40 modèles et exemples d'analyse des écarts (Word, Excel, PDF)

Un modèle d'analyse des écarts est un outil visuel qui consiste à comparer les performances réelles avec les performances potentielles ou souhaitées. Quel que soit le type d'organisation que vous représentez, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un gouvernement, un graphique peut être un moyen utile de montrer aux employés, ainsi qu'aux superviseurs, où devraient se situer les marges. Avec un graphique précis, vous serez en mesure de voir où se situent les problèmes actuels et potentiels, qu'il s'agisse d'une mauvaise utilisation des ressources actuelles ou d'un renoncement à un investissement en capital ou en technologie. 

Quelles sont les autres raisons d’utiliser un modèle d’analyse des écarts ?

• Mesurer les écarts est la première étape pour améliorer la satisfaction client.
• Des avantages concurrentiels peuvent être obtenus en dépassant les attentes des clients décrites dans l'analyse des écarts.
• Une analyse des écarts est un outil permettant de réduire l’écart entre les perceptions et la réalité, améliorant ainsi la satisfaction client.
• Une analyse des écarts est applicable à tout aspect de l’industrie où des améliorations des performances sont souhaitées.
• Une analyse des écarts est claire et facilement compréhensible.
• Une analyse des écarts peut être utilisée lors de l’élaboration d’un programme d’avantages sociaux des employés.

Modèles d'analyse des écarts

Utiliser un modèle d'analyse des écarts pour évaluer les progrès de l'entreprise

De nombreux propriétaires d’entreprise utilisent des organigrammes et des visuels pour mieux transmettre le message qu’ils tentent de transmettre. Un simple coup d’œil peut révéler les inefficacités dont l’entreprise pourrait souffrir. L'outil commercial pourrait être utilisé pour expliquer la satisfaction et documenter les domaines à améliorer. Cela permet aux employés de comprendre et de suivre plus facilement les attentes futures. L'analyse des écarts est extrêmement utile dans tous les aspects du lieu de travail et constitue un moyen clair et formel de montrer aux employés les progrès que vous souhaitez réaliser.

Utiliser une analyse des écarts pour restructurer

Souvent, lorsque vous utilisez une analyse des écarts pour votre entreprise, le problème dont vous ignoriez même l'existence deviendra apparent. De cette façon, nous pouvons nous débarrasser des inefficacités que peut avoir l’entreprise. Un rapide coup d’œil à l’organigramme peut vous révéler tout, des problèmes d’organisation aux erreurs de production. Vous pouvez découvrir ce qui manque à votre entreprise pour réaliser les ventes du mois prochain ou de l'année prochaine , car vous couvrez une gamme très large.

Si vous cherchez à économiser du temps, de l'argent et des ressources tout en utilisant le capital et la main-d'œuvre de manière responsable, une analyse des écarts est la meilleure solution. Recherchez les sauts importants d’une colonne à l’autre sans raison apparente dont vous êtes conscient. L’avantage d’un graphique d’analyse des écarts est que vous ciblez les domaines clés et que vous vous concentrez sur un point problématique si nécessaire. Le réorganiser est également très simple et facile, mais cela peut être un concept difficile à comprendre pour les personnes qui ne voient pas le modèle d'analyse des écarts. Parfois, il peut être avantageux pour vous et vos employés d’en remplir un dans tous les domaines dans lesquels vous êtes efficace.À tout le moins, assurez-vous que tout le monde en a une copie et puisse voir physiquement ce que vous essayez d'expliquer.

Pourquoi une analyse des écarts fonctionne-t-elle si bien ?

Gérer une petite entreprise peut être très difficile, il est donc très important de disposer de tous les bons outils. Ils permettent de transmettre facilement les bons messages à toutes les bonnes personnes d'une manière facile à comprendre. C'est l'une des raisons pour lesquelles tant d'entreprises utilisent nos modèles. Un modèle d’analyse des écarts n’est pas différent.

Les organigrammes peuvent être utilisés de manière universelle et cela s'applique également à une analyse des écarts. Bien que tout le monde ne puisse pas comprendre les mêmes mots et langues que nous, la plupart comprennent les nombres, surtout lorsqu'ils sont organisés de manière simple et facile à comprendre. Même si cela a déjà été mentionné, il est important de noter la grande différence que cela peut faire.

Qu'y a-t-il de bien dans une analyse des écarts ?

