35 modèles de lettres formelles/commerciales et exemples de formats

Êtes-vous habitué à écrire des courriels et des lettres informels ? Ainsi, un format de lettre commerciale formelle peut vous sembler étrange. Étant donné que toutes les lettres commerciales ne sont pas formelles, une lettre commerciale formelle est rédigée uniquement dans un but formel. Il peut s'agir d'une lettre de recommandation, d'une lettre de réclamation ou d'une lettre d'invitation . Lorsque les lettres commerciales sont écrites pour des raisons officielles, elles peuvent être considérées comme des lettres commerciales formelles.

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La rédaction de lettres commerciales est un domaine de communication important. Avec le nouveau modèle de communication, l’objectif ultime des nations, surmonter les barrières linguistiques, nationales et culturelles et promouvoir le libre-échange mondial, est devenu un outil commercial essentiel. Cela dit, les gestionnaires peuvent écrire des lettres commerciales aux employés, ainsi qu'aux clients et aux clients . Si vous souhaitez en savoir plus sur un format de lettre formelle, continuez à lire cet article.

Qu'est-ce qu'une lettre formelle ?

Une lettre formelle est un type de communication entre une entreprise et un individu ou entre des individus et des entreprises, tels que des entrepreneurs, des clients et d'autres parties externes. Les lettres formelles ne sont pas comme les lettres personnelles ; Ils ont un ton et un style d’écriture plus formels et se concentrent sur la concision et l’essentiel. C'est pourquoi on les appelle aussi lettres commerciales formelles. Cependant, le ton de la lettre peut varier considérablement selon le type de lettre commerciale. Généralement, une lettre commerciale est rédigée pour les efforts de vente, la résolution de problèmes et de considérations et l'établissement de relations.

De plus, selon le destinataire, vos tons peuvent varier d'informatif, persuasif, motivant ou promotionnel. Ils ont généralement un objectif et un objectif clairs, car ils ciblent des groupes ou des individus spécifiques. Utilisé dans notre vie quotidienne, un format de lettre commerciale formelle est devenu vraiment indispensable, notamment pour les entreprises. Découvrons-en davantage sur son importance dans la section suivante.

Exemple de format de lettre commerciale

Pourquoi une lettre formelle est-elle si importante ?

Avec le besoin croissant de lettres commerciales aujourd’hui, les entreprises ont également besoin de formats de lettres commerciales. Plusieurs exemples de lettres commerciales sont disponibles en ligne et peuvent être téléchargés par les utilisateurs. Si vous avez encore des questions sur les lettres commerciales, voici pourquoi les lettres formelles sont si importantes et les fonctions qu'elles remplissent :

• Agit à titre de représentant : une lettre formelle transmet son message et le communique à l'autre partie ; ils agissent donc en tant que représentants de l’organisation. De plus, c'est un représentant économique pour une visite personnelle.
• Sujets liés à l'entreprise : étant donné qu'une lettre officielle transmet des préoccupations et des problèmes commerciaux, elle ne fournit que des informations liées à votre entreprise.
• Preuve précieuse : une lettre commerciale vous aide à rédiger des éléments pour une transaction spécifique, servant d'objectif juridique et de preuve précieuse pour la transaction.
• Référence pour les transactions futures : Outre des preuves précieuses, un format de lettre commerciale formelle constitue également un document de référence pour les transactions futures entre individus et organisations.
• Maintient la bonne volonté : lorsqu'un accord entre deux parties est écrit, que ce soit sous forme de lettre officielle ou de courrier électronique professionnel, il y a beaucoup moins de risques de litiges entre elles. Cela entretient donc la bonne volonté et l’amitié entre les deux parties.
• Motive les gens : un format de lettre commerciale encourage et motive tous les membres de l'entreprise à mieux performer.
• Développe les activités : lorsque les informations sur les services et les produits sont mises à jour via une lettre commerciale envoyée aux clients, chaque organisation développe et promeut ses activités.

format de lettre formelle

9 secrets pour rédiger des lettres formelles

Avant d'écrire une lettre commerciale, les organisations ou les individus décident quoi communiquer et les étapes à suivre pour communiquer le message. Cependant, comme mentionné ci-dessus, une lettre commerciale formelle ne vous oblige pas à utiliser un ton informel, comme des contractions et des termes d'argot. C'est pourquoi il existe certains principes de rédaction pour vous aider à choisir les bons mots, phrases et syntaxes pour nos lettres commerciales. Si vous souhaitez explorer les neuf secrets de la rédaction d'une lettre commerciale formelle, lisez les éléments ci-dessous :

1. Correction

La première chose que tout écrivain doit garder à l’esprit avant d’écrire une lettre commerciale est d’être correct dans sa communication. Pour avoir raison, vous devez garder à l’esprit les principes suivants :

• Vous devez choisir la bonne voie ou le bon niveau de langue.
• Il doit également inclure des chiffres, des mots et des faits précis.
• Vous devez intégrer des mécanismes d'écriture acceptables.
• Vous devez utiliser un ton similaire et éviter de passer de la première personne à la deuxième personne, voire à la troisième personne dans la lettre. La lettre entière doit sonner comme si elle était synchronisée.
• Vous devez également modifier la structure de vos phrases pour éviter qu’elles ne se ressemblent.
• Parallèlement à ces éléments, il doit y avoir une ponctuation, une grammaire, une orthographe et une rédaction de paragraphes appropriées.

