Certains des facteurs essentiels pour établir le succès d’un projet sont la gestion et l’engagement des parties prenantes. L’un des outils les plus importants pour vous aider est une carte des parties prenantes.
Cartes des parties prenantes
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Quelles sont les parties intéressées ?
Pour créer votre carte des parties prenantes, vous devez savoir ce qu'est une partie prenante. Une partie prenante est toute personne ayant un intérêt dans votre projet, mais cette définition peut être un peu large. Une définition plus précise peut être tout ce qui peut faire ou défaire votre projet. Les parties prenantes appartiennent généralement aux groupes suivants :
- Sponsors
Ce sont les personnes qui démarrent un projet en rassemblant des ressources et en chargeant des personnes de réaliser un projet. Ils sont propriétaires des exigences du projet et si l’une de ces exigences change, ils doivent diriger le projet si nécessaire. - Équipe de projet
Ce sont les personnes qui auront la responsabilité d'exécuter un projet et de veiller à ce qu'il soit terminé. Ils sont chargés de réfléchir aux solutions aux exigences d’un projet. - Groupe de référence
Ce sont les personnes vers lesquelles les équipes projet se référeront pour parvenir à la meilleure solution. Ils veilleront également à ce que cette solution fonctionne. - Utilisateurs
Ce sont les personnes qui bénéficieront de la solution du projet.
Diagrammes des parties prenantes
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Types de parties prenantes
Il est important de comprendre les différents types de parties prenantes lors de l’élaboration de votre carte des parties prenantes. Que vous planifiiez un grand lancement de produit ou que vous démarriez un programme qui aura un impact sur votre équipe, il est important de le savoir.
Chaque projet ou produit a des parties prenantes externes et internes. Distinguer les uns des autres vous aidera à trouver les bonnes priorités, puis à créer le meilleur diagramme des parties prenantes. Vous aurez également l’opportunité de trouver la meilleure approche qui convient à votre projet.
- Parties prenantes internes
Ce sont les personnes de votre équipe qui seront impliquées dans le développement de votre produit ou la réalisation de votre projet. Bien que leur niveau d’engagement puisse varier, chacun aura un certain niveau d’influence car il fait partie de votre entreprise. Voici quelques exemples de parties prenantes internes :
PDG ou
concepteur exécutif de niveau C
Développeur
Propriétaire de produit Chef
de projet - Parties prenantes externes
Ce sont les personnes qui seront affectées par votre projet ou produit. Ils n’y participent pas directement. Voici quelques exemples de parties prenantes externes :
Créanciers
Clients
Actionnaires
Société
Fournisseurs
Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes ?
La création d'une carte des parties prenantes est un processus qui implique de déterminer les principales parties prenantes de votre projet. Il s’agit d’identifier toutes les personnes intéressées par l’issue de votre projet. Une partie prenante peut être une ou plusieurs personnes, comme dans le cas de projets plus importants.
Dès que vous avez identifié toutes les parties prenantes du projet, vous devez créer un modèle de carte des parties prenantes pour les regrouper en fonction de leurs différents niveaux d'engagement. Vous baserez votre tableau des parties prenantes sur les niveaux d’intérêt et les niveaux d’influence de vos parties prenantes.
Le niveau d'intérêt signifie que les parties prenantes sont affectées par le résultat de votre projet, mais n'ont pas le pouvoir d'influencer les exigences du projet. Le niveau d'influence est le pouvoir d'une partie prenante d'établir et de modifier les exigences du projet.
L’un des principaux domaines sur lesquels vous devez vous concentrer est de répondre aux attentes de vos parties prenantes qui ont un niveau élevé d’influence sur votre projet. Pour les autres parties prenantes qui s'intéressent beaucoup à votre projet, il vous suffit de les tenir au courant de l' état d'avancement de votre projet .
La cartographie des parties prenantes est un exercice visuel. Vous pouvez cartographier vos parties prenantes manuellement ou utiliser un logiciel pour effectuer cette même action. La prochaine étape après avoir entièrement cartographié vos parties prenantes consiste à élaborer un plan d'action sur la manière de collaborer avec elles.
La carte est une représentation visuelle de la relation que vos parties prenantes entretiennent avec votre entreprise ou projet ainsi que l'évolution potentielle de la relation dans le futur. Il montre l'effet que les parties prenantes ont sur votre entreprise et l'effet que votre entreprise pourrait avoir sur les parties prenantes.
Également appelée matrice de cartographie des parties prenantes, cette carte est communément présentée sous forme de graphique à deux axes. L’axe des X représente les niveaux d’influence des parties prenantes et l’axe des Y représente les niveaux d’intérêt des parties prenantes.
Le quadrant de cette carte qu'occupent vos parties prenantes détermine la fréquence, les types et l'intensité des engagements dont votre projet a besoin.
L’importance de la cartographie des parties prenantes
Une étape très importante dans la création d’une cartographie efficace des parties prenantes consiste à identifier et à évaluer les parties prenantes de votre projet. Il y a une très bonne raison derrière cela. Ne pas identifier les personnes ou entités qui pèsent dans la balance pourrait amener votre équipe à allouer des ressources et du temps précieux aux mauvais endroits.
