Les organisations s'appuient généralement sur d'autres organisations, soit l'un de leurs services internes, soit des clients externes si elles doivent effectuer certaines tâches. Si votre organisation souhaite effectuer des travaux, vous devez utiliser des formulaires de bon de travail. Ce document est également appelé ticket de travail, bon de travail, ticket de service ou ticket de travail. Vous l'utiliseriez pour décrire la tâche à accomplir ou un produit que vous souhaitez fabriquer ou acheter.
Modèles de bons de travail
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Qu'est-ce qu'un modèle de bon de travail ?
Un formulaire de bon de travail est un document qui précise le travail qu'une personne doit effectuer ainsi que tous les détails nécessaires. Ceux-ci incluent le matériel nécessaire, les prix, les taxes, les détails du contrat et les conditions de paiement. L'ordre de travail peut recevoir cette commande d'un entrepreneur ou d'un client externe ou de votre organisation en tant que demande de travail pour un autre service. En général, les formulaires de commande de travaux fournissent toutes les informations sur un projet et décrivent également le processus par lequel le travailleur réalisera le projet.
Ce document peut également inclure des informations sur la portée du projet, qui l'a autorisé, la personne affectée au projet, ce qui est attendu. Les bons de travail sont importants si vous souhaitez rester organisé, surtout s'ils impliquent des demandes de service ou la gestion de la maintenance.
Toutes les industries utilisent ces commandes lorsqu'une demande provient d'un client et vous devez y répondre efficacement et rapidement. Pour faciliter le processus impliqué dans les bons de travail, vous pouvez utiliser un modèle qui vous aide à collecter toutes les informations pertinentes pour la tâche et à les organiser.
Formulaires de commande de travaux
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Quand avez-vous besoin de ce document ?
Vous pouvez utiliser plusieurs exemples d'ordres de travail lors de l'embauche d'un travailleur externe ou pour traiter des travaux de service ou des réparations au sein de votre entreprise. Il est essentiel de créer un bon de travail lors de l'attribution de la tâche. Vous pouvez comparer cela à un conteneur dans lequel vous mettez toutes les informations nécessaires pour accomplir le travail. Remplir le bon de travail signifie que vous effectuez une tâche et que vous donnez des instructions détaillées sur la nature du travail au moment où vous souhaitez qu'il soit terminé.
Une fois complété et signé, ce document servira de contrat contraignant. L'entrepreneur, le client ou l'organisation recevant le bon de travail utilisera le document comme guide lorsque les travaux commenceront. Vous devez soumettre ce document avant le début de tout travail, mais les destinataires peuvent l'utiliser pendant l'achèvement de la tâche.
Pour votre commodité, vous pouvez rationaliser la gestion des bons de travail en utilisant un certain type de logiciel de gestion de projet. Par exemple, un logiciel qui vous permet de définir les coûts de main-d'œuvre et de suivre le temps que vos sous-traitants consacrent à leurs tâches à l'aide de feuilles de temps sécurisées. Cela facilitera également le processus de paiement.
Vous pouvez même utiliser des tableaux Kanban pour fournir une transparence des flux de travail ou des graphiques de charge de travail pour vous permettre d'équilibrer et de hiérarchiser plus facilement les tâches. Tout au long du projet, les entrepreneurs peuvent se référer au document pour s'assurer qu'ils honoreront leur accord.
Les bons de travail sont traditionnellement créés par quelqu'un au sein de l'organisation. Ils proviennent de la personne chargée de superviser la réalisation de la tâche indiquée dans le document. Généralement, c'est le chef de projet qui créera ce document. La personne qui reçoit le document (comme l'entrepreneur) soumettra ensuite les détails des coûts, y compris les éléments tels que les matériaux, la main-d'œuvre, etc.
Vous (en tant que chef de projet) et l’entrepreneur devez d’abord parvenir à un accord avant de signer vos signatures sur le document. Quant aux clients, ils ne sont généralement pas impliqués dans le processus, mais ils recevront également une copie du document final pour apposer leur signature.
Informations à inclure
Si vous souhaitez créer un bon de travail bien rédigé, vous devez inclure les sections importantes qui fournissent les détails nécessaires afin que les travailleurs puissent comprendre efficacement la tâche à accomplir et la terminer. Vous pouvez également utiliser un modèle d'ordre de travail pour créer des ordres de travail plus efficaces. Ces documents diffèrent des autres documents.
