Un bon exemple de cadrage de projet est un outil efficace généralement utilisé en gestion de projet. Il est utilisé pour expliquer les livrables les plus importants d’un projet. Ceux-ci incluent les étapes majeures, les exigences de haut niveau, les hypothèses et les limites. Il est extrêmement utile de réaliser un tel document pour aider à la prise de décision tout au long du processus de projet. Surtout quand on réfléchit aux demandes de changement pour modifier la portée du projet. En dehors de cela, il définit également les contraintes d'un projet spécifique et indique clairement quels livrables sont dans le champ d'application et hors du champ d'application.
Un modèle de portée de projet est utilisé pour présenter tous les travaux et tâches qui doivent être accomplis dans le cadre du projet. Décrire:
- tout à réaliser tout au long du projet,
- les résultats finaux ou les produits que le client va fournir à tout moment, dans le cadre d'un certain budget,
- les limites du travail et des tâches , ce qui permettra aux membres du projet d'évaluer correctement ce qui fait ou ne fait pas partie de l'effort nécessaire.
Afin de définir la portée du projet, le chef de projet doit travailler avec tous les autres participants au projet. Les participants comprennent des membres de l'équipe, des clients, des sponsors exécutifs et des parties prenantes clés. Tout le monde travaille ensemble pour comprendre et être capable de décrire le résultat requis pour l’initiative du projet. Ce résultat est également appelé livrable. Le coût ou au moins une fourchette satisfaisante de coûts est vérifié lors de la planification et de l’estimation des activités du projet. Ceci est inclus dans les livrables.
Exemples de portée du projet
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Une fois que vous avez déterminé les livrables, il est temps d’en définir la portée. Il définira les principales fonctionnalités à inclure et le calendrier de réalisation de l'ensemble du projet. Une fois que tout le monde est d’accord sur tout, cela peut être finalisé. Une fois terminé, toute modification apportée à ce document doit être apportée via un processus de modification soigneusement surveillé et enregistré.
Une fois le document de portée finalisé, les participants au projet utilisent les informations qu'il contient pour estimer leurs tâches, le délai dans lequel ils doivent travailler et le budget. Plus le document est précis, plus grandes sont les chances que les participants soient en mesure de parvenir à des estimations précises. Cependant, il existe également des cas où le document comprend également certains éléments qui ne font pas partie de la portée réelle, donc ne font pas partie du travail à fournir.
Les éléments clés d'un énoncé de la portée du projet
Réaliser un tel document est facile si vous savez quels éléments doivent y être inclus. Afin de réaliser un document efficace, vous pourrez l'utiliser comme un outil puissant pour votre projet. Lisez la suite pour découvrir les éléments clés d'un bon exemple de portée de projet :
Ce sont les objectifs généraux qui répondront aux besoins de vos clients. Il s’agit du produit, du service ou du résultat du projet. Les participants au projet doivent comprendre les objectifs. En effet, cela justifie toute prise de décision future. Cela permet également aux participants de comparer l' état d'avancement le plus récent du projet avec les objectifs initiaux qu'ils s'étaient déjà fixés.
Afin de fixer des objectifs efficaces, assurez-vous d'inclure le délai dans lequel les résultats seront livrés ainsi que le budget ou le coût estimé .
Ce sont tous des résultats attendus du projet. Des projets sont créés afin de répondre à des objectifs spécifiques. Par conséquent, les livrables du projet doivent soutenir ces objectifs. Organisez une séance de brainstorming avec votre équipe de projet afin de pouvoir établir les livrables qui devraient être le résultat final de l'ensemble du projet.
Ce sont les événements importants qui indiquent les progrès réalisés dans le cadre du calendrier du projet. Par conséquent, les étapes les plus importantes peuvent être utilisées pour mesurer ou suivre l’avancement de votre projet. En établissant des jalons, les calendriers et les budgets peuvent être gérés beaucoup plus efficacement.
Ce sont les spécifications des exigences du projet. Ceux-ci sont résumés et comprennent généralement une description technique. Les exigences comportent également des descriptions fonctionnelles afin que les participants au projet puissent les mettre en œuvre.
Celles-ci, ainsi que les exclusions, sont utilisées pour clarifier le champ d'application. Ceux-ci incluent toutes les décisions et clauses de non-responsabilité concernant votre projet . Il est essentiel de clarifier toutes les hypothèses de haut niveau et de fixer des limites de portée. Ceci afin que les principales parties prenantes comprennent la portée de votre projet. En énonçant les hypothèses dès le début, les discussions à leur sujet peuvent être lancées. Et si nécessaire, vous pouvez discuter plus en détail des hypothèses.
Ce sont les risques ou problèmes possibles qui sont anticipés dans le projet. Il s’agit d’une partie importante de votre document. Lorsque vous identifiez ces risques et problèmes, vous pouvez affiner davantage votre portée, en vous appuyant sur les défis connus du projet. Il est également important de les inclure afin que les membres de l’équipe puissent réagir de manière appropriée lorsque ces risques ou problèmes surviennent.
