Pour toute entreprise à but non lucratif, les feuilles de temps constituent une partie importante de la vie quotidienne. Si vos employés ne suivent pas leur temps, vous risquez de gaspiller de l'argent. Presque toutes les entreprises auront des employés qui bénéficient d'un système d'honneur dans lequel aucune paperasse n'est nécessaire pour suivre leurs heures de travail. Ne laissez pas cela devenir votre entreprise ou votre organisation !
De nombreuses entreprises s'appuient également sur des modèles de feuilles de temps précis pour facturer correctement leurs clients. Il est important que vous choisissiez le modèle (des exemples se trouvent sur cette page) qui peut vous aider à suivre avec précision le temps de la manière la plus logique, en fonction de votre fonction commerciale.
Certains employeurs préfèrent un modèle de carte de pointage inspiré d'anciens modèles, tandis que d'autres préfèrent un modèle pleine page qui laisse beaucoup de place aux commentaires, aux notes et même au code du projet.
Modèles de feuilles de temps
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Il existe de nombreuses raisons d'utiliser des feuilles de temps.
- Les feuilles de temps et les cartes de pointage vous aident à maintenir des registres de paie précis et à payer les employés en conséquence. Croyez-le ou non, les erreurs de paie sont assez courantes, surtout si vous êtes une entreprise avec un effectif important à suivre. Sans registres comptables précis, vous ne vous en rendrez peut-être pas compte, mais vous pourriez facilement surpayer vos employés. Il est également possible que des relevés de paie inexacts provoquent le mécontentement de travailleurs sous-payés ou même des taux de roulement élevés.
- Les feuilles de temps sont un enregistrement écrit qui peut être utilisé pour résoudre des différends. Parfois, un employé peut essayer de prétendre qu'il a travaillé plus d'heures que ce qu'il a réellement travaillé, ou prétendre qu'il n'a pas été payé pour le temps qu'il aurait travaillé. Peut-être qu'ils ajouteront quelques minutes à votre carte de pointage sans vérifier auprès d'un superviseur si tout va bien. Un employé mécontent peut même menacer de vous poursuivre en justice pour ce qu’il considère comme une perte de temps. Sans trace écrite, c'est votre parole contre la leur.
- Vous pourrez suivre avec précision les heures supplémentaires. Toutes les heures de plus de 40 heures par semaine que vos employés non salariés effectuent nécessitent que vous leur payiez un taux et demi dans presque tous les États. Vérifiez les lois locales pour connaître les exigences supplémentaires concernant les heures supplémentaires. Chaque heure supplémentaire doit être soigneusement documentée. Un système de fiches de pointage précis contribuera à garantir cela.
Quelles feuilles de temps sont les meilleures pour les entreprises ?
Il existe de nombreux types de feuilles de temps. Un modèle de base peut vous aider à démarrer si vous comptez l'utiliser uniquement pour suivre les heures travaillées des employés. Si votre budget est limité, un modèle papier de base vous aidera à tenir des registres précis de votre personnel. De nombreuses entreprises estiment qu’il est préférable de conserver la feuille de temps originale pendant au moins un an, mais de préférence beaucoup plus longtemps, à des fins d’audit. Votre compte vous permettra de savoir où en est la loi en ce qui concerne ce document.
Vous constaterez souvent que les employés hésitent à remplir les formalités administratives, mais si vous indiquez clairement que votre service comptable ne peut pas effectuer la paie sans feuilles de temps, vos employés seront peut-être plus que disposés à les remettre à temps. Après tout, les cartes de pointage font partie de la vie normale de nombreux travailleurs. Vos employés veulent être payés avec précision. Ils ont donc une certaine motivation pour remettre leurs cartes de pointage à temps chaque semaine.
Vous aurez peut-être également besoin d'un autre type de modèle de suivi du temps si vous avez besoin que les employés suivent le temps qu'ils consacrent aux projets. Les avocats, les sociétés de marketing et les sociétés de conception de sites Web demandent souvent à leurs employés d'utiliser un code de projet ou un acronyme pour indiquer sur quel projet client ils travaillaient. Cela aide votre entreprise à facturer ses clients et vous donne également un aperçu de la façon dont votre gestion de projet fonctionne pour vous. Vous pouvez souvent consulter les heures et voir quand le projet d'un client nécessite des ressources supplémentaires et peut nécessiter une aide supplémentaire.