Ils doivent être totalement exempts d'erreurs. N’oubliez pas que s’il y a une erreur dans un seul aspect du travail, cela affectera tout le reste. Par conséquent, assurez-vous d’inclure et de vérifier les informations suivantes. Pour cela, prenons comme exemple un bon de travail de maintenance :
- Atout : La pièce d'équipement qui nécessite des travaux.
- Description : Décrivez le problème et ce que vous avez observé avant le problème.
- Portée des travaux : Décrivez le travail ou les compétences requises pour réaliser les travaux.
- Outils et pièces nécessaires : répertoriez les pièces qui doivent être remplacées ou les outils qui doivent être utilisés pour résoudre le problème.
- Notes de santé et de sécurité : Décrire l'équipement nécessaire et les procédures de sécurité. Soyez également conscient de tout quasi-accident ou accident qui aurait pu se produire dans le passé alors que vous travailliez sur un problème similaire.
- Date de la demande : indiquez quand vous avez créé le document.
- Nom, département et coordonnées du candidat : indiquez vos coordonnées.
- Date d'achèvement prévue : Entrez la date à laquelle vous prévoyez que les travaux seront terminés.
- Date d'achèvement réelle : Indiquez quand les travaux ont été terminés et que le bon de travail a été fermé.
- Nombre d'heures de travail prévu : indiquez le nombre d'heures nécessaires pour terminer le travail.
- Heures de travail réelles : saisissez le nombre réel d'heures nécessaires pour terminer le travail.
- Liste de contrôle des tâches – Incluez un guide étape par étape pour effectuer le travail (si nécessaire).
- Priorité : indiquez s'il s'agit d'une tâche de priorité élevée, moyenne ou faible.
- Attribué à : Indiquez qui effectuera le travail, si le travail nécessite plus d'une personne ou si vous avez besoin d'un entrepreneur externe.
- Documents associés : Indiquez s'il existe des ressources qui peuvent être utiles pour réaliser le travail plus efficacement. Cela peut inclure des manuels, des SOP, des diagrammes, l'historique des actifs, des vidéos, des images, des bons de commande ou toute autre chose.
- Remarques : Incluez toute autre observation qui pourrait aider à terminer les travaux ou à réviser le bon de travail une fois les travaux terminés. Certains exemples de notes peuvent inclure la fréquence à laquelle le problème se produit, les méthodes de dépannage ou la solution qui a fonctionné.
Modèles de bons de travail Excel
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Exemples de bons de travail
Il est important de fournir à la personne ou à l’entreprise avec laquelle vous faites affaire toutes les informations et détails nécessaires sur l’emploi pour lequel vous postulez. L'utilisation d'un modèle fournira des détails sur le bon de travail, le type de travail requis, les frais, les taxes et les détails de paiement de manière organisée. La plupart des industries utilisent ces documents pour suivre les tâches et savoir comment les réaliser. Voici quelques exemples de modèles que vous pouvez utiliser :
- Pour les travaux d'entretien
Ce modèle est créé spécifiquement pour les ordres de maintenance. Il comprend des sections qui décrivent les détails du travail, les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre ainsi que les dépenses totales. Il dispose également d'un espace pour l'emplacement, la date de début, les informations sur le contrat et une signature d'approbation.
- Pour les travaux d'entretien
Avec ce modèle, vous pouvez inclure des informations telles que les services que vous fournirez, les pièces requises, les montants dus, les frais supplémentaires et les taxes. Il comprend également des champs pour la date du service et le numéro de suivi afin de rendre votre dossier plus précis.
- Pour les travaux automobiles
Vous pouvez utiliser ce modèle qui comprend des informations sur le véhicule et des détails sur les pièces et les coûts de main-d'œuvre.
- Pour avoir arrêté de travailler
Vous pouvez utiliser ce modèle pour suspendre un projet ou une tâche. Vous devez indiquer les motifs de la suspension et le délai. Vous pouvez également inclure des détails sur le projet et la partie que vous souhaitez annuler ou suspendre.
- pour les travaux informatiques
À l'aide de ce modèle, vous pouvez créer une demande de services informatiques. Vous pouvez lister les tâches informatiques requises et inclure la date de votre demande, les détails du travail et vos coordonnées.
- Pour les travaux de conception graphique.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour demander des services de conception. Utilisez une mise en page facile à comprendre et contenant un niveau de détail élevé.
- Pour les travaux d'aménagement paysager
Ce modèle comprend des sections pour davantage de tâches, ainsi qu'un espace pour des descriptions plus détaillées. Vous pouvez également inclure des sections pour les listes de main-d'œuvre et de matériaux afin de calculer les coûts.
