44 meilleurs modèles de plan d'actions correctives (Word/Excel)

En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez utiliser des mesures correctives dans les situations où le processus commence à connaître des échecs et n'est pas conforme aux objectifs visés. Cela arrive souvent dans l’environnement de travail et nécessite des mesures correctives pour éviter que ces comportements ne se reproduisent. Pour cela, vous avez besoin d'un modèle de plan d'actions correctives pour noter les détails les plus importants du processus et les actions correctives adaptées à la situation.

Modèles de plans d'actions correctives

Qu'est-ce qu'un modèle de plan d'actions correctives ?

Les organisations et les entreprises utilisent des exemples de plans d'actions correctives pour gérer et prévenir les comportements et situations indésirables au travail. Grâce à cela, vous pouvez identifier les incidents indésirables et les comportements indésirables, puis les traiter de la manière la plus appropriée.

L'utilisation d'un modèle d'action corrective vous aide à créer un document officiel qui offre des conseils dans le processus. Il existe différents modèles que vous pouvez utiliser, notamment des refontes de produits, des formations et d'autres améliorations.

Il existe également différentes manières de mettre en œuvre des actions correctives. Par exemple, vous pouvez mettre en œuvre des changements à l'échelle de l'entreprise, puis les présenter lors de conférences ou de réunions . Pour les choses qui impliquent un seul employé, l’approche la plus courante est une réunion en tête-à-tête.

Si l'action corrective ne parvient pas à résoudre le problème, vous pouvez prendre d'autres mesures. Par exemple, vous pouvez envoyer des avertissements écrits à l'employé. Dans certains cas, vous pouvez suspendre l'employé jusqu'à ce que le problème soit résolu.

Exemples de plans d'actions correctives

Quand avez-vous besoin d’une action corrective ?

Vous pouvez appliquer des actions correctives dans différentes situations et les appliquerez en fonction du département. Voici quelques situations dans lesquelles vous pouvez utiliser un formulaire d'action corrective :

• Les responsables des applications des ressources humaines
  
  
  du service des ressources humaines peuvent utiliser un exemple de plan d'action corrective après avoir tenté de conseiller, d'encadrer ou de rectifier le comportement d'un employé. Dans la plupart des services des ressources humaines, ceux qui sont favorables aux mesures correctives ont tendance à considérer cela comme une mesure disciplinaire.
  
  
  Mais dans d'autres départements, tels que la fabrication et la production, ils peuvent adopter l'approche inverse dans laquelle ils encouragent l'utilisation appropriée d'actions correctives dans les processus dans le cadre du processus d'amélioration continue.
• Application aux soins de santé
  
  
  Dans les cas impliquant des services de soins de santé, un organisme de réglementation gouvernemental pourrait inciter à l'utilisation d'un modèle de plan d'actions correctives. Beaucoup préfèrent un plan d’actions correctives efficace pour éviter les plans de sanctions et les audits ainsi que les poursuites judiciaires.
• Fabrication de produits médicaux
  
  
  Puisque les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux sont régis par la Food and Drug Administration, il est de la responsabilité de la CAPA de prévenir les carences en éliminant les produits défectueux.

Formulaires d'action corrective

Quels sont les éléments clés d’un plan d’actions correctives ?

Votre modèle de plan d'actions correctives doit inclure :

• Une manière standard de traiter les carences.
• Un processus pour lancer, enquêter et appliquer un plan d’actions correctives.
• Clarification des responsabilités de l'entrepreneur ou du membre de l'équipe.
• Établissement clair des enjeux qui nécessitent ce plan.
• Informations sur les ressources disponibles, les limitations, les parties prenantes, les mesures d'achèvement, les dates d'échéance et les mises à jour des progrès.

Exemple de plan d'action corrective

Comment rédiger un plan d’actions correctives ?

La résolution des problèmes qui surviennent commence par l’identification de la cause de ce qui n’a pas fonctionné, comme priorité absolue. L'étape suivante est celle où le véritable travail commence, lorsque vous créez un modèle de plan d'actions correctives qui résoudra complètement le problème. Voici les étapes que vous pouvez utiliser comme guide pour créer le format de votre plan d’actions correctives :

• Lien vers un dossier de conformité
  
  
  Les actions correctives ne peuvent pas exister seules. Ils sont généralement connectés à des zones importantes des journaux de conformité pour communiquer le contexte complet du problème. Cela signifie que vous devez d'abord relier chaque action corrective à la source correspondante.
• Établir des éléments d'action
  
  
  L'objectif principal des exemples d'actions correctives des employés est de formuler les éléments d'action que vous utiliserez pour résoudre le problème en question. Vous devrez peut-être diviser cela en étapes en fournissant plus de détails si nécessaire. Cela aide les personnes impliquées à comprendre ce qu’elles doivent faire.
• Flux de travail défini
  
  
  Assurez-vous que chacune de vos étapes d'action corrective passe par une série de points clés. Le processus peut commencer avant même que vous ayez élaboré le plan. Par exemple, lorsque quelqu’un examine l’événement déclencheur et en examine la cause profonde.
  
  
  Même l’exécution du plan lui-même peut nécessiter la participation de plusieurs personnes, ce qui pourrait créer des opportunités pour que le problème passe entre les mailles du filet. N’oubliez pas qu’un processus d’action corrective véritablement complet empêchera que cela ne se produise et éliminera les échanges de courriers électroniques qui font perdre du temps.
• Identifier les parties responsables
  
  
  Une partie importante de la rédaction de ce plan consiste à désigner les parties responsables. Cela peut sembler trop évident, mais il existe encore des moyens de relancer ce processus.
  
