Les bonnes stratégies impliquent toujours un plan d’urgence au cas où le plan initial échouerait. Dans certains cas, le plan initial peut ne pas réussir autant que prévu, vous avez donc besoin d'un exemple de plan d'urgence pour atteindre le même objectif . Nous avons déjà entendu le terme « Plan B » et celui-ci, dans sa forme la plus simple, est un plan d’urgence.
Exemples de plans d'urgence
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Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ?
Les mesures prises par une organisation lorsqu'une situation ou un événement inattendu se produit constituent un plan d'urgence. Un exemple de plan d’urgence peut être positif, comme lorsqu’il y a un excédent inattendu de flux de trésorerie. Mais la plupart du temps, le processus de planification d’urgence se concentre principalement sur les événements négatifs.
Événements susceptibles d'influencer la santé financière, la réputation ou la capacité de l'organisation à poursuivre ses activités commerciales. De tels événements peuvent inclure des catastrophes naturelles, des incendies, des pannes de réseau et une violation de données, pour n'en nommer que quelques-uns.
Avoir un modèle de plan d’urgence vous aide à garantir la continuité de vos activités. La plupart des grandes entreprises disposent d’ensembles de modèles de plans d’urgence pour diverses menaces potentielles. Celles-ci font l’objet de recherches approfondies et les réponses appropriées qui en résultent font l’objet d’une pratique approfondie avant même que la crise ne survienne.
Vous pouvez considérer un plan d’urgence comme une approche proactive par rapport à la gestion de crise, qui est plutôt une approche réactive. Avoir un plan d’urgence garantit que vous êtes toujours prêt à toute éventualité. En revanche, un plan de gestion de crise vous permet de contrôler la réponse une fois l’éventualité survenu.
Modèles de plan d'urgence
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Quand recourir à un plan d’urgence ?
Gardez également à l’esprit que la conception d’un modèle de plan d’urgence concerne uniquement les risques que vous pouvez identifier et non les risques inconnus ou non identifiés. C'est pour la simple raison que vous ne pouvez pas élaborer un plan si vous ne connaissez pas le risque.
Il convient également de noter que les plans d’urgence n’existent pas seulement en prévision d’un problème, mais que vous pouvez également en créer un pour tirer le meilleur parti des opportunités stratégiques.
Par exemple, vous avez entendu parler d'un nouveau type de logiciel de formation qui sera bientôt disponible. Si cela se produit pendant le projet, vous pouvez créer un plan d'urgence pour savoir comment l'inclure dans la phase de formation de votre projet .
Utiliser un exemple de plan d'urgence dans la gestion de projet à risques
Comme mentionné ci-dessus, un exemple de plan d'urgence répond à un événement négatif qui pourrait affecter ou ternir la réputation ou la situation financière d'une organisation. En entreprise, cependant, un modèle de plan d’urgence n’est pas toujours négatif. Il existe également des cas de plans d'urgence positifs.
Gardez également à l’esprit que le processus de planification d’urgence est une stratégie proactive, contrairement à la gestion de crise, qui est une réaction à quelque chose qui s’est produit. Un plan d'urgence prend en compte tout événement perturbateur pour garantir que l'entreprise est toujours prête si de tels événements se produisent.
Les plans d'urgence font souvent partie du service de gestion des risques et les chefs de projet doivent savoir que le plan n'est qu'un aperçu. Cependant, il y a des moments où le projet peut aller au-delà. Cela signifie que le gestionnaire peut être plus disposé à apporter des modifications au plan s'il estime qu'il serait plus efficace.
La gestion des risques n’est pas la même chose que le processus de planification d’urgence. La gestion des risques consiste davantage à établir, évaluer, atténuer, éviter, partager, transférer et accepter le risque, tandis qu'un plan d'urgence se concentre sur l'élaboration d'étapes à suivre lorsque le risque survient. Mais ils partagent un aspect commun. Les deux décrivent les étapes à suivre dans un tel cas.
Dans sa forme la plus simple, définir un plan d’urgence est ce que vous faites lorsqu’un événement inattendu se produit. Encore plus simple, « Et si… ? », puis créez un aperçu des étapes qui répondent à cette question.
Modèles de plan d’urgence commercial
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Étapes de la planification d'urgence
La gestion de projet implique toujours plusieurs points d'entrée pour les risques que vous devez prendre en compte pour un exemple de plan d'urgence. Voici quelques facteurs de risque à prendre en compte pour un modèle de plan d’urgence :
- L'aspect physique où peuvent survenir des pertes causées par des dommages aux installations, aux équipements ou aux informations dus à des catastrophes naturelles ou à un accident.
- Les problèmes techniques peuvent également constituer un facteur de risque, dans lequel le système cesse de fonctionner si nécessaire pour livrer le projet dans les délais et dans les limites du budget.
- Les ressources humaines peuvent également constituer un autre risque, car les équipes peuvent abandonner des projets, tomber malade ou être licenciées.