C'est la dernière partie de votre document. Dans les organisations où les contrats sont confus, les parties prenantes devront peut-être examiner et approuver le document et le signer avant de le finaliser. Dans les organisations moins formelles, l’approbation verbale peut suffire. Que votre organisation soit formelle ou non, vous devez obtenir un accord avant de finaliser votre document de portée.
Incluez tous ces éléments lorsque vous effectuez votre sensibilisation pour être sûr qu'elle est complète. Avant de passer à la création de votre document, il est utile d’en connaître les avantages. Comme vous le verrez dans la section suivante, il est très avantageux de définir la portée de votre projet.
Modèles de portée du projet
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La portée du projet est une partie essentielle du processus de projet. Il contient des informations importantes sur ce qui est inclus dans l'ensemble du projet et ce qui ne l'est pas. Dans toute organisation, vous serez chargé de démarrer un projet ayant ses propres objectifs. Avant de commencer, il est très avantageux de préparer un document contenant l’intégralité du périmètre. Voici les raisons pour lesquelles :
- Le document permettra au participant au projet, ainsi qu'aux clients ou clients, de s'assurer qu'ils sont sur la même longueur d'onde. Cela montre que tout le monde partage la même vision des fonctionnalités attendues, ainsi que de la qualité et du calendrier de l’ensemble du projet.
- Offre aux participants au projet la possibilité d’établir clairement et d’avoir des conversations avec les principales parties prenantes. Il s’agit de personnes ou de groupes de personnes qui ont un impact important sur le projet. Il est donc important que vous obteniez leur soutien.
- Il sert à aider les participants au projet à se concentrer sur le travail qu'ils doivent spécifiquement effectuer pour répondre aux besoins des clients.
- S'il y a des modifications à apporter, le cahier des charges servira de référence pour faire des estimations et des propositions concernant lesdites modifications. Si les changements sont approuvés par les principales parties prenantes, la déclaration peut être modifiée.
- Aidez les participants au projet à prioriser le travail qu’ils doivent effectuer. Cela permet également à l’organisation d’économiser beaucoup de temps, d’argent et d’efforts.
- Il est utilisé comme un outil efficace dans la gestion de projet. Vous pouvez l'utiliser pour gérer vos clients ou leurs attentes, équilibrer les charges de travail et remonter le moral de l'équipe, en particulier si vous parvenez à franchir des étapes importantes.
Comme vous pouvez le constater, faire une telle déclaration est très important. Cela profite à votre organisation principalement parce qu’il tient toutes les personnes impliquées informées. Examinons maintenant quelques conseils utiles que vous pouvez utiliser pour rédiger votre document.
Conseils pour rédiger un excellent exemple de portée de projet
Afin de donner un bon exemple de la portée du projet, vous aurez besoin de quelques conseils utiles. Ces conseils vous guideront pour créer un document SMART . Il s'agit d'un acronyme que vous pouvez garder à l'esprit lorsque vous rédigez votre modèle.
Ce sont des conseils pratiques pour vous aider à faire votre déclaration. Ce sont en réalité des conseils pratiques qui peuvent vous aider à créer différents types de documents. Garder ces directives à l’esprit vous permettra de créer des modèles et des rapports efficaces. Apprenons maintenant comment rédiger votre déclaration de portée pour votre projet. Ceci est la dernière section de cet article et vous guidera sur la façon de bien rédiger l'énoncé de la portée de votre projet.
Énoncé de la portée du projet
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Écrire un exemple de portée de projet demande beaucoup de temps et d'efforts, mais cela ne veut pas dire que cela doit être difficile. En fait, si vous disposez de toutes les informations requises ainsi que de quelques conseils utiles, rédiger l’intégralité de la déclaration sera assez facile. De plus, si vous continuez à rédiger un tel document, chaque fois que vous le ferez, le processus sera un peu plus facile.
Comme vous l’avez lu dans une des sections précédentes, il est très avantageux pour vous de faire une telle déclaration avant de démarrer votre projet. Sans ce document (et les recherches qui l'accompagnent), vous pourriez avoir des difficultés à mettre en œuvre votre projet. Les personnes impliquées dans le projet ne seront pas très bien informées, ce qui entraînera une mauvaise performance et productivité. La portée définit les limites de votre projet, donc si elle n'est pas clairement indiquée, le projet pourrait en être affecté. Vous pourriez rencontrer des retards ou dépasser le budget dont vous disposez pour votre projet.
Le rôle dans la gestion de projet
Un projet est fondamentalement une entreprise non permanente visant à parvenir à un service, un produit ou un résultat particulier. La portée du projet y joue donc un rôle important. Établir quelles tâches ou emplois font partie du projet et lesquels ne le font pas. Identifiez le but, les objectifs et la manière dont le projet atteindra les objectifs. En gros, il définit l’ensemble de votre projet.
La pertinence de la portée
Sans portée, votre projet a une forte probabilité d’échec. Si vous ne définissez pas les contraintes du projet, vous ne pouvez pas vous attendre aux risques et aux problèmes qui en découleront. Lorsque cela se produit, les participants au projet n'auront aucune idée de quoi faire lorsque ces problèmes surviennent, de sorte que votre projet pourrait finir par planter et brûler. Le champ d’application contient toutes ces informations importantes, vous devez donc les présenter comme première étape.
