40 formulaires de mesures disciplinaires pour les employés

Les organisations, les entreprises et les entreprises devraient à un moment donné faire face à des employés qui ont commis un certain type de faute, qu'elle soit simple ou grave. Dans de tels cas, des mesures disciplinaires doivent être prises pour souligner que ce type de comportement ne doit pas être toléré. C’est à ce moment-là que vous avez besoin d’un formulaire de mesure disciplinaire ou d’un modèle de formulaire de mesure disciplinaire.

Chaque fois qu’un employé se comporte d’une manière qui commence à avoir un impact négatif sur sa productivité ou son travail, les effets négatifs peuvent commencer à se propager à d’autres collègues ou à l’environnement de travail. Cela rendrait le lieu de travail beaucoup moins équilibré, efficace et productif.

Créer un modèle de formulaire de mesures disciplinaires serait essentiel car vous pouvez l'utiliser comme un outil efficace pour attirer l'attention de l'employé et l'informer que le comportement qui a été commis est inacceptable. En règle générale, avant qu'un formulaire disciplinaire pour employé ne soit fourni, une série de conversations et de réunions doivent d'abord avoir lieu entre l'employé et l'employeur.

Formulaires de mesures disciplinaires

 

Lors de ces conversations et réunions, l'employeur ou le gestionnaire conseille généralement l'employé dans le but d'éliminer les comportements négatifs et d'améliorer ses performances . Lorsque l'employé continue de mal fonctionner ou de commettre des actes de mauvaise conduite, des mesures disciplinaires doivent être prises. Lorsqu'un formulaire de mesure disciplinaire est remis à un employé, il vise à documenter le rendement ou le comportement ainsi qu'à fournir des suggestions ou des idées d'amélioration dans l'espoir de le porter à l'attention de l'employé de manière plus efficace.

Dans les cas où il est nécessaire de prendre des mesures disciplinaires à l'encontre d'un employé de l'entreprise, vous devez conserver une trace de toutes les mesures que vous avez prises tout au long du processus. Le dossier ou la documentation doit contenir tous les détails importants sur le ou les incidents, toutes les actions ou mesures qui ont été prises, ainsi que l'évaluation et les attentes concernant la conduite future de l'employé.

Il va sans dire que lorsqu'une mesure disciplinaire est prise contre un employé et va jusqu'à fournir un formulaire de mesure disciplinaire, l'employé, l'employeur et tous les autres membres du personnel impliqués doivent garder l'intégralité de l'incident confidentielle. Il ne devrait y avoir aucune communication entre les employés au sujet du problème ou de l'incident, car cela pourrait avoir des effets plus négatifs à long terme.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur les mesures disciplinaires et les formulaires disciplinaires des employés, tels que les objectifs, les types, les avantages et même comment créer votre propre modèle de formulaire de mesure disciplinaire.

 

Objectifs des formulaires de mesures disciplinaires

Faire un formulaire de mesure disciplinaire pour un employé peut servir à plusieurs fins. Il serait utile de tout connaître sur ces finalités afin de pouvoir, le moment venu, diffuser un tel formulaire dans votre entreprise. Voici les différents objectifs de la possession et de l’utilisation des formulaires de mesures disciplinaires :

Documenter tout incident lié au comportement des employés

Chaque fois qu'un problème survient sur le lieu de travail causé par un employé, des mesures doivent être prises pour le corriger. L'ensemble du processus, du début à la fin, doit être documenté afin que la direction et l'employé soient informés et qu'un dossier soit conservé pour référence future.

Mettre l’accent sur l’égalité et la cohérence des procédures

Chaque fois qu'une mauvaise conduite se produit dans une entreprise ou une organisation, certaines actions doivent être prises et ces actions doivent être cohérentes pour tous les employés . Documenter vos actions à l'aide de formulaires de mesures disciplinaires garantirait non seulement que vous prenez les mêmes mesures, mais que vous en conservez également une trace. Cela constituerait une preuve solide que vous ne faites aucune discrimination à l'égard des employés sur le lieu de travail en termes de mesures disciplinaires.

