40 modèles et exemples de portée de travail prêts à l'emploi

La rédaction d'un cahier des charges de projet (SOW) est une partie importante des activités commerciales de nombreux entrepreneurs, en particulier ceux qui gèrent des projets à grande échelle pour d'autres entreprises. Votre énoncé des travaux explique non seulement les phases et les détails spécifiques d'un projet, mais il contribue également à raconter l'histoire du travail que vous envisagez d'effectuer. L’étendue des travaux que votre entreprise envisage de réaliser sera détaillée dans ce document.

Définir l'étendue des travaux

Parfois, il est important de définir un document. Le document sur la portée des travaux est aussi parfois appelé « énoncé des travaux ». Pour cette page, nous appellerons le document « portée des travaux », mais n'oubliez pas que vous pouvez utiliser n'importe lequel de ces éléments de manière interchangeable. Le document SOW sert de contrat ou d'accord contenant des informations sur la manière dont le travail effectué sera effectué. Dans le SOW, votre contenu doit expliquer les étapes, rapports, livrables ou autres livrables et résultats que votre entreprise réalisera. Vous devez également inclure un calendrier pour chaque livrable .

Cette page contient un modèle de portée des travaux que vous pouvez télécharger et personnaliser.

Modèles de portée des travaux

Pourquoi un document sur la portée des travaux est-il important ?

Un document sur la portée des travaux est une chose importante à utiliser si vous êtes une entreprise qui a des contrats avec d'autres entreprises . Si vous signez régulièrement des contrats, l'accord sur la portée des travaux vous aide à définir clairement les termes du projet, quel que soit votre secteur d'activité. Il sert de document formel qui décrit le travail à effectuer, le processus des activités, un calendrier des livrables et les conditions de paiement.

Quelles industries utilisent un périmètre de travail ? 

De nombreuses industries utilisent un document de portée de travail pour décrire les détails d'un projet. Voici une liste d’entreprises qui peuvent utiliser un SOW pour faire des affaires :

• éditeurs de logiciels
• entreprises de conception de sites Web
• Entreprises de construction
• plombiers
• entreprises de décoration
• entrepreneurs de mariage
• Agences de marketing
• entrepreneurs indépendants
• planificateurs d'événements
• Entreprises de réparation d'électroménagers
• Sous-traitants

Dans le monde numérique, la plupart des entreprises qui font affaire avec d’autres entreprises attribuent à chaque projet un chef de projet. Les chefs de projet doivent se familiariser avec les modèles de portée de travail, qui aideront toutes les personnes impliquées dans le projet à rester sur la bonne voie.

Comment rédiger un document de portée de travail

De nombreux entrepreneurs font l’erreur de copier-coller pour compléter leur travail en remplissant simplement les espaces vides d’un modèle. C’est un grand « non » à éviter. Utilisez votre modèle SOW pour impressionner vos clients et le compléter. Un bon document sur la portée des travaux renforcera auprès de vos clients que votre entreprise est la meilleure disponible pour le poste. Il expliquera les détails, tels que les travaux à effectuer, les hypothèses clés et le prix.

Il sert également de document juridique une fois les termes convenus.

Un document sur la portée des travaux n’est pas une proposition et ne doit jamais être traité comme tel. Il s’agit en fait d’un document qui est rédigé, souvent juste avant de commencer le travail. Il est généralement dactylographié et envoyé à une entreprise une fois la vente réalisée et comprend un devis pour les travaux à effectuer ainsi qu'un calendrier du projet.

Il est souvent envoyé à titre de suivi une fois que le client a conclu un accord oral pour travailler avec vous.

Que contient un périmètre de travail ? 

Tous les documents relatifs à l'étendue des travaux doivent contenir un calendrier, un calendrier, des informations clés sur le projet et, bien sûr, le prix final. Ils comprendront souvent également des variantes des éléments suivants :

