Lors de la rédaction d’un modèle de lettre de relance, vous devez suivre plusieurs étapes. De plus, il est important d’inclure un langage approprié pour informer vos clients qu’ils ont une dette. En règle générale, vous devrez envoyer plus d’une lettre de recouvrement de créances avant de devoir demander l’aide d’une agence de recouvrement professionnelle.
Collection de modèles de lettres
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Types de modèles de lettres de relance
Il existe quatre types différents de modèles de lettres de relance envoyés aux clients. Si vous avez essayé d'appeler un client ou d'envoyer des exemples de lettres de collecte et qu'il répond, vous n'avez pas besoin d'envoyer les autres types de lettres. Sauf si le client ne respecte pas le délai de paiement. Les deux premières lettres ont un caractère plus léger tandis que les deux dernières sont généralement plus affirmées.
- Première lettre de relance
Vous ne devez envoyer ce modèle de première lettre due qu'après avoir tenté d'envoyer un e-mail ou d'appeler le client. Vous pouvez même utiliser un logiciel de comptabilité spécial qui envoie automatiquement des rappels par courrier électronique aux clients.
Mais après vos premières tentatives pour joindre vos clients et qu'ils ne répondent pas ou n'effectuent pas de paiement, il est temps d'envoyer cette première lettre. Généralement, vous devez envoyer cette lettre au moins 14 jours après la date d'échéance de la facture . Pour le rendre plus officiel, imprimez la lettre sur le papier à en-tête de votre entreprise qui comprend votre adresse postale et le logo de votre entreprise. - Deuxième lettre de recouvrement
Avant d'envoyer cette lettre, essayez de recontacter votre client par téléphone ou par e-mail. Demandez si le client a reçu la première lettre et s'il souhaite effectuer le paiement maintenant. Si vos tentatives échouent, il est temps d’envoyer la deuxième lettre de recouvrement.
La principale différence entre cette lettre et la première est que vous indiquerez que vous avez tenté de joindre votre client via la première lettre de recouvrement. Encore une fois, imprimez la lettre sur le papier à en-tête de votre entreprise, qui comprend l'adresse postale et le logo de votre entreprise. - Troisième lettre de recouvrement
Après avoir envoyé la deuxième lettre et après un certain temps, essayez d'appeler votre client. Cependant, si vous ne parvenez pas à joindre le client et qu'il n'a pas essayé de vous contacter depuis des semaines, il est temps d'envoyer le troisième modèle de lettre de relance.
Comme pour la deuxième lettre, cela indique que vous avez tenté d'ouvrir la communication avec le client à travers les deux premières lettres. Expliquez également comment vous avez essayé de contacter le client par téléphone, mais sans succès. Il est également recommandé d'envoyer cette lettre par courrier certifié.
L’avantage du courrier certifié est qu’à sa réception, le client devra le signer. Vous auriez alors la preuve que le client a reçu la lettre.Une telle lettre constitue un document essentiel au cas où vous décideriez d’intenter une action en justice contre le client. - Quatrième lettre de recouvrement
La plupart du temps, si vous avez atteint le point où vous devez déjà envoyer cette lettre, cela signifie que le client ne peut ou ne veut pas payer ce qu'il doit. Dans cette lettre, vous devrez peut-être utiliser un langage plus affirmé tout en restant professionnel. Comme pour la troisième lettre, il est préférable d’envoyer cette quatrième par courrier certifié.
Exemples de lettres de collecte
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Les caractéristiques d'un modèle de lettre de relance
Les échantillons de lettres de relance peuvent être très utiles dans différentes entreprises et organisations. L’objectif principal est de demander des paiements aux débiteurs. Le besoin de telles lettres se fait sentir lorsque les clients n'effectuent pas leurs paiements et ne vous contactent pas pour vous expliquer pourquoi. Contrairement à d'autres lettres commerciales, les modèles de lettres de relance présentent des caractéristiques uniques, telles que :
- Objectif : L'objectif principal de la rédaction de ce type de lettre est d'informer le client qu'il a une dette et qu'il est censé payer avant la date d'échéance.
- Une référence à la lettre précédente : Lors de la rédaction des deuxième, troisième et quatrième lettres, vous devez indiquer une référence à la lettre précédente que vous avez envoyée au client.
- Un avertissement de poursuite judiciaire : cela s’applique à la quatrième carte. Une fois que le client a ignoré les trois premières lettres et n'a pas encore effectué le paiement, la dernière lettre comportera un avertissement l'informant que s'il ne répond toujours pas ou n'effectue pas de paiement, des poursuites judiciaires seront engagées contre lui.
- Les parties incluses : En règle générale, les parties incluses dans cette lettre sont l'acheteur et le vendeur. Ce dernier écrirait la lettre et l'enverrait au premier pour percevoir les frais.
- Le principe du commandement : Il s’agit de l’encaissement des paiements tout en gardant les clients dans l’entreprise.