  
  Tout d’abord, créez un calendrier de livrables en fonction des rôles. Cela rationalise le processus tout en créant une responsabilité autour de chacune des mesures à prendre. Deuxièmement, vous devez également réfléchir à la procédure à suivre au cas où la personne ne se conformerait pas. Vous créez des règles pour déterminer qui sera responsable si un livrable tombe pendant des vacances programmées tout en informant un superviseur lorsque quelqu'un laisse complètement tomber la balle.
• Évaluer les risques
  
  
  C'est la dernière partie importante de tout plan d'action corrective réussi. En fait, vous pouvez également bénéficier d’une évaluation des risques au début et à la fin du processus d’action corrective.
  
  
  Dans un premier temps, chacune de vos demandes d'actions correctives peut inclure un niveau de criticité pour calculer le risque en fonction de la matrice de risques que vous avez élaborée en interne. Cela vous permet de filtrer les problèmes les plus risqués qui nécessitent une résolution immédiate avant qu'ils ne commencent à développer des problèmes supplémentaires.
  
  
  Vous pouvez également évaluer le risque de manière critique avant de résoudre la demande, car ce serait le bon moment pour savoir si les mesures prises peuvent ou non réduire le risque de manière acceptable.Si l'action ne répond pas aux exigences, vous savez qu'il est temps de la reprendre au début du processus d'action corrective.
  
  
  En dehors du plan lui-même, c'est le processus de reporting qui rassemblera tout, vous donnant un aperçu de haut niveau de l'efficacité de votre plan. Cela vous permet de voir des éléments tels que les éléments à haut risque qui sont déjà en retard, le délai de clôture moyen et les goulots d'étranglement existants dans votre processus.

Formats de plans d'actions correctives

Mise en œuvre de votre plan d'actions correctives

Une fois que vous avez compris le formulaire d'action corrective et son importance, il est temps de vous concentrer sur la façon de le mettre en œuvre pour obtenir les meilleurs résultats. Lorsque vous disposez d’exemples d’actions correctives de vos employés, mettez-les en œuvre en suivant les étapes suivantes :

• Enquêter sur le problème
  
  
  Une fois que vous avez créé votre modèle de plan d'actions correctives, vous devez essayer de comprendre le problème sous-jacent. Même si des procédures opérationnelles ou des lignes directrices standard ont déjà été établies, il peut encore y avoir des obstacles fondamentaux qui rendent ces normes et lignes directrices trop difficiles à mettre en œuvre.
  
  
  Mais lorsque l’on aborde les problèmes fondamentaux, les solutions se présentent souvent d’elles-mêmes. Ainsi, il devient plus facile de planifier, de prendre note et de mettre en œuvre votre plan d’actions correctives.
• Planifiez votre processus
  
  
  Après avoir acquis une compréhension globale du problème en question, il est maintenant temps de planifier votre processus d'amélioration. Pour ce faire, vous devez procéder comme suit :
  
  
  Examiner la cause première du problème.
  
  
  Évaluez les déclencheurs de non-conformité tels que les audits, les plaintes des clients, les spécifications de processus, etc.
  
  
  Identifiez tout autre problème connexe.
  
  
  Déterminez les solutions possibles.
  
  
  Mettez en œuvre vos protocoles de gestion des risques.
  
  
  Établir les responsabilités des personnes impliquées dans les différentes étapes.
  
  
  Fixez une période de temps réaliste pour tester votre plan.
• Écrivez votre plan d'actions correctives.
  
  
  Procurez-vous une feuille de papier, un stylo et commencez à écrire les détails de votre plan. Assurez-vous simplement d'inclure des détails spécifiques tels que :
  
  
  Le problème que vous devez résoudre.
  
  
  La solution pour améliorer ou résoudre le problème.
  
  
  Une documentation formelle de vos politiques .
  
  
  Procédures spécifiques pour résoudre le problème.
  
  
  Responsabilités individuelles et d'équipe.
• Formez les membres de votre équipe
  
  
  Organisez une réunion de formation axée sur votre plan d'actions correctives avec votre équipe. Cette étape peut être extrêmement compliquée ou simple, selon la taille de votre plan.
  
  
  S’il s’agit d’une seule personne, la formation peut ne durer que quelques heures. Toutefois, si votre plan se concentre sur un problème plus vaste qui affecte l’ensemble de votre entreprise, la formation peut prendre des semaines ou des mois.
  
  
  Lorsque vous planifiez votre formation, assurez-vous d'expliquer le processus du début à la fin afin que votre équipe ait la compréhension, les compétences, la confiance et les connaissances nécessaires pour mettre en œuvre le plan.
• Mettez en œuvre votre plan
  
  
  Dès que vous avez terminé la formation, vous devez fixer une date pour mettre en œuvre votre plan. Assurez-vous simplement qu'avant l'arrivée de la date, vous disposez déjà d'un plan complet avec toutes les procédures, méthodes et instructions pour tous vos employés.
• Évaluez les résultats
  
  
  Au cours du processus de planification, vous devriez déjà avoir fixé une date pour tester votre plan. Quelle que soit la durée, si la période est déjà écoulée, vous devez examiner les résultats. Considérez cela comme une simple répétition de la première étape où vous essayez de vous faire une idée du problème sous-jacent.
• Apportez des ajustements à votre plan
  
  
  Après avoir examiné les résultats, créez un nouveau processus en apportant des ajustements à votre plan, puis recommencez.