L’un des éléments les plus importants de la gestion de projet est un plan de communication. Il s'agit d'un document que vous pouvez utiliser pour fournir des informations à vos parties prenantes.
Grâce au plan, vous pouvez leur faire savoir quand, pourquoi et comment la communication aura lieu. La communication est l’un des moyens les plus efficaces de faire face aux problèmes et aux risques. C’est également un excellent moyen de garantir que toutes les tâches sont terminées dans les délais.
Un exemple de plan de communication réussi doit identifier les parties intéressées. Il doit également contenir les informations à communiquer et le mode de communication. Rien ne doit être laissé au hasard. Dans ledit document, vous devez inclure ces éléments importants :
- Un bref résumé de votre modèle de plan de communication.
- Analyse des parties prenantes.
- Des objectifs clairement énoncés.
- Leurs stratégies pour mener à bien la communication.
- Risques et problèmes potentiels.
- Ton budget.
Exemples de plans de communication
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Exemple de parties importantes d'un plan de communication
Un bon modèle de plan de communication doit contenir toutes les parties importantes. Ainsi, avant de commencer à rédiger un modèle, il est utile de tout savoir à leur sujet. En règle générale, vous extrayez les informations dont vous avez besoin pour le document à partir de ces sources :
- l'énoncé de mission de votre entreprise,
- l'audit de communication,
- groupes de discussion et enquêtes auprès des membres,
- leadership et contributions du comité,
- Discussions avec les autres départements et le personnel.
Une fois que vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin, commencez par l’exemple de plan de communication. Il est nécessaire de réaliser un audit de communication de la recherche. Vous devez également évaluer vos processus de communication actuels.
Vous pouvez effectuer ces tâches vous-même ou engager une entreprise pour le faire à votre place. Si vous choisissez d’effectuer les tâches vous-même, vous devez apprendre :
- comment chacun des membres de votre personnel communique entre eux,
- ce que vos activités de communication doivent atteindre,
- et quelle est l'efficacité de ces activités.
Ce n'est pas si difficile d'apprendre tout cela. Vous devez suivre quelques étapes pour obtenir toutes les informations. Pour ce faire, vous devez :
- réfléchissez avec votre équipe de communication,
- parler à d'autres départements,
- interviewer le conseil d'administration et le directeur du personnel,
- parler aux membres du comité des communications,
- évaluer l'adhésion,
- organiser des groupes de discussion,
- Parlez également aux non-membres.
Vous devez également définir tous vos objectifs. Pour ce faire, vous devez déjà disposer de suffisamment d’informations. Vous pourrez ensuite commencer à définir tous les résultats que vous souhaitez obtenir. Voici quelques exemples d’objectifs :
- un service supérieur aux membres de l'organisation,
- la fidélité de ses membres,
- centralisation des efforts de communication,
- amélioration du travail d'équipe des employés,
- de meilleurs processus de livraison de produits,
- visibilité pour l'industrie qu'elle représente,
- Influence sur les consommateurs, les médias et les publics similaires.
En parlant de publics, il faut aussi les définir. Il s’agit d’une partie importante de votre modèle de plan de communication. Lorsque vous créez un modèle de plan de communication de crise, dressez une liste complète. Incluez toutes les personnes que vous pourriez contacter si nécessaire. Ceci comprend:
- membres et non-membres,
- consommateurs et clients,
- associations liées et antagonistes,
- les gouvernements locaux, régionaux et fédéraux,
- Industries connexes, médias et plus encore.
Vos buts et objectifs sont également des parties très importantes du document. Vous devez prendre en compte de nombreux éléments lors de leur définition. Les objectifs incluent les produits, services ou programmes que vous utiliserez pour atteindre vos objectifs.
Vous devez également identifier les outils que vous utiliserez. Incluez-les afin que les lecteurs sachent comment les utiliser pour atteindre leurs objectifs . Les outils peuvent être aussi simples que des dépliants et aussi compliqués que des sites Web. Pour trouver de bonnes idées, essayez de réfléchir avec votre personnel.
Un planning est également indispensable. C'est la prochaine chose que vous devriez inclure dans votre document. Créez une chronologie ou une grille de calendrier qui décrit approximativement quand vous terminerez vos projets. Séparez vos objectifs en périodes raisonnables.