2. Concision

Les gens d'affaires sont vraiment très occupés et ne veulent tout simplement pas avoir à lire des détails inutiles ou de longs messages. De plus, une personne n’est pas considérée comme un bon écrivain si elle n’écrit pas des phrases concises, spécifiques et significatives. Une personne ne devrait pas perdre son argent et son temps pour écrire des messages aussi longs. La concision garantit la compréhensibilité et l'intelligibilité du message. Si vous voulez être un bon écrivain et parvenir à la concision dans votre message, vous devez suivre les règles ci-dessous :

• Il faut éviter les clichés et les expressions banales.
• Vous devez inclure uniquement les faits et chiffres pertinents, ainsi que mentionner la source.
• Vous devez éviter et ignorer les expressions verbales et les répétitions inutiles.
• Vous devez également organiser le message de manière efficace et logique.

3. Clarté

La clarté signifie que le message commercial doit être très clair, correct, concis, concret et réfléchi. Ce sont les conseils pour réaliser ces éléments ;

• Vous devez choisir des mots familiers, courts, concis et conversationnels.
• Vous devez diviser correctement chaque paragraphe et garder à l’esprit la structure des phrases.
• Vous devez choisir et mettre la ponctuation appropriée pour rendre l’écriture plus claire.
• Il doit inclure des aides visuelles, des graphiques, des tableaux et des illustrations si nécessaire. En fait, cela peut rendre le message plus compréhensible et lisible.

4. Intégrité

Le prochain sur la liste vient l’intégrité. Le message écrit, que ce soit dans un email ou dans une lettre commerciale, doit apporter les résultats souhaités. En incluant chaque détail tel que les besoins et les désirs du lecteur, il faut être capable de comprendre les besoins, les attitudes, le contexte, les points de vue et les émotions pour connaître la portée de l'information. Ce sont les lignes directrices spécifiques pour garantir l’exhaustivité ;

• Votre message doit pouvoir répondre à toutes les questions telles qu’elles sont posées.
• En plus de répondre aux questions, vous devrez fournir des informations supplémentaires si nécessaire.
• Vous devez vous assurer de répondre aux 5 questions ainsi qu’aux autres éléments essentiels. Les cinq W comprennent :
  
  • Quoi
  • Parce que
  • Quand
  • Qui
  • Où

5. Concrétion

Une lettre commerciale formelle doit inclure des informations précises, spécifiques, sans ambiguïté et vivantes. Si vous souhaitez aboutir à une correction, voici les lignes directrices que vous devez suivre :

• Vous devez utiliser des faits et des chiffres spécifiques. De plus, vous devez éviter les mots comme bientôt, rapidement, peu, etc.
• Vous devez choisir des verbes d’action à la voix active.
• Le message doit contenir des mots très clairs et vivants qui créent une image. Pour y parvenir, vous pouvez utiliser des mots concrets et un langage figuré.

6. Considération

Le prochain sur la liste vient l’aspect considération. Cela fait référence à l’empathie, à l’attitude, à la compréhension et au toucher de la nature humaine. Lorsque vous écrivez un message en pensant au destinataire, cela signifie que vous le prenez en considération. Lorsque vous vous concentrez sur la considération, vous devez essayer d'imaginer les désirs, les émotions, les problèmes, les circonstances et la réaction possible à la demande. Si vous souhaitez obtenir une considération, vous devez passer par les étapes suivantes :

• Vous devez toujours utiliser un ton à la première personne, par exemple en mettant l'accent sur vous plus que sur moi ou
• Vous devez garder à l’esprit que votre message doit transmettre la vérité.
• Vous devez mettre en lumière les aspects positifs et agréables plutôt que les aspects négatifs.
• Vous devez offrir un service précieux au lecteur.

7. Courtoisie

Être poli est également un élément essentiel de la rédaction d’une lettre commerciale. De plus, il y a une devise : « Tout le monde gagne là où règne la courtoisie ». Cela correspond parfaitement au thème de la politesse et constitue un vieux slogan de politesse. Dans la rédaction commerciale, la politesse est plus avantageuse et plus importante. Lorsque vous écrivez poliment, vous améliorerez probablement votre relation et la renforcerez, vous faisant ainsi de nouveaux partenaires commerciaux . En réalité, être poli est le meilleur moyen de générer de la bonne volonté.

