40 modèles d'horaires de travail gratuits (Excel et Word)

Créer un modèle d'horaire des employés implique une organisation pour que les choses se déroulent plus efficacement et plus facilement dans votre entreprise. Au travail, vous utilisez un modèle d'horaire de travail pour attribuer des quarts de travail à vos employés et fournir à chacun d'eux une copie pour référencer leurs quarts de temps. Vous pouvez créer votre propre modèle d'horaire pour gérer les horaires des employés ou utiliser un modèle gratuit que vous pouvez télécharger et personnaliser.

Modèles d'horaires des employés

Qu'est-ce qu'un modèle d'horaire des employés ?

Un modèle d'horaire des employés est un calendrier qui facilite la planification des employés sur un lieu de travail. Ce modèle d'horaire de travail comprend les noms des employés, un résumé hebdomadaire (ou mensuel) de l'horaire de chaque employé et les tâches qu'ils assument chaque jour. Cet outil est très utile dans la gestion du temps des employés. Il peut également vous indiquer qui travaille chaque jour sur votre lieu de travail . En fin de compte, il constitue une bonne référence lors du calcul ou de l’audit des coûts de main-d’œuvre.

Que faut-il inclure dans le modèle d'horaire de vos employés ?

Les modèles de planification du personnel efficaces reflètent les besoins de votre entreprise et des personnes qui y travaillent. Cela signifie que les informations fournies par votre emploi du temps peuvent différer complètement des informations contenues dans les modèles d'horaires des employés d'autres entreprises.

Lorsque vous établissez un horaire pour les employés, il est préférable d'utiliser des modèles personnalisés, car cela réduit le temps que vous passez à préparer avant d'arriver à l'horaire proprement dit. De plus, vous n’aurez pas besoin de refaire votre modèle à chaque fois. Tout ce que vous avez à faire est de stocker le modèle personnalisé sur votre ordinateur.

Lorsqu'il est nécessaire d'en créer un nouveau, ouvrez simplement le fichier et complétez-le. Les informations de base incluses dans les modèles d'horaires des employés ou du personnel sont :

• Une semaine ou un mois de jours selon la fréquence de changement des quarts de travail de vos employés.
• Les noms de vos employés.
• Les dates incluses du programme.
• Les horaires d'ouverture de votre entreprise.
• Les coordonnées de l'administrateur.
• Une méthode pour afficher les heures de travail des employés.

Modèles d'horaires de travail

Conseils pour créer et utiliser un modèle d'horaire des employés

Bien que l'utilisation d'un modèle d'horaire des employés puisse faciliter la planification de vos employés, elle présente des limites car il y a une chose que les modèles ne feront pas : la planification réelle. C’est quelque chose dans lequel il a acquis une maîtrise. Si vous débutez dans le remplissage d'un modèle d'horaire de travail, tenez compte des conseils suivants pour vous aider à créer un modèle d'horaire pour vos employés :

• Évitez de modifier l’intégralité de l’horaire de travail chaque semaine.
  
  
  N’oubliez jamais de rester cohérent. Standardisez les heures de début et de fin des quarts de travail pour assurer la cohérence des horaires des employés. Cela diminue également votre travail. Si vous pouviez standardiser l'horaire, il serait beaucoup plus facile de faire des ajustements lorsque vos employés prennent des congés .
• Demandez l'avis de vos employés, mais respectez une limite de temps cohérente
  
  
  . Vous pouvez développer un protocole sur la façon d'accepter et de traiter les demandes de congés des employés . Pour rendre cela plus efficace, fixez une date limite pour la soumission de ces demandes.
• Profitez des applications et des outils de planification si vous êtes féru de technologie. Combinez
  
  
  votre modèle de planification Excel avec les données de votre point de vente (POS). Cela vous aide à prendre des décisions plus judicieuses en planifiant en fonction des ventes plutôt que de la simple intuition.
• Si nécessaire, demandez des renforts pour remplir votre emploi du temps :
  
  
  sans surprise, il y aura toujours un afflux de clients à l'approche des fêtes de fin d'année. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'employés pour servir vos invités, sinon ils ne reviendront pas.
  
  
  Mais si vous avez trop d’employés, plus que ce dont vous avez besoin, vous risquez de dépenser plus que vous n’auriez dû pour eux. Faites vos propres prévisions d'effectifs pour les vacances en analysant les données historiques afin de pouvoir planifier suffisamment d'employés avant l'arrivée des vacances.

Comment établir un planning des employés ?

Vous pouvez utiliser un logiciel de planification des employés spécialisé pour répondre à vos besoins, mais souvent tout ce dont vous avez besoin est un modèle de planification Excel flexible mais simple. Un modèle d'horaire des employés vous oblige à répertorier tous vos employés. Ensuite, comptez le nombre d’employés qui travaillent chaque jour.

Cela vous aide à créer un horaire de travail. L'un des principaux objectifs d'un modèle d'horaire de travail est de vous permettre de créer facilement un horaire très flexible. Voici quelques étapes pour vous aider :

• Imprimez un modèle vierge pour chacun de vos employés.
  
