33 modèles de procès-verbaux professionnels d'entreprise (Word/PDF)

Les opérations quotidiennes sont la bouée de sauvetage d’une organisation. Tous les employés jouent efficacement leur rôle en accomplissant leur part de tâches avec diligence. Lorsque des réunions officielles ont lieu et que vous êtes chargé de préparer les procès-verbaux corporatifs, vous accomplissez une tâche très importante. L'information est la clé. Les procès-verbaux d'entreprise ou d'entreprise servent de documentation pour la gouvernance de votre société, comme les réunions officielles du conseil d'administration. C'est pourquoi il est extrêmement important d'enregistrer ces informations au fur et à mesure.

Modèles de procès-verbaux d'entreprise

Que sont les procès-verbaux d'entreprise ?

Les procès-verbaux d'entreprise font référence à un document qui contient les sujets et les questions discutés lors des réunions formelles . En règle générale, un secrétaire est chargé d'enregistrer des exemples de procès-verbaux d'entreprise pendant la réunion. Le document contient un résumé des décisions les plus importantes prises et ne doit pas nécessairement contenir des détails infimes.

Vous devez inclure différentes choses dans votre modèle de procès-verbal d'entreprise, car vous en avez besoin pour vous souvenir des parties les plus importantes de la réunion qui a eu lieu. Pour rendre le document efficace, incluez les informations suivantes :

• La date, l'heure et le lieu de la réunion
• Toutes les personnes présentes à la réunion (prendre note de ceux qui sont arrivés en retard ou sont partis tôt)
• Qui a dirigé la réunion
• La raison de la rencontre.
• Points à l'ordre du jour de la réunion
• Le résultat d'un vote (pour cette partie, il faut entrer dans les détails)
• A la levée de la séance

Exemples de procès-verbaux d'entreprise

Comment rédiger le compte rendu d’un exemple de réunion ?

La plupart du temps, les sociétés sont tenues par la loi de préparer un procès-verbal chaque fois qu'elles tiennent des réunions importantes. Il s’agit d’un document très important qui sert de référence ou que vous pouvez utiliser devant le tribunal. Même si vous utilisez un modèle de procès-verbal d'entreprise, vous devez savoir comment rédiger correctement le document. Pour vous guider, voici quelques conseils :

Partie 1 : Pendant la réunion

• Prenez des notes pendant la réunion. Pour ce faire, vous devez apporter un bloc-notes dans lequel vous pourrez noter tout ce que vous voyez et entendez pendant la réunion.
• Faites une liste de toutes les personnes présentes à la réunion. Notez également ceux qui n’étaient pas présents mais qui auraient dû y être. Incluez également tous les consultants et invités invités sur votre liste.
• Notez le but de la réunion. Il existe diverses raisons pour lesquelles des réunions devraient avoir lieu, vous devez donc noter le but de votre réunion en cours.
• Vérifiez si les participants ont accepté les notes de la réunion précédente. Cela devrait être le premier point à l’ordre du jour de la réunion. Si vous avez tenu les réunions de la réunion précédente, faites-les distribuer à l'avance à tous les participants à la réunion.
• Lorsque les participants commencent à discuter des points de l’ordre du jour, écoutez attentivement et prenez beaucoup de notes. Votre document doit inclure un résumé des discussions qui ont eu lieu pour chaque point de l'ordre du jour. La précision est importante, vous devez donc vous concentrer sur ce que vous faites et écouter attentivement ceux qui parlent.
• Si l'un des participants distribue des documents à lire, prenez également note des documents. Incluez le titre du document et la date. Prenez également une copie du document distribué si vous pouvez la joindre à votre procès-verbal d'entreprise.
• S'il y a eu un vote pendant la réunion, notez les résultats. Comptez combien de personnes ont voté positivement, combien de personnes ont voté négativement et les abstentions.
• À la fin de la réunion, prenez également note des détails. Plus précisément, notez l'heure à laquelle la réunion a été ajournée et la date à laquelle la prochaine réunion a été prévue.

Partie 2 : Après la réunion

• Si possible, rédigez le procès-verbal de l'entreprise immédiatement après la réunion. Ceci est important pour que vous vous souveniez de tous les détails de la réunion et que vous puissiez rédiger un rapport complet. Lors de la rédaction du procès-verbal, utilisez des phrases complètes et une grammaire standard.
• Identifiez les détails de base de la réunion, y compris l'heure, la date, le lieu et tous les participants.
• Notez l'heure à laquelle la personne qui a convoqué la réunion a commencé. Indiquez ensuite si vous avez accepté ou non le procès-verbal de la réunion précédente.
• Incluez toutes les présentations ou rapports donnés lors de la réunion. Il y a certaines réunions au cours desquelles les participants doivent faire des rapports, tandis qu'il existe d'autres réunions au cours desquelles une personne spécifique fait une présentation en rapport avec un point de l'ordre du jour.
• Résumer les discussions tenues sur les points de l’ordre du jour. Portez une attention particulière à toutes les actions ou résolutions prises concernant ces éléments. Utilisez un langage simple mais clair. Vous n'êtes pas obligé d'inclure des adjectifs ou des mots inutiles qui encombrent votre document. S’il y a des documents impliqués, identifiez-les également.
• Pour les points plus importants de l’ordre du jour, fournissez un résumé plus complet. Lors des réunions, certains points de l’ordre du jour sont plus importants que d’autres. Il faut donc savoir déterminer l’importance de ces éléments. Certains points nécessitent une attention particulière, en particulier lorsqu'il existe un risque que des problèmes juridiques surviennent en raison d'une décision prise lors de la réunion. Dans ce cas, les juges et les avocats utilisent le document que vous créez comme un compte rendu précis de la manière dont le conseil d’administration a agi. Protéger le conseil d’administration et toutes les autres personnes impliquées lors de la réunion signifie fournir tous les détails au fur et à mesure qu’ils se produisent.
• Une fois que vous avez rédigé des résumés de tous les points de l'ordre du jour, ajoutez les informations restantes, à savoir :
  