Cela pourrait également entraîner de graves dommages à l’image de votre entreprise ou des arrêts de travail. La création de votre propre exemple de carte des parties prenantes sert à de nombreuses fins au-delà de l'illustration de la relation entre vos parties prenantes et votre entreprise ou votre projet.
Avec une matrice des parties prenantes, par exemple, il vous sera plus facile d'identifier les principales parties prenantes, puis de les classer en fonction de leur priorité. Avoir toutes ces connaissances à portée de main vous permet d'élaborer un plan d'engagement plus détaillé pour votre partie prenante ainsi que les meilleures tactiques.
Il vous permet également de visualiser l'évolution de vos niveaux d'intérêt et d'influence au fil du temps, surtout si vos parties prenantes sont réaffectées périodiquement. Sur la base de ces informations, il est important de cartographier vos parties prenantes dès que possible.
De plus, il est tout aussi crucial de réanalyser périodiquement votre cartographie des parties prenantes au fil du temps. Il y a de fortes chances que vos parties prenantes changent tout au long de la vie de votre projet. Il en va de même pour vos besoins, impacts et avis sur votre projet.
La meilleure façon de déterminer qui influence votre projet et comment vous devez les gérer est peut-être de constamment cartographier et réanalyser les parties prenantes. La fréquence de cet exercice dépend bien entendu des ressources dont vous disposez mais, malgré le coût, il ne faut pas le négliger.
Il y a une belle ironie lorsqu’il s’agit de cartographier les parties prenantes. Les équipes qui intègrent le processus dès le début de leurs projets constatent que leurs efforts pour gérer les parties prenantes ont tendance à être plus efficaces et productifs.
En connaissant les niveaux d’influence et d’intérêt de vos parties prenantes, vous serez en meilleure position pour allouer les ressources là où elles auront l’impact le plus significatif.
Boîtes des parties prenantes
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Comment créer une carte des parties prenantes ?
Il existe plusieurs façons de dresser une carte des parties prenantes et cela dépend de la complexité de votre produit ou projet. Par exemple, vous pouvez n'avoir que quelques parties prenantes pour un projet mineur ou plusieurs si votre projet apportera de grands changements à votre entreprise.
Lorsqu’on traite avec de nombreuses parties prenantes externes et internes, il est recommandé de les prioriser. Cela fait partie de la cartographie de vos parties prenantes. Voici les étapes pour créer une carte très efficace :
- Brainstorming
La première étape consiste à
identifier toutes les parties prenantes potentielles. Cela fait référence aux personnes, organisations et groupes qui seront affectés par votre projet ou produit, à ceux qui l'influenceront ou à ceux qui sont préoccupés ou intéressés par sa réussite.
Répertoriez tous les noms sur le tableau blanc de votre entreprise ou dans un espace partagé comme une feuille Google. Essayez d'être aussi détaillé que possible à ce stade. Vous pouvez toujours rayer ultérieurement les noms en double ou ceux qui ne sont pas pertinents pour votre projet. - Catégorisation
L'étape suivante consiste à catégoriser les résultats de votre séance de brainstorming. Quelles parties prenantes devriez-vous regrouper dans une seule catégorie ? Quel nom donnerez-vous à cette catégorie ? Avez-vous manqué des parties prenantes ? Pour vous assurer de n’oublier aucun des plus grands acteurs, vous devez vérifier les types de parties prenantes dont les différents projets ont besoin. - Priorisation Vous devez
prioriser les principales parties prenantes, puis vous assurer de commencer à leur parler dès le début du projet avant de commencer à créer un plan de communication. Il existe plusieurs façons de prioriser vos parties prenantes. Vous pouvez utiliser une matrice ou demander à votre équipe de voter pour décider comment définir les acteurs clés. - Communications avec les parties prenantes
Après avoir défini vos priorités, vous devez maintenant élaborer un plan impliquant toutes les parties prenantes clés. N’oubliez pas qu’il n’existe pas de « procédure standard » adaptée à toutes les situations possibles, même s’il existe quelques conseils pratiques qui peuvent vous aider à créer responsabilité et transparence pour votre projet. Ceux-ci incluent :
Dans la mesure du possible, vous devriez avoir beaucoup de communication en face à face avec des personnes très intéressées et influentes. Bâtir d’abord la confiance avec ce groupe est crucial pour le succès de votre projet.
Pour ceux qui s’opposent à votre projet, essayez d’abord de vous faire accepter par une personne ayant le même niveau de pouvoir puis demandez à cette dernière de convaincre la première.
Une communication fréquente et précoce est également importante. La raison en est que les gens ont besoin de temps pour réfléchir avant de prendre une décision.
Fournir à chacune des parties prenantes suffisamment d’informations en fonction de son niveau d’intérêt. Certaines personnes n'ont besoin que d'un résumé , tandis que d'autres voudront peut-être approfondir.
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