Il est beaucoup plus facile pour vous de vous faire une idée du déroulement d'une tâche ou d'un projet en utilisant un outil qui décrit visuellement ce flux. Pour disposer de cela, vous avez besoin d'un modèle de cartographie des processus, ce qui est très courant dans de nombreuses organisations pour la planification et la gestion de projets .
Modèles de cartes de processus
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Qu’est-ce que la cartographie des processus métier ?
L'utilisation d'un modèle de cartographie des processus fait partie intégrante de la gestion des processus métier. Il s'agit d'un cadre utilisé pour créer des représentations visuelles des processus de travail au sein de votre organisation.
Avec des exemples de mappage de traitement, vous pouvez démontrer la relation entre les entrées et les étapes qui produisent un service ou un produit final. Ce processus de documentation fait généralement référence à :
- Ce que fait votre entreprise.
- Pourquoi votre entreprise fait ce qu'elle fait.
- Quel est le niveau de réussite de votre entreprise ?
- Qui est responsable.
- Où et quand se déroulent les différentes étapes.
L'utilisation de la cartographie des processus favorise la transparence pour ceux qui travaillent dans votre entreprise et, surtout, pour toutes les parties prenantes, en particulier celles qui y sont impliquées.
Modèles de flux de processus
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Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de cartographie des processus ?
L'un des principaux objectifs de l'utilisation d'un modèle de cartographie des processus est d'améliorer l'efficacité de votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de modèles de cartographie des processus métier :
- Pour vous fournir des informations sur un certain processus.
- Aidez les équipes à générer des idées et à améliorer les processus.
- Pour améliorer la communication.
- Pour fournir de la documentation sur vos processus.
De plus, l'utilisation de modèles de flux de processus peut également identifier les répétitions, les retards et les goulots d'étranglement tout en définissant la propriété du processus, les limites du processus, les mesures du processus et les responsabilités du processus.
Vous pouvez même utiliser la cartographie des processus pour la gestion des déchets, en rationalisant les processus de travail et en améliorant la compréhension. Grâce à lui, vous pouvez communiquer visuellement les détails importants d'un processus au lieu d'écrire de longues instructions. Voici quelques autres utilisations de ce modèle :
- Pour accroître votre compréhension d’un certain processus.
- Analyser comment un processus peut être amélioré.
- Montrer comment faire un processus aux autres.
- Améliorer la communication entre les individus impliqués dans le même processus.
- Pour planifier vos projets .
Vous pouvez utiliser des schémas de processus pour simplifier vos projets et gagner du temps car ils peuvent :
- Créez et accélérez la conception de votre projet.
- Vous fournir une communication visuelle efficace des informations, des données et des idées.
- Vous aider dans la prise de décision et la résolution de problèmes.
- Identifier les problèmes et les solutions possibles.
- Afficher les séquences et les connexions complètes.
- Il montre l'ensemble du processus du début à la fin.
- Montrez les processus que vous décomposez en étapes, puis utilisez des symboles faciles à suivre.
Avec une cartographie des processus, vous pouvez comprendre les caractéristiques d’un processus qui, à leur tour, peuvent vous aider à créer des données utiles que vous pouvez utiliser pour résoudre des problèmes. Avec ces cartes, vous pouvez poser stratégiquement des questions pertinentes pour vous aider à améliorer un certain processus.
Exemples de cartographie des processus
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Types de modèles de cartographie des processus
Voici une liste des différents types d'exemples de mappage de rendu ainsi qu'une brève description de chacun et quand vous pouvez les utiliser :
- Organigramme de base
Peut-être le modèle de carte de processus le plus connu. Il s'agit d'une carte simple qui fournit une visualisation des étapes d'un processus, y compris les sorties et les entrées. Vous pouvez l'utiliser pour :
Planifier de nouveaux projets
Documenter et modéliser un processus.
Résoudre des problèmes.
Aidez les équipes à exprimer leurs idées plus efficacement.
Gérer et analyser les flux de travail. - Cartes de processus de haut niveau
Ce modèle de diagramme de processus montre les principales activités d'un processus donné. Il ne fournit pas beaucoup de détails sur les cycles de travail, les points de décision, les rôles impliqués et d'autres informations. Vous pouvez l'utiliser pour :
Définir et concevoir des processus métier.
Identifiez les détails et les étapes les plus importants d’un certain processus. - Carte détaillée du processus
Affiche une version détaillée d'un processus. La carte contient tous les détails des threads. Vous pouvez l'utiliser pour :
Fournir tous les détails liés à chacune des étapes du processus.
Documenter les points de décision au sein d’un processus donné. - Organigramme interfonctionnel
Montre les relations entre les unités fonctionnelles et les étapes du processus . Vous pouvez l'utiliser pour :
Identifier les rôles les plus importants responsables du processus et leurs relations les uns avec les autres.
Mettez en évidence la manière dont les processus traversent les frontières de votre entreprise.
Identifiez les redondances potentielles des processus, les pannes, les retards, les inspections excessives, les retouches, etc. - SIPOC
Cette carte montre les éléments clés d'un processus, notamment les entrées, les fournisseurs, les processus, les clients et les sorties. Vous pouvez l'utiliser pour :
Identifier les éléments les plus importants d'un processus avant de créer une carte plus détaillée.
Définir la portée d’un processus complexe.
