28 modèles pratiques de procès-verbaux et de notes de réunion

Les réunions offrent l'occasion de discuter des problèmes, brièvement ou longuement. De nombreuses idées qui pourraient aider à résoudre un problème à résoudre sont généralement exprimées verbalement. Il pourrait être utile de noter ces points pour une utilisation future ou, alternativement, ils pourraient servir de preuve dans un accord donné . Il sera également bon de garder une trace de ceux qui ont participé, ainsi que de tous les membres qui n'ont pas pu assister à la réunion. De nombreuses personnes s'abstiennent de rédiger des procès-verbaux de réunion, un travail qui est officiellement confié aux secrétaires.

Les procès-verbaux peuvent être définis comme les documents officiels tenus par une organisation. Il est de la plus haute importance que ces enregistrements soient pris avec précision, car ils constituent un enregistrement juridique des actions et procédures d'une organisation donnée.

Si vous vous trouvez dans une situation qui vous oblige à prendre quelques minutes, vous n'avez pas besoin de vous en soucier autant. Notre site offre un moyen pratique de le faire en vous proposant des modèles de procès-verbaux de réunion, n'hésitez pas à les utiliser. Qu'il s'agisse d'une réunion officielle ou informelle, nous vous soutenons avec nos modèles de notes de réunion qui simplifient l'ensemble du processus .

Modèles de procès-verbaux de réunion

Il existe plusieurs types de modèles de procès-verbaux de réunion qui sont classés selon le type de réunion à tenir. Il s'agit du modèle de procès-verbal de réunion formel, du modèle de procès-verbal de réunion de base et du modèle de procès-verbal de réunion détaillé.

Le modèle de procès-verbal de réunion formelle

Ce modèle a été conçu de manière conforme aux recommandations de la 11e édition des Règles de procédure de R0bert ^. Il s'agit d'un manuel qui sert principalement à réglementer les interactions des membres des organisations parlementaires. Il offre un moyen plus simple d’inclure toutes les informations clés qui doivent être conservées à chaque minute où cela se produit.

Le modèle de compte-rendu de réunion de base

Ce modèle est un outil très utile pour ceux qui souhaitent obtenir des conseils sur la façon de rédiger le procès-verbal d'une réunion informelle au lieu des règles strictes qui s'appliquent à une réunion formelle. En tant que tel, vous ne trouverez aucun formatage spécial basé sur un tableau. Il est conçu de manière à pouvoir être facilement personnalisé pour répondre aux besoins d’un client donné.

Modèle de procès-verbal de réunion détaillé

Si vous souhaitez suivre plus de détails sur les réunions que vous organisez, ce modèle vous sera utile. Ce modèle de procès-verbal de réunion vous permet de remplir facilement toutes les informations critiques et cela se fera de manière ordonnée dans des tableaux bien organisés.

 

Quelques conseils pour vous aider à rédiger des procès-verbaux de réunion en utilisant les règles de Robert :

• En général, le secrétaire est celui qui est chargé de tenir les procès-verbaux de chacune des réunions. Lors de chaque réunion le procès-verbal de la réunion précédente est lu et approuvé, certaines corrections peuvent être apportées si nécessaire. Une fois cela fait, le procès-verbal est ajouté au dossier des procès-verbaux de l'organisation et cela est fait pour chaque réunion.
• Dans le cas où une motion est adoptée par appel nominal. Il est censé énumérer les noms de toutes les personnes qui ont voté pour cette motion, ainsi que de celles qui ont voté contre la motion. C’est mieux que d’ajouter les noms de ceux qui ont participé à l’exercice.
• Le secrétaire est également censé signer et dater le procès-verbal après son approbation lors de la prochaine réunion.
• Pour les procès-verbaux qui nécessiteront une publication, plus de détails doivent être inclus dans le procès-verbal. Par exemple, un résumé des déclarations de chaque personne qui s'est exprimée d'un côté ou de l'autre d'un problème devrait être inclus.

