Un rapport de paie est un document important dans le fonctionnement d’une entreprise. Il fournit des informations cruciales sur vos ressources humaines, qui peuvent être utilisées pour contrôler les coûts de main-d'œuvre. Les auditeurs utilisent les rapports de paie lorsqu'ils effectuent des audits ou préparent des rapports fiscaux. La direction de l'entreprise peut utiliser les rapports de paie pour décider si c'est le bon moment pour récompenser les employés avec des augmentations de salaire, attribuer des primes ou embaucher davantage de travailleurs. Il s'agit d'un document d'information que les employés peuvent utiliser pour mieux comprendre comment le service des salaires est arrivé à leur salaire net.
Modèles de rapports de paie
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Qu'est-ce qu'un modèle de rapport récapitulatif de paie ?
Un modèle de rapport récapitulatif de paie est un modèle qui contient des informations détaillées sur les paiements et les retenues des employés . Il contient des détails tels que le paiement des heures supplémentaires, les impôts retenus, les taux horaires, le nombre total d'heures travaillées, les indemnités de vacances, etc.
Le document aide les propriétaires d'entreprise à croiser les informations financières et à vérifier les obligations fiscales. Si un employé souhaite savoir pourquoi il a reçu un certain montant net, le document est utilisé pour confirmer tous ses paiements et déductions accumulés.
Modèles de rapport de synthèse de paie
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Types de modèles de rapport de synthèse de paie
Les rapports de paie sont réalisés selon les besoins spécifiques de l'entreprise. Ils prennent différentes formes et noms selon la façon dont ils sont personnalisés. Les types de modèles de rapport les plus courants sont les suivants.
Rapport récapitulatif de la paie
Il s'agit d'une feuille de paie imprimable qui affiche les détails de paie d'un employé individuel, d'un seul service ou du rapport de paie à l'échelle de l'entreprise. En règle générale, cette feuille de paie imprimable est personnalisée pour afficher les paiements des travailleurs pour une période spécifique.
La période peut être d'un mois, d'un quart d'année, d'un semestre ou de toute autre période. Affiche le salaire brut, les déductions fiscales, les autres déductions et le salaire net. Il s'agit du rapport qui est remis aux employés individuels chaque fois qu'ils souhaitent connaître le récapitulatif de leurs retenues. En vertu de la FLSA, l'employé a droit à ce rapport.
Rapport de paie détaillé
Ce modèle de grand livre de paie est différent d'un rapport récapitulatif. Affiche un rapport détaillé pour une période donnée. Sous forme de rapport récapitulatif, il affiche des détails sur des employés individuels, des départements ou l'ensemble de l'entreprise. Affiche l'historique des paiements dans une vue en grille avec les données par date, jour par jour.
Un employeur peut utiliser ce rapport pour connaître les heures accumulées versées par les employeurs à l'entreprise. L’entreprise connaîtra les salaires accumulés versés et les impôts/déductions accumulés retenus. Cela aide une entreprise à peser le nombre total d’heures travaillées par rapport à la production totale reçue.
Si le nombre total d'heures travaillées était important mais que la production était limitée, l'entreprise pourrait décider de revoir ses effectifs. Ils peuvent les recycler pour améliorer leurs compétences, les recycler ou modifier leur style de travail.
Rapport de paie de responsabilité fiscale
Il s'agit d'un modèle de rapport récapitulatif de paie qui indique le montant des impôts retenus sur les travailleurs. Il montre le total que l'entreprise a remis au gouvernement et le total impayé. Le rapport garantit que l'entreprise ne subit pas de pénalités en raison de déclarations fiscales tardives ou de déclarations de montants incorrects.
Ce rapport est préparé annuellement ou trimestriellement et comprend les impôts retenus pour le gouvernement fédéral et celui des États. Les rapports de paie sur les obligations fiscales les plus courants sont les suivants : –
Formulaire 940 – Ce rapport est préparé en vertu de la loi fiscale FUTA. Il s'agit d'un formulaire fiscal annuel.
Formulaire 941 – Préparé en vertu de la FICA et de la loi fédérale sur l’impôt sur le revenu. Il s'agit d'un formulaire trimestriel.
Formulaire W-2 – Le formulaire est destiné aux employés et est préparé chaque année
Certains gouvernements des États exigent que des formulaires presque équivalents leur soient communiqués. La direction de l’entreprise doit s’assurer de vérifier les lois de l’État local afin de ne pas enfreindre les lois fiscales et de ne pas subir de sanctions de la part du gouvernement de l’État.
Rapport sommaire des employés
Il s'agit d'une feuille de paie imprimable qui détaille les informations de paie des employés et leurs données personnelles détaillées. Affiche le taux de rémunération horaire, les déductions fiscales mises à jour et des informations personnelles détaillées telles que les noms, adresses et années de service.
