La plupart des gens considèrent un contrat de restauration comme une discussion sur la nourriture, les boissons et la décoration écrite sur papier. Mais c’est bien plus que cela. Il s'agit d'un accord écrit légal et contraignant qui décrit les attentes en matière de service entre vous en tant que fournisseur et votre client.
Contrats de restauration gratuits
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Qu'est-ce qu'un contrat de restauration ?
Un contrat de restauration est un accord de service conclu entre vous et votre client qui précise les détails d'un service de restauration à effectuer pendant une période déterminée pour un événement .
En tant que traiteur, vous pouvez utiliser le modèle de contrat de restauration lorsque vous proposez de la nourriture à un groupe de personnes. Voici quelques situations dans lesquelles vous pouvez utiliser ce contrat :
- Si vous êtes restaurateur et que vous souhaitez fournir à votre client des attentes claires concernant les produits alimentaires et autres services que vous fournirez pour l'événement. Vous pouvez également préciser si vous fournirez du personnel ou d'autres choses comme des boissons, des desserts ou des apéritifs.
- Si une école sans installations de cuisine souhaite offrir aux étudiants la possibilité d’acheter le déjeuner.
- Si un organisateur de mariage organise une répétition ou une réception de mariage.
- Si une entreprise souhaite fournir des repas à son personnel pour un certain événement.
- Si une organisation ou envisage d'organiser un événement de collecte de fonds .
- Si une famille organise un dîner de Noël ou un autre rassemblement.
Accords de restauration
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Quels sont les deux types de restauration ?
Il existe une idée fausse très répandue selon laquelle la restauration ne s’applique qu’aux dîners. Avec autant d’événements sociaux de nos jours, vous pouvez désormais organiser différents types de rassemblements qui nécessitent la présence de nourriture et de boissons formelles.
Par exemple, l'événement peut être une réunion d'affaires au cours de laquelle la direction souhaite proposer des repas préparés à ses parties prenantes et à ses invités. Il peut également s'agir d'une réunion de famille où la plupart des membres optent pour un service de restauration plutôt que de cuisiner pour leurs invités.
Les organisateurs d’événements peuvent perdre tout intérêt à servir leurs invités parce que leur préoccupation et leur concentration seront concentrées sur la préparation des repas. En tant que traiteur, vous pouvez confier à l'hôte un contrat de restauration afin que vous puissiez gérer les repas à sa place.
Pour ceux qui se sentent dépassés par le travail de préparation d'un événement , vous pouvez conclure un accord de restauration si vous êtes embauché comme traiteur. Pour créer votre modèle de contrat de restauration, vous pouvez vous concentrer sur ces deux grands types de restauration :
- Restauration d'entreprise
Ce type de service de restauration permet à l'hôte d'effectuer d'autres tâches avec l'assurance que vous vous occuperez des repas. Cela implique de servir les repas à différents moments de l'événement. Par exemple, au petit-déjeuner, vous servirez des sandwichs salés, des viennoiseries et des fruits frais.
A l'heure du déjeuner, il servira des repas chauds accompagnés de salades, soupes, sandwichs et autres plats. Les principaux facteurs permettant de garantir le succès de leur entreprise sont la commodité en temps opportun et des prix raisonnables.
Bien entendu, le métier de traiteur ne se limite pas à la préparation et à la livraison de repas. Selon l'accord avec votre client, vous pouvez également effectuer d'autres tâches dans le cadre de votre entreprise.Un rôle important auquel vous pouvez participer est de fournir des décorations pour l’événement.
En tant que propriétaire d'un service de restauration, vous pouvez compter parmi votre équipe des professionnels expérimentés qui décoreront le lieu selon les souhaits du client. Vous pouvez également vous coordonner avec votre client pour savoir comment il souhaite que vous serviez les convives, accommodiez vos serveurs, nettoyiez, etc. - Réceptions de mariage
Au fil des années, les réceptions de mariage ont toujours été la spécialité des entreprises de restauration. Pour sa réussite, cette célébration nécessite un budget important. Étant donné que les mariages sont fréquents, vous avez peut-être déjà accumulé une riche expérience sur la manière de gérer avec succès une réception de mariage.
En raison de la concurrence, vous devez acquérir les services d’autres experts pour vous aider à garantir à vos clients une expérience de mariage mémorable.
Outre la cérémonie, la partie la plus attendue de l'événement est la délicieuse nourriture servie et les décorations que vous fournirez. Le succès d'un événement dépend en partie du service de restauration.Vous devez livrer de la nourriture et des boissons délicieuses ainsi que des décorations appropriées.
Contrats de restauration pour un événement
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Comment conclure un contrat de restauration ?
Le succès d'un événement dépend en partie de votre contrat de restauration. Quel que soit l’événement, l’objectif d’un contrat de restauration événementielle est de définir les responsabilités de votre traiteur et de votre client. Voici quelques conseils pour créer votre propre modèle de contrat de restauration :
- Décrivez les services que vous fournirez.