• Objectifs : Tous les objectifs doivent être raisonnables et mesurables en termes de résultats. Les objectifs du projet doivent être discutés avant ce document, mais les documents doivent encore une fois réitérer votre objectif final. Si vous construisez une terrasse, il expliquera les dimensions et d'autres détails importants sur le produit final. Les objectifs doivent répondre à la question « Pourquoi ? » pour vous et votre client aussi. Si vous créez un SOW pour un client marketing, par exemple, l'objectif pourrait être « d'augmenter les ventes de 25 % en utilisant des promotions de coupons sur Facebook et Twitter ». Quel que soit votre objectif, il doit être réaliste à atteindre.De nombreuses personnes incluent des tâches dans la liste des livrables. Ceci est une erreur. Les livrables ne sont que cela… ce sont des éléments que vous remettez au client pour examen et approbation.
• Énoncé ou étendue des travaux : Cet énoncé définit les travaux à effectuer et les étapes pour les réaliser, ainsi que les livrables, c'est-à-dire les travaux à réaliser et à livrer au client. Par exemple, lorsqu’on rénove une salle de bain, on ne rénove pas tout d’un coup. Au lieu de cela, vous aborderez chaque étape dans l'ordre le plus logique, en commençant probablement par le remplacement de la baignoire, de la douche et des toilettes et en terminant par de nouveaux carreaux et coulis. Chacun de ces éléments comprendra également ses propres étapes. Parfois, les entreprises incluent des tâches dans la liste des livrables. Ce n'est pas la bonne façon de rédiger un cahier des charges. Les livrables sont le produit final que vous livrerez ensuite au client.Ce sont des éléments tangibles qui sont facilement acceptés ou rejetés. Il est également important d'indiquer exactement quels livrables sont créés et d'inclure des détails qui décrivent avec précision chaque livrable. S'il s'agit de marchandises telles que des produits, indiquez la taille, le poids, la quantité et la description. Ne commettez pas l'erreur de donner au client des options ou des alternatives en termes de portée ; Au moment où vous rédigez ce document, toutes les décisions devraient déjà avoir été prises. L'EDT doit être rédigé sous la forme d'une déclaration définitive destinée à « sceller l'accord ».
• Calendrier – C'est ici que vous définirez des jalons. Dates de réalisation de chaque projet, avec des détails sur qui fera quoi. Si votre entreprise implique plusieurs départements, vous devrez vous coordonner pour garantir que le calendrier est réalisable.
• Prix : Cela comprendra le coût de la main-d’œuvre, des marchandises et des éventuels sous-traitants. Si des étapes de paiement ou un dépôt initial sont requis, ces informations doivent être incluses dans la section de tarification SOR, et non dans le calendrier. Le calendrier s'applique uniquement aux livrables. La section de tarification doit informer votre client s'il paie un montant forfaitaire ou des conditions de paiement de temps et de matériaux, y compris un échéancier et des conditions de paiement . Assurez-vous de préciser si les paiements sont basés sur des étapes ou sur un calendrier.
• Acceptation : Il s'agit de la partie de l'étendue des travaux qui transforme votre document en un contrat exécutoire. Cette section comprendra la signature de votre client et la signature du représentant de l'entreprise. Ne démarrez jamais un projet sans obtenir cette signature. C'est plus qu'une simple formalité ; Il vous aidera en cas de litige et servira de contrat juridiquement contraignant pour les tribunaux.

Avant de rédiger votre cahier des charges

Un cahier des charges bien rédigé permet à votre entreprise de tirer le meilleur parti de vos contrats, contribue à renforcer la bonne volonté des clients et gagne leur respect en tant que professionnel accompli. L’utilisation d’un cahier des charges pour chaque projet peut vous aider à établir votre crédibilité, et vos clients seront convaincus que votre travail est toujours transparent et que le prix est équitable.

Avant de vous asseoir pour rédiger votre portée de travail, vous souhaiterez utiliser ces directives :

• Utilisez un modèle pour votre étendue de travail. Vous souhaiterez adapter un peu ce modèle pour refléter le style de langage utilisé par votre entreprise.
• Prenez le temps de regarder un exemple de portée des travaux. Il en existe de nombreux sur le Web, mais vous souhaiterez en trouver un spécifique à votre secteur.
• Prenez le temps de comprendre les exigences de vos clients, ainsi que leurs attentes concernant les objectifs, les délais et les résultats du projet. Si vous préparez un cahier des charges pour une agence gouvernementale, vous devrez peut-être utiliser les informations de votre appel d'offres pour rédiger un document clair.
• Partagez l’information avec tous les membres de votre équipe qui seront impliqués dans le projet. Assurez-vous d’écouter leurs préoccupations et de solliciter leur avis sur les jalons ou les délais.
• Décrivez le travail avec des détails clairs et ne rien omettre. Il doit être complet et fournir un aperçu complet du projet , ainsi que de la manière dont le projet sera mis en œuvre et géré. Incluez des informations sur les politiques et procédures qui peuvent affecter le projet.
• Si votre client n'est pas familier avec les documents de portée des travaux, vous pouvez lui montrer un exemple de portée des travaux de projets précédents. Cela les aidera à comprendre pourquoi vos spécifications sont si importantes et leur fera savoir que vous avez la capacité de gérer des projets complexes de manière professionnelle.
• Assurez-vous de mentionner toute assistance technique, conditions de garantie, contrats de maintenance et autres conditions générales importantes. Assurez-vous que si vous offrez une garantie, vous êtes précis lorsque vous décrivez ce qui peut annuler la garantie.