Utilisation de la méthodologie DMAIC en phase de Mesure. - Carte de la chaîne de valeur
Cela vous aide à visualiser le flux d'informations et de matériaux nécessaires pour amener votre produit au consommateur. Vous pouvez l'utiliser pour :
Enregistrer les mesures des sorties et des entrées de chaque étape du processus.
Identifiez les déchets entre et au sein des processus.
Analyser, documenter et améliorer le flux de matériaux et d'informations.
Obtenez un aperçu du flux des processus et de la prise de décision.
Identifiez où concentrer vos sous-projets ou projets à l’avenir.
Modèles de diagramme de processus
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Comment créer une cartographie des processus ?
Il n'y a que quelques étapes que vous pouvez suivre pour développer un modèle de cartographie des processus efficace afin de vous aider à faciliter l'amélioration de vos processus métier. Les étapes pour développer un modèle de cartographie des processus métier sont les suivantes :
- Choisissez un processus
Vous devez d'abord identifier pourquoi vous devez créer une cartographie des processus. Est-ce parce que votre processus actuel ne fonctionne pas bien ? Vous devez planifier une nouvelle prestation ? Avez-vous besoin d’augmenter la valeur dérivée d’un certain processus ?
Identifiez le début, en vous référant aux événements qui ont créé la demande de cartographie du processus et au déclencheur derrière le processus. Vous devez définir de manière unique l'objectif, qui inclut les conditions ou les paramètres permettant de satisfaire la demande.
Également à la dernière étape, vous devez créer un document contenant des informations sur les détails spécifiques du processus, les attentes des parties prenantes, les problèmes commerciaux, la portée du processus et les objectifs commerciaux. - Identifiez la portée de chaque étape du processus.
Vous devez examiner l'ensemble du processus et collecter des informations et des données. Cette collecte de données et d’observations doit être correctement documentée. Il est important d'identifier tous les paramètres impliqués dans le processus, tels que les fournisseurs, les machines, etc.
En outre, il est également essentiel d’identifier puis de vérifier les intrants et les extrants impliqués dans le processus. Vous pouvez y parvenir grâce à un brainstorming efficace, des instructions de travail, des normes industrielles et l’expérience de vos managers et opérateurs. - Planifiez puis planifiez vos ressources
Vous devez identifier les systèmes impliqués dans le processus. Pour cela, vous devez changer votre état d'esprit de fonctionnel à orienté processus lors de la conception de la carte. Vous pouvez y parvenir en vous concentrant sur les rôles plutôt que sur les emplois. Vous devez baser la planification appropriée des tâches impliquées, des personnes impliquées et du temps estimé dont elles ont besoin pour les accomplir, sur les rôles et les systèmes. - Choisissez votre technique de cartographie
L'étape suivante du processus consiste à choisir une technique de cartographie, telle qu'un organigramme de mise en œuvre ou un organigramme de processus. Après avoir choisi, vous pouvez planifier le processus de réalisation d'entretiens individuels et de groupes de discussion. Il est également judicieux de revoir votre ancienne cartographie des processus pour comprendre les précédents organigrammes , les descriptions de poste et les efforts de cartographie. - Mener des entretiens
Vous devez planifier puis mener les entretiens dans l'ordre des rôles tels que vous les avez établis dans la cartographie du processus. Assurez-vous d'expliquer le but, le but et la portée de ces entretiens, y compris les schémas de processus, aux participants afin que vous puissiez obtenir des résultats efficaces.
Lors de la conduite d’entretiens, il est essentiel d’établir et d’identifier les rôles, les tâches d’entrée, les tâches de sortie, les tâches effectuées, les décisions et les liens avec d’autres processus. Chaque décision et tâche doit être identifiée de manière unique au cours de cette étape. - Effectuez le processus tel
quel.
Fournissez une brève description des activités qui ont transformé les intrants en extrants. Il est temps de cartographier le processus sans prendre en compte ce que l'on appelle « selon la procédure opérationnelle standard » ou « devrait être un processus ». Certains des points que vous devez prendre en considération sont :
Les principales activités impliquées dans le processus.
Source des approbations et des décisions pour une étape donnée avant de passer à l'étape suivante.
Les zones où diverses méthodes sont utilisées.
Les causes des heures supplémentaires, du gaspillage et des goulots d’étranglement.
Les facteurs qui empêchent les membres du processus de fonctionner de manière efficiente et efficace.
Vous devez énumérer toutes les étapes du processus, puis les associer soigneusement à leurs rôles respectifs. Assurez-vous d'attribuer les symboles d'organigramme appropriés. Examinez également votre cartographie des processus pour vous assurer que vous disposez du bon flux.
- Analyser, évaluer et approuver
Pour réitérer, vous devez examiner minutieusement votre organigramme pour détecter les retards, les redondances, les rôles ambigus, les étapes inutiles, le temps de cycle, les flux d'activités répétés, les interruptions d'activité, les boucles de retouche et les goulots d'étranglement. Après cela, il est nécessaire d’évaluer les performances du processus. Para hacer esto, puede usar una de las siguientes herramientas:
Diagrama de causa y efecto Gráficos de
Pareto
Modelado
de procesos Gráficos de comportamiento de procesos
Simulación
Finalmente, después de que todas las partes interesadas realicen una revisión final, puede completar su plantilla de mapeo de flux de travail.Ensuite, vous devez apposer vos signatures avec d'autres personnes autorisées.
Modèles associés