Comment rédiger et tenir efficacement des procès-verbaux de réunion

• Le premier paragraphe doit contenir des détails précisant le type de réunion qui aura lieu ; une réunion formelle ou informelle, le nom de l'organisation ainsi que l'heure et la date de la réunion et le lieu choisi. Le nom du président ainsi que celui du secrétaire, le nombre approximatif de membres présents, la constitution du quorum ainsi que les mesures prises pour consigner le procès-verbal de la réunion précédente.
• Le corps est normalement composé de motions qui sont abordées dans chaque paragraphe distinct. Ce qui devrait être inclus dans chaque motion est :
  
  • Le libellé exact de chaque motion, qu'elle ait été approuvée ou non. Celui-ci doit également être accompagné du nom du fabricant, ainsi que de la manière dont il a été éliminé en cas de panne.
  • Les votes doivent être comptés et ce décompte doit être enregistré. S'il existe des rapports de trésorerie, ceux-ci doivent également être inclus. Pour les votes par appel nominal, le relevé du vote de chaque personne doit être inclus.
  • Des avis pour chaque motion, dans certains cas, un préavis des modifications aux statuts est requis.
  • Recours au Règlement et appel
• Le dernier paragraphe marque généralement l’heure de clôture.
• Choses qui ne sont pas incluses ;
  
  • L'avis ou l'interprétation faite par le secrétaire
  • Toute phrase qui semble être de nature critique.
  • Débats ; Essayez autant que possible de capturer ce qui a été fait ou convenu, mais pas tout ce qui a été dit ou mentionné lors de la réunion.
  • Toute motion retirée
  • Le nom du comotionnaire n'est pas nécessaire dans le procès-verbal
• Concernant les pièces jointes ; la copie officielle de la réunion, les originaux des documents suivants qui y sont joints ;
  
  • Rapports des comités
  • Rapports écrits
  • Rapports des officiers
  • Rapports du caissier
  • Correspondance
• Vous pouvez rendre le processus d'approbation de la réunion ridiculement simple et court en distribuant le procès-verbal aux membres avant la prochaine réunion. Dans ce cas, le président n'aura qu'à demander d'éventuelles corrections au procès-verbal imprimé. Pour une situation qui n'a pas de corrections ou de modifications à apporter au procès-verbal, le président de séance déclarera que le procès-verbal de la réunion est approuvé tel qu'imprimé.
• Les signatures sont normalement apposées après l'approbation du procès-verbal. Les signatures du secrétaire et du président sont jointes. Le mot approuvé doit également être inclus dans le procès-verbal de cette section.
• L'utilisation d'un livre de procès-verbaux ; Une copie officielle du procès-verbal doit être inscrite au livre des procès-verbaux et doit être conservée par le secrétaire. Ceci est considéré comme faisant partie de la propriété d'une organisation et dans le cas où un bureau central existe, celui-ci doit servir de lieu de stockage.
• Si les membres reçoivent une copie du procès-verbal, il ne sera pas nécessaire d'inclure des copies des annexes. Une alternative consiste à donner une brève liste des annexes dans le procès-verbal.

Assemblées annuelles et procès-verbaux du Congrès

Les procès-verbaux d'une assemblée annuelle ou d'un congrès doivent être rédigés par le secrétaire avec l'aide des membres du comité d'approbation des procès-verbaux. Le secrétaire doit préparer un schéma des réunions avant l'assemblée annuelle. Certains éléments qui peuvent être utiles à cet égard sont l'ordre du jour, un programme, les minutes précédentes et le scénario. Ce qui est attendu lors de la réunion sert de guide pour déterminer à quoi devrait ressembler le squelette. Il est prudent de laisser autant de vides que possible dans le squelette avant que des mouvements supplémentaires ne soient enregistrés ou que des corrections ne soient apportées.