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Comment gérer les feuilles de temps d'un projet
Vous souhaiterez télécharger nos modèles de feuilles de temps pour voir des exemples sur la façon de remplir le formulaire. De nombreux États exigent un suivi du temps de projet lors de la facturation des heures de travail aux clients, alors parlez-en à votre conseiller juridique ou à votre service des ressources humaines pour plus d'informations sur les exigences en matière de reporting. Utiliser des modèles de feuilles de temps deviendra finalement aussi naturel que d’allumer votre ordinateur en début de journée, une fois que tout le monde sera sur la même longueur d’onde. Voici une liste de contrôle rapide pour la mise en œuvre de systèmes de feuilles de temps basés sur des projets.
Reste simple, idiot !
Le principe « KISS » est une manière universelle d’aborder les tâches sur le lieu de travail. Une feuille de travail simple créée à partir d'un modèle facile à utiliser, comme ceux de cette page, doit être facile à utiliser et à lire. Ne compliquez pas les choses inutilement. Ce n'est pas nécessaire. Assurez-vous de suivre une feuille de temps qui ne prend pas plus de 5 à 10 minutes par jour.
Formez vos travailleurs
De nombreux employeurs estiment qu'une feuille de temps est explicite, mais ne font pas cette hypothèse. Chaque bureau dispose de systèmes différents, mais vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Si un employé soumet une feuille de temps pleine d’erreurs au service de paie, cela peut être un véritable casse-tête d’essayer de récupérer les données perdues. La facturation des clients dépend souvent de la feuille de temps car elle indique pour quel client un employé a travaillé tout au long de la journée. De nombreux employés travailleront sur plusieurs projets, il est donc important qu'ils enregistrent correctement leur temps.
Facilitez l’envoi.
Demandez à une boîte de réception spécifique ou à un membre de l'équipe de collecter les feuilles de temps le vendredi. Assurez-vous que la personne à qui vous l'envoyez est facile à trouver et qu'elle se trouve généralement au bureau.
Envoyez des rappels.
Certaines personnes oublient tout simplement de remettre leurs feuilles de temps, surtout si elles doivent être rendues le vendredi. Envoyez une alerte ou un rappel hebdomadaire à tous les employés en début de journée pour leur rappeler que leurs feuilles de temps sont dues. Cela aidera à minimiser le nombre de soumissions tardives de feuilles de temps.
Utilisez un système de code de projet facile à utiliser
Le système de codage de votre projet doit être facile à retenir et à utiliser. Utilisez des codes pour les tâches en cours d’exécution (travail des employés) et des codes de projet. Les employés doivent toujours pouvoir indiquer clairement à qui ils facturent le travail sur leurs feuilles de temps.
Essayez de créer le moins de catégories possible. Par exemple, si vous êtes une entreprise de conception de sites Web, vous pouvez utiliser un code pour le projet et un autre pour la tâche que vous effectuez. Tâches qui constituent généralement la réalisation d'un site Web , telles que la conception de formulaires, la conception d'un logo, l'ajout d'annuaires, etc.
Si vous dirigez tout type d'entreprise ou de projet nécessitant des devis, vous souhaiterez utiliser un système de suivi du temps pour vous aider à économiser de l'argent et à simplifier certaines tâches.
Un système de suivi du temps peut vous aider à :
- voyez que vos ressources sont utilisées
- Quelles tâches prennent le plus de temps à vos employés
- vous aider lorsqu'il est temps de soumissionner sur un projet.
En suivant avec précision votre temps, vous vous épargnez le casse-tête d'une sous-cotation ou d'une sur-cotation en matière de prix. Le suivi du temps peut être un excellent moyen de se familiariser avec le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches dans un processus. Vous pourriez être surpris de voir quelles parties de vos projets habituels prennent le plus de temps. Il est peut-être temps de commencer à facturer votre client en conséquence. De nombreux problèmes liés à la gestion de projet peuvent être résolus en tenant des registres précis et en examinant vos processus lorsque vous remarquez un problème dans la façon dont le temps est géré. Quand vos collaborateurs adoptent de bonnes habitudes
En simplifiant le processus de remplissage et de soumission des feuilles de temps, bon nombre des frustrations liées à la gestion de projet peuvent être éliminées en ce qui concerne les feuilles de temps et les budgets. Plus important encore, communiquez les besoins et les avantages de remplir correctement et à temps les modèles de feuilles de temps. Les chefs de projet doivent concentrer leur temps sur la gestion de leurs tâches de projet et ne pas courir après des feuilles de temps soumises en retard ou de manière incorrecte.