Bien que de nombreuses méthodes pour effectuer une analyse des écarts commencent par observer les performances de votre propre entreprise, je pense qu'il est utile d'avoir d'abord un objectif en tête avant d'utiliser le processus d'analyse. Certaines entreprises se tournent vers l’analyse comparative et les meilleures pratiques d’autres entreprises pour effectuer leur analyse des écarts. C’est pourquoi une analyse des écarts est si gagnant-gagnant.

Le modèle d’analyse des écarts est universel. Il peut être utilisé pour n’importe quelle entreprise ou entreprise, à tout moment et de n’importe quelle manière. Il met tout sur la table à des fins stratégiques et aide à la planification future de meilleures méthodes commerciales.

Comme déjà mentionné, une analyse des écarts est une sorte d’organigramme qui permet à vos employés ou superviseurs d’augmenter leurs profits et de faire de leur mieux pour le bien de l’entreprise. Les gestionnaires peuvent utiliser l’analyse des écarts pour déterminer quelle devrait être leur prochaine action afin de maximiser les changements et, par conséquent, maximiser les changements positifs qui se produiront.

Le meilleur changement qui se produira avec l’utilisation d’une analyse des écarts est la facilité et la portabilité de la feuille de calcul. Que vous souhaitiez parler de quelque chose au bureau ou dans un cadre social, vous n'aurez pas à transporter un tas de papiers dans une mallette ou quoi que ce soit d'autre. Vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin sur une belle feuille soignée.

Exemples d'analyse des écarts

 

Quand ne pas utiliser une analyse des écarts.

Lorsque l’on examine les raisons pour lesquelles il ne faut pas utiliser une analyse des écarts, il est toujours bon de se rappeler à quoi sert exactement l’outil organisationnel. Encore une fois, une analyse des écarts est une technique que les entreprises utilisent pour déterminer les mesures à prendre pour passer de leur état actuel à l’état futur souhaité. Il consiste en une liste de facteurs caractéristiques tels que les attributs, les compétences et les niveaux de performance de la situation actuelle, ainsi qu'une liste de facteurs nécessaires pour atteindre les objectifs futurs. Il fait également un travail incroyable en mettant en évidence les lacunes qui existent et doivent être comblées. Une analyse des écarts bien préparée oblige une entreprise à réfléchir sur qui elle est et à se demander qui elle veut être à l’avenir.

Une chose qu’une analyse des écarts ne peut pas faire est de montrer la complexité du problème qui peut exister au sein de votre entreprise. Par exemple, une analyse des écarts peut montrer qu'un problème survient au sein du service comptable, mais cela ne vous dit pas exactement où quelqu'un fait des erreurs ni qui est l'auteur du problème. Il s’agit peut-être d’un domaine dans lequel un autre outil d’organisation serait utile.

Un autre inconvénient de l'analyse des écarts est le fait qu'il s'agit d'une opération ponctuelle, existante à l'heure actuelle, mais incorrecte à chaque seconde après son impression ou sa finalisation. Ce que je veux dire, c'est qu'une analyse des écarts doit être tenue à jour. Dans un monde en constante évolution, les ventes sont toujours réalisées, il est important que vous montriez la fiche à un superviseur dès que vous la terminez car les choses pourraient changer rapidement en quelques jours si vous le permettez.

Une fois que vous avez terminé l’analyse des écarts

Comme pour tout ce que vous créez à l'intention des professionnels et du lieu de travail, il est toujours important de revoir votre analyse des écarts et de vous assurer qu'aucune erreur technique n'a été commise. Veuillez consulter la liste de contrôle suivante pour vous assurer que vos informations sont correctes.

• Examiner et réviser L'erreur humaine est toujours une possibilité lorsqu'il s'agit de transmettre des informations d'une chose à une autre. Nos yeux se fatiguent et il n’est pas impossible d’oublier un zéro dans une chose ou un deux dans une autre. Demandez-vous : « Tous les titres sont-ils corrects ? et s'il y a des inexactitudes, vérifiez les fichiers originaux, puis corrigez l'erreur.

• Formatez l'analyse des écarts pour qu'elle tienne sur un maximum de deux pages. Il est important que lorsque vous remettez à un collègue une page pleine de chiffres, il soit facile de les résoudre dans son esprit. Si vous avez quinze pages, vous ne voulez pas qu'ils aient à les parcourir plusieurs fois pour trouver quelque chose qu'ils essaient de trouver.