Des copies du procès-verbal schématique sont censées être remises au secrétaire, aux membres du comité d'approbation du procès-verbal et au parlementaire. Ces personnes utiliseront alors les minutes squelettes pour les procès-verbaux et devront remplir les espaces vides comme bon leur semble. Immédiatement après chaque réunion d'affaires, le secrétaire et le comité d'approbation des procès-verbaux se réunissent et conviennent du procès-verbal de cette réunion. Après la dernière réunion d'affaires d'un congrès donné, le secrétaire fera alors une copie finale du procès-verbal, sur la base de ce qui a été convenu par le comité. Cette copie finale devra ensuite être examinée par les autres membres du comité d'approbation du procès-verbal.Si tout le monde est d'accord avec la copie finale, ils apposeront leur signature sur la copie originale et l'approbation de l'assemblée aura été faite.

Dans le cas où il existe une transcription pour une réunion donnée, le secrétaire est chargé de réviser la transcription pour s'assurer que le procès-verbal est exact. Dans le cas où le procès-verbal doit être modifié, tous les membres du comité d'approbation du procès-verbal doivent être d'accord avec cela et avec les modifications qui doivent être apportées.

Ce site vous propose le meilleur modèle de compte-rendu de réunion que vous pouvez utiliser pour simplifier méticuleusement votre travail. Suivez les conseils et directives recommandés ci-dessus et vous serez surpris de voir à quel point il peut être facile et parfait de prendre des minutes.

 

Quelques conseils pour vous aider à rédiger des procès-verbaux de réunion en utilisant les règles de Robert :

• En général, le secrétaire est celui qui est chargé de tenir les procès-verbaux de chacune des réunions. Lors de chaque réunion le procès-verbal de la réunion précédente est lu et approuvé, certaines corrections peuvent être apportées si nécessaire. Une fois cela fait, le procès-verbal est ajouté au dossier des procès-verbaux de l'organisation et cela est fait pour chaque réunion.
• Dans le cas où une motion est adoptée par appel nominal. Il est censé énumérer les noms de toutes les personnes qui ont voté pour cette motion, ainsi que de celles qui ont voté contre la motion. C’est mieux que d’ajouter les noms de ceux qui ont participé à l’exercice.
• Le secrétaire est également censé signer et dater le procès-verbal après son approbation lors de la prochaine réunion.
• Pour les procès-verbaux qui nécessiteront une publication, plus de détails doivent être inclus dans le procès-verbal. Par exemple, un résumé des déclarations de chaque personne qui s'est exprimée d'un côté ou de l'autre d'un problème devrait être inclus.

Comment rédiger et tenir efficacement des procès-verbaux de réunion

• Le premier paragraphe doit contenir des détails précisant le type de réunion qui aura lieu ; une réunion formelle ou informelle, le nom de l'organisation ainsi que l'heure et la date de la réunion et le lieu choisi. Le nom du président ainsi que celui du secrétaire, le nombre approximatif de membres présents, la constitution du quorum ainsi que les mesures prises pour consigner le procès-verbal de la réunion précédente.
• Le corps est normalement composé de motions qui sont abordées dans chaque paragraphe distinct. Ce qui devrait être inclus dans chaque motion est :
  
  • Le libellé exact de chaque motion, qu'elle ait été approuvée ou non. Celui-ci doit également être accompagné du nom du fabricant, ainsi que de la manière dont il a été éliminé en cas de panne.
  • Les votes doivent être comptés et ce décompte doit être enregistré. S'il existe des rapports de trésorerie, ceux-ci doivent également être inclus. Pour les votes par appel nominal, le relevé du vote de chaque personne doit être inclus.
  • Des avis pour chaque motion, dans certains cas, un préavis des modifications aux statuts est requis.
  • Recours au Règlement et appel
• Le dernier paragraphe marque généralement l’heure de clôture.
• Choses qui ne sont pas incluses ;
  
