40 modèles et formulaires de registre de petite caisse [Excel, PDF, Word]

Dans tous les types d’entreprises, les employés seraient amenés à gérer la petite caisse à un moment ou à un autre et il serait très utile de tout enregistrer dans un livre de petite caisse. Fondamentalement, un modèle d'enregistrement de petite caisse peut être facilement créé dans n'importe quel tableur, tel que Microsoft Excel, où vous créeriez un format avec des colonnes pour enregistrer toutes les informations financières importantes sur les transactions de petite caisse.

Les colonnes de votre feuille de calcul peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter :

• Une colonne pour tout retrait d'espèces,
• Une colonne pour les chèques émis du compte de petite caisse,
• Une colonne pour documenter le but de toutes les dépenses et
• Une colonne pour les informations de dépôt.

 

Un formulaire de petite caisse peut être créé sur votre ordinateur et les colonnes peuvent également y être remplies. Sinon, vous pouvez imprimer quelques-uns de ces formulaires et les relier entre eux afin d'avoir un enregistrement physique de toutes vos transactions.

Modèles de registres de petite caisse

Tout au long de la journée, de nombreuses dépenses mineures sont effectuées, surtout pour les grandes organisations, et avoir un livre pour tout enregistrer est essentiel pour ne pas perdre la trace de votre argent et finir par vous poser des questions sur les dépenses quotidiennes.

Lorsque votre organisation dispose d’un véritable grand livre pour les petites dépenses, tout ce que votre caissier aura à faire est de tout lister juste après chaque transaction. Le montant, la date et l'objet (des dépenses) doivent être indiqués afin que votre dossier soit complet et complet.

Généralement, ce type de livre ou de registre est créé pour les petits paiements ou les transactions impliquant de petits montants afin que tout soit enregistré, aussi petit soit-il. Quelques exemples de ces petits paiements sont les frais de bus, de taxi ou de voiture, les timbres et les frais postaux, les paiements pour le café ou le thé et autres.

Importance d'avoir une petite caisse enregistreuse

Dans tous les types d’entreprises , il serait très important d’avoir votre propre petite caisse enregistreuse pour suivre et enregistrer toutes vos transactions. Surtout lorsqu’il s’agit de petits montants, qui peuvent passer inaperçus, avoir un journal ou un enregistrement vous permettrait de tout suivre au fur et à mesure que les petits montants s’additionnent. Voici les raisons importantes pour lesquelles il serait avantageux d’avoir un tel livre ou registre pour vos petites dépenses :

• Il s’agit d’un moyen très systématique de conserver la documentation de tous les paiements et dépenses mineures qui surviennent quotidiennement dans votre entreprise.
• Il fournirait beaucoup plus rapidement et plus facilement les informations nécessaires concernant les petites transactions effectuées et enregistrées par différentes personnes.
• Il peut servir de référence si vous souhaitez comparer les dépenses entre deux périodes et vous aider à contrôler plus efficacement vos petites dépenses.
• Cela réduit la quantité de travail du caissier en chef dans l'entreprise, puisqu'il n'aurait pas besoin d'être celui qui gère les petites transactions. Par conséquent, votre gestionnaire de trésorerie disposerait de plus de temps pour gérer efficacement, voire contrôler, les transactions en espèces les plus importantes de l’entreprise.
• Avoir ce type de registre contribuerait à rendre votre livre de caisse principal beaucoup plus informatif. En effet, il n’inclurait que les transactions majeures, ce qui le rendrait beaucoup plus clair, plus clair et peut-être plus détaillé.
• Cela aide à tenir à jour les enregistrements des transactions en espèces car la tâche d’enregistrement des transactions est divisée et donc beaucoup plus facile.
• Cela vous fait gagner beaucoup de temps car les paiements ne doivent pas être enregistrés séparément. Toutes les transactions sont notées en temps réel puis la comptabilisation est effectuée périodiquement à une heure donnée.
• Avoir ce type de système de paiement en espèces réduirait également la nécessité d’émettre des chèques de petits montants, ce qui est assez gênant. Vous pourrez facilement effectuer une transaction en espèces sur-le-champ.