  
  Fournissez à chaque employé un modèle vierge dans lequel il indique les jours où il préfère travailler, les jours où il doit prendre congé , et plus encore. Vous pouvez également partager une copie du modèle que chaque employé devra remplir en ligne. Mais cela ne s’applique que si vos collaborateurs possèdent les compétences informatiques requises.
• Rassemblez les horaires de vos employés et essayez de les saisir dans le modèle.
• Apportez les ajustements nécessaires à l'horaire
  
  
  . Certains tentent d’utiliser des logiciels permettant d’automatiser la création des plannings des salariés. Mais souvent, il est plus facile d’utiliser uniquement son cerveau, surtout lorsque vous devez prendre en compte certaines considérations.
• Remettez à chaque employé une copie de l'horaire final
  
  
  . Imprimez l'horaire et remettez-en une copie à chacun de vos employés afin qu'ils sachent quand ils doivent se rendre au travail.

Modèles d'horaires du personnel

Comment créer un horaire de travail dans Excel ?

Si vous connaissez Excel, votre travail est peut-être devenu plus facile. Il s’agit bien entendu de l’outil le plus courant pour créer un modèle de planification Excel, car il fournit autant de colonnes et de lignes que nécessaire. Voici les étapes pour créer votre propre modèle de planning Excel :

• Démarrez le programme et ouvrez un nouveau fichier.
  
  
  Commencez par donner un nom à la feuille de calcul pour la rendre plus facile à identifier. Par exemple, le nom pourrait être « Heures de travail : du 10 au 15 novembre ». Enregistrez le fichier à chaque étape pour ne pas perdre votre progression.
• Créer des en-têtes de colonnes
  
  
  Un moyen simple de créer des en-têtes pour votre feuille de calcul consiste à appeler votre première colonne « Nom de l'employé ». Nommez ensuite les colonnes suivantes en fonction des jours de la semaine. Si vous établissez un planning pour plus de deux semaines ou plus, utilisez des dates pour les en-têtes de colonnes. Faites ressortir vos titres en sélectionnant une police différente et en la mettant en gras.
• Entrez les noms de chaque employé ainsi que leurs numéros d'employé/ID
  
  
  . Vous pouvez saisir ces informations sous la rubrique « Nom de l'employé ».
• Saisissez les horaires ou horaires de travail de chaque salarié.
  
  
  Dans les colonnes des jours suivants, saisissez les horaires de travail de vos salariés pour chacun des jours correspondants. Il s'agit d'un moyen simple pour les employés de trouver leur ligne sur le modèle d'horaire de travail et de voir quand ils travailleront pendant cette période.
• Imprimez l'horaire et partagez-le
  
  
  La plupart des employeurs impriment l'horaire, puis l'affichent au bureau où les employés peuvent le voir. Vous avez également la possibilité de sauvegarder le fichier, puis de l'envoyer par courrier électronique aux employés.

Comment créer un planning dans Microsoft Word ?

En plus d'Excel, vous pouvez également créer votre modèle d'horaire des employés à l'aide de Microsoft Word. Voici les étapes simples à suivre :

• Ouvrez un nouveau document.
• Cliquez sur Insérer > Tableau > Insérer un tableau.
• Recherchez la petite boîte avec une sélection de lignes et de colonnes. Créez le tableau en fonction des heures de travail.
• Mettez en surbrillance la première ligne de votre tableau. Cliquez sur Disposition, puis sur Fusionner les cellules.
• Passez à la ligne suivante et entrez les jours de la semaine dans chacune des cellules. Quittez la première cellule car vous y entrerez à chaque heure de la journée.
• Dans la première colonne, saisissez chaque heure de la journée en laissant la première cellule vide.
• Continuez à saisir les horaires de vos employés.
• N'oubliez pas d'ajouter un titre comme « Horaire des employés » ou quelque chose de similaire.

Modèles de calendrier Excel

Testez votre modèle d'horaire des employés

Tous les modèles d'horaires du personnel doivent comporter les noms des employés, les heures de travail, les dates incluses et les coordonnées imprimées sur votre emploi du temps. Si possible, il est recommandé de formater l'emploi du temps de vos employés sous forme de tableau et d'utiliser un code couleur et des photos de vos employés.

Cela rend le calendrier plus facile à lire. Quel que soit le format que vous choisissez, gardez votre modèle simple afin que les employés ne prennent que quelques secondes pour le comprendre. À première vue, vos employeurs devraient voir :

• Quel jour travaillent-ils ?
• À quelles heures travaillent-ils ?
• Le travail qu'ils feront.

Si vos employés mettent plus de temps à comprendre l'horaire, c'est que c'est trop compliqué. Voici un moyen simple de tester votre emploi du temps.

• Vous aurez besoin d'un chronomètre et d'une copie de votre emploi du temps.
• Mettez votre emploi du temps de côté pendant quelques secondes pendant que vous effectuez d'autres tâches.
• Avant de revoir le planning, sélectionnez un de vos collaborateurs.
• En pensant à cet employé, démarrez votre chronomètre et examinez votre emploi du temps. Essayez de savoir quand cet employé travaillera le lendemain.
• Si vous pouvez calculer l'horaire de votre employé pour le lendemain en 30 secondes ou moins, votre emploi du temps est parfait. Sinon, pensez à le simplifier.