  • L'avis ou l'interprétation faite par le secrétaire
  • Toute phrase qui semble être de nature critique.
  • Débats ; Essayez autant que possible de capturer ce qui a été fait ou convenu, mais pas tout ce qui a été dit ou mentionné lors de la réunion.
  • Toute motion retirée
  • Le nom du comotionnaire n'est pas nécessaire dans le procès-verbal
• Concernant les pièces jointes ; la copie officielle de la réunion, les originaux des documents suivants qui y sont joints ;
  
  • Rapports des comités
  • Rapports écrits
  • Rapports des officiers
  • Rapports du caissier
  • Correspondance
• Vous pouvez rendre le processus d'approbation de la réunion ridiculement simple et court en distribuant le procès-verbal aux membres avant la prochaine réunion. Dans ce cas, le président n'aura qu'à demander d'éventuelles corrections au procès-verbal imprimé. Pour une situation qui n'a pas de corrections ou de modifications à apporter au procès-verbal, le président de séance déclarera que le procès-verbal de la réunion est approuvé tel qu'imprimé.
• Les signatures sont normalement apposées après l'approbation du procès-verbal. Les signatures du secrétaire et du président sont jointes. Le mot approuvé doit également être inclus dans le procès-verbal de cette section.
• L'utilisation d'un livre de procès-verbaux ; Une copie officielle du procès-verbal doit être inscrite au livre des procès-verbaux et doit être conservée par le secrétaire. Ceci est considéré comme faisant partie de la propriété d'une organisation et dans le cas où un bureau central existe, celui-ci doit servir de lieu de stockage.
• Si les membres reçoivent une copie du procès-verbal, il ne sera pas nécessaire d'inclure des copies des annexes. Une alternative consiste à donner une brève liste des annexes dans le procès-verbal.

Assemblées annuelles et procès-verbaux du Congrès

Les procès-verbaux d'une assemblée annuelle ou d'un congrès doivent être rédigés par le secrétaire avec l'aide des membres du comité d'approbation des procès-verbaux. Le secrétaire doit préparer un schéma des réunions avant l'assemblée annuelle. Certains éléments qui peuvent être utiles à cet égard sont l'ordre du jour, un programme, les minutes précédentes et le scénario. Ce qui est attendu lors de la réunion sert de guide pour déterminer à quoi devrait ressembler le squelette. Il est prudent de laisser autant de vides que possible dans le squelette avant que des mouvements supplémentaires ne soient enregistrés ou que des corrections ne soient apportées.

Des copies du procès-verbal schématique sont censées être remises au secrétaire, aux membres du comité d'approbation du procès-verbal et au parlementaire. Ces personnes utiliseront alors les minutes squelettes pour les procès-verbaux et devront remplir les espaces vides comme bon leur semble. Immédiatement après chaque réunion d'affaires, le secrétaire et le comité d'approbation des procès-verbaux se réunissent et conviennent du procès-verbal de cette réunion. Après la dernière réunion d'affaires d'un congrès donné, le secrétaire fera alors une copie finale du procès-verbal, sur la base de ce qui a été convenu par le comité. Cette copie finale devra ensuite être examinée par les autres membres du comité d'approbation du procès-verbal.Si tout le monde est d'accord avec la copie finale, ils apposeront leur signature sur la copie originale et l'approbation de l'assemblée aura été faite.

Dans le cas où il existe une transcription pour une réunion donnée, le secrétaire est chargé de réviser la transcription pour s'assurer que le procès-verbal est exact. Dans le cas où le procès-verbal doit être modifié, tous les membres du comité d'approbation du procès-verbal doivent être d'accord avec cela et avec les modifications qui doivent être apportées.

Ce site vous propose le meilleur modèle de compte-rendu de réunion que vous pouvez utiliser pour simplifier méticuleusement votre travail. Suivez les conseils et directives recommandés ci-dessus et vous serez surpris de voir à quel point il peut être facile et parfait de prendre des minutes. Prendre des notes de réunion ne sera pas difficile avec l'aide de nos modèles de notes de réunion.