À utiliser comme référence pour les actions futures à entreprendre

Il existe différents types de mesures disciplinaires et celles-ci dépendent de la gravité de l'infraction commise et du nombre de fois où elle a été commise. Lorsqu'un employé a déjà un formulaire de mesure disciplinaire dans son dossier, cela signifie qu'il a déjà fait quelque chose de mal et le dossier peut être utilisé pour déterminer la prochaine ligne de conduite.

Il est important de noter que des mesures disciplinaires doivent être prises immédiatement dès qu'une infraction est commise. Cela permet d'éviter tout retard et de prendre des mesures pour modifier ou rectifier rapidement les situations négatives. Examinons maintenant les différents types de mesures disciplinaires.

 

Types de mesures disciplinaires

Il existe des types de base de mesures disciplinaires qui dépendent de la gravité et de la situation entourant l'infraction. Ces mesures disciplinaires ne sont pas appliquées toutes en même temps, mais plutôt une fois pour chaque infraction. Différents types de mesures disciplinaires comprendraient :

Un avertissement verbal avec une explication

Lorsqu'un employeur ou un employé senior observe un employé se comporter de manière inacceptable sur le lieu de travail, il peut lui adresser un avertissement verbal. Cela est particulièrement vrai si le comportement adopté n'est pas très grave et que l'employeur ne voit pas la nécessité de prendre des mesures plus formelles.

Les avertissements verbaux sont destinés à être informels afin que l'employeur n'ait qu'une conversation avec l'employé et qu'aucune documentation écrite ne soit établie. L’accent serait mis sur la correction du comportement et la résolution de la situation.

Un avertissement écrit

Dans les cas où un avertissement verbal a déjà été donné et que le comportement persiste ou que la violation est plus grave, un avertissement écrit doit être adressé au salarié. L'avertissement écrit doit être complété et dupliqué afin qu'une copie soit remise à l'employé et que l'autre copie soit conservée au dossier.

Tous les détails liés à l'inconduite doivent être inclus dans l'avertissement écrit et, lorsqu'ils sont remis à l'employé, doivent être entièrement compris et signés. Sans signature, l'avertissement écrit n'est pas valide.

un dernier avertissement

Lorsqu’un avertissement verbal a déjà été donné, suivi d’un avertissement écrit, mais que l’employé continue d’avoir des actions ou des comportements négatifs, un dernier avertissement doit être émis. Les réprimandes écrites et les réprimandes finales ont certaines périodes de validité pendant lesquelles l'employé ne doit pas répéter l'infraction pendant cette période.

Des réprimandes définitives peuvent également être prononcées contre les travailleurs qui ont commis des infractions très graves sur leur lieu de travail. Généralement, si rien ne change ou si le comportement se répète même après un dernier avertissement, des mesures plus sévères seront prises à l'encontre de l'employé.

Congédiement

Après l'émission d'un dernier avertissement, l'employé doit se conformer à toutes les politiques de l'entreprise et éviter de commettre d'autres infractions ; Dans le cas contraire, vous ferez face à une enquête disciplinaire.

Si, après une enquête disciplinaire, l'employé est incapable de justifier ses actes, il peut être licencié ou licencié de l'organisation après avoir reçu un préavis. Toutefois, si la faute commise est si grave que le licenciement est requis par la loi, aucun préavis ne sera donné avant le licenciement de l'employé.

Comme vous pouvez le constater, les mesures disciplinaires donnent en réalité aux employés davantage de possibilités de corriger leur comportement et d’améliorer leurs performances. Cependant, s’ils ne sont pas disposés à le faire, il vaudrait mieux que l’entreprise licencie l’employé. Mais quand exactement les formulaires de discipline des employés doivent-ils être rendus ? Continuez à lire pour le découvrir.

Quand donner un formulaire de mesure disciplinaire

Bien que certaines entreprises utilisent des mémos pour émettre des avertissements, il est beaucoup plus efficace de créer votre propre modèle de formulaire de mesures disciplinaires et de les émettre sous forme d'avertissements écrits lorsque des infractions se produisent au bureau.

Les formulaires de mesures disciplinaires sont généralement remis aux employés sous forme d'avertissements écrits ou d'avertissements écrits finaux. Lorsqu'un avertissement verbal ne suffit pas à modifier le comportement de l'employé ou à obtenir de meilleurs résultats, un formulaire de mesure disciplinaire doit alors être remis.