• Imprimer la feuille verticalement Il est préférable d'afficher une analyse des écarts en mode vertical pour plusieurs raisons. Premièrement, les colonnes et les lignes peuvent être déformées si elles ne sont pas placées correctement. Cela entraînerait une dérive des chiffres. C'est également plus facile à lire pour quelqu'un. En mode portrait, l’analyse des écarts se situe juste en dessous de la vision oculaire. Dans le paysage, les yeux se fatiguent sous la pression.

• Les chiffres sont-ils mélangés ? Il est important que lorsque vous présentez votre graphique ou votre feuille de calcul, vous soyez capable de lire avec précision tous les nombres qui vous semblent étranges. Ils doivent également être faciles à trouver et facilement identifiables par vos collègues.

• Gardez les couleurs au minimum S'il est important d'utiliser différentes couleurs, il est également important que ces couleurs ne soient pas flashy et qu'elles ne soient pas difficiles à voir. Vous devez utiliser une couleur claire et opaque avec un texte sombre ou un fond sombre avec un texte clair.

• Assurez-vous de respecter l'autorité. Ayez toujours des copies supplémentaires de l'analyse des écarts à portée de main pour que quelqu'un puisse les examiner et les vérifier, sinon vous risquez de ne pas être pris au sérieux. Personne ne veut se faire dire qu’il fait quelque chose de manière inefficace, mais la situation empire s’il n’y a aucune preuve.

• Assurez-vous de mettre en gras les chiffres importants. Si vous attirez l'attention sur une certaine zone, il est d'usage de mettre les chiffres en gras ou parfois en italique. Cela rend l’analyse des écarts plus claire et plus facile à lire.

• Créer une version numérique Si, pour une raison quelconque, vous avez créé l'analyse des écarts sur papier, il est important que vous la fassiez également sur ordinateur. Cela donne un aspect plus professionnel et crée une sauvegarde papier.

Documents d'analyse des écarts

 

Ai-je vraiment besoin d’une analyse des écarts ? 

La réponse à cette question peut être multiple. Cela dépend de la raison pour laquelle vous utilisez l’analyse des écarts. Si vous avez quelqu'un qui se spécialise dans la création de graphiques pour des présentations professionnelles, cela ne ferait pas de mal de lui demander conseil. Donnez-leur une copie et demandez-leur de l'examiner et de vous répondre avec leurs commentaires. Il serait bon d'avoir quelqu'un pour vérifier s'il y a une erreur dans le graphique ou la feuille de calcul.

Qu'est-ce qui peut faire ressortir mon analyse des écarts ?

Comme dit précédemment, l’utilisation correcte des couleurs fera vraiment ressortir votre analyse. Si vous utilisez accidentellement les mauvaises couleurs, cela peut être un problème car beaucoup de gens ne veulent pas regarder trop longtemps une feuille de papier violemment brillante. Vous pourriez vous retrouver dans un trou et la promotion que vous espériez obtenir pourrait échouer à cause de quelque chose d’aussi simple que la palette de couleurs.

Un autre élément très important concerne les chiffres et leur apparence sur la page. Il est important qu’ils aient l’air professionnels. Les plus importants doivent être en gras et être les plus faciles à lire et à comprendre.

L’option de surbrillance serait un bon investissement dans ce domaine si vous essayez de faire valoir un point, même si elle doit être utilisée avec une grande prudence. L’épaisseur des lignes et le soulignement peuvent également être utilisés dans l’analyse des écarts.

Quand l’analyse des écarts a-t-elle été utilisée pour la première fois ?

La première utilisation de l’analyse des écarts est inconnue, mais elle est réapparue au cours des derniers siècles et est devenue un élément fondamental de l’économie moderne. C'est devenu un moyen de classer dans quelle mesure un produit ou une solution répond à un besoin ou un ensemble d'exigences spécifiques. Autrement dit, on connaît désormais l’analyse des écarts pour déterminer si une entreprise résiste ou non. 

L'analyse des écarts n'a été présentée sous une forme visuelle et organisée qu'au début des années 1980 et même à cette époque, il existait de sérieuses différences dans ce que nous appelons aujourd'hui une analyse des écarts. La plupart des hommes d’affaires professionnels et des grands propriétaires de monopoles sont très reconnaissants de l’analyse des écarts et l’utilisent régulièrement. Ils sont actuellement utilisés partout dans le monde.

N'oubliez pas de télécharger votre modèle d'analyse des écarts dès aujourd'hui.