Vous pourriez rencontrer des problèmes dans vos projets lorsque vous oubliez de considérer certains éléments importants de votre budget. Il devient alors très difficile de contrôler les dépenses, ce qui amène votre projet à dépenser plus que ce que vous lui avez réservé. Pour réussir votre projet, vous devez créer un modèle de budget de projet.
Modèles de budget de projet
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L’importance d’un modèle de budget de projet
Les projets se composent de plusieurs tâches et leur achèvement entraînera un achèvement global. Pour cela, vous avez besoin des ressources nécessaires, telles que l'embauche d'une équipe, des entrepreneurs potentiels et tout ce pour quoi vous pourriez avoir besoin de payer. Vous inclurez tout cela dans votre modèle de budget de projet.
Vous créez votre modèle de budget de gestion de projet dès les premières étapes de votre projet. Vous devez estimer les coûts en essayant d'être le plus précis possible pour préparer les fonds alloués. Assurez-vous de ne pas dépasser votre budget, cela met en danger l'ensemble de votre projet.
En raison des incertitudes auxquelles un projet peut être confronté, il est assez difficile de créer un modèle de coût de projet. Heureusement, aujourd’hui, vous pouvez télécharger des modèles ou utiliser des applications telles que des feuilles de calcul Excel pour gagner du terrain dans la création de votre structure financière. Certains coûts impliqués dans les projets sont beaucoup plus faciles à collecter, tels que :
- Honoraires des consultants
- Main d'oeuvre
- Matières premières
- Voyage
- licences de logiciels
Certains coûts peuvent également changer ou être transférés d'un projet à un autre, tels que :
- Administration générale
- Frais de téléphone
- Matériel de bureau
- espace bureau
- assurance entreprise
Suivi budgétaire du projet
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Qu’est-ce qui est inclus dans le budget d’un projet ?
Vous pouvez utiliser une feuille de calcul du budget de projet comme outil pour estimer le coût total de votre projet. Un bon modèle de budget de projet doit inclure une estimation complète de tous les coûts que vous engagerez tout au long de votre projet.
La taille de votre budget dépend de la taille de votre projet. Les plus grands et complexes peuvent avoir des devis de quelques pages seulement, car ils incluent de nombreux coûts, tels que les coûts d'acquisition du matériel, les coûts d'exploitation et les coûts de main-d'œuvre.
En raison des processus impliqués, le modèle de budget de gestion de projet devient un document essentiel car vous êtes censé le mettre à jour tout au long de votre projet. Lors de la rédaction de ce document, incluez les éléments suivants :
- Coûts directs
Cette catégorie constitue la majeure partie de votre budget car elle comprend les éléments que vous devez payer ou acheter pour faire avancer votre projet. Ceux-ci sont très faciles à identifier. Vous devez vous coordonner avec votre équipe, puis réfléchir à tout ce dont vous avez besoin. - Coûts indirects
Ce sont les coûts impliqués dans le fonctionnement de votre projet. Il s’agit des coûts liés à l’activité commerciale et ne sont généralement pas inclus dans votre budget. - Coûts en capital
Ce sont les coûts que vous engagez lorsque vous achetez des éléments à utiliser dans votre projet. Dépenser du capital signifie que vous acquérez des actifs pour votre entreprise. Cela peut être tout ce que vous utiliserez dans votre projet. En achetant ces choses, vous obtiendrez quelque chose de tangible en fin de compte. Des coûts en capital sont également impliqués lorsque vous mettez à niveau des actifs existants ou réparez quelque chose de cassé pour l'utiliser dans votre projet. - Coûts de fonctionnement
Ce sont des coûts qui ont quelque chose à voir avec l'exécution de votre projet et de l'équipe ; Ils sont assez similaires aux coûts indirects. Mais vous les comptabilisez différemment car ils affectent les comptes de résultat de votre entreprise . Vous pouvez gérer ces coûts comme un autre type de dépenses dans votre bilan. - Coûts des livrables
du projet
Il s'agit des coûts impliqués dans la création des livrables de votre projet. Cela implique la structure de répartition du produit ou la structure de répartition, puis la cartographie des coûts à utiliser dans chaque aspect du travail pertinent pour les livrables. - Coûts de gestion
de projet
Ce sont les coûts de gestion de votre projet. Ces coûts varient selon la personne en charge de la gestion du projet .
Modèles de coûts de projet
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Comment créer un budget de projet dans Excel ?
Généralement, un modèle de budget de projet contient toutes les informations financières sur votre projet. Vous fournit une estimation de toutes vos dépenses pertinentes. Il est toujours recommandé de surveiller régulièrement la feuille de calcul du budget de votre projet pour en tirer le meilleur parti.