- Votre choix de langue : Il est important d’utiliser un langage direct, efficace, convivial et professionnel pour transmettre votre message.
lettres de recouvrement de créances
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Conseils pour rédiger un modèle de lettre de relance
Les créanciers devront peut-être rédiger un modèle de lettre de recouvrement ou de date d'échéance pour leurs débiteurs qui n'ont pas effectué leurs paiements à temps. Lorsqu’une personne a une dette envers un créancier ou un vendeur, elle dispose d’un délai précis pour payer cette dette. Si la personne ne peut pas effectuer le paiement à temps, le créancier devra le lui rappeler.
En règle générale, ils tentent de contacter le débiteur par e-mail ou par téléphone. Mais si cela ne réussit pas, il devient nécessaire de rédiger un modèle de lettre de relance.
Une lettre de recouvrement peut également être très utile pour collecter l’argent remboursé pour les produits défectueux ou endommagés. Dans un tel cas, le client écrirait la lettre au commerçant, donnerait tous les détails sur le produit et restituerait son argent.
Exemples de lettres de collecte
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Quelle que soit la raison pour laquelle vous rédigez la lettre, il est important de rédiger la lettre dans un style formel. Si c’est la première fois que vous écrivez une telle lettre, voici quelques conseils pour vous aider :
- Modération des pratiques et tact
Les questions financières sont de nature très délicate. Ainsi, lorsque vous devez rappeler à quelqu'un qu'il n'a pas pu effectuer un paiement ou respecter un engagement financier , choisissez vos mots avec soin.
Faire preuve de tact et de retenue contribuera grandement à la manière dont le destinataire acceptera le message de votre lettre. Tenez-vous-en aux faits et dites au destinataire ce qu’il doit. Faites-le au lieu de laisser vos émotions prendre le dessus sur vous et d'écrire des déclarations dans la lettre qui pourraient vous causer bien des ennuis. - Utilisez toujours un ton poli
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Ce conseil s'applique à tout type de lettre formelle ou commerciale . N'oubliez pas qu'une lettre est un document écrit, donc si vous utilisez un langage dur ou irrespectueux, le client peut l'utiliser contre vous. De plus, utiliser des mots blessants peut aliéner davantage le client. Lorsque cela se produit, il pourrait choisir de vous ignorer plutôt que de respecter ses obligations financières. - Montrez au client que vous comprenez ses problèmes.
Dans certains cas, vous constaterez peut-être que votre client n'est pas en mesure d'effectuer le paiement parce qu'il est coincé dans un problème financier. Même si vous aimeriez payer, vous n'avez pas l'argent pour le faire. Après avoir appris cela, vous devez refléter votre compréhension dans la lettre. Faites preuve d'une certaine sensibilité à la fois lors de la rédaction de votre lettre et lorsque vous abordez le processus global de collecte. - Suivez les étapes du processus de rédaction de modèles de lettres de relance.
Nous avons déjà évoqué les différents types de lettres de relance dans l'une des sections précédentes de cet article. Dans certains cas, une seule lettre ne suffit pas à convaincre le client d’effectuer le paiement. Vous devez donc écrire une série de lettres dans lesquelles :
La première lettre sert de rappel formel sur un ton doux.
La deuxième lettre a un ton plus ferme et plus persuasif. Dans cette lettre, insistez sur la nécessité d’effectuer le paiement dans les plus brefs délais.
La troisième lettre rappelle avec assurance l' obligation du client et aurait un ton plus formel.
La quatrième lettre est le « dernier recours » dans lequel vous informerez le client que s'il ne paie pas à temps, vous intenterez déjà une action en justice contre lui. - Autres conseils à garder à l'esprit
Essayez de communiquer avec le client avant d'envoyer la première lettre.
Utilisez toujours un ton formel et ferme pour la lettre.
N'utilisez jamais de langage dur dans votre lettre. De plus, ne harcelez jamais vos clients, même si vous êtes frustré.
Incluez le montant dû par le débiteur, ainsi que la date d’échéance du paiement.
En fixant un délai, donnez au débiteur le temps d’organiser et de préparer ses fonds pour le paiement.
Comprend différents modes de paiement tels que les espèces, la carte de débit, la carte de crédit ou le chèque.
Mentionnez les conséquences auxquelles le débiteur pourrait être confronté s'il refuse de payer après le dernier délai que vous lui avez fixé.
Incluez vos coordonnées actuelles, telles que votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre numéro de contact.
Vous pouvez également inclure une enveloppe postpayée afin que votre client puisse facilement envoyer sa réponse.
Avant d'envoyer votre lettre, relisez-la pour détecter les erreurs de grammaire ou d'orthographe.
Au lieu d’écrire la lettre à la main, écrivez-la et imprimez-la sur du papier à en-tête de votre entreprise.
Joignez une copie d'un état financier récapitulatif montrant les paiements clients impayés.
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