Pour qu'un événement soit réussi, l'accord de restauration doit inclure une section détaillée couvrant les services connexes et les éléments de menu. Ce sera votre responsabilité et cette section comprend :
Menu
Vous devez expliquer tous les repas convenus que vous fournirez en détail dans le contrat. En plus du menu principal, incluez au préalable les entrées, boissons ou collations que vous servirez.
Alternatives ou substitutions
Le contrat doit prévoir toutes les substitutions alimentaires qui peuvent être nécessaires, ainsi que des plats alternatifs pour accueillir les invités ayant des restrictions alimentaires ou des allergies alimentaires, tels que les végétariens, les végétaliens ou ceux ayant des préférences casher.
type de service de restauration
Vous devez également assurer un service de restauration, qu'il s'agisse d'un buffet ou d'un repas assis. La manière dont vous servirez la nourriture et les boissons doit être clairement spécifiée dans le contrat.
Que faire des restes
Le contrat doit également prévoir des dispositions sur la manière dont vous gérerez les restes de nourriture et de boissons.
Détails du personnel
Vous devez également aborder ce sujet dans le contrat. Des exemples de ces problèmes peuvent inclure les exigences en matière de code vestimentaire, le ratio personnel de restauration/invités, etc.
Services ou articles supplémentaires
Le contrat doit indiquer clairement les articles ou équipements que vous fournirez, tels que les ustensiles, le linge de maison, la verrerie, etc.Il peut également y avoir des services supplémentaires tels que la configuration avant l'événement et le nettoyage après l'événement. Définissez-les également dans l’accord.
Calendrier de paiement et frais
L'accord doit également préciser les détails sur la façon dont la nourriture et les services que vous avez fournis seront payés.
En plus du coût de chaque plat que vous avez fourni pour le repas principal, l'accord doit inclure des dispositions sur des éléments tels que le taux horaire de votre personnel ayant travaillé pendant l'événement, les frais pour les invités supplémentaires au-delà de ce que vous attendiez, les frais associés aux substitutions de plats. la nourriture ou l'hébergement alimentaire requis par les invités, les frais d'heures supplémentaires ou d'excédents, ou les dépenses pour des services supplémentaires ou supplémentaires ou de la nourriture non inclus dans le prix de base.
Un contrat typique devrait également inclure un échéancier de paiement. Dans la plupart des cas, vous pouvez demander à votre client d'effectuer un dépôt au moment de la signature du contrat, un autre paiement à un moment précis avant la date de l'événement et le paiement final après l'événement après avoir ajouté les frais de service supplémentaires ou supplémentaires. charges au total. - Spécifiez les termes et conditions
Votre contrat doit également inclure des termes standard comme conditions, notamment :
Détails de base
Il s'agit d'informations de base telles que les noms et les coordonnées des parties impliquées, le lieu de l'événement, la date et l'heure.
Date limite pour apporter des modifications
Afin d'éviter tout conflit, le contrat doit fixer une date limite pour toute modification apportée par le client ou l'organisateur de l'événement, comme des modifications au menu ou au nombre d'invités.
Détails de l'assurance
Bien que vous deviez avoir une assurance responsabilité civile pour l'événement, vous pouvez également demander que l'assurance de l'organisateur de l'événement couvre les responsabilités liées à l'événement.
Exigences en matière de santé et de sécurité
Il sera de votre responsabilité en tant que fournisseur de vous conformer aux réglementations en matière de santé et de sécurité. Quant à l'organisateur de l'événement, vous devez fournir la preuve des permis ou licences nécessaires. Par exemple, ils peuvent avoir besoin d'un permis s'ils envisagent de servir de l'alcool lors de l'événement.
Politique d'annulation
Cela doit être clairement indiqué dans l'accord et doit inclure le montant que vous rembourserez au client en cas d'annulation. Le montant du remboursement dépend généralement du moment de l'annulation.
Par exemple, votre client peut s'attendre à recevoir une partie plus élevée de son dépôt s'il annule six mois avant la date de l'événement, par rapport à une annulation effectuée une semaine avant l'événement.
Rupture de contrat
Il existe toujours la possibilité que l'une ou l'autre des parties rompe un contrat bien intentionné. L'accord doit inclure une clause qui traite de l'éventualité d'une violation, y compris des dispositions sur des questions telles que qui paiera les frais juridiques en cas de violation.
Exemples de contrats de restauration
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Facteurs à prendre en compte avant de faire appel à un traiteur
Une fois qu’un client a déterminé dans quelle catégorie son événement appartient, il peut commencer à réfléchir aux différentes façons dont il peut économiser de l’argent. Lorsqu’il s’agit de contrats de restauration, les clients contrôlent ce qu’ils commandent.
Cela peut paraître simple, mais comme vous proposerez plusieurs options, il est facile pour un client de dépasser son budget. Ainsi, ils pourraient se retrouver avec plus de nourriture que ce qu’ils peuvent se permettre ou manger. Voici quelques conseils que vous pouvez suggérer à votre client pour économiser du temps et de l'argent lors de la location de vos services pour un événement. Rappelez-leur de considérer les éléments suivants :
- Nombre total d'invités
- La méthode de livraison de nourriture.
- Ton budget
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