La création d'un modèle de budget de gestion de projet fait partie intégrante de la phase de planification de votre processus de gestion de projet. Voici les étapes à suivre pour créer votre propre modèle de budget de projet :
- Identifiez la portée de votre projet
Avant d'estimer les coûts de votre projet, vous devez d'abord établir sa portée. La meilleure façon d’y parvenir est de créer une structure de répartition du travail. Grâce à cela, vous pouvez capturer tout le travail impliqué dans la réalisation de votre projet à un niveau très détaillé. À partir de là, il devient beaucoup plus facile d'évaluer les besoins en ressources de votre projet. - Définir les ressources dont vous avez besoin
Cette étape consiste à déterminer les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Ceux-ci peuvent inclure : Dotation en personnel
Il
s'agit généralement du coût le plus élevé pour votre projet. En fonction de la portée, vous aurez peut-être besoin de plus de membres d'équipe pour votre main-d'œuvre. Vous devez calculer les salaires de chaque membre de l'équipe et inclure ces chiffres dans votre budget. Équipement
Cette dépense peut prendre la forme de machines comme une excavatrice ou une chargeuse utile pour un projet de construction. Cela peut également prendre la forme de l’ajout d’outils tels qu’un logiciel de gestion de projet. Incluez également tout cela dans votre modèle. Ventes et marketing
La nature de votre projet peut impliquer des frais de marketing et de vente, même si certains ne les incluent pas. Si votre projet le fait, assurez-vous de prendre en compte toutes les dépenses applicables.
Formation
Sur la plupart des projets, vous introduirez généralement un certain degré de gestion du changement organisationnel. Un tel changement nécessite une formation et plus le changement est coûteux, plus votre investissement en formation est important.
Éléments divers
Il existe d'autres considérations liées au projet qui dépendent des besoins spécifiques de votre projet. Par exemple, si vous devez voyager pour votre projet, vous devez inclure les frais de déplacement dans votre budget. Si vous avez besoin des services d'une entreprise externe, vous devez inclure ses honoraires.Des choses comme celles-ci font partie de vos objets divers. - Attribuer des montants estimés
Maintenant que vous avez identifié les besoins en ressources de votre projet, vous pouvez commencer à allouer les montants estimés. Parcourez votre liste de ressources et commencez à construire une évaluation pour chacune d’elles.
Il peut parfois être difficile de déterminer les montants exacts. C'est là que la recherche joue un rôle important. Recherchez les budgets historiques de projets similaires dans le passé. Vous pouvez faire des recherches en ligne ou parler aux membres de votre équipe qui ont une certaine expérience ou des connaissances sur cet aspect.
Il se peut que vous ayez besoin de certaines ressources pour modéliser les coûts.Cela est particulièrement vrai pour le recrutement, où les salaires des employés peuvent varier d'une personne à l'autre. En conséquence, il devient plus efficace de créer un modèle dans une feuille de calcul pour estimer les coûts de personnel sur la période de votre projet en utilisant les normes moyennes du secteur ou les salaires des postes du personnel. - Créez votre budget
Après avoir répertorié les ressources dont vous avez besoin pour votre projet et leur avoir attribué des valeurs, vous avez maintenant votre estimation. N'oubliez jamais d'inclure un fonds de prévoyance dans votre budget.
L'étape suivante consiste à compiler les estimations dans une feuille de calcul ou dans tout autre outil que votre entreprise utilise à cette fin. Si votre entreprise utilise des feuilles de calcul, c'est une bonne idée de regrouper d'abord les éléments associés.
Au cours du processus de création du budget de votre projet, vous devez tenir compte des hypothèses que vous avez formulées lors du calcul des chiffres estimés. Ceci est vital car dès que vous démarrez votre projet, certaines de vos hypothèses peuvent être vraies et d’autres non.Cela pourrait entraîner une dépense réelle sur le projet ou un écart par rapport à votre budget. En prenant note de ces hypothèses, vous comprendrez mieux pourquoi votre budget ne reflète pas la réalité.
De plus, vous devez également inclure un calendrier si votre budget couvre une période spécifique, généralement plus d'un mois. Cela vous permet d’identifier clairement les éventuelles dépenses récurrentes dans votre budget. Il vous sera également utile de pouvoir identifier les moments où certains coûts surviennent.
Lorsque vous avez enfin terminé votre budget, la prochaine chose à faire est de l'examiner avec les membres de votre équipe et d'obtenir des commentaires.Il devient beaucoup plus facile et plus rapide d'identifier les éléments manquants ou de confirmer l'exactitude de vos montants estimés si plusieurs paires d'yeux examinent votre document. Cela évitera toute erreur budgétaire avant que le modèle ne soit soumis pour approbation. - Faites approuver votre budget avant de le mettre en œuvre.
Assurez-vous d'être bien préparé à justifier les quantités et les éléments lorsque vous présentez le budget de votre projet aux parties prenantes ou à d'autres chefs d'entreprise. C’est pendant cette période que vous devez mettre en évidence les hypothèses clés et autres justifications, telles que votre modèle de dotation en personnel.
Une fois votre budget approuvé, il appartiendra au chef de projet de le superviser. Il est recommandé à votre chef de projet d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour suivre les coûts. De cette façon, lorsque les membres de l'équipe commencent à prendre du retard dans les livraisons ou que d'autres retards surviennent, vous saurez comment cela affecte votre budget.
Feuilles de calcul du budget du projet
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