Exemples de portée des travaux

 

Créez un accord de travail impressionnant à l'aide des objectifs SMART 

Dans le monde des affaires, vous entendez peut-être beaucoup parler d’objectifs « intelligents », mais vous ne savez pas exactement ce que cela signifie, à part « intelligent ». SMART est en fait un acronyme fréquemment utilisé en marketing.  Fixer des objectifs SMART peut vous aider à créer un projet réaliste et à rester concentré sur les points. Voici ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous développez ces objectifs. (Cela s'écrit SMART quand vous mettez tout cela ensemble !) :

• Qu’allez-vous faire concrètement pour ce projet ? Assurez-vous d'inclure le prix, les couleurs, les tailles et les modules complémentaires facultatifs. Vos objectifs doivent inclure l’intégralité du produit final, également appelé livrables. Il doit s'agir d'éléments tangibles comme un système logiciel complet, une clôture, etc.
• Comment savoir quand le produit est prêt ? Quel est le nombre total de livrables ? Quand considérerez-vous le projet terminé ?
• Cela devrait aller de soi, mais ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir. Soyez réaliste quant aux délais et aux jalons du projet. Assurez-vous de pouvoir accomplir ce que vous avez prévu de faire, à temps à chaque fois.
• N'ajoutez pas de cloches et de sifflets à cet accord et ne mentionnez pas le travail qui devra être externalisé. Faites savoir au client ce que vous obtiendrez, mais vous n'avez pas vraiment besoin de dire tous les aspects de qui fait le travail.
• Basé sur le temps. Fixez officiellement les délais, les jalons et autres dates clés. Une fois signé, le document relatif à la portée des travaux fait office de contrat. Assurez-vous que ces délais sont faciles à respecter.

Portée des échantillons de travail

Conseils pour rédiger votre document sur l’étendue des travaux

L'étendue des travaux doit contenir toutes les informations sur le projet que vous entreprenez et ne faire référence à aucun document externe ou accord oral. Tous les accords que votre client doit accepter doivent être clairement énoncés dans le document. Incluez toujours le calendrier et les conditions de paiement dans votre document de portée de travail. Le SOW est un document juridique et le référencement à des documents externes pourrait poser des problèmes. Au lieu de cela, prenez votre temps pour noter soigneusement toutes les considérations. Si votre client s’oppose à l’un d’entre eux, vous pouvez au moins consulter le document afin qu’il soit prêt à le signer.

Parfois, il est utile de consulter des exemples de portée des travaux pour avoir une idée de la manière dont d'autres entreprises ont utilisé le document. Nous vous fournissons un modèle ainsi qu'un exemple de portée des travaux sur cette page. Prenez le temps de rechercher en ligne des échantillons qui reflètent le type de travail que vous effectuez dans votre secteur. Cela vous aidera à rester compétitif et vous découvrirez également les stipulations spéciales que vos concurrents peuvent mettre en œuvre.

Votre document sur la portée des travaux doit expliquer clairement tous les travaux impliqués et les livrables. Il doit s'agir d'un document professionnel et facile à lire. Prenez votre temps pour vérifier les erreurs. Ne comptez pas sur la vérification orthographique ou grammaticale pour trouver des problèmes ; Ces programmes ont tendance à manquer de nombreuses erreurs. La lecture à haute voix de la portée du document de travail vous aidera à détecter les fautes d’orthographe ou la mauvaise grammaire. Prenez le temps de vous assurer que les chiffres sur le document sont exacts et que l’écriture est précise et claire.