  
  Annonces sur des problèmes ou des événements à venir .
  
  
  Une séance exécutive tenue par le conseil d'administration après que tous les autres participants ont quitté le lieu de la réunion.
  
  
  Clôture de la réunion.
• Après avoir créé ce brouillon, imprimez-le et distribuez-le à ceux qui révisent et approuvent le document. Assurez-vous de suivre les politiques de votre entreprise concernant les procès-verbaux d'entreprise.
• Dans les cas où le conseil d’administration fait des commentaires ou vous demande d’apporter des révisions, intégrez-les tous.
• Une fois que vous avez finalisé les documents, n’y apportez plus aucune modification. Vous ne pouvez finaliser le document qu’après avoir obtenu l’approbation finale du Conseil. Les seules modifications que vous pouvez apporter sont si vous repérez des fautes de frappe, des fautes d’orthographe et d’autres erreurs mineures. Mais n’apportez jamais de modifications substantielles au document sans l’approbation du président du conseil d’administration.
• Imprimez une copie du document approuvé et finalisé et conservez-la dans votre dossier. Le meilleur endroit pour conserver ce document est avec tous les autres documents d’entreprise ou officiels.
• Si des documents ont été distribués pendant la réunion pour examen, veuillez en joindre une copie ainsi que le procès-verbal de l'entreprise avant la présentation.
• Enfin, débarrassez-vous de tous les brouillons et notes que vous avez pris après avoir approuvé et finalisé le document.

Procès-verbaux de l'entreprise

Dois-je présenter un procès-verbal d’entreprise ?

Les procès-verbaux d'entreprise constituent le compte rendu officiel et légal des principales décisions et activités réalisées par l'entreprise. Même si votre entreprise n’a qu’un seul propriétaire, vous devez conserver tous ces documents dans votre dossier pour référence future. Selon la loi en vigueur dans votre entreprise, vous devriez voir l'exigence d'une réunion d'entreprise. En règle générale, les entreprises doivent tenir au moins une réunion annuelle chaque année. Il s’agit d’une réunion importante et lorsqu’elle a lieu, vous devez prendre note du procès-verbal de l’entreprise.

Parce que nous considérons les procès-verbaux d’entreprise comme des documents juridiques, vous devez les conserver dans un endroit sûr avec vos autres documents. Il n’est pas nécessaire que ce soit un système élaboré. Imprimez simplement une copie du document et placez-la dans un classeur ou un classeur. Vous pouvez également enregistrer le fichier dans un emplacement sûr sur votre ordinateur au cas où vous auriez besoin de vous y référer à nouveau ou d'imprimer une autre copie.

Combien de temps les procès-verbaux d’entreprise doivent-ils être conservés ?

Si vous êtes chargé de rédiger le procès-verbal de l’entreprise, vous devez prendre des notes pendant la réunion. Notez tout ce qui a été discuté lors de la réunion afin de n'oublier aucun détail clé. Vous n'êtes pas obligé de taper tous les mots que vous prononcez, surtout si certaines déclarations ne sont pas pertinentes. Pour vous faciliter la tâche, téléchargez ce modèle de procès-verbal d'entreprise afin de pouvoir rédiger le procès-verbal de manière claire et organisée.

Peu importe qui parle pendant la réunion, vous devez y prêter une attention particulière. Ensuite, écrivez les points importants des phrases clés sur le modèle. En cas de dispute, notez les points principaux, puis indiquez si les personnes qui se sont disputées étaient finalement d’accord ou non. Vous n'êtes pas obligé d'écrire tout ce qui a été dit lors de la discussion.

Après la réunion, il serait préférable de noter tout ce que vous avez écrit sur votre ordinateur. Imprimez ensuite une copie pour toute personne ayant besoin de connaître le procès-verbal de l’entreprise. L’un des avantages de rédiger le procès-verbal sur votre ordinateur et de sauvegarder le fichier est que vous pouvez en fournir une copie à toute personne qui en a besoin.

Même s’il n’est pas nécessaire qu’un échantillon de procès-verbal d’entreprise contienne tous les détails de la réunion, il doit contenir les points les plus importants. Avant que le document ne devienne officiel, le conseil d'administration de la société doit d'abord l'approuver. C’est une étape essentielle, d’autant que vous pouvez en profiter pour éviter tout problème juridique.

Ce document sert de preuve écrite de toutes les décisions prises lors de la réunion. Quant à la conservation de ce document dans vos dossiers, cela dépendra des politiques de votre entreprise. Cependant, il est généralement recommandé de conserver les procès-verbaux pendant au moins sept ans.