- À une échelle beaucoup plus grande, les facteurs de risque échappant au contrôle du chef de projet sont les changements sociaux et politiques. À titre d’exemple, vous pourriez travailler avec un contrat qui peut changer radicalement en fonction de qui a le contrôle. Rien ne reste stable avec les facteurs de risque. Les communautés peuvent même protester contre les projets et les arrêter.
- Il existe également des questions de responsabilité qui comportent des menaces potentielles sous la forme de plans d'indemnisation et de poursuites judiciaires.
Voici les étapes de base du processus de planification d’urgence :
- Assurez-vous de savoir quelles ressources vous pouvez utiliser en cas d'urgence et où dans votre plan d'urgence vous pouvez appliquer ces ressources.
- Identifiez les dates importantes qui, si elles sont manquées, pourraient avoir un impact négatif sur le plan. Par exemple, obtenir l’approbation de comités qui se réunissent rarement.
- Connaissez votre plan. Vérifiez vos faiblesses et vos forces. Identifiez tout relâchement que vous pourriez rencontrer.
- Consultez les points du plan où vous pouvez appliquer des itinéraires alternatifs et évaluez chaque scénario pour rendre votre plan plus flexible.
- Utilisez vos connaissances et votre expérience pour discerner les tendances dans le flux et le reflux des activités de votre projet afin de le rendre plus efficace.
Créer votre plan d'urgence
Vous avez besoin de beaucoup de planification et de recherche lors de la création d’un exemple de plan d’urgence. Mais planifier à l’avance, avec chaque plan, vous facilite la tâche. Lorsque vous en créez un pour votre entreprise, suivez ces étapes :
- Identifiez vos ressources et hiérarchisez
-les Menez des recherches à l'échelle de l'organisation afin de pouvoir identifier et hiérarchiser les ressources intégrales de votre organisation. - Identifier les risques les plus importants Vous devez
identifier toutes les menaces potentielles pesant sur les ressources étudiées. Si nécessaire, rencontrez les dirigeants et les employés pour avoir une vision plus globale de l’impact des événements sur vos ressources. Pour être plus précis, amenez avec vous un consultant ou un spécialiste en identification des risques. - Rédigez un modèle de plan d'urgence
Bien que vous puissiez créer des plans pour chaque risque individuellement, il est recommandé de commencer par les menaces que vous considérez comme hautement prioritaires. Il s’agit de celles qui ont une forte probabilité de se produire et qui auraient les impacts les plus importants. Au fil du temps, vous pouvez commencer à planifier des risques moins prioritaires.
Lorsque vous élaborez des plans pour les risques identifiés, commencez à vous demander quelles mesures prendre pour que l’organisation puisse reprendre ses activités normales. Tenez compte de facteurs tels que l'activité des employés, les communications, les délais et les responsabilités du personnel.Sur cette base, vous pouvez élaborer un plan pour chacun des risques. - Partager les plans
Assurez-vous que tous les employés et parties prenantes ont accès à chaque plan dès que vous les avez terminés et approuvés. Vous voudrez peut-être envisager d’utiliser une application mobile pour cette étape très importante.
Cela pourrait rendre le plan d'urgence ainsi que des documents similaires directement disponibles à tous les employés via votre service mobile. Cette méthode garantit également que chaque employé a un accès facile aux plans mis à jour lorsque le besoin s'en fait sentir. - Tenez-vous-en aux plans
À mesure que votre organisation subit des changements, assurez-vous de refléter ces changements dans votre modèle de plan d'urgence d'entreprise. Il est également nécessaire de répéter régulièrement le plan avec les parties prenantes afin que les principales parties prenantes soient conscientes de leurs rôles et responsabilités.
Exemples de plans d'urgence
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Défis qui peuvent survenir avec la planification d’urgence
Les gestionnaires seront toujours confrontés à des défis qu'ils doivent prendre en compte avant et pendant la création de plans d'urgence. Ces défis comprennent :
- Concentrez-vous uniquement sur le « Plan A »
Par nature, les gens souhaitent travailler uniquement sur une seule solution. C’est peut-être la raison pour laquelle un plan d’urgence ne reçoit pas l’attention qu’il mérite. Tout le monde s’attend à ce que le « Plan A » réussisse et pense que trop se concentrer sur le « Plan B » pourrait nuire à sa réussite.
En tant que gestionnaires, vous devez souligner l’importance d’un plan d’urgence, car il sert de garde-fou pour faciliter le succès plutôt que de l’entraver. Cela signifie que le plan d’urgence ne doit jamais être archivé. Au lieu de cela, vous devriez le rendre facilement accessible. - Une petite chance d'utiliser le plan
En raison de la faible chance que vous utilisiez un jour le plan d'urgence, beaucoup pensent qu'il n'y a aucune urgence à en créer un. Cela signifie que le plan pourrait se retrouver au bas de la liste des tâches à accomplir de l'entreprise si quelqu'un le crée.
Ce plan est nécessaire pour tout projet, même si l'entreprise doit y investir un peu plus. Lorsque vous décidez de créer un plan d’urgence complet, cela s’avérera payant lorsque vous en aurez besoin.
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