Cela servirait de registre de l'infraction et des mesures prises par la direction. Le superviseur ou le gestionnaire le ferait, puis le remettrait à l'employé, puis le signerait afin qu'il soit authentique et que le contenu soit clair pour toutes les personnes impliquées.

Ce type de mesures disciplinaires fait plus grande impression sur les employés que les avertissements verbaux. Ils sont donc donnés si le comportement offensant ou la mauvaise conduite de l'employé persiste. Il est important de donner un préavis dès que l'infraction est commise afin que le salarié sache qu'il est surveillé à tout moment.

Les avertissements écrits et les avertissements écrits finaux étant également archivés dans le dossier du salarié, tout litige peut être facilement résolu en se référant simplement aux documents sauvegardés. Il y a de nombreux avantages à émettre de tels formulaires, alors parlons-en ci-dessous.

 

Avantages de l'utilisation des mesures disciplinaires et des formulaires de mesures disciplinaires

Le recours aux avertissements sous forme de formulaires de mesures disciplinaires présente de nombreux avantages. Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez commencer à envisager différentes mesures disciplinaires, surtout lorsque vos employés commencent à vous prendre pour acquis et que leur comportement devient incontrôlable. Tous les types d’ entreprises et d’entreprises bénéficieraient du recours à des mesures disciplinaires commençant par des avertissements verbaux.

Voici les avantages de l’utilisation des mesures disciplinaires et des formulaires de mesures disciplinaires pour les employés :

Fournit de la clarté aux politiques et procédures du bureau

Les employés tiennent souvent pour acquis les politiques et procédures du bureau, surtout lorsqu'il s'agit de mesures disciplinaires. Les employés ont tendance à continuer à commettre des infractions simples lorsqu’ils estiment que leurs actes n’ont aucune conséquence. Le recours à des mesures disciplinaires chaque fois qu'un employé commet une infraction permettrait de clarifier les conséquences de telles actions, pour l'employé et tous les autres employés qui pourraient envisager de franchir eux-mêmes la ligne.

Faire preuve d’équité sur le lieu de travail

Lorsque des mesures disciplinaires sont prises et que les mêmes procédures sont appliquées à tous les employés qui commettent les mêmes infractions, les employés verront que la direction est cohérente et juste envers tout le monde. Cela créerait une atmosphère plus positive sur le lieu de travail et pourrait réellement motiver les gens à changer pour le mieux.

Favorise de meilleures relations entre les employés et la direction

Au lieu de licencier immédiatement les employés lorsqu'ils commettent des violations, l'émission d'avertissements leur donne la possibilité de changer leurs habitudes et d'améliorer leurs performances. Cela donnerait à l'employeur la possibilité de discuter de la mauvaise conduite avec l'employé et de suggérer des moyens de modifier les comportements négatifs et d'améliorer les performances.

Avertir les employés au lieu de les licencier pour des délits mineurs leur remonterait le moral dans le sens où ils se sentiraient plus en sécurité sachant que même s'ils commettent des erreurs, ils ont encore une chance de changer pour le mieux. Les formulaires serviraient de preuve que l'employeur avait donné à l'employé la possibilité de changer.

Ce sont les différents avantages du recours à des mesures disciplinaires pour corriger les fautes des employés. Leur donner la possibilité de changer serait bénéfique pour l’entreprise car cela augmenterait la productivité globale. Passons maintenant à l'apprentissage de la création d'un modèle de formulaire de mesure disciplinaire.

Comment créer votre propre formulaire de mesures disciplinaires 

Il existe de nombreux modèles disponibles en ligne pour ces types de formulaires, mais si vous envisagez d'en créer un spécifiquement pour votre entreprise ou organisation, vous pouvez repartir de zéro. Différents modèles contiendront des informations différentes et vous pourrez choisir si vous souhaitez un formulaire plus court et plus concis ou un formulaire narratif plus détaillé.

