La meilleure démarche qu'un organisateur d'événements performant puisse faire pour attirer l'attention de clients potentiels est de présenter un modèle de proposition d'événement efficace et complet. Maîtriser l'habileté de rédiger un bon échantillon de proposition d'événement fera de vous un favori du concours de planification d'événements.
Planifier un événement implique beaucoup d’étude et d’attention aux détails, à l’organisation, à la planification et au suivi. Si vous présentez à votre client une lettre de proposition d'événement bien formatée, cela impressionnera votre client et reconnaîtra également en vous les compétences nécessaires pour gérer ses événements ou activités. Apprendre à rédiger une proposition d’événement impliquerait de comprendre toutes les exigences de votre client.
Modèles de propositions d'événements
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Exemples d'événements pour lesquels vous pourriez avoir besoin d'un modèle de proposition d'événement
De nombreuses organisations délèguent aujourd’hui la responsabilité de gérer les besoins des réunions formelles aux organisateurs d’événements. La première étape consiste à créer un modèle de proposition de planification d’événement qui pourrait être destiné à une fonction personnelle ou professionnelle. Mettre en évidence les points clés de l’événement est la clé principale d’une bonne proposition d’événement.
Les organisateurs disposent généralement déjà d'un modèle pour toute proposition de planification d'événement, car cela peut donner à leur conception un aspect plus professionnel, sans parler du gain de temps sur la planification. De plus, des exemples de propositions d'événements et des modèles de propositions d'événements comme celui-ci sont facilement accessibles. Voici une liste des événements les plus courants pour lesquels les planificateurs peuvent utiliser une telle proposition :
- événement religieux
- événement photographique
- Événement de collecte de fonds
- événement musical
- Événement spécial
- événement de parrainage
- événement sportif
- événement de mariage
Exemples de propositions d'événements
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Éléments importants d'un modèle de proposition d'événement
Les détails sont importants lors de la planification d’une lettre de proposition d’événement et la quantité de détails dépendra bien sûr de l’importance et de l’ampleur du sujet. Heureusement, la plupart des propositions comportent des éléments similaires. Voici les aspects de base que contiennent généralement les propositions d’événements, bien qu’ils puissent être plus nombreux :
Description de l'événement
Cela concerne principalement le thème de l’événement. La proposition doit donner au lecteur un aperçu de l’objet du problème. Dans certains cas, l’événement n’aura pas besoin de trop d’explications puisqu’elles sont courantes. Mais un planificateur ne doit pas prendre les choses pour acquises. Un bon planificateur ne doit pas se fier uniquement au titre de l’événement pour transmettre son message.
Votre expérience en tant que planificateur
L'entité ou l'organisation qui soumet une offre pour l'événement doit vanter sa capacité et son expérience en tant que soumissionnaire. Il est essentiel que celui qui évalue les soumissionnaires s'assure de leur bonne performance. Ils doivent s'assurer que la proposition contient des informations concises et pertinentes sur les expériences de gestion d'événements de l'équipe soumettant la proposition.
Le lieu et toutes ses installations
Le lieu de l’événement doit également être un point important à considérer. Tout d’abord, il faut s’adapter au sujet. Le planificateur doit répertorier en détail toutes les installations disponibles sur le site, telles que les toilettes, les places de stationnement, etc. Si vous envisagez d'organiser l'événement à l'intérieur, gardez ces éléments à l'esprit et, si possible, décrivez-les en détail :
- le type de surface du sol
- appareils d'éclairage
- climatisation s'il y en a une
- sièges
- équipe électronique
Si l’événement se déroule à l’extérieur, considérez et décrivez les éléments suivants :
- le niveau d'entretien du lieu
- siège des spectateurs
- toute zone ombragée où les invités peuvent séjourner
- Escrime
- système de canalisation
- L'éclairage mérite également d'être mentionné.
Pour chacun des sites, le nombre de vestiaires et les conditions des participants sont également importants. Les bons planificateurs devraient également inclure un schéma d’étage ou un plan du site dans leurs propositions.
Le programme
En général, le club ou l'organisation hôte a très peu son mot à dire dans la création du programme, surtout une fois la date fixée. Cependant, la proposition d'événement peut inclure une suggestion pour qu'un programme présente un aperçu de la progression de l'événement dans son ensemble. Un élément important que le décideur doit connaître est le nombre d’heures pendant lesquelles il peut utiliser le lieu.
Le budget proposé pour l'événement.
Inclure dans la proposition un projet de budget des dépenses ou des revenus probables. Il va sans dire que le budget doit être réaliste et devra donc être soigneusement étudié, en particulier lorsqu'il s'agira de suggérer des sponsors qui n'ont pas encore formalisé un accord de sponsoring. Le budget ne doit présenter aucun type de perte lorsque les dépenses et les revenus attendus ont déjà été pris en compte.
Lettres de proposition d'événement
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Conseils utiles pour rédiger un modèle de proposition d’événement
L'idée de créer une proposition devrait être passionnante, surtout si vous créez des modèles de proposition de divertissement, des modèles de proposition de concert ou toute autre proposition pouvant indiquer de nouvelles affaires pour vous. Mais pour la plupart des gens, créer la proposition elle-même peut être épuisant, voire frustrant, car cela impliquerait des heures de travail.