Le rapport résume le nombre total d'heures travaillées par l'employé dans l'entreprise et peut inclure des tâches spécifiques effectuées par l'employé. La plupart du temps, les entreprises utilisent ce rapport pour résumer la productivité des employés.
Après avoir résumé le total des heures travaillées, l’entrepreneur peut le comparer au travail total effectué. Cela aidera l'employeur à déterminer si l'employé mérite d'être retenu ou non.
Rapport de paie de retraite
Il s'agit d'un modèle de registre de paie qui montre les cotisations versées par un employé à des entités de retraite telles qu'un 403-B ou un 401-K. Le grand livre général confirme si tous les fonds de retraite retenus auprès des employés ont été remis aux entités de régime de retraite respectives. Si un employé a une plainte concernant son rapport de cotisations de retraite, ce livre peut être utilisé pour résoudre le différend.
Rapport sur les congés payés
Le rapport sur les congés payés indique le montant des congés payés qu'un employé a pris au cours d'une période donnée. Calculez les heures de prise de force restantes. Ce rapport aide une entreprise à mieux planifier ses horaires de travail pour éviter les pénuries de main-d'œuvre ou le recrutement excessif.
Rapport sur l'indemnisation des accidents du travail
Ce rapport montre le total des paiements reçus par tous les travailleurs. Il est créé lorsqu'une entreprise cherche à embaucher un assureur. Il peut vous aider à calculer les primes et à trouver le meilleur assureur proposant des primes raisonnables.
Rapport sur les frais de service de paie
Il s'agit d'un grand livre qui montre les factures reçues d'un fournisseur de services de paie.
Que contient un rapport de paie ?
Une feuille de paie imprimable fournit un résumé de l'activité de paie à l'échelle de l'entreprise. Un rapport de paie complet doit inclure les détails suivants.
Salaire brut
Avant que l'argent ne soit déduit du salaire d'un travailleur, le montant total gagné est appelé salaire brut. Il est calculé en additionnant le total des heures travaillées par le salarié multiplié par le salaire horaire. Comprend toute rémunération des heures supplémentaires, indemnités, primes, avantages sociaux, etc. La feuille de paie imprimable doit contenir ces détails comme salaire brut.
Salaire brut ajusté
Le salaire brut ajusté montre le solde salarial restant après déduction des cotisations individuelles des employés ou après déduction de l'argent tel que l'assurance, la retraite, les soins médicaux, le syndicat, etc.
Salaire net
Il s’agit du montant qu’un salarié reçoit sur son compte bancaire ou par chèque. C'est le solde qui reste après que toutes les déductions ont été effectuées, y compris l'argent emprunté à l'entreprise.
Impôts et cotisations
Il s'agit de cotisations versées par un employé à la loi fédérale sur les cotisations d'assurance.
fiches de paie imprimables
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Comment faire un rapport de paie ?
Le modèle de grand livre de paie d’une entreprise est différent du suivant. La direction analyse leurs besoins uniques et crée un modèle de rapport récapitulatif de paie qui les représente. Quels que soient les besoins uniques d’une entreprise, chaque rapport de paie a une structure similaire.
informations importantes nécessaires
Vous devez d’abord décider quelles informations doivent apparaître dans le modèle de grand livre de paie. Il s'agit d'informations qui peuvent être partagées avec des tiers. Les informations telles que les informations médicales/sanitaires ne doivent pas être incluses dans le livret de paie.
Vous devez d’abord avoir les intérêts de l’entreprise. Par exemple, vous envisagez peut-être de demander un prêt à l’avenir. La paie doit être créée pour refléter votre capacité à assurer le service de votre prêt. Si vous souhaitez l'utiliser à des fins de prêt, vous ne devez pas inclure les détails de l'employé tels que son nom, ses cotisations aux prestations de retraite, etc.
Si la paie est destinée à un usage interne uniquement, il n'y a aucun problème à inclure les données des employés. Assurez-vous qu'il indique votre nom complet, votre numéro d'emploi, votre numéro d'assurance, votre cotisation de retraite, votre assurance maladie, etc.
Il doit également indiquer le salaire brut, les retenues et autres avantages de l'employé. En résumé, les principales informations du modèle de grand livre de paie doivent être les suivantes :
Noms des employés – Ceux-ci doivent être organisés de manière à ce que les rapports des employés individuels puissent être imprimés.
Salaire brut – le montant brut gagné au cours d’une période donnée
Détails de la contribution d'assurance , c'est-à-dire le fournisseur d'assurance et les primes payées mensuellement
Tout prêt attaché à votre salaire – fournissez les coordonnées du prêteur, les mensualités et la date d'échéance chaque mois
Numéro de cotisation retraite : numéro 401k, nombre de cotisations mensuelles. Numéro d'assurance maladie – prestataire de santé, montant retenu chaque mois.
