Demander des informations sur un service ou un produit à une agence, un vendeur ou un fournisseur fait partie de tout processus commercial. Avant de conclure une transaction, il est toujours conseillé de collecter des informations de manière formelle et documentée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un modèle de demande d'informations. Cela permet de définir ou d'affiner votre portée de travail pour une demande de proposition (RFP).
Modèles de demande d’informations
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Quel est le format de la RFI ?
Un modèle de demande d'informations est un document qui demande aux fournisseurs des informations générales sur les solutions qu'ils peuvent proposer pour faciliter la comparaison des fournisseurs. Le processus impliqué dans une RFI vous donne des informations comparables et utiles provenant des fournisseurs.
Cela peut permettre à votre entreprise d’être mieux équipée pour comprendre les solutions disponibles et, par conséquent, prendre des décisions éclairées sur la manière d’aller de l’avant. Voici quelques situations dans lesquelles vous devriez utiliser un modèle RFI :
- Pour un projet d'approvisionnement ponctuel
La demande d'informations constitue souvent la première étape du processus d'approvisionnement. Vous pouvez utiliser ce document lorsque vous avez un défi à relever. Le problème est que vous ne savez peut-être pas quelles solutions sont disponibles ni même si vous effectuerez l'achat.
Cela signifie que vous souhaitez connaître vos options avant de décider de continuer. Dès que vous avez collecté les réponses, vous pouvez utiliser ces informations pour faire une demande de proposition. Ce document contient des questions plus spécifiques et un indice sur votre intention d'achat. - Pour les projets d'approvisionnement récurrents
L'un des objectifs de ce document est de collecter des informations auprès des fournisseurs. En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez en profiter en utilisant des modèles pour créer des profils de fournisseurs pour des projets d'approvisionnement récurrents.
Par exemple, ce document peut aider vos équipes d'approvisionnement à rechercher rapidement des enregistrements et à créer une liste restreinte pour votre appel d'offres en un rien de temps. De plus, étant donné que les profils des fournisseurs contiennent toutes les informations, l'appel d'offres peut être plus spécifique et beaucoup plus court pour répondre aux besoins actuels de votre entreprise.
Modèles de DDR
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Quand avez-vous besoin d’un modèle d’informations de demande ?
L'envoi de formulaires RFI à vos fournisseurs leur permet de communiquer clairement en définissant la portée du document, l'objet, vos exigences et vos attentes quant à leurs réponses.
Un document RFI typique peut inclure une série de questions auxquelles les fournisseurs doivent répondre ainsi que des informations sur leur activité, leurs processus d'approvisionnement et les besoins de leur projet. L'objectif principal de ce document est de recueillir des informations que vous utiliserez lors de la prochaine étape du processus décisionnel.
Étant donné que l'un des objectifs d'un modèle de demande d'informations est de créer une courte liste de fournisseurs potentiels, disposer d'informations écrites détaillées sur chaque fournisseur potentiel accélérera le processus de réduction de vos options. De cette façon, vous pouvez choisir efficacement les fournisseurs appropriés.
Ce document peut également vous fournir un processus standardisé de collecte d'informations qui montre aux fournisseurs que vous agissez à la fois de manière compétitive et équitable lorsque vous effectuez des comparaisons. Les informations à inclure dans ce document dépendent de votre intention. Voici quelques éléments courants que vous trouverez dans une DDR :
- Une introduction avec une explication de l’objectif du document.
- Une description de votre processus d'examen des réponses des fournisseurs et de soumission des appels d'offres.
- Les règles sur la façon dont les fournisseurs doivent répondre à votre RFI.
- Les exigences auxquelles les fournisseurs doivent répondre.
Votre document doit inclure des détails sur ce dont vous avez besoin auprès des fournisseurs. Cela peut inclure des produits, des méthodes de livraison, des prix et d'autres informations pertinentes. Vous pouvez également ajouter une demande d'accusé réception du document par le fournisseur et une clause de confidentialité à accepter.
Pour vous faciliter la tâche, pensez à télécharger un modèle préformaté. Cela vous permet de gagner du temps tout en standardisant votre processus. Vous pouvez également facilement modifier des modèles en fonction de vos propres besoins.
Formats de DDR
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Quelles questions dois-je poser dans une RFI ?
Puisque vous devez poser une série de questions spécifiques dans vos formulaires RFI, vous devez savoir quelles questions poser en fonction de la situation. Par exemple, si vous avez besoin de plus d'informations sur un certain système, votre modèle de RFI peut inclure ces questions :
- Le système permet un accès sécurisé aux :
Familles
Personnes handicapées
Personnel administratif de l'agence
Professionnels de soutien direct
Consultants
Personnel de l'État
Analystes - Le système est-il actuellement utilisé par :
Les familles
Les personnes handicapées
Les membres du personnel administratif de l'agence
Les professionnels du soutien direct
Les consultants Le
personnel de l'État
Les analystes - Le système est-il entièrement basé sur le Web pour permettre l'accès à partir de plusieurs emplacements ?
- Le système peut-il fournir des notifications en temps réel par e-mail ou SMS ?
- Le système est-il entièrement conforme aux exigences HIPAA suivantes ?
La création de données est horodatée et suivie.
Les données d'accès sont horodatées et suivies.
Toutes les modifications ou suppressions sont stockées et suivies.
Activez une communication par courrier électronique sécurisée qui répond aux normes HIPAA.
