43 modèles de formulaires d'autorisation de carte de crédit {Prêts à l'emploi}

Les formulaires d'autorisation de carte de crédit sont très importants. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise , vous pouvez accepter le paiement par carte de crédit. Mais lorsque la carte n’est pas physiquement présente, il existe un certain degré de risque.

L’un des plus grands risques est la rétrofacturation. Heureusement, vous pouvez vous protéger contre de tels risques. Demandez à vos clients de signer le formulaire d'autorisation de carte de crédit. Cela signifie que le propriétaire de la carte de crédit vous donne son consentement pour débiter sa carte.

Un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un document officiel. Le titulaire de la carte signe le document pour accorder l'autorisation au commerçant. Le commerçant peut alors facturer un montant fixe sur la carte pendant une période de temps déterminée.

Les entreprises utilisent souvent ce formulaire pour pouvoir facturer le titulaire de la carte de manière continue. Ils peuvent donc facturer le montant mensuellement, trimestriellement ou même par intermittence.

Ce formulaire est également important pour éviter les rétrofacturations. Une rétrofacturation se produit lorsqu'un client n'est pas d'accord avec les frais facturés par l'entreprise. Il demande ensuite à l'émetteur de la carte d'annuler la transaction.

Les rétrofacturations peuvent causer de gros problèmes aux entreprises . Cela est principalement dû au fait que les fonds litigieux sont généralement retenus auprès de l’entreprise. Jusqu'à ce que l'émetteur de la carte prenne une décision sur le litige.

Ces événements prennent également du temps. De plus, vous devrez remplir beaucoup de paperasse lorsque cela se produit. Par conséquent, vous pouvez utiliser un tel formulaire pour vous protéger et protéger votre entreprise. Vous devez laisser le client signer le formulaire.

Vous aurez alors la preuve que le titulaire de la carte vous a donné l'autorisation de charger la carte. Ainsi, si le client dépose un litige, il peut déposer le formulaire et gagner le procès.

Formulaires d'autorisation de carte de crédit

Éléments de base d'un modèle d'autorisation de carte de crédit

Un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un document juridique. Le titulaire de la carte le signe pour autoriser l'entreprise à débiter sa carte de débit ou de crédit. Vous pouvez l'utiliser pour une seule transaction ou pour des frais récurrents sur la carte.

Le formulaire signé aide à protéger votre entreprise contre les rétrofacturations ou tout problème financier.

Lorsque vous créez un modèle pour ce formulaire, vous n'avez pas besoin de le rendre trop compliqué. Voici quelques éléments de base à inclure dans votre modèle :

• Informations sur le titulaire de la carte
  
  
  Comprend le nom complet et l'adresse de facturation du titulaire de la carte. Il comprendrait également les coordonnées du titulaire de la carte.
• Détails de la carte de crédit
  
  
  Inclut le type de carte de crédit (Mastercard, Visa, etc.). Incluez également le numéro de carte de crédit, la date d’expiration et le code de sécurité.
• Informations commerciales du commerçant
  
  
  Cela inclut le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise.
• Déclaration d'autorisation
  
  
  Incluez une déclaration d'autorisation qui s'applique à votre entreprise . De plus, cela peut inclure le type de transaction, qu’elle soit ponctuelle ou récurrente. Pensez à une bonne déclaration qui vous donnera l'autorisation.
• Signature du titulaire de la carte
  
  
  Pour que le document soit valide, le titulaire de la carte doit le signer et le dater. Il doit donc comporter un espace permettant au titulaire de la carte d'apposer sa signature.

Modèles de formulaires d'autorisation de carte de crédit

Types de modèles de formulaires d'autorisation de carte de crédit

Comme vous pouvez le constater, ces formulaires sont vraiment importants. Vous pouvez créer un modèle pour votre entreprise ou en télécharger un ici. Si vous acceptez les paiements par carte de crédit pour vos services, vous avez besoin d'un tel modèle.

Une fois que vous disposez d’un bon modèle, vous pouvez l’utiliser selon vos besoins. Il existe différents types de modèles que vous pouvez créer pour votre entreprise . Vous pouvez créer un modèle pour :

• Cartes de crédit ou de débit standard
  
  
  Ce type de modèle est simple et basique. Vous utiliserez un modèle standard universellement accepté. Vous pouvez donc utiliser ce type de modèle pour différents types d’achats.
• Paiement récurrent
  
  
  Ce modèle est conçu spécifiquement pour les paiements récurrents. Ainsi, lorsque vous encaissez un paiement récurrent auprès de vos clients, vous pouvez utiliser ce formulaire. Incluez les détails liés à ces paiements. Ceux-ci incluent le montant et la fréquence des frais.
• Formulaire vierge
  