Comme vous pouvez le constater, avoir un enregistrement de vos petites transactions est très important car cela rendrait le travail beaucoup plus facile et beaucoup plus pratique. Pensez à démarrer ce système dans votre propre entreprise, vous pourrez alors commencer à créer votre propre dossier qui sera utilisé par les personnes que vous assignerez au quotidien. Avant de commencer votre inscription, il serait utile de connaître les différents types, qui répondraient à des objectifs différents.

Formulaires de petite caisse

Types de registres de petite caisse

Bien que vous puissiez créer votre propre modèle de relevé de petite caisse, connaître les différents types peut vous aider beaucoup. Vous constaterez peut-être que certains types peuvent s'appliquer plus efficacement à votre entreprise et vous pouvez donc formater votre dossier de la même manière. Voici les différents types :

facile

Ce type de bûche est le plus basique et est similaire à une bûche à un seul baril. Vous n'auriez qu'à créer une colonne pour le montant et une colonne pour la date. Le montant reçu du caissier principal est enregistré au débit du dossier et les paiements mineurs effectués par le caissier sont enregistrés au crédit du dossier. Ensuite, à la fin de la journée, vous pourrez calculer le total des fonds qu’il vous reste dans votre caisse.

Analytique

Avec ce type de dossier, vous devrez créer une colonne distincte pour chacune des rubriques de dépenses dans la partie crédit de votre dossier. La partie débit de votre dossier ne comprendrait qu’une seule colonne, qui serait l’argent reçu du caissier. N'oubliez pas que seuls de petits montants doivent être enregistrés dans le registre et si vous disposez de ce type de registre, vous devez le préciser à la personne que vous confierez à la gestion de vos fonds.

colonne

Ce type d'enregistrement contiendrait de nombreuses colonnes pour les montants d'argent afin que vous puissiez enregistrer les dépenses quotidiennes et devrait avoir un côté débit et crédit. Tous les détails, tels que les recettes et les dépenses, sont enregistrés ensemble dans une colonne que vous pouvez appeler « détails ». Une autre colonne contiendrait les dates des enregistrements de débit et de crédit.

Du côté du débit, le montant d'argent reçu du caissier principal est enregistré. Le côté crédit contiendrait plus de colonnes selon les besoins. Les dépenses seraient enregistrées selon une méthode classée, classée selon les dates chronologiques des transactions. Un montant total peut également être ajouté côté crédit pour voir le montant total enregistré pour les dépenses.

Toute somme d’argent dépensée pour l’achat ou le paiement est inscrite dans des colonnes distinctes, appelées colonne du grand livre. La différence entre le montant des recettes et le montant total des paiements est appelée solde, qui est toujours un solde débiteur.

fonds fixe

Semblable à un enregistrement de colonne, ce type comporterait également de nombreuses colonnes du côté du crédit et une seule colonne du côté du débit, ainsi qu'une colonne particulière et une colonne pour la date.

En utilisant ce type de système, le caissier en chef fournirait à l’avance un montant fixe d’espèces ou de fonds au caissier junior pour pouvoir couvrir toutes les dépenses au cours d’une période donnée. A la fin de la période, le caissier junior doit remettre un relevé des dépenses engagées au caissier principal. Avec ce système, il serait important de garder à l’esprit que le montant total des dépenses ne doit pas dépasser le montant remis par le caissier principal.

Le caissier en chef vérifie ensuite le relevé de compte et paie le montant total sur la base des reçus de dépenses au petit caissier pour compléter le montant manquant du fonds. Avoir un dossier rendrait les choses beaucoup plus faciles pour les deux caissiers.

Maintenant que vous connaissez les différents types de dossiers et de systèmes que vous pouvez utiliser, vous pouvez décider lequel serait idéal pour votre entreprise . Avant d’aborder la mise en place d’un système dans votre entreprise, jetons un coup d’œil à quelques trucs et astuces pour gérer la petite caisse.

Exemple de petite caisse enregistreuse

Trucs et astuces pour gérer la petite caisse 

Afin de faire fonctionner votre petit système avec succès, vous devrez apprendre quelques astuces qui vous aideront. Ces astuces peuvent vous guider et vous aider afin que vous puissiez commencer à utiliser efficacement votre journal de bord pour enregistrer toutes les transactions. Continuez à lire et apprenez de nouvelles choses :

Fixez un montant raisonnable pour votre fonds

Pensez à toutes vos dépenses quotidiennes et fixez un montant pour votre fonds. Il doit être suffisant pour couvrir toutes les petites dépenses quotidiennes de votre entreprise, mais pas trop important pour que les personnes qui travaillent pour vous soient tentées de le voler. Assurez-vous également que le montant que vous définissez ne nécessite pas de réapprovisionnement trop fréquent afin de ne pas vous retrouver avec une tâche fastidieuse.

