40 modèles de messages téléphoniques et de messages vocaux [Business, Fun, Professional]

De nos jours, la plupart des gens dépendent tellement de leur téléphone qu’il fait désormais partie de notre mode de vie. Autrefois, ils n'étaient qu'un appareil permettant de parler et de communiquer verbalement. Aujourd’hui, ils sont bien plus que cela. Les téléphones ou téléphones portables peuvent désormais être utilisés pour acquérir des messages enregistrés lorsque vous ne parvenez pas à prendre l'appel, pour une raison ou une autre. Ces messages enregistrés sont appelés messages vocaux et peuvent vous être très bénéfiques, surtout si vous dépendez de la communication pour votre entreprise .

Cependant, si vous êtes le genre de personne qui apprécie tous les types de messages téléphoniques, vous pouvez également envisager d'utiliser des modèles de messages téléphoniques dans votre entreprise. Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les messages ou les appels téléphoniques qui arrivent sur des téléphones professionnels et que vous n'êtes pas là.

L'utilisation de ces modèles vous permettrait de lire les messages rédigés par le destinataire de l'appel au bureau. En dehors de cela, disposer de ces modèles signifierait que vous disposez d'un enregistrement de tous les appels entrants dans votre bureau, qu'ils soient destinés à vous ou à quelqu'un d'autre.

Prendre des messages téléphoniques et utiliser un modèle approprié est également essentiel pour que vous puissiez rester en contact avec vos clients.

Modèles de messages vocaux

Éléments importants d'un modèle de message téléphonique

Un modèle qui peut être utilisé pour noter et enregistrer les détails des messages téléphoniques est important et très simple à réaliser. L'utilisation d'un tel modèle au bureau rendrait vos procédures téléphoniques et d'appels au bureau standard et efficaces. Avoir une solide procédure de communication téléphonique en place renforcera certainement votre entreprise.

Il donnera à vos employés les bonnes informations sur la manière de communiquer avec les clients. De plus, une mauvaise étiquette téléphonique pourrait vous coûter cher à votre entreprise, ce qui est un grand non-non dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui.

Lorsque vous prenez un message téléphonique pour quelqu'un, tous les détails et informations pertinents doivent être notés. Il n'existe pas de format standard pour créer un modèle, mais vous devez inclure des informations importantes si vous souhaitez que votre modèle soit efficace :

• Le nom complet de l'appelant, ainsi que le titre (le cas échéant)
• Le nom de l' entreprise ou de l'organisation de l'appelant
• Le nom de la personne de l'entreprise à qui l'appel est adressé
• La date et l'heure exactes de l'appel
• Le numéro de téléphone de l'appelant pour que vous puissiez le rappeler
• Une brève description du sujet de l'appel ou de ce que l'appelant attend de la personne qu'il appelle

Une fois que l'employé a rempli un modèle, celui-ci doit être immédiatement placé sur le bureau ou la boîte de message de la personne pour laquelle l'appel a été effectué. Soit cela, soit le message peut être transmis directement à la personne une fois de retour au bureau.

Lorsque l'appel est urgent, la personne qui a reçu l'appel peut être amenée à contacter la personne à qui l'appel est destiné, selon les procédures établies par l'organisme. Cependant, la chose la plus importante à retenir est que le message qui a été rédigé dans le modèle doit être transmis à la bonne personne dans les plus brefs délais.

Avantages d'un modèle de message téléphonique 

Si vous cherchez un moyen de rendre la communication de votre entreprise beaucoup plus productive et efficace, vous pouvez commencer à utiliser des modèles de messages téléphoniques. Lorsque vous les utiliserez, vous pourrez suivre tous les messages téléphoniques entrants et vous pourrez également enregistrer des informations importantes sur vos clients. Ce modèle peut être un outil très utile pour les entreprises et les organisations, surtout s'il est bien créé et utilisé.

Dans cette section, nous découvrirons les avantages de l’utilisation de tels modèles. Comme vous l'avez lu dans la section précédente, ces modèles contiendront de nombreuses informations utiles qui peuvent être utilisées à différentes fins. Voici les avantages :

• Lorsque vous demandez à vos employés d'enregistrer chaque appel, cela vous permettra de garder une trace de tous les appels téléphoniques entrant dans votre organisation. Si vous avez bien conçu votre modèle, il contiendra des données cruciales que vous pourrez utiliser pour de futures transactions.
• Lorsque vous demandez à vos employés de prendre des messages pour des personnes qui ne sont pas disponibles, les messages peuvent alors être transmis efficacement à la personne en question. Ceci est important et peut être très bénéfique pour maintenir la communication ouverte quelles que soient les circonstances.
• Ces types de modèles peuvent être utilisés à des fins diverses, ils sont très polyvalents. Tout ce que vous avez à faire est de créer un modèle, puis de diffuser les instructions sur la manière dont ils doivent être utilisés. Ils peuvent être utilisés pour une communication efficace et pour garantir que vous ne manquiez rien d’important.