Si vous souhaitez que votre lettre paraisse polie, consultez les méthodes ci-dessous :

• Il faut être très discret, reconnaissant et attentionné.
• Vous devez éviter les expressions qui provoquent de la détresse, des problèmes et du mépris entre les parties.
• Vous devez répondre à tous vos e-mails dans les plus brefs délais.
• Vous devez également vous excuser sincèrement en cas d’erreur. Ne soit pas égoïste.

Nous pouvons nous comporter avec courtoisie dans notre vie normale et routinière, mais lorsque les circonstances sont désagréables, nous ne le sommes peut-être pas. Au lieu de cela, nous devenons fous et écrivons grossièrement. Mais dans les relations d’affaires , vous devez comprendre que ces situations irritantes sont en réalité une mise à l’épreuve de votre courtoisie. Par conséquent, assurez-vous toujours de rester calme et poli lorsque vous rédigez des lettres officielles.

8. Confiance

Lorsque vous rédigez une lettre officielle, vous devez faire preuve de confiance en vous, en votre message et en votre lecteur. Faire preuve de confiance dans une lettre signifie que vous devez utiliser un ton optimiste pour laisser de côté les problèmes négatifs. De plus, la confiance dans la communication crée un ton positif. Lorsque vous croyez en vous, la confiance dans la carte devient évidente.

Parallèlement aux autres éléments mentionnés ci-dessus, vous devez également montrer à votre lecteur que vous êtes positif, décisif, direct et, surtout, confiant, plutôt que dubitatif et timide. Vous devriez éviter d’utiliser des expressions comme j’espère, pourquoi pas, oui, j’ai confiance, etc. Au lieu de cela, utilisez et formulez des phrases dans le message qui atteignent l’objectif commercial.

9. Ton conversationnel

Une bonne lettre est celle qui donne l’impression que le lecteur parle à quelqu’un. Le ton doit être conversationnel, confortable, naturel, discret et sans prétention. Les lettres commerciales ne sont pas comme les dissertations ; par conséquent, utiliser un ton conversationnel rend l’écrivain assez empathique. Évitez d'utiliser le jargon commercial et le jargon juridique, comme s'il vous plaît , dites-le s'il vous plaît, informez-moi s'il vous plaît, etc Pour écrire une lettre sur le ton de la conversation, vous devez procéder comme suit :

• Vous devez utiliser un très bon vocabulaire.
• Vous devez utiliser la syntaxe appropriée.
• Il faut être très direct et professionnel.
• Vous devez garder les paragraphes aussi petits que possible.
• Vous devez également éviter d’utiliser une écriture vague.

Modèles de lettres commerciales

Comment rédiger un format email professionnel ?

De nos jours, les lettres commerciales se transforment en e-mails professionnels. Les e-mails sont plus avancés et peuvent être envoyés rapidement, contrairement aux lettres formelles envoyées par courrier postal. Gagnant du temps et de l’argent, les lettres commerciales par courrier électronique ont rendu la vie très facile. Voici un petit guide pour rédiger un e-mail professionnel formel qui ressemble davantage à une lettre commerciale formelle ;

1. Vous devez utiliser une adresse e-mail professionnelle pour commencer à rédiger un e-mail professionnel formel.
2. Pour le rédiger, pensez à utiliser une vedette sujet courte et précise.
3. Lorsqu'il s'agit de rédiger une lettre électronique formelle, vous devez utiliser des salutations.
4. Le premier paragraphe doit vous présenter le destinataire, uniquement si nécessaire.
5. Le deuxième paragraphe doit mettre en évidence le vrai message.
6. Dans le dernier paragraphe, vous devez terminer la lettre avec une conclusion appropriée, telle que la vôtre sincèrement, cordialement, meilleure
7. À la fin, vous devez relire l’e-mail pour détecter les fautes de grammaire et d’orthographe.

Format de lettre professionnelle

 

Comment rédiger une lettre formelle ?

Quelle que soit l’évolution de la technologie, la nécessité d’une lettre officielle ne peut être éradiquée. Une lettre commerciale formelle met en évidence le message formel d'une partie à l'autre. Voici un petit guide pour rédiger des lettres formelles ;

1. La première étape consiste à noter les informations vitales sur votre entreprise (c'est-à-dire le nom, les coordonnées, l'adresse, etc.).
2. L'étape suivante consiste à mentionner la date.
3. Ensuite, vous devez inclure les informations du destinataire.
4. Choisissez un message d'accueil approprié.
5. Écrivez clairement le texte principal et le corps, en utilisant des pronoms, un ton approprié, une voix active et une approche polie.
6. À la fin, vous devez conclure avec une clôture appropriée et signer la lettre.
7. Après avoir signé, vous devez également inclure des annexes si nécessaire.
8. Enfin, après examen, vous devez envoyer le courrier à l'adresse souhaitée.

Si vous souhaitez éviter les erreurs et gagner du temps, vous pouvez télécharger gratuitement des formats de lettres formelles et des formats de courriers électroniques professionnels depuis notre site Web principal. Bonne chance!