Voici des conseils et des étapes pour créer 2 types de modèles, que vous pouvez réaliser vous-même :

Une sorte de liste de contrôle 

• Ouvrez le logiciel de votre choix et formatez votre page. Définissez les marges et les polices que vous prévoyez d'utiliser. Collez le logo de votre entreprise sur la page et écrivez le titre en haut.
• Laissez un espace pour le nom de l'employé ainsi que son titre et son service. Laissez également un espace pour le nom du supérieur direct de l'employé, car c'est probablement lui qui a émis l'avertissement.
• Faites une liste des violations possibles. Mettez une case devant toutes les violations afin qu’il ne vous reste plus qu’à cocher ce qui s’applique. Mettez un titre comme « Type de violation » ou « Type de violation » en haut, puis vous pouvez utiliser des mots simples dans la liste, tels que présence ou retard, qualité du travail, sécurité, etc., afin que le superviseur puisse vérifier la boîte ainsi que l'infraction commise par le salarié.
• Prévoyez un espace pour les détails de la violation, tels que la date, l'heure et le lieu où elle s'est produite.
• Viennent ensuite la déclaration de l'employé concernant la violation et une déclaration de l'employeur ou du superviseur direct concernant la violation.
• Prévoyez un espace pour la décision ou l'action de la direction à prendre en raison de l'infraction de l'employé.
• Enfin, prévoyez un espace pour que l'employeur ou le gestionnaire ainsi que l'employé puissent signer et dater.

 

Un type narratif 

• Comme pour le type liste de contrôle, la première chose à faire est d’ouvrir le logiciel de votre choix et de formater votre page. Définissez les marges et les polices que vous prévoyez d'utiliser. Collez le logo de votre entreprise sur la page et écrivez le titre en haut.
• Juste en dessous du titre, placez un espace pour le nom de l'employé, son titre, son service, le nom de son supérieur direct et la date du crime.
• Placez un espace pour le type d’infraction ou de violation qui a été commise. Sur ce type de formulaire, l'infraction devrait être écrite spécifiquement et non seulement cochée dans une liste d'options.
• Viennent ensuite les détails de la violation : date, heure et lieu.
• En dessous, vous pouvez créer des cases pour rédiger la déclaration complète de l'employé et une case séparée pour la déclaration complète du superviseur ou de l'employeur concernant l'incident ou l'infraction qui a été commise.
• Placez une autre case contenant la décision d'avertissement, ainsi qu'un espace pour le nom, la signature et la date de la personne qui a pris la décision d'avertissement.
• Après cela, vous pouvez inclure un espace pour préciser si le formulaire sert d'avertissement écrit pour une première, une deuxième ou une troisième infraction.
• Avant de placer l'espace pour que l'employé puisse signer, incluez une déclaration indiquant que l'employé a compris tout le contenu du formulaire et qu'il accepte ce qui est écrit.
• Enfin, placez un espace pour les noms, dates et signatures de l'employé, de la personne qui a préparé le document et du superviseur direct de l'employé.

N'oubliez pas de faire une copie du document afin de pouvoir en remettre une copie à l'employé et verser l'autre copie au dossier de l'employé. Vous pouvez également faire d'autres copies si nécessaire. Jetons maintenant un rapide coup d'œil aux différentes formes de faute qui nécessiteraient des mesures disciplinaires.

Formes de faute qui nécessiteraient des mesures disciplinaires 

Maintenant que vous savez comment créer un modèle pour votre propre formulaire de discipline des employés, examinons rapidement les différentes formes de faute.

faute très grave

De toute évidence, ces infractions sont si graves que des mesures immédiates doivent être prises pour y remédier. Certaines de ces infractions peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter :

• Être absent ou quitter les lieux sans autorisation.
• Possession illégale de biens ou de biens d'autrui.
• Consommation d'alcool ou d'autres substances illégales pendant le service ou au bureau.

faute grave

Ces types d'infractions peuvent être moins graves mais nécessiteraient néanmoins des mesures disciplinaires. Certaines de ces infractions comprennent, sans toutefois s'y limiter :

• Dormir pendant son service ou fournir un service médiocre.
• Utiliser un langage indécent ou insultant sur place.
• Non-respect des procédures de sécurité ou utilisation des équipements de sécurité.

Faute moins grave

Ces types d’infractions sont des infractions mineures et sont généralement traitées verbalement d’abord. Même s'ils sont mineurs, les employeurs ou les superviseurs doivent quand même les porter à l'attention de l'employé qui les a commis afin que les infractions ne se reproduisent pas à l'avenir. Selon les politiques de l'entreprise, ces types de crimes peuvent être aussi simples que faire des blagues inappropriées sur le lieu de travail ou effectuer d'autres tâches non liées au travail pendant le travail.