Modèle de feuille de temps Excel
Parfois, un système de chronométrage plus complexe sera nécessaire et il sera plus logique de stocker les informations électroniquement. Vous pouvez obtenir un modèle de feuille de temps pour Excel sur cette page. La plupart des entreprises nouvelles ou débutantes utilisent uniquement une feuille de temps ou une carte de pointage informelle imprimée pour suivre les heures des employés. À mesure que votre entreprise se développe ou que vous ajoutez des membres à votre service des ressources humaines ou de la paie, vous aurez peut-être besoin d'une solution plus avancée, telle qu'une feuille de calcul Excel ou un logiciel de comptabilité, pour conserver des registres plus précis. Jetez un oeil pour voir ce qui est disponible.Pour Excel et d'autres fournisseurs de logiciels, vous pourrez peut-être conserver les enregistrements du temps des employés ainsi que suivre les finances mensuelles des parties prenantes de votre entreprise.
Pour résumer, si votre entreprise emploie d’autres personnes, les modèles de feuilles de temps constituent le meilleur moyen de savoir où votre capital humain passe son temps.
Assurez-vous que vos employés les plus critiques ne consacrent pas de temps à des tâches subalternes qui pourraient être confiées à un assistant administratif ou à un autre personnel de soutien. Vous pourriez être surpris du temps que le personnel consacre à des tâches qui n'ont que peu ou rien à voir avec le titre de son poste. Par exemple, un système logiciel complexe peut laisser votre créativité enchevêtrée dans des codes d'erreur si vous ne disposez pas d'un support technique interne.
L'utilisation de votre feuille de temps comme outil de suivi du temps peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels certains domaines de votre entreprise nécessitent une grande amélioration. Vous pouvez utiliser le suivi des feuilles de temps pour combler les lacunes qui entravent la productivité.
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Utiliser des cartes de pointage pour suivre le service communautaire, les stages et le temps de bénévolat
De nombreuses organisations à but non lucratif s'appuient sur des cartes de pointage pour montrer le soutien dont elles bénéficient dans leur communauté et récompenser les bénévoles pour leur temps précieux. Pour cette raison, de nombreuses organisations choisissent d'utiliser des cartes de pointage pour suivre les heures de leurs bénévoles.
Pour les stages, il est essentiel de disposer d'une feuille de temps précise qu'un manager ou un PDG peut signer sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire. De nombreux stagiaires perçoivent une allocation quelle que soit leur organisation, ou comptent sur leurs heures de travail pour obtenir des crédits de cours, et s'il n'y a aucune trace écrite, ils pourraient avoir des problèmes. Assurez-vous d'apprendre à tous vos stagiaires et bénévoles comment enregistrer correctement leur temps. Conservez des registres sur tous les bénévoles pendant au moins un an, au cas où ils auraient besoin que vous vous portiez garant d'eux et que vous fassiez référence aux heures de travail qu'ils ont effectuées pour vous.
Parfois, une organisation à but non lucratif utilise également des feuilles de temps pour inciter ses bénévoles. Si vous organisez un gala, vous voudrez peut-être envisager de reconnaître officiellement les bénévoles les plus dévoués. C'est un excellent moyen non seulement de générer de la bonne volonté, mais également de montrer à vos bailleurs de fonds que les gens de votre communauté croient en et apprécient les services que vous fournissez.
Modèles de cartes de pointage
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Suivez les feuilles de temps lorsque les travailleurs travaillent à distance
De nombreuses entreprises emploient des travailleurs virtuels, des stagiaires ou des entrepreneurs. Cependant, lorsqu’ils travaillent à distance, il leur est plus facile de se tromper. C'est pourquoi de nombreux employeurs distants vont demander à leurs employés d'enregistrer leurs heures à l'aide d'une application de suivi du temps spécialement conçue pour la gestion de projet. Lorsqu'un travailleur change de tâche, il précise sur quoi il travaille et pour qui, et à la fin de la journée, toutes les heures et minutes passées quotidiennement sont clairement enregistrées sous forme de calendrier.
Beaucoup de ces outils de gestion de projet généreront leurs propres feuilles de temps ; Cependant, vous souhaiterez généralement que vos employés les transfèrent vers le modèle de feuille de temps standard utilisé par vos autres travailleurs. Certaines de ces applications de gestion de projet prennent même des captures d'écran des ordinateurs de bureau des employés pendant qu'ils travaillent. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vos employés distants travaillent réellement sur votre projet, et ne se contentent pas de naviguer sur le Web ou de discuter sur Facebook. L'application de gestion du temps enregistrera une copie de la feuille de temps et des captures d'écran, au cas où vous auriez besoin de vous y référer.
Assurez-vous que tous vos travailleurs à distance comprennent comment enregistrer leur temps via des feuilles de temps et que vous disposez d'un modèle approprié (nous en avons sur cette page) à utiliser lorsqu'il est temps pour eux de le remplir. Une tenue de registres appropriée peut vous aider à facturer votre temps en conséquence et à maximiser vos ressources.
Modèles associés