  
  Vous pouvez également créer ou télécharger des modèles vierges. Ceux-ci sont très pratiques car vous pouvez les utiliser à différentes fins. Ainsi, chaque fois que vous avez besoin d’un modèle spécifique, modifiez simplement celui vierge. Ajoutez ou supprimez les informations nécessaires pour s'adapter à la situation de paiement.
• Paiement
  
  unique
  Si vous autorisez uniquement les paiements uniques, vous pouvez utiliser ce modèle. Lorsque vous demandez à votre client de signer ce modèle, celui-ci n'est valable que pour une seule transaction. Il s'agit d'un modèle plus simple qui ne nécessite pas beaucoup d'informations.
• Autorisation et consentement
  
  
  Ce modèle est assez similaire au modèle standard. Avec lui, le client vous accordera l'autorisation et le consentement pour débiter votre carte. Vous pouvez rendre le modèle aussi simple ou complexe que vous le souhaitez. Assurez-vous simplement qu’il comprend toutes les informations pertinentes.

Ce sont les types de modèles les plus courants que vous pouvez utiliser pour l’autorisation de carte de crédit. Vous pouvez également utiliser des modèles pour :

1. Entreprise
2. Entreprises
3. Clientèle
4. Tiers

Puisque ces modèles sont assez simples, ils sont également assez faciles à utiliser. Lorsque vous utilisez de tels formulaires à des fins différentes, assurez-vous de vérifier le format du modèle. Ne remettez pas à un client un formulaire d’autorisation récurrent.

C'est si vous souhaitez effectuer une seule transaction. Puisqu’il existe différents types que vous pouvez utiliser, assurez-vous de les utiliser correctement. Il en va de même si vous envisagez de télécharger le formulaire ici. Vérifiez le format pour voir s’il répond à vos besoins.

Une fois que vous avez créé ou modifié votre modèle, vérifiez-le d'abord. Faites-le avant d'imprimer. Assurez-vous que le modèle est exempt d'erreurs car il s'agit d'un document légal. La moindre erreur peut annuler votre formulaire, vous devez donc être parfaitement précis. Soyez prudent lors de la création du formulaire et lisez-le avant de l’imprimer.

En règle générale, les modèles téléchargeables sont présentés dans un format standard. Celui qui est universellement accepté partout. Ainsi, si vous téléchargez un modèle, vous n'avez pas à vous soucier des erreurs de formulation et de formatage.

Bien sûr, c'est toujours une bonne idée de vérifier le modèle avant de l'utiliser. Vous pouvez utiliser le modèle comme cadre de base, puis le modifier si nécessaire.

Formulaires d'autorisation de carte de crédit récurrents

Quand utiliser un modèle de formulaire d'autorisation de carte de crédit ?

Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles vous aurez besoin d'un formulaire d'autorisation de carte de crédit. C'est important si vous n'avez pas accès à la carte de crédit lors du traitement de la transaction. Voici quelques scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser un tel modèle :

• Utilisez le formulaire si le titulaire de la carte n'est pas physiquement présent lors de la transaction. Par exemple, si vos clients passent des commandes en ligne, par email ou par téléphone. C'est pourquoi ces moyens sont très bénéfiques.
  
  
  Ils sont indispensables pour les commerces qui ne disposent pas de magasins traditionnels. Si votre entreprise ne fonctionne pas avec une infrastructure physique, les formulaires d'autorisation sont essentiels.
• Vous pouvez également utiliser le formulaire pour les futures facturations par carte de crédit. Lorsque vous effectuez la transaction, la carte de crédit du client n'est pas débitée. Au lieu de cela, la vente a un statut en attente sur le compte du titulaire de la carte.
  
  
  C’est ce qu’on appelle généralement des transactions « avec autorisation uniquement ». Ces types de transactions sont courants dans les sociétés de location de voitures et les hôtels. De plus, les frais initiaux peuvent également être ajustés.
  
  
  Ce montant est basé sur le coût réel engagé par le titulaire de la carte pour les services. Vous pouvez également utiliser ce type de transaction lorsqu'un client souhaite mettre un article en attente.Cela s'applique lorsque l'article souhaité par le client n'est pas en stock.
• Enfin, vous pouvez utiliser le formulaire pour autoriser des paiements récurrents ou continus. Celles-ci sont également connues sous le nom de transactions « carte enregistrée ». C'est à ce moment-là que le titulaire de la carte autorise l'entreprise à facturer des paiements récurrents.
  
  
  Un exemple concerne les services par abonnement. Chaque mois, l'abonné peut facturer l'abonnement au titulaire de la carte. Il s'agit d'une option plus pratique car elle automatise les transactions pour les clients réguliers.

