de trancher. - Incluez toutes les dispositions diverses que vous jugez appropriées. C'est ce qu'on appelle souvent un « passe-partout ». Généralement, tous les accords contiennent des clauses différentes qui ne rentrent dans aucune section. Vous pouvez les inclure dans une section distincte
- Prévoyez un espace pour que toutes les parties impliquées puissent apposer leur signature. Évidemment, il nécessite la signature de toutes les parties avant que l’accord ne soit valide.
Déclarations de confidentialité par courrier électronique
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Qu'est-ce qu'une clause de non-responsabilité ?
Presque tout le monde sait ce que signifie le mot « confidentiel ». Si vous souhaitez éviter tout problème en termes de responsabilité confidentielle, vous pouvez utiliser une clause de non-responsabilité. Il s'agit d'une courte déclaration qui est souvent rédigée en petits caractères et contient des informations pertinentes sur les informations contenues dans le document.
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