Déterminer la période du bulletin de salaire imprimable
Votre livret de paie doit avoir une période prédéterminée. Vous pouvez décider de générer un rapport mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Tout dépend de la raison pour laquelle vous souhaitez obtenir le rapport. Si un employé demande un rapport individuel, il peut sélectionner la plage horaire souhaitée et générer son rapport individuel.
Si, par exemple, vous souhaitez décider d'augmenter ou de maintenir les salaires, vous pouvez générer un rapport de paie annuel imprimable ou couvrir deux ou trois ans. Cela vous aidera à avoir une meilleure vue des dépenses salariales de l’entreprise. Un rapport sur un an peut suffire à un prêteur, à moins que vous ne demandiez plus de détails.
Remplissez les informations de paie
Après avoir déterminé toutes les informations requises dans votre rapport de paie et la période, il est temps de renseigner les détails. Il existe différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour générer un modèle de paie, mais la plus simple consiste à le télécharger en ligne.
Consultez les différentes feuilles de paie imprimables disponibles en ligne pour vous aider à décider laquelle correspond le mieux à vos besoins. Si vous en trouvez un, adoptez-le comme modèle de paie, mais sinon, vous pouvez ajouter des lignes et des colonnes en fonction de vos besoins. Le moyen le plus simple d'insérer des données consiste à importer vos détails de paie à partir du système de paie. Alternativement, vous pouvez insérer manuellement, mais vous devez faire attention à éviter les erreurs de frappe.
Testez les résultats
De nos jours, les données sont très importantes dans une entreprise, quel que soit leur type. Les entreprises s’en servent pour prendre des décisions, tester les performances, améliorer leurs lignes de production, leurs lignes de livraison, etc. Le rapport obtenu à partir du modèle de livre de paie ne sert pas seulement à disposer d'un rapport prêt, mais également à améliorer l'entreprise.
Après avoir terminé vos saisies, examinez votre rapport pour vérifier les erreurs et les corriger. Ensuite, obtenez des informations du rapport. Découvrez si les paiements horaires correspondent à la productivité. Sinon, vérifiez si votre équipement ou vos machines nécessitent des mises à niveau. Découvrez si ce sont les superviseurs qui ne sont pas performants ou si vous avez peut-être surembauché.
Vous préparez peut-être le rapport de paie à partager avec un prêteur. Confirmez si vous présentez les éléments importants. Vérifiez si vous avez inclus des informations qui ne doivent pas être partagées avec des tiers et supprimez-les. Vous pouvez appeler votre équipe de direction et analyser le rapport pour obtenir plus d'informations.
Modèles de grand livre de paie
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Les étapes importantes de la préparation de la paie
Il n’est pas facile de mener à bien le processus de préparation de la paie de votre entreprise. Pour vous aider à terminer facilement le traitement de votre paie, ces étapes importantes vous aideront.
Collecter des informations
Préparez toutes les informations nécessaires pour vous. La meilleure façon de préparer vos informations est de les collecter auprès des employés le jour de leur embauche. Faites remplir et préparer votre formulaire W-4. Disposez d'informations détaillées sur les plans de retraite, les formulaires fiscaux de l'État, les assurances, les avantages sociaux fournis par l'entreprise, le salaire horaire, etc.
Calculer le salaire net
Le salaire net est le salaire brut moins tous les impôts et avantages retenus. Calculer les taxes médicales et sociales.
Salaire – Le salaire net est ce qu'un employé devrait recevoir. Vous pouvez les payer par virement bancaire ou par chèque. Le bulletin de paie ci-joint est généré à partir du rapport de paie. Le bon indique les détails de votre salaire brut, les paiements retenus et le montant net que vous recevrez.
Rapport – Un autre rapport doit être généré à partir de la paie qui sera déposé avec les retenues d'impôt fédérales et étatiques. Les départements qui exigent le rapport sont-
- Taxes médicales
- Sécurité sociale
- IRS
- Département d'État du Revenu
paiements retenus
Ces paiements comprennent les impôts et les prestations. Après avoir fidélisé vos collaborateurs, vous devez les envoyer vers les entités correspondantes. Ceux-ci sont
- Entités fiscales
- Entités de régimes de retraite
- Prestations médicales, etc.
Fusion de la paie avec les écritures comptables
Votre dernière étape consistera à publier tous les détails de la paie dans le système comptable de l'entreprise. Certains États ont une règle selon laquelle les entreprises doivent déclarer la masse salariale sur le bulletin de paie. Découvrez si cela est une exigence dans votre état et agissez en conséquence.
S'il y a des changements dans la paie, assurez-vous de les saisir correctement. Les changements peuvent être dus à des augmentations de salaire, des promotions, de nouvelles embauches, des départs de travailleurs, etc. À mesure que les paiements ou les impôts changent, le modèle de rapport récapitulatif de la paie doit également changer pour refléter le statut actuel.
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