Identifiez où l’argent peut être utilisé

Comme ce fonds est facilement disponible, vos employés peuvent avoir tendance à le dépenser pour des choses de bureau, mais pas vraiment liées à votre entreprise. Il est important d’identifier quand l’argent sera utilisé et de souligner que s’il n’est pas destiné à ces fins, l’argent ne doit pas être utilisé. Vous pouvez coller une liste sur votre tiroir-caisse pour que vos employés ne l'oublient pas et n'aient aucune raison de dépenser l'argent autrement.

Demandez à vos employés de tout enregistrer

Tout simplement parce que les transactions impliquées dans ce système sont petites, vos employés peuvent oublier de les enregistrer ou négliger consciemment de les noter, surtout si le montant est insignifiant. Cependant, cela peut vous causer des problèmes à long terme, alors insistez sur l'importance de tout enregistrer auprès de vos employés et assurez-vous qu'ils le font. Si nécessaire, effectuez des contrôles aléatoires afin que vos employés restent vigilants et enregistrent tout au cas où vous vous présenteriez et vérifieriez le dossier.

Ne donnez pas accès aux fonds à tous vos employés

Les systèmes de petite caisse ne conviennent pas à tout le monde. Assurez-vous de n’impliquer que les personnes qui travaillent dans votre entreprise depuis le plus longtemps ou celles en qui vous avez vraiment confiance. Vous pouvez confier la tâche à un ou deux de vos employés pour vous assurer que le dossier est soigné et que vous savez exactement qui est responsable en cas d'écarts.

Ne laissez jamais vos fonds sans surveillance

Ces fonds sont très liquides, ce qui signifie qu’ils sont très sujets au vol. Même si vous avez un bureau rempli d'employés de confiance, laisser tout type d'argent à découvert peut tenter n'importe qui, qu'il s'agisse de l'un de vos employés ou peut-être de l'un de vos clients. Assurez-vous que votre box est verrouillée, accessible uniquement aux personnes qui en ont la charge.

Suivre ces conseils ou au moins les utiliser comme guide vous aiderait certainement à établir votre système de petite caisse et à conserver un bon enregistrement de toutes les transactions. Apprenons maintenant à mettre en place un bon système dans lequel vous pourrez utiliser votre journal de bord. Que vous décidiez de créer un formulaire de petite caisse ou un véritable livre, les étapes seraient les mêmes et le résultat serait la façon dont vous gérez l'ensemble du système.

 livret de petite caisse

Mettre en place un système pour votre petite caisse 

Maintenant que vous disposez de suffisamment d’informations sur l’enregistrement de la petite caisse, il est temps d’apprendre à établir un système de petite caisse dans votre entreprise. Une fois que vous avez mis en place un tel système, vous pouvez commencer à créer un modèle de petite caisse qui sera géré par votre caissier ou par la personne en charge dans votre entreprise. Jetez un œil à ces étapes utiles :