Comme vous pouvez le constater, ces modèles sont vraiment importants, aussi simples soient-ils. Avant de passer à l'apprentissage des modèles de messages vocaux, apprenons quelques conseils pour prendre efficacement les messages téléphoniques.

 

Conseils pour prendre efficacement les messages téléphoniques 

Créer un modèle de message téléphonique est la première étape pour démarrer une bonne procédure de communication téléphonique, mais cela ne s'arrête pas là. Le simple fait d'avoir le modèle ne sert à rien si vous ne savez pas comment l'utiliser correctement. Pour vous guider, voici quelques conseils qui peuvent vous être utiles :

• Guidez les personnes de votre bureau ou de votre domicile sur la façon d'utiliser les modèles. Chacun doit savoir à quoi ils servent et comment ils vont être utilisés. Au lieu de griffonner des messages sur des morceaux de papier aléatoires qui peuvent se perdre ou s'égarer, écrire sur le modèle permettrait d'en tirer le meilleur parti.
• Assurez-vous que votre modèle dispose de suffisamment d'espace pour que le destinataire de l'appel puisse écrire. Cela est particulièrement vrai pour les modèles conçus pour les bureaux ou les organisations. Il est nécessaire d'inclure de nombreuses informations pour que la personne à qui l'appel est adressé soit bien informée de tous les détails de l'appel.
• Les modèles doivent être placés juste à côté du téléphone du bureau, avec un stylo fonctionnel et une sauvegarde. Ainsi, vous n'avez pas à vous démener pour trouver un autre stylo lorsque celui que vous utilisez est à court d'encre.
• Pour éviter toute confusion et tout malentendu, assurez-vous que votre modèle est clair et qu'il dispose d'un espace pour tous les détails pertinents. Le destinataire de l'appel doit être capable d'écrire clairement toutes les informations et d'utiliser le modèle comme référence pour poser les bonnes questions à l'appelant.
• N'oubliez pas que la date et l'heure de l'appel sont importantes, c'est donc une bonne idée de mettre ces informations en haut du modèle. L'enregistrement de la date et de l'heure aidera le destinataire à se souvenir de la conversation. En dehors de cela, l’enregistrement de ces informations peut être important si vous avez besoin d’une vérification à des fins juridiques.
• Pendant que vous écrivez les informations, demandez l’orthographe correcte des noms. Il s’agit d’être précis lors de l’enregistrement des informations.
• Demandez si l'appel ou le message est urgent. Cela vous permettrait de déterminer si vous avez vraiment besoin de trouver ou de contacter immédiatement la personne que vous appelez ou si vous pouvez attendre son retour.
• Avant de raccrocher, lisez les détails de votre message à l'appelant pour vous assurer que vous n'avez pas commis d'erreur.
• Au bas de votre modèle, écrivez votre nom ou vos initiales pour indiquer que vous avez reçu l'appel. Cela donnerait à la personne que vous avez appelée la possibilité de demander des éclaircissements si quelque chose n'est pas clair.
• Enfin, assurez-vous que la personne à qui l’appel est destiné reçoit le message dans les plus brefs délais.

Écrivez vos initiales au bas du message. De cette façon, si des éclaircissements sont nécessaires, vous pourrez être contacté directement. Une fois que vous avez pris le message, assurez-vous de le placer à un endroit où le destinataire peut le trouver. Ayez un emplacement commun pour récupérer le message ou placez-le là où il peut être vu.

 

Modèles de messages téléphoniques

Options du modèle de message d'accueil de messagerie vocale 

Les modèles conviennent généralement aux téléphones au travail. Cependant, vous disposerez très probablement de votre propre appareil mobile avec lequel vos clients pourront vous contacter. Dans de tels cas, il se peut que vous ne puissiez toujours pas répondre aux appels, pour différentes raisons. C'est là qu'intervient la messagerie vocale.