Enfin, il doit inclure une évaluation de vos résultats. Par conséquent, vous devez inclure un moyen de mesurer les résultats dans votre plan. Cela peut prendre la forme de :
- un rapport sur l'avancement des travaux une fois par mois,
- rapports formels des départements à présenter lors des réunions du personnel,
- des briefings intermittents avec les chefs de service et le directeur du personnel,
- Un rapport annuel ou un résumé de fin d’année.
L’élaboration d’un exemple de plan de communication nécessite beaucoup d’efforts. Si c'est la première fois que vous rédigez un tel document, il est préférable de planifier à l'avance. Une fois que vous avez finalisé votre plan, les communications devraient être beaucoup plus fluides. Cela améliorera certainement les processus au sein de votre organisation.
Modèles de plans de communication
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Types d'exemples de plans de communication
Il existe différents types de modèles de plans de communication. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de plan de communication de crise. Utilisez-le pour établir ce que vous devez faire en cas de crise.
Ce plan fournira une conception de la manière dont les gens se transmettront des informations. Ces documents incluent généralement la méthodologie, la fréquence et d'autres détails. Cela peut également inclure le type de communication à utiliser, formelle ou non.
Un document efficace sensibilisera. Vos collaborateurs pourront savoir comment et quand ils sont censés échanger des informations.
De tels projets sont vraiment importants. Le responsable de la chaîne de communication donne le ton à toute l’interaction. Le patron peut toujours garder le contrôle sur l’ensemble du processus de communication.
Le document permet également la transparence. Avec un plan bien élaboré, personne ne se sentira exclu. Cela est particulièrement vrai si vous impliquez tout le monde dans le plan de communication. Tous vos employés se sentiront ainsi appréciés . Vous pouvez faire de tels plans pour :
- Entreprise
- Gestion du changement
- stratégie de gestion des communications
- Crise
- Danger
- marketing intégré
- Interne
- Intégration et action
- Commercialisation
- Projet
- Stratégique
Exemples de plans de communication
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Les avantages d'un plan de communication
Un exemple de plan de communication bien conçu est la base d’un projet réussi. Même si sa création demande beaucoup d’efforts, ce n’est pas une tâche impossible. Si vous envisagez de démarrer un projet , vous avez également besoin d'un plan de communication.
De tels plans peuvent être très avantageux pour vous. Quel que soit l’objectif de votre plan, vous pouvez bénéficier de ces avantages :
- Minimiser les malentendus et la confusion
La communication est importante dans toute organisation. Par exemple, vous pouvez avoir un client qui souhaite parler à l’un des membres de votre équipe. Cela se produit généralement lorsque les clients ont des questions techniques.
Cela peut également fonctionner dans l’autre sens. Il se peut qu’un de vos employés soit amené à contacter un client pour une raison ou une autre. Sans plan de communication, il n’existe pas de moyen simple de résoudre ces situations.
Les plans de communication peuvent aider à minimiser les malentendus et la confusion. Cela garantira que chacun comprend le fonctionnement des processus de communication.Vos employés sauront exactement qui contacter en cas de problèmes spécifiques.
Un plan bien conçu doit également disposer d'un système de sécurité. Désignez une personne qui agira comme contact suppléant. Il peut arriver que la personne principale, généralement le chef de projet, ne soit pas disponible. Avec un système de sécurité, la chaîne de communication ne devra pas s’arrêter. - Les destinataires appropriés recevront le message.
Il est frustrant pour quiconque d’aborder une personne ayant un problème sans obtenir de résultats. Il n'y a rien de pire que d'entendre les mots « Je ne sais pas » de la part d'un employé ou d'un collègue.
Heureusement, cela ne posera pas de problème si vous disposez d'un bon plan de communication décrivant comment le processus de communication doit fonctionner. Le plan établirait qui devrait recevoir les messages.
De plus, il établit le type de messages qu’ils doivent recevoir. Cela crée un environnement dans lequel chacun sait auprès de qui trouver des solutions. Cela garantit également que les responsables disposent toujours des informations correctes.
Ils doivent rester informés pour être toujours prêts à proposer des solutions ou à prendre des décisions intelligentes. - Mieux gérer les communications
Lorsque vous disposez d'un plan de communication bien conçu, vous pouvez mieux gérer les communications. Il n’y a rien de pire qu’une mauvaise communication au sein d’une organisation. C'est une cause fréquente de problèmes dans les projets ou les entreprises.
