46 formulaires de rédaction efficaces pour les employés [+ formulaires de mesures disciplinaires]

Les propriétaires d’entreprise qui offrent des opportunités d’emploi à plusieurs employés se heurtent souvent à de multiples problèmes. Les employés contractuels peuvent ne pas être aussi bons au travail chaque jour, car chaque jour n'est pas pareil et ils peuvent également avoir des sautes d'humeur. Cela étant dit, un tel comportement est parfois acceptable et évitable dans une certaine mesure, mais lorsqu’il est constant, il nuit à la productivité de l’entreprise.

Les employeurs peuvent également subir des pertes en raison de mauvaises performances professionnelles de leurs employés. Cependant, les mauvaises performances de l'employé peuvent avoir de nombreuses raisons, ce qui peut inciter les employeurs à rédiger une lettre d'avertissement officielle, connue professionnellement sous le nom de formulaire écrit de l'employé, qui décrit les attentes et les conséquences.

Bien qu'il existe plusieurs programmes et outils de gestion des employés que le service des ressources humaines d'une entreprise peut utiliser, ce formulaire est susceptible d'être utilisé lorsqu'un problème grave survient et qu'un employé commet systématiquement une erreur. De plus, les managers peuvent également communiquer verbalement avec l’employé, mais lorsque les choses sont envoyées à l’employé par écrit, elles deviennent plus authentiques et sérieuses.

Bien entendu, la productivité de l’entreprise est de la plus haute importance pour les employeurs et les mauvaises performances des employés peuvent avoir un impact négatif sur l’efficacité globale. Malheureusement, après plusieurs avertissements verbaux, certains employés n'arrivent pas à se ressaisir, obligeant les employeurs à devenir formels, tout en utilisant un modèle de rédaction d'employé.

Formulaire d'écriture de l'employé

Les formulaires de rédaction des employés sont des lettres d'avertissement connues sous le nom de formulaires de mesures disciplinaires pour les employés , d'avertissements de conduite des employés et même de notes d'avertissement pour les employés. Les noms peuvent varier selon les entreprises, mais la raison qui les sous-tend reste la même. Ces formulaires ou lettres sont techniquement utilisés et rédigés par le service des ressources humaines de l'entreprise, soulignant lorsque les performances ou le comportement au travail se détériorent de manière durable, générant des problèmes de productivité et d'efficacité de l'entreprise.

Les formulaires de rédaction des employés aident les gestionnaires et les employeurs à transmettre et à expliquer les attentes des employés concernant la productivité et les changements de comportement. En outre, il met en évidence les conséquences si une mauvaise performance au travail ou un comportement inacceptable persiste à l'avenir. De plus, les observations des employés ne sont pas déposées en premier recours. Cette lettre d'avertissement est conservée à l'arrière de l'armurerie d'une entreprise. Les employés reçoivent d’abord uniquement des avertissements verbaux.

Pour faire gagner du temps et des efforts à l'employeur, plusieurs modèles de rédaction pour les employés sont disponibles gratuitement, comme celui que l'on trouve sur notre site Web principal. Le formulaire standard de rédaction de l'employé couvre une liste de contrôle des problèmes courants de performance au travail ou des problèmes disciplinaires, tels que l'utilisation abusive d'Internet de l'entreprise, les pauses excessives, le quota d'appels quotidien, l'absentéisme, la négligence, les mauvaises performances, les retards, le non-respect de la politique de l' entreprise . qualité du travail, etc. Vous pouvez simplement télécharger le modèle depuis notre site Web principal, le modifier avec les détails nécessaires et le transmettre à l'employé.

Pourquoi devrais-je l'utiliser ?

Comme mentionné ci-dessus, ces lettres d’avertissement sont conservées à l’arrière de l’armurerie. Cela signifie que les employeurs peuvent avoir d’abord donné plusieurs avertissements verbaux à l’employé. Si les employeurs ont dans leur entreprise un employé très négligent et irresponsable qui ne se rétablit pas même après avoir reçu plusieurs avertissements verbaux, alors les employeurs devraient utiliser ces lettres d'avertissement écrites comme moyen pour eux de modifier leur comportement.

Lors de la rédaction de ces lettres, les employeurs devraient demander aux employés de se souvenir du nombre de fois où ils ont déjà reçu des avertissements et des résultats des avertissements précédents (le cas échéant). Normalement, vous pouvez utiliser ces écrits d'employés en raison du manque de performance d'un employé, mais s'il y a d'autres raisons, il y a également un espace pour les notes .

Quand l'utiliser ?

Les formulaires de rédaction des employés ne peuvent pas être utilisés à tout moment. Ils ne se présentent aux employés que lorsque les choses deviennent sérieuses. Compte tenu de cela, les gestionnaires et les employeurs devraient parler personnellement aux employés et communiquer avec eux, en leur faisant part de leurs mauvaises performances ou de leur mauvais comportement.

Il est nécessaire de communiquer au préalable ce que vous en pensez, car il est possible que les employés ne sachent pas vraiment ce que leurs managers pensent de leur performance ou de leur comportement. Il est donc préférable de communiquer et de se coordonner entre eux pour éviter les divergences. Parfois, les problèmes peuvent être résolus simplement en se parlant, plutôt qu’en licenciant un employé qui pourrait faire mieux à l’avenir.