De nos jours, la messagerie vocale devient de plus en plus populaire. Si vous disposez de votre propre messagerie vocale ou système téléphonique pour téléphones dans votre bureau, vous pouvez disposer de différentes options quant au type de message d'accueil que vous pouvez composer :

salutation générale

Ce type de message d'accueil est le type par défaut généralement utilisé si personne au bureau n'établit ou ne compose un autre type de message d'accueil.

salutation interne

Ce type de message d'accueil est utilisé pour les personnes qui vous appelleront au sein de l'entreprise. Il peut s'agir d'une personne d'un autre service ou d'une autre extension d'appel.

salutation externe

Ce type de message d'accueil est utilisé pour les personnes qui vous appelleront de l'extérieur de l'entreprise. Vous pouvez le composer vous-même pour votre propre téléphone professionnel ou il diffusera un message d'accueil général de l'entreprise pour les appelants.

salutation d'absence du bureau

Ce type de message d'accueil peut être utilisé si vous êtes absent du bureau pendant un certain temps. Vous pouvez généralement définir les dates de début et de fin du message d'accueil automatique afin de ne pas avoir à le désactiver à votre retour.

salutation occupé

Ce type de message d'accueil peut être utilisé lorsque vous souhaitez informer les appelants que vous êtes au bureau, mais que vous ne pouvez pas répondre à leur appel à ce moment-là, pour une raison quelconque.

Selon les procédures de l'entreprise, vous pouvez rédiger votre propre message ou utiliser des messages automatisés déjà fournis par l'entreprise. Pour vous aider à créer un excellent message de bienvenue, passons en revue les bases.

 

Éléments de base d'un bon message d'accueil par messagerie vocale 

Faire un message d'accueil pour vos messages vocaux est facile, mais cela ne veut pas dire que c'est simple. Surtout lorsque vous créez un message d'accueil vocal professionnel ou un message d'accueil vocal professionnel, vous devez inclure certains éléments de base. Ceux-ci inclus: 

Salutation

Votre salutation doit être brève mais agréable. Il n'est pas nécessaire que ce soit trop formel, mais assurez-vous que ce ne soit pas trop informel non plus. 

Votre nom

Assurez-vous de mentionner votre nom. Même si l'appelant sait déjà qui vous appelez, c'est une bonne idée de mentionner son nom. C'est au cas où l'appelant ne vous connaît pas et vient de recevoir votre numéro.

Le nom de votre entreprise, le nom de votre service ou les deux

Il s'agit d'informations utiles à partager afin que l'appelant sache exactement qui il appelle. En donnant le nom de votre entreprise et de votre service, vous vérifierez qui vous êtes.

Une déclaration indiquant à l'appelant que vous ne pouvez pas prendre son appel

Vous pouvez préciser la raison pour laquelle vous ne pouvez pas prendre d'appels ou être plus général avec votre relevé de compte. 

Une invitation à laisser un court message

Incluez également une invitation pour que l'appelant laisse un court message. Ce message porterait sur la raison pour laquelle il vous a appelé.

Dites à l'appelant quand il peut vous rappeler

Vous pouvez également inclure une déclaration indiquant quand vous pourrez rappeler. Cela n'est peut-être pas si important, surtout si vous remarquez que votre message d'accueil devient un peu long.

Qui contacter en cas d'urgence

Le cas échéant, vous pouvez fournir le nom et le numéro de la personne que l'appelant peut contacter en cas d'urgence.

Inclure toutes ces informations dans votre message d’accueil le rendra efficace. Une bonne chose à retenir est que votre message d’accueil doit durer 20 à 25 secondes et pas plus. Essayez d'éviter de rédiger un long message qui fournit trop d'informations. Outre les éléments d’un message d’accueil, il existe également différents types que vous pouvez composer, que nous verrons ci-dessous.

Types de messages d'accueil de messagerie vocale avec exemples 

Maintenant que vous connaissez les différents éléments des salutations, discutons des différents types de salutations que vous pouvez composer. Le type de message d'accueil dépendra s'il sera utilisé pour le travail ou sur votre appareil personnel. Voici les différents types : 

Salutations de messagerie vocale professionnelle

Ces types de salutations sont généralement composés pour les numéros de téléphone de travail ou de bureau d'une entreprise ou d'une organisation. Vous pouvez composer un message qui sera diffusé aux clients ou aux clients qui vous appelleront au travail. Il est important d’écrire ce type de salutation sur une note plus formelle, car elle sera entendue par les clients potentiels. Voici quelques exemples d’une telle salutation :

• Bonjour, vous avez contacté le bureau de [mentionnez votre nom] à [mentionnez le nom de votre entreprise]. Je m'excuse, mais pour le moment, je ne suis pas disponible pour répondre à votre appel. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de contact et un court message après la tonalité. Je transmettrai votre message à la personne appropriée dans les plus brefs délais.
• Bonjour, je m'appelle [mentionnez votre nom]. Je suis au téléphone ou je ne suis pas à mon bureau en ce moment. Laissez votre nom et votre numéro de contact ainsi qu’un court message. Je vous contacterai dès que possible.
• Bonjour, vous avez contacté le bureau de [mentionnez votre nom]. Je ne serai pas au bureau du [mentionnez votre date de début] jusqu'au [mentionnez votre date de retour]. Vous pouvez m'appeler à mon retour ou laisser un court message après la tonalité. Cependant, en cas d'urgence, vous pouvez me contacter sur mon numéro de portable qui est [mentionner votre numéro de portable].

