Nous devons reconnaître aux Japonais le mérite d’avoir mis au point un système de planification qui, entre autres choses, peut augmenter la productivité et minimiser les déchets dans un environnement manufacturier. Kanban améliore l'efficacité de la fabrication et le système tire son nom des cartes qui suivent la production au sein d'une usine. Dans toutes leurs manifestations, les cartes et tableaux Kanban se sont révélés être des outils précieux dans de nombreuses industries productives.
cartes Kanban
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Que sont les cartes Kanban ?
Taiichi Ohno, ingénieur industriel et homme d'affaires connu comme le père du système de production Toyota, est reconnu pour avoir introduit le système de cartes Kanban. L'objectif principal de ce système est de gérer le flux de pièces dans les lignes de production JIT ou « juste à temps ».
Le terme « Kanban » est un terme japonais dérivé de « kan » et « ban », qui signifient respectivement visuel et carte. Pris ensemble, kanban se traduit en gros par « carte que vous pouvez voir ». Ohno a eu l'idée de développer des modèles de cartes Kanban pour le système lorsqu'il a remarqué que les étagères d'une épicerie n'étaient que suffisamment approvisionnées pour répondre à la demande des clients.
De plus, l'inventaire du magasin n'était réapprovisionné que s'il restait des espaces vides sur les étagères. De ce constat, Ohno a eu l’idée de créer des marqueurs visuels qui pourraient réduire les inventaires inutiles. Le système aide également à découvrir et à traiter les problèmes de flux de travail. Ces marqueurs visuels sont appelés cartes Kanban et, en raison de leur aspect pratique, ils sont encore utilisés aujourd'hui.
L'origine des cartes Kanban
Les feuilles et cartes Kanban sont de nature très visuelle. Cela permet aux équipes d’une entreprise de mieux communiquer sur le travail à effectuer et à quel moment. À mesure que Kanban est devenu un système de travail de connaissances, les cartes Kanban sont devenues représentatives d'un élément de travail distinct.
L'utilisation des cartes Kanban et des feuilles Kanban ne nécessite aucun processus compliqué. La manière la plus courante d'afficher les « éléments de travail » consiste à utiliser des notes autocollantes sur un tableau blanc avec des lignes pour illustrer les étapes que l'équipe doit suivre dans le processus.
Ces notes simples contiennent des informations vitales pour chaque travail. Le placement des notes sur le tableau blanc définit visuellement le statut de l'élément de travail au sein du processus d'équipe. De cette routine simple est née l’utilisation moderne des cartes Kanban.
Pourquoi les cartes Kanban sont-elles si efficaces ?
Lors de la conception du concept des cartes Kanban, Ohno a pris en compte les aspects psychologiques et émotionnels du changement. Pour ce faire, Ohno a formulé un ensemble de garde-fous qui guideront les actions visant à clarifier ce qui est requis pour que le système soit efficace et à responsabiliser ceux qui y contribuent.
Ces garde-corps sont très efficaces et font désormais partie de la pratique générale et des principes de base. Ces principes décrivent comment et ce à quoi vous devez penser pour réussir à gérer l'efficacité :
- Commencez avec les informations que vous connaissez.
Le système Kanban ne concerne jamais des processus spécifiques. Il est plutôt utilisé pour évaluer les processus existants, de sorte que vous n’avez pas besoin d’apporter des changements radicaux immédiatement. - Accepter de suivre le changement incrémentiel
La méthode Kanban prend en charge le changement constant dans le système actuel. Mais vous devez apporter ces changements progressivement et par petites étapes. Des changements drastiques, de grande envergure ou radicaux ne sont pas recommandés, car vous pourriez rencontrer une résistance inévitable. - Respecter les rôles, processus, titres et responsabilités actuels.
La méthode Kanban permet des changements dans le système, respecte et reconnaît le fait que l'état actuel de l'organisation a de la valeur. Le style Kanban de changement incrémentiel peut créer un support de mise en œuvre plus large car les petites corrections qu'il introduit sont plus acceptables qu'une refonte complète. - Encourager les actes de leadership à tous les niveaux
La méthode Kanban est compatible avec le Kaizen, qui est une philosophie d'entreprise japonaise d'amélioration continue des pratiques de travail, de l'efficacité personnelle, etc. Il croit que n'importe quel membre de l'équipe peut proposer d'excellentes idées, pas seulement la direction.
Modèles de cartes Kanban
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Que faut-il inclure dans vos cartes Kanban ?
L'objectif principal des cartes Kanban est de transmettre visuellement la progression d'un élément de travail à mesure qu'il traverse un système ou un processus. Pour mieux comprendre cela, vous devez connaître les fonctionnalités les plus importantes d'un modèle de carte Kanban. Voici quelques détails de la carte pour vous guider lors de la création de votre propre modèle Kanban Excel :
Face ou recto
Étant donné que l'objectif principal de la carte est une vue rapide de l'état visuel des éléments de travail, la face ou le recto doit présenter des détails significatifs pour votre équipe et ces informations comprennent :
- Un titre ou un identifiant unique
- Une brève description du travail.
- Une estimation de la taille des travaux.
- La personne affectée au travail.
Les informations doivent tenir au recto du modèle de carte Kanban.