Par exemple, un employé pourrait envoyer un message à la mauvaise personne. Ils peuvent utiliser un langage que vous utilisez dans un projet dans lequel la personne n'est pas impliquée. Cela entraînera de la confusion et des problèmes de communication.
Si cela continue à se produire, vous pourriez commencer à rencontrer de nombreux problèmes qui nécessitent du temps et des efforts pour être résolus. Heureusement, vous pouvez éviter tout cela grâce à un plan de communication.
Des modèles de plans de communication de qualité supérieure peuvent aider votre projet ou votre organisation. Lorsque vous créez et suivez un tel plan, vous tenez tout le monde bien informé.
Puisque tout le monde comprend les processus de communication, ils seront capables de travailler ensemble efficacement. Chacun aura une vision claire de l’ensemble de la chaîne de communication.
Modèles de plans de communication de crise
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Conseils pour créer votre modèle de plan de communication
Un exemple de plan de communication est une sorte de feuille de route pour faire passer votre message. Le document est un outil important que différents départements peuvent utiliser. Lorsque vous consacrerez du temps et des efforts à la rédaction du document, celui-ci aura certainement un impact important.
De plus, cela améliorera votre capacité à obtenir le résultat souhaité. Voici quelques conseils pour créer un excellent document :
Créez votre propre exemple de plan de communication
- Tout d’abord, vous devez connaître la raison de votre plan de communication. Quels changements souhaiteriez-vous voir grâce à une meilleure communication ? Il est important d’y réfléchir avant de commencer à rédiger votre document.
- La prochaine chose à laquelle vous devez penser est de savoir qui vous devez contacter. Faites une liste de tous les publics potentiels à inclure dans votre plan.
- Une fois que vous avez fait cela, pensez aux publics figurant sur votre liste. Que pensent actuellement ces publics de votre sujet ? Notez tout ce que vous devez savoir sur votre public.
- Pensez également à ce que vous voulez que votre public sache ou pense. Tout cela viendra grâce à la communication.
- Notez les messages pour chacun de vos publics. Vous pouvez utiliser le même message pour tous. Sinon, vous pouvez également utiliser différents messages pour y répondre. Lors de la création de vos messages, gardez à l’esprit l’intention de votre communication.
- Ensuite, réfléchissez au moment où vous transmettrez vos messages. Le timing est extrêmement important. Cela déterminera la manière dont vous communiquerez avec votre public.
- Après cela, décidez également de la manière dont vous transmettrez vos messages. Par exemple, vous essayez de sensibiliser. Dans ce cas, une communication écrite peut suffire à faire passer votre message. Mais si votre message est controversé, vous souhaiterez peut-être envisager une approche plus interactive.
- Réfléchissez à la manière dont vous préparerez votre message et à qui le transmettra. Pensez également aux ressources dont vous aurez besoin. Si vous souhaitez activer les commentaires, comment procéderez-vous ? Vous devrez peut-être également réfléchir à la manière dont vous saurez si votre public a reçu votre communication.
Quelques conseils à garder à l'esprit
- Veuillez noter que la communication est un processus continu. Cela signifie que votre plan doit correspondre à vos activités.
- Il est extrêmement important de connaître votre public. Vous devez comprendre leurs préoccupations, leurs priorités et leur environnement. En faisant cela, vous aurez plus de chances de leur faire passer vos messages.
- Organisez vos informations. Vous pouvez le faire en créant un tableau avec des colonnes.
- Pensez à des moyens créatifs d'accéder à votre public. Si vous avez des audiences en ligne, contactez-les en ligne. Si vous travaillez avec votre public, contactez-le en personne.
- Pensez aux besoins de votre public. Cela vous aidera à identifier vos messages et à les développer.
- Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous devez communiquer. Ensuite, lorsque vous exprimez vos raisons, soyez très clair sur celles-ci. Cela sera très important lorsque vous élaborerez votre plan.
- Si vous n'êtes pas sûr de vos informations, ne les ajoutez pas à votre document. Si c'est important, clarifiez d'abord l'information. N’incluez jamais d’informations que vous ne pouvez pas étayer par des faits.
- Soyez honnête et sincère lors de la création de votre document. Aussi, ne rendez pas le document trop long. Cela pourrait réduire les chances que votre public lise le plan jusqu'au bout.
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