Formats de bons de travail
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Comment créer un modèle de bon de travail ?
Les bons de travail pilotent vos opérations de maintenance. Vous les utilisez pour piloter votre équipe afin qu’elle puisse travailler d’une partie du projet à la suivante. Il est donc important de maîtriser le modèle de bon de travail pour garantir le bon déroulement de vos opérations. Tenez compte de ces étapes lors de la rédaction de ce document. Encore une fois, prenons une tâche de maintenance comme exemple :
- identifier le travail
Vous pouvez classer les projets de maintenance en deux groupes : maintenance planifiée et non planifiée. La première comprend les tâches que vous ne pouvez pas prévoir comme des pannes inattendues. La seconde comprend des tâches que vous connaissez déjà à l'avance, comme les inspections de routine.
- Créer la demande de maintenance
Rassemblez les détails du travail, puis envoyez le document à votre équipe de maintenance afin qu'elle puisse prendre des mesures supplémentaires. Par exemple, vous avez une machine qui vient de tomber en panne. Vous devez d'abord créer une demande de travail puis l'envoyer à votre équipe de maintenance. S'il s'agit d'un travail planifié, vous devez créer l'ordre de travail et le soumettre en temps opportun.
- Planifier le bon de travail
Certains métiers nécessitent plus d’attention que d’autres. Par exemple, vous n'avez pas besoin de réparer immédiatement une ampoule cassée, mais vous devez vous occuper immédiatement d'un tapis roulant cassé, surtout si cela affecte d'autres tâches dans votre organisation. C'est pourquoi vous devez apprendre à prioriser et planifier tous les bons de travail créés.
Après avoir priorisé le travail, il est temps de créer un calendrier. Vous pouvez planifier l'ordre de travail en fonction d'une date limite, de blocs de temps dédiés ou de déclencheurs de maintenance planifiés. Fixer une date limite pour chaque travail permettra à tout le monde d'être informé et responsable afin que vous ne manquiez de rien.
- Attribuer du travail
La prochaine étape consiste à mettre votre bon de travail en action. Vous attribueriez le bon de travail au travailleur qui terminera le travail. Le travail peut être aussi simple qu’une vérification de l’équipement de 10 minutes ou aussi complexe qu’un travail de réparation qui peut prendre quelques jours ou semaines.
- Fermer et documenter le bon de travail
Dès que le cessionnaire a rempli toutes les conditions du bon de travail, il peut désormais le clôturer. Si vous êtes le chef de projet, vous devez signer le document pour en assurer la conformité. Une fois fermé, il archivera le bon de travail. Il est essentiel de conserver un dossier correctement organisé afin que les bons de travail puissent être utilisés pour créer des historiques d'actifs, examiner les solutions apportées dans le passé, préparer des audits, etc.
- Analyser ou reformuler le bon de travail
Les bons de travail déjà clôturés dans le dossier contiendront toujours des informations précieuses. Vous pouvez vous y référer lorsque vous avez besoin de fournir des informations sur les systèmes et processus de votre entreprise afin d'améliorer vos opérations. Un journal des bons de travail aidera également ceux avec qui vous travaillerez, car ils pourront identifier facilement et rapidement les solutions de contournement ou les étapes manquées, si le même problème se reproduit.
Formater un modèle de bon de travail
Vous devez formater vos bons de travail de manière à pouvoir les utiliser facilement. Ils doivent également contenir toutes les informations requises et essentielles à la réalisation d’un travail. Sur la plupart des formulaires, le nom et les coordonnées de la personne qui fait la demande de bon de travail figurent en haut. Ensuite, vous pouvez inclure les autres détails. Ensuite, vous devez inclure la comptabilité des matériaux et de la main-d'œuvre ainsi qu'un espace pour enregistrer les heures et l'utilisation réelles.
Un formatage correct est essentiel pour suivre les coûts et les processus globaux. Vous pouvez créer des bons de travail manuellement à l'aide d'une feuille de calcul ou automatiquement à l'aide d'un générateur de bons de travail. Voici plus de détails sur ces options de formatage :
- Utiliser une feuille de calcul
La création d'un modèle de bon de travail Excel ne prend que peu de temps. Vous pouvez personnaliser les feuilles de calcul en fonction de vos besoins. L'utilisation d'Excel est une excellente solution pour les petites entreprises.
- Générateur de bons de travail
Il existe des sites qui proposent des générateurs de bons de travail en ligne gratuits. Ces générateurs vous poseront quelques questions avant de créer le document pour vous.
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