Derrière
Au fur et à mesure que la carte avance dans le flux de travail, n'importe quel membre de l'équipe peut utiliser le verso du modèle pour noter les mesures applicables, notamment :
- Date de début
- Localisation et jours bloqués
- Temps d'attente
- Date de fin
D'une certaine manière, la carte fournit en fin de compte des informations importantes sur le flux de travail global. Avec la carte, vous pouvez non seulement comprendre le flux de travail du système, mais également identifier les problèmes de goulot d'étranglement avant qu'ils n'aient un impact significatif sur le système.
Les informations sur les cartes vous offrent également une opportunité d’amélioration continue. La précision des métriques d'enregistrement permet à l'équipe de prendre conscience de la valeur du système Kanban.
Pratiques générales d'utilisation des cartes Kanban
Pour qu'un système Kanban fonctionne avec un maximum de résultats vers un objectif donné , certaines pratiques décrivent les choses que vous devez faire :
- Essayez de visualiser le flux de travail
Les cartes Kanban fonctionnent efficacement si vous pouvez visualiser l'intégralité du flux de travail de votre entreprise. Si vous pouvez visualiser le nombre de demandes, combien de temps il faut pour répondre aux demandes, qui fait les risques et les demandes, alors vous pouvez prendre les mesures de gestion appropriées en tant qu'individu et en équipe.
Vous pouvez placer des feuilles et des cartes Kanban sur un tableau Kanban afin que tous les membres de l'équipe puissent rester dans le flux de travail existant. - Limiter les travaux en cours
C'est une pierre angulaire très importante du système Kanban. Si vous limitez le travail en cours, cela oblige les membres de votre équipe à se concentrer sur des tâches spécifiques à accomplir. Cela met également en évidence les obstacles au travail avant qu’une situation n’atteigne un stade critique. - La gestion du
flux Kanban peut aider au suivi visuel et à la gestion des tâches pour offrir une valeur maximale. Vous pouvez y parvenir en vous basant sur les données que vous avez collectées sur la durée du cycle ainsi que sur d'autres mesures sur lesquelles vous avez convenu. Utilisez des informations sur l'état récent du travail. - Définir des politiques explicites
Lorsque les équipes travaillent main dans la main, elles créent des règles de base concernant leurs flux de travail pour divers éléments et décident quand il est temps de déplacer les éléments vers la ligne ou la voie suivante.
Les équipes élaborent également des plans sur la façon de prendre note et de traiter les tâches ou le travail bloqués. Marquez tous ces éléments près du tableau blanc afin que l’équipe puisse travailler pour apporter des améliorations. - Appliquer des boucles de rétroaction
Il est courant que les équipes Kanban aient des réunions quotidiennes régulières avec le conseil d'administration pour discuter des moyens d'améliorer l'exécution des tâches et le processus global et déterminer où elles peuvent éliminer le gaspillage. - Travaillez ensemble pour vous améliorer
Le système Kanban identifie les domaines du processus qui nécessitent des améliorations. Une fois déterminés, les groupes de travail développent des moyens de résoudre les problèmes, formulent des hypothèses, puis testent leurs solutions.
En utilisant les mêmes principes et pratiques généraux, vous pouvez également appliquer le système Kanban dans de nombreux services commerciaux, notamment :
- Équipes d'audit
- Ressources humaines
- Gestion de projet marketing
- Leadership organisationnel et stratégique.
- gestion des tâches
Mais pour que le système Kanban réussisse, l’équipe doit être profondément impliquée. Chaque membre de l'équipe doit gérer les tâches qui lui sont assignées conformément aux normes établies et suivre les règles avant de confier la tâche à l'équipe ou à l'individu suivant. De plus, chaque membre doit maintenir les informations Kanban à jour et les rendre facilement accessibles à tous.
Modèles Kanban Excel
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Modèles de cartes Kanban physiques ou virtuelles
Il existe deux façons de créer un modèle de carte Kanban : vous disposez du modèle Kanban Excel physique et de la version numérique. De nos jours, le modèle de carte Kanban virtuelle est préféré par beaucoup en raison des fonctionnalités qu'il offre. Mais gardez à l’esprit que les deux peuvent avoir le même objectif.
- Modèles de cartes Kanban
Créer un modèle de carte Kanban est un moyen de réduire ces oublis dans l'environnement de travail. Cependant, en général, tous les membres de l’équipe ont déjà une compréhension cohérente et claire de leur travail, de ce qu’ils font et de ce qu’ils doivent encore faire. Même en cas de changement dans l' étendue du travail , les membres de l'équipe peuvent toujours trouver des moyens d'optimiser les processus.
Mais comme indiqué ci-dessus, le modèle de carte Kanban est un excellent outil pour capturer et communiquer cet apprentissage. Pour le travail basé sur la répétition, vous pouvez standardiser les tâches à l'aide de feuilles Kanban ou de modèles de cartes.Cela améliore le processus et le fait efficacement, économisant du temps et des ressources. - Modèles de cartes Kanban numériques
Ce type de modèle offre un accès facile et égal aux membres de l'équipe sur site et à distance. La collecte automatique de données alimente les tableaux et les graphiques pour un déploiement plus rapide des données. Il est également livré avec un historique stocké pendant toute la durée de vie de la carte.
Modèles associés