Formulaires d'autorisation de carte de crédit vierges

Les avantages de l'utilisation d'un modèle d'autorisation de carte de crédit

Lorsqu’il s’agit de paiements clients, les choses peuvent devenir compliquées. De nos jours, de nombreux clients préfèrent payer par carte bancaire. Il est donc important que les entreprises créent et utilisent des formulaires d’autorisation de carte de crédit.

Vous pouvez créer votre propre modèle ou même en télécharger un à partir d'ici. Ce modèle contient toutes les informations importantes nécessaires au formulaire. Il ne vous reste plus qu'à modifier les informations si nécessaire.

Faites-le pour que le formulaire corresponde aux besoins de votre entreprise et au type de transactions que vous effectuez. Les formulaires d'autorisation de carte de crédit sont très utiles. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de ces documents :

• Plus grande efficacité
  
  
  Vous pouvez utiliser le formulaire pour collecter des informations sur le client et le mode de paiement. C'est beaucoup plus efficace que de demander à vos clients de remplir plusieurs formulaires.
  
  
  Cela contribuera à améliorer le processus et à réduire la paperasse que vous stockez au bureau. Cela peut également simplifier le processus de tenue de registres de votre entreprise.
• Aide à renforcer la confiance des consommateurs
  
  
  Il ne suffit pas d'écrire les détails de paiement de vos clients sur n'importe quel morceau de papier. Vous devez fournir à vos clients un formulaire approprié à signer. Cela contribuera à inspirer confiance au titulaire de la carte et également à renforcer la confiance. Un formulaire bien conçu montrera également votre engagement et votre professionnalisme. Cela montrera à vos clients que vous documentez correctement les transactions.
• Protège contre la fraude commerciale
  
  
  Nous avons déjà mentionné comment ces formulaires peuvent aider à protéger votre entreprise. C’est un grand avantage car personne ne veut être victime d’activités frauduleuses.
  
  
  Les paiements par carte de crédit comportent généralement des risques. Mais l’utilisation d’un formulaire d’autorisation peut contribuer à réduire ces risques. Lorsque le client le signera, il se sentira plus confiant quant à la validité de la transaction.

Conseils à retenir lors de l'acceptation d'un modèle d'autorisation de carte de crédit

Les formulaires d'autorisation de carte de crédit sont très utiles. Vous ne pouvez pas vous tromper en utilisant un document officiel pour votre entreprise. Sans cela, vous risquez de mettre votre entreprise en péril financièrement.

Voici quelques conseils à retenir lorsque vous acceptez ces types de modèles pour votre entreprise :

• Lorsque vous effectuez des transactions, ne stockez jamais les données du code de sécurité des clients. C'est contraire aux règles des associations de cartes. Si vous choisissez d'inclure les données du code de sécurité de vos clients, prenez soin des informations.
  
  
  Sinon, le risque d’usurpation d’identité est grand. Si vous ne parvenez pas à protéger ces données sensibles, cela pourrait entraîner de gros problèmes pour votre entreprise.
• Une fois la transaction terminée, envoyez l' acte de vente par courrier électronique à votre client. Vous devez inclure les détails de votre entreprise. Incluez également les détails du produit ou du service acheté par le client.
  
  
  Ceux-ci incluent le prix, la quantité et la description. Dans votre e-mail, veuillez également inclure vos politiques d'annulation et de remboursement.
• Ce n'est pas une bonne idée de demander à vos clients de faxer le formulaire. Dites-leur plutôt d’effectuer leur paiement sur une page en ligne sécurisée. En règle générale, la page comprend des champs pour toutes les informations pertinentes sur le client.
  
  
  Ce que vous pouvez faire, c'est ajouter une case à cocher au formulaire. Il permet au titulaire de la carte d'accuser réception du formulaire. De même, le client peut accepter les termes de sa facture.
• Il peut y avoir des cas où l'adresse de facturation et l'adresse de livraison diffèrent. Dans de tels cas, vous devrez peut-être demander au client de soumettre un document séparé. Celui qui indique qu'il vous autorise à envoyer les articles à une adresse différente.
  
  
  De telles situations sont courantes dans les transactions interentreprises. Vous avez besoin du document pour prouver que le client a autorisé l'adresse de livraison.
• Au lieu de fax signés, vous pouvez demander au client de vous répondre par e-mail. Le client pourra alors accuser réception de votre formulaire. Ensuite, le client peut également envoyer le code d'autorisation.
  
  
  Vous pouvez utiliser le code comme test lorsque le besoin s’en fait sentir. Il y a une chose importante à garder à l’esprit lorsqu’il s’agit de formulaires d’autorisation. Vous devez avoir tout par écrit.
  
  
  Ceci est important lorsque la situation dégénère et que vous devez comparaître devant le tribunal. Vous devez avoir tous vos documents en ordre afin de pouvoir vous défendre adéquatement.