Salutations de messagerie vocale professionnelle

Ces types de salutations sont généralement plus concis et directs. Cette salutation est généralement plus courte, mais nécessite plus de réflexion pour transmettre le message. Parfois, aller tout droit peut être l’option la plus idéale et peut être un excellent moyen de montrer que vous êtes très professionnel. Voici quelques exemples pour vous :

• Vous avez contacté [mentionnez votre nom] à [mentionnez votre entreprise]. Laissez votre nom, votre numéro de contact et un court message après la tonalité. Je vous rappellerai dans les plus brefs délais.
• Vous avez contacté [mentionnez votre nom] à [mentionnez votre entreprise]. Laissez votre nom, votre numéro de contact et un court message après la tonalité. Je vous contacterai dès que possible.
• Vous avez contacté [mentionnez votre nom] à [mentionnez votre entreprise]. Merci beaucoup pour votre appel. Désolé pour le dérangement, mais si vous laissez votre nom, votre numéro de contact et un court message, je vous rappellerai. Merci!

Salutations de messagerie vocale drôles

Composer ce type de salutations est amusant, mais ils ne s’appliquent pas à certaines situations. Vous pouvez créer un message d'accueil amusant pour votre propre boîte vocale personnelle. Cependant, il n’est pas adapté aux téléphones professionnels ou professionnels. Voici quelques exemples humoristiques pour vous :

• Vous avez atteint [mentionnez votre nom]. Merci d'avoir appelé, veuillez laisser votre nom, votre numéro et un court message. Je t'appellerai dès que j'aurai éteint ce feu.
• Vous avez atteint [mentionnez votre nom]. Merci d'avoir appelé, veuillez laisser votre nom, votre numéro et un court message. Je vous contacterai dès que possible. J'aurais répondu, mais j'étais déjà au téléphone avec le président, je le jure !
• Vous avez atteint [mentionnez votre nom]. Merci d'avoir appelé, veuillez laisser votre nom, votre numéro et un court message. Cependant, si vous êtes [mentionnez le nom de la célébrité que vous aimez], veuillez appeler ma hotline.

Le choix du type de message à rédiger dépend de différents facteurs, mais principalement de ce qui est approprié. Il y a d’autres choses à penser et à prendre en compte lors de la rédaction de ce type de messages. Passons-les en revue ci-dessous.

À quoi faut-il penser lors de l'envoi de messages d'accueil sur la messagerie vocale

La plupart du temps, le message d’accueil que vous composez pour votre messagerie vocale constitue le premier contact entre vous et vos clients. Il est donc crucial que vous fassiez une bonne première impression. Pour ce faire, vous devez prendre en compte ces 4 facteurs : 

Information

Le facteur le plus important à considérer est l’information contenue dans votre message d’accueil. Aussi bref soit-il, vous devez fournir tout ce qui est pertinent pour que votre message d'accueil soit efficace.

Validation

Pensez à la validation. L’appelant doit ressentir 2 sentiments importants grâce à votre message d’accueil. La première consiste à remercier l’appelant d’avoir pris le temps de passer l’appel. Et la seconde est de s'excuser d'avoir manqué l'appel. Vous devez en inclure un ou, si possible, utiliser les deux. 

Motivation

Il est important de se rappeler que lorsque quelqu’un vous appelle, c’est parce qu’il est intéressé. Désormais, s’ils atteignent votre messagerie vocale, vous pouvez potentiellement gagner ou perdre le client. Votre message d’accueil doit donc agir comme un facteur de motivation pour maintenir l’intérêt des clients. Alors réfléchissez à ça. 

Long

Pensez à la durée de votre salutation. Si c'est trop long, vous pourriez finir par perdre des clients potentiels. Ils peuvent raccrocher au lieu d'écouter l'intégralité du message. Alors n’oubliez pas d’être bref, doux et précis. Généralement, une salutation ne doit pas dépasser 25 secondes pour être efficace.