La déclaration
Le document lui-même est important pour éviter les événements imprévus et désagréables qui peuvent survenir pendant le déroulement du projet. La portée est une déclaration importante pour les participants au projet et les principales parties prenantes. Il permet la communication avant le début du projet, permettant ainsi à votre organisation d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
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Rédaction de l'énoncé du contenu du projet
- Lorsque vous rédigez la portée de votre projet, vous devez suivre votre rythme. Ne vous précipitez pas car vous pourriez manquer des détails et des éléments importants. Mais ne prenez pas trop de temps pour l'écrire aussi. Vous aurez très probablement une date limite pour soumettre ce document afin que le projet puisse également démarrer à temps.
- Soyez très précis. Plus vous serez précis, mieux ce sera. Lorsque vous précisez toutes les informations dans le document, les lecteurs les comprendront plus facilement. De plus, vous n'aurez pas à répondre à beaucoup de questions simplement parce que vos déclarations sont vagues.
- Donnez à votre document une bonne longueur. Il ne doit être ni trop long ni trop court. La longueur minimale d'une déclaration est celle qui fournit toujours toutes les informations pertinentes qui doivent être communiquées dans le cadre du projet. Si vous souhaitez que votre message soit bref, n'incluez pas d'informations qui n'ont aucune valeur. Les déclarations générales ne sont pas très utiles, vous pouvez donc choisir de les ignorer. Utilisez plutôt des données spécifiques qui réduiront le risque de devoir modifier votre déclaration ultérieurement.
- Si vous créez un document trop long, vos lecteurs risquent de ne pas être très intéressés à le lire dans son intégralité. Ne prenez pas trop de temps lors de la rédaction de votre document. Tant que vous avez écrit tout ce qui est important, cela suffit.
- Incluez tous les éléments importants dans votre document. Ceux que nous avons évoqués précédemment. Soyez attentif et passez la plupart de votre temps à écrire :
- Description générale des travaux à effectuer ;
- Les livrables que le projet produira ainsi que les principales fonctionnalités ;
- La justification de votre projet afin de donner à vos lecteurs une meilleure compréhension de l'ensemble de sa portée ;
- Les limites de votre projet ou les risques que vous pourriez rencontrer tout au long du processus ;
- Les hypothèses pertinentes pour le projet ;
- Et les inclusions et exclusions pour donner plus de clarté à votre projet.
- Créez des objectifs pour votre portée qui sont très réalisables. Ne vous fixez pas d'objectifs impressionnants, mais difficiles à atteindre. Vous pourriez alors finir par ruiner votre projet dès le début.
- Essayez également de lister toutes les incertitudes auxquelles vous pouvez penser. À ce stade, vous ne connaissez peut-être pas toutes les limites de votre projet, mais vous avez peut-être une meilleure idée des incertitudes. Les incertitudes peuvent devenir des risques lors de l'exécution du projet. Et ces risques peuvent devenir des problèmes qui retarderont votre projet ou engendreront des problèmes en termes de coûts ou de budget. Lorsque vous énumérez vos incertitudes, vous devez également noter comment vous allez les gérer. Il peut:
- Acceptez les incertitudes comme des risques. Si des risques surviennent, au moins vous y êtes préparé. Notez ce qui doit être fait si vous finissez par devoir y faire face. Plus vous serez préparé aux risques, mieux ce sera pour votre projet.
- Transférer le risque à une autre partie. Si vous courez le risque que vous aviez indiqué, vous pouvez alors transférer la responsabilité à un tiers. Si le tiers est d’accord, vous êtes couvert et votre projet ne devra pas être retardé.
- Atténuer le risque. Une fois que vous connaissez les risques, vous pouvez faire quelque chose. Travaillez avec les plans que vous avez élaborés pour réduire les risques d’incertitude.
- Définir les incertitudes est important dans votre déclaration pour rester prêt à toute éventualité.
- Lorsque vous avez collecté toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps pour vous de commencer à rédiger votre document. Il s’agit de l’étape la plus longue du processus qui demandera beaucoup de réflexion et d’efforts. Si vous n'avez pas encore rédigé de brouillon, assurez-vous d'inclure les éléments suivants :
- Faites une liste de toutes les principales parties prenantes de votre projet. Ceci est important pour que vous ayez une idée de votre public et puissiez rédiger votre document pour lui.
- Lorsque vous notez les limites de votre projet, écrivez-les sous forme de puces. Essayez également de rédiger les informations en gardant à l'esprit le point de vue des parties prenantes. Assurez-vous que vos arguments sont faciles à lire et à comprendre.
- Prenez note de tous les risques majeurs qui pourraient nuire à la réussite de votre projet. Cela vous aidera à planifier les mesures nécessaires à prendre lorsqu’elles surviennent.
- Prenez note de l’objectif le plus important du projet. Votre projet peut avoir plus d’un objectif, mais vous devez savoir lequel est le plus important.
- Lister toutes les limites les plus pertinentes ainsi que les risques du projet.
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