• Procurez-vous un coffre-fort pour votre entreprise afin de stocker toute la petite caisse qui rentre chaque jour. Assurez-vous qu'il peut contenir tous les espèces ainsi que les reçus pour les transactions quotidiennes.
• Assurez-vous que la serrure est solide et ne peut être ouverte qu'avec une clé. Vous devez avoir la clé et vous pouvez en remettre un duplicata à une personne de votre entreprise en qui vous avez confiance.
• Désignez une personne de votre entreprise pour être responsable de la petite caisse. Trouvez un bon endroit pour stocker votre boîte où elle est accessible à votre personnel mais ne peut pas être vue par vos clients.
• La tâche de la personne responsable serait de débourser l'argent en échange de reçus, de reconstituer le fonds de trésorerie si nécessaire et d'enregistrer toutes les transactions sur le formulaire ou le dossier de petite caisse que vous avez fourni.
• Réfléchissez à l'endroit où vous stockerez votre tiroir-caisse. Vous pouvez le placer dans un tiroir, à l'abri des regards mais facile d'accès pour la personne assignée. Pour augmenter la sécurité, vous pouvez également le placer dans un tiroir doté de sa propre serrure afin de ne pas avoir à vous inquiéter lorsqu'un de vos employés doit s'absenter pour quelques minutes.
• Fixez des limites de trésorerie pour chaque jour. N'oubliez pas que la petite caisse fait référence à de petits montants, ce qui signifie que vous devez fixer une limite de dépenses ou de retraits.
• Assurez-vous également de déposer de l’argent dans votre fonds de trésorerie pour constituer le fonds complet. Le dépôt initial devrait être suffisant pour couvrir les dépenses quotidiennes normales, ainsi qu'un petit supplément en cas de circonstances imprévues. Déposez une bonne somme qui n’est pas trop importante pour encourager le vol.
• Les coupures dans votre caisse ne doivent pas être grandes, car vous pourriez en avoir besoin pour rendre de la monnaie pour de petits montants. Avoir de grosses dénominations peut causer des problèmes ou de la confusion.
• Créez votre dossier pour toutes les transactions mineures. Guidez le responsable dans l’utilisation de l’argent liquide, des fonds et même du journal de bord. Accordez plus d'attention à la démonstration de la façon dont le registre doit être utilisé afin de pouvoir suivre toutes les transactions et comparer le montant avec ce qui se trouve dans la boîte pour vérifier les écarts.
• Si vous travaillez dans une organisation ou une entreprise plus grande, indiquez le fonds que vous avez créé dans tous les registres et livres comptables de votre organisation . Les comptes mineurs peuvent également être comptés comme des actifs, il serait donc utile de les inclure dans vos livres.
• Une fois que vous avez compris tous les détails du plaisir, du paiement et de l'inscription, vous pouvez commencer à utiliser l'argent. Tant qu'il y a suffisamment de liquidités en main, votre entreprise peut commencer à utiliser cet argent pour des transactions quotidiennes, à condition qu'elles soient minimes.
• Utilisez les reçus lorsque vous traitez les paiements et les clients. Vous pouvez même demander que le nom de l'acheteur soit inscrit sur le reçu avant de le passer à la caisse.
• Les petites dépenses peuvent également inclure des paiements anticipés pour pouvoir acheter quelque chose dont on a besoin immédiatement. Vous pouvez concevoir un système dans lequel la personne qui a besoin d'une avance de fonds doit s'adresser à la personne en charge des fonds et soumettre les reçus appropriés, à des fins de tenue de registres.
• Une fois que vous avez commencé à utiliser le fonds, assurez-vous de reconstituer les liquidités régulièrement ou selon vos besoins. Ce serait une bonne idée d'utiliser une nouvelle feuille pour enregistrer les transactions lorsque vous reconstituez des fonds afin de repartir de zéro. Dès que le dossier est plein ou que vous en démarrez un nouveau, vous pouvez envoyer l'ancien à votre service comptable ou le sauvegarder pour référence future.
• Si votre fonds n’est pas utilisé aussi souvent, vous pouvez ajuster régulièrement le montant que vous ajoutez. Cependant, si vous constatez que le montant n'est pas suffisant pour vos dépenses quotidiennes moyennes, vous devrez peut-être l'ajouter à chaque fois que vous reconstituez votre fonds.
• Publiez ou vérifiez régulièrement votre dossier afin que les informations ne s’accumulent pas. De plus, lorsque vous faites cela régulièrement, vous serez en mesure de détecter les écarts, erreurs ou problèmes que vous pourrez résoudre le plus tôt possible. Vous pourriez avoir des ennuis si vous découvrez des fonds manquants des mois après leur disparition, et vous ne pourrez peut-être pas retracer où est passé l'argent.
• Lorsque vous examinez votre fonds, vous devez vous assurer que tous les montants figurant sur les reçus sont les mêmes que le montant initial que vous aviez placé dans votre boîte. Tant que les montants correspondent, cela signifie que vous n’avez aucune raison de vous alarmer ou de vous inquiéter.

Encore une fois, il est important de noter que vous devez enregistrer toutes vos dépenses et vous assurer qu’elles sont accompagnées de reçus appropriés. Cela garantirait que votre inscription est complète et exacte.