Tous les utilisateurs fournissent leurs empreintes digitales ou d’autres identifiants uniques pour une identification sécurisée.
Toutes les activités sont entièrement suivies, y compris les actions, les utilisateurs et les adresses IP. - Le système peut-il être mis en œuvre immédiatement ?
- Le système peut-il interagir efficacement avec d’autres systèmes ?
- Le système suit-il : Les
rapports d'incidents, y compris les suivis ?
Données démographiques.
Notes de progression des professionnels du soutien direct et des autres membres de l'équipe. Plans
de services individuels
. Informations sur la santé.
Plans et données comportementales.
Progression vers les objectifs.
Autorisations de service
. Informations de facturation
. Assistance.
Formation
du personnel
. Finances personnelles.
Gestion des médicaments. - Les supports de formation disponibles sont-ils spécifiquement destinés à différents groupes de personnel ?
- Les supports de formation disponibles sont-ils disponibles dans différentes langues ?
- Une formation en personne, pratique et sur site est-elle disponible ?
- Le système lui-même fonctionne-t-il dans différentes langues ?
- Offrez-vous une assistance en direct 24h/24 et 7j/7 ?
- Pouvez-vous partager des données en toute sécurité, comme l'exigent les normes HIPAA ?
- Le système encourage-t-il les meilleures pratiques et la collaboration au niveau national ou au sein de l’agence ?
Documents de DDR
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Comment rédiger une demande d’information ?
Vous pouvez utiliser les formulaires RFI pour demander des informations spécifiques à plusieurs fournisseurs afin de vous aider à prendre une décision plus éclairée. C'est pourquoi il est important de poser les bonnes questions dès le début. Voici quelques conseils pour créer un document RFI efficace :
- Partez du plus haut niveau d’information.
Il s'agit de la première étape du processus où vous pouvez comparer la demande d'un modèle d'informations à l'envoi d'un message d'introduction à vos fournisseurs potentiels. Pour vous, c’est comme tester le terrain là où il n’y a pas encore besoin de promesses. Pour cette étape, vous devez :
Identifier vos objectifs et tout défi potentiel
. Faites savoir au prestataire qui vous êtes, quels sont vos objectifs et tous les défis potentiels auxquels vous pourriez être confronté. N'entrez pas encore dans les détails, mais assurez-vous que les informations que vous fournissez donnent à vos fournisseurs potentiels la possibilité de décider s'ils souhaitent continuer à faire affaire avec vous.
Faites attention aux prospects, pas seulement à leurs capacités.
La réponse que vous recevez de votre formulaire de demande d'informations sur les fournisseurs potentiels peut vous montrer les capacités et l'expérience dont ils disposent, mais n'oubliez pas que les choses peuvent changer. C'est pourquoi vous devez vous concentrer davantage sur vos prospects. - Utilisez le bon format
Choisir un modèle approprié peut vous fournir les bonnes informations dès le départ. Si vous n’en avez pas actuellement, vous pouvez également en créer un. Un moyen simple de procéder consiste à utiliser le logiciel avec lequel vous êtes à l’aise. Cela vous permet d'économiser des ressources et du temps tout en vous permettant de modifier le modèle en fonction de vos besoins. - Formulez vos questions de manière concise et claire
. N'oubliez pas que vous demandez des informations pour vous aider à prendre des décisions. Ainsi, les prestataires potentiels ne peuvent pas vous donner de réponse si vous ne leur posez pas les bonnes questions. Voici quelques conseils pour cette étape :
Gardez vos questions simples
Vous n'avez pas besoin de poser des questions complexes. Essayez de poser une question à la fois. N’utilisez pas non plus de jargon pour que les prestataires puissent clairement comprendre vos questions.
Maintenez votre professionnalisme
N'oubliez pas de faire preuve de respect envers vos fournisseurs potentiels. Recherchez-les avant de rédiger vos questions. Évitez également de poser des questions dont vous pouvez facilement trouver les réponses en ligne.
Définir une réponse appropriée
Ne laissez pas vos fournisseurs potentiels deviner, dites-leur simplement. Cela est particulièrement vrai lorsque vous rencontrez des problèmes complexes.
Fournissez suffisamment d'informations.
Plus vous êtes clair, plus vous avez de chances d'obtenir une réponse précise et rapide de la part des fournisseurs potentiels. - Faciliter la comparaison
L'un des objectifs de ce document est d'obtenir suffisamment d'informations auprès des fournisseurs avec lesquels vous traitez pour la première fois. Sur la base des réponses que vous obtenez, vous pouvez décider si vous devez réaliser un RDF ou un RFQ. - Faites preuve de considération
Vous ne perdrez rien en développant une relation durable et positive avec plusieurs fournisseurs. Faire preuve de respect et de considération en appréciant les efforts et le temps des destinataires de ce document peut être un bon début. Voici quelques façons de procéder :
Limitez vos questions
Ce document devrait vous fournir suffisamment d'informations essentielles dont vous avez besoin pour passer à l'étape suivante. Assurez-vous que les questions que vous posez sont pertinentes et nécessaires au développement d’un potentiel partenariat professionnel.
Incluez une date d'échéance raisonnable.
Assurez-vous d'inclure une heure à laquelle vous vous attendez à ce que les fournisseurs vous renvoient le document.Ce délai peut varier car il dépend de l'urgence de votre projet.
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