Pour les plus expérimentés, il existe plusieurs façons d’éviter cette fatigue et de faciliter grandement le travail de rédaction de la proposition. Pour ce faire, vous pouvez concevoir un modèle à utiliser qui pourra être réutilisé la prochaine fois. Il n’y a pas deux événements identiques, mais ils auront toujours des points communs entre eux. Voici quelques conseils sur la façon de créer un modèle de proposition d’événement efficace :
Rassemblez toutes les données dont vous avez besoin
Les bons organisateurs d’événements ne seront pas satisfaits des ressources dont ils disposent et n’hésiteront pas à demander de l’aide s’ils ont besoin de précisions. Si vous basez votre proposition sur des données dont vous n'êtes pas sûr, cela peut prêter à confusion lorsque vous commencez à rédiger votre modèle de proposition d'événement. Au minimum, les éléments les plus importants à prendre en compte sont le budget de votre client, votre pouvoir décisionnel, les besoins du client et le calendrier de l'événement . Avec ceux-ci en main, vous pouvez commencer à rédiger votre brouillon.
Rédiger un résumé de la proposition
C'est assez basique. Au début du brouillon, indiquez les détails les plus pertinents de l'événement. Une bonne pratique consiste à ajouter un numéro de version, au cas où vous auriez besoin d'apporter des révisions après avoir soumis la proposition. Dans une situation idéale, vous traiteriez dès le début avec un seul décideur. Cependant, si vous faites affaire avec un représentant de qualité inférieure, vous devrez peut-être apporter quelques modifications. Le contrôle de version vous aidera, vous et votre client, à suivre toute modification.
Démontrez pourquoi le client devrait vous sélectionner
Vous et votre équipe de planification présenterez à votre client les compétences de base de vos expériences de planification d’événements. Vous pouvez également utiliser d’autres témoignages, références ou avis clients pour étayer vos affirmations. En tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez communiquer clairement à votre client votre perception de ce dont il a besoin et comment vous allez y parvenir.
Tenez compte du public, des objectifs et du concept de l'événement.
Une fois que vous aurez attiré l’attention de votre client, ce prochain conseil constituera la véritable substance de votre proposition d’événement. Les événements répondent à des objectifs spécifiques et il vous appartient de trouver des moyens de relier ces objectifs aux participants. C'est formidable d'avoir un lieu impressionnant ou une cuisine délicieuse, mais l'objectif principal est de faire passer le message aux participants. Ne pas le faire serait une énorme perte de temps, de ressources et d’énergie. Pensez donc à :
- Public
Définissez qui sont les invités, d'où ils viennent et quelle est leur relation avec votre client. - Objectifs
Pour cela, vous devez vous concentrer sur ce que votre client souhaite que son public fasse plutôt que de rendre cela exploitable. - Concept
Expliquez ce que vous envisagez de faire pour connecter le public aux objectifs de l'événement .
La portée de l'événement et les services que vous fournirez.
Si vos services couvrent toutes les phases d’un événement, alors chaque événement peut présenter de nombreuses similitudes. Cependant, comme les autres organisateurs d'événements, ce que vous faites et ce que vous proposez peuvent changer en fonction des exigences de votre client. Expliquez en détail ce que vous ferez, avec qui vous travaillerez et comment vous contacterez tout le monde.
éléments de design
C'est votre chance de montrer vos idées créatives. Il n'y a pas de règles spécifiques sur la façon de procéder. Il ne doit pas dépasser les limites de la propriété. Rendez vos créations innovantes et vivantes en affichant des représentations primaires avec des couleurs attrayantes. Cela attirera l’attention de votre client et il pourra commencer à imaginer à quoi ressemblera l’événement.
Établir un premier calendrier
À ce stade, vous avez déjà abordé la plupart des décisions du client, quels sont ses besoins et le calendrier. Ici, vous pouvez décrire les étapes les plus importantes de la proposition. Gardez toujours cela à l’esprit pour aider votre client à avoir une idée plus claire de votre événement.
hypothèses
Vous avez peut-être rassemblé suffisamment d’informations avant de rédiger votre proposition, mais il y aura toujours des zones d’ombre au début de la proposition. Ici, vous devrez peut-être faire quelques suppositions. Il vous sera utile d’inclure ces hypothèses lorsque vous soumettez votre proposition. Cela donnera à votre client la possibilité de corriger ou de confirmer ces hypothèses, si nécessaire.
Une estimation budgétaire.
Cette section nécessitera des chiffres et des calculs. Tout se résume à une série d’éléments de campagne après toute la planification. Lorsque vous traitez des chiffres, soyez transparent et précis. Selon vos projets, informez votre client du coût des services, des équipements et de la main d'œuvre.
Demandez à votre client de signer
Donner au client la possibilité de signer et d’accepter votre proposition est une bonne idée. Cela vous éviterait des révisions inutiles.
Modèles de propositions de planification d'événements
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