Techniquement, il existe de nombreuses raisons de rédiger un rapport d'employé, car chaque employé a différents types de problèmes de comportement et de performance. C'est pourquoi les écrits d'un employé peuvent contenir plusieurs avertissements écrits concernant le problème. Certaines entreprises envisagent de rédiger plusieurs avertissements, tandis que certains employeurs tentent de n'utiliser qu'un seul avertissement écrit sur le formulaire. C'est à vous et à votre organisation de choisir l'une ou l'autre méthode.

Selon une étude, la plupart des employeurs choisissent d'écrire cette lettre d'avertissement aux employés en raison de l'absentéisme. Bien qu’il existe de nombreuses autres causes de radiation, l’absentéisme est la plus courante. Il existe d'autres problèmes courants mentionnés ci-dessous qui peuvent vous obliger à les noter au cas où ces problèmes se produiraient constamment.

• Présence
• Utilisation excessive de la communication électronique
• Négligence
• tenue vestimentaire inappropriée
• Ne pas donner de qualité ou de quantité dans le travail.
• Ne pas donner de précision dans le travail.
• Ne pas être productif au travail.
• Non-respect des politiques de l'entreprise.
• Mauvaise conduite
• créer des perturbations
• Insubordination
• Non-respect des instructions
• Travail personnel pendant les heures de travail
• Faible niveau de rendement
• Retard
• Non-respect des procédures de sécurité.
• Provoquer des dommages aux biens de l'entreprise.

Nous avons répertorié quelques raisons possibles, mais il y en a bien d’autres. Il peut y avoir plusieurs raisons pour écrire une lettre d’avertissement à l’employé, mais il peut aussi y en avoir une seule. Selon les raisons, vous devez cocher la case dans le modèle de rédaction de l'employé et également donner quelques explications à ce sujet dans la section commentaires ou notes. Assurez-vous d'avoir donné des avertissements verbaux à l'employé, car vous ne pouvez envoyer une lettre d'avertissement à un employé que si vous avez donné plusieurs avertissements verbaux et que vous êtes confronté à de graves problèmes.

Formulaires de mesures disciplinaires

Comment écrire à un salarié ?

Pour fournir un formulaire de caviardage à un employé, six éléments importants doivent être inclus sur le formulaire de mesure disciplinaire de l'employé. Explorons chacune de ces sections en détail ci-dessous.

Section n°1 : Mentionner le nom de l'employé et la date du jour

Cette section est nécessaire et devrait figurer dans l'écrit de l'employé. N'oubliez pas d'inscrire le nom du salarié et la date d'émission en haut de votre formulaire. Il s'agit d'une section importante car elle détermine le nom de l'employé pour lequel vous rédigez le formulaire. Assurez-vous que le nom est lisible ainsi que la date. Cette section mettra clairement en évidence pour qui l’article est écrit et quand ils le recevront.

Section n°2 : Mettre en évidence le but de la discipline

Un formulaire de dissertation sera incomplet sans clarification. Les employés en connaissent peut-être déjà la raison, car l'entreprise aura donné plusieurs avertissements verbaux à leur encontre, mais l'auteur doit l'expliquer en détail dans la section commentaires ou notes. Les employés peuvent avoir reçu au moins deux ou trois avertissements verbaux avant de soumettre cette lettre. L'objectif principal de la mention du but du formulaire est de mettre en évidence la gravité du problème de l'employé et de commencer le processus de documentation. Un avertissement écrit est généralement la dernière étape avant de licencier un employé.

Section #3 : Nombre d'avertissements donnés à l'employé 

Généralement, trois avertissements sont donnés aux salariés de chaque entreprise. Après cela, des mesures strictes sont prises et une lettre d'avertissement écrite est remise au salarié avant son licenciement pour problème. C'est la dernière façon de corriger l'employé. Après cela, les employés sont licenciés de l’entreprise s’ils ne prennent pas en compte les problèmes et ne s’adaptent pas en conséquence.

Section n°4 : Élaborer sur le problème

Dans cette section, vous devez être très clair sur le problème. Vous devez mentionner le comportement de l'employé, son mauvais rendement au travail ou tout ce qui ne va pas chez l'employé. Pour cela, il faut aussi parfois trouver des raisons et des preuves. Vous devez être précis dans l’utilisation de citations, de dates et d’autres détails nécessaires pouvant démontrer votre mauvais comportement ou performance.

Votre employé pourra mieux vous comprendre si vous êtes plus précis et pourra se corriger en conséquence s'il est coupable. Par exemple, si un employé désobéit à son patron, écrire une simple phrase sur sa désobéissance n’est peut-être pas plus efficace. Mais l’écrire avec une raison peut le rendre plus fort. Dans le cas où ils ne sont pas responsables de leurs actes, ces spécifications vous fourniront un soutien supplémentaire si l'employé intente une action en justice contre vous.

Section n°5 : Résoudre le problème avec une date limite

La rédaction du sujet de l'employé n'est pas la seule raison pour laquelle un employé écrit. Vous devez également vous assurer de fournir une date à laquelle le problème peut être résolu et à quelle date vous vous attendez à ce que l'employé prenne des mesures correctives. Cela signifie également ce que l’organisation attend d’eux.

Par exemple, si vous constatez qu'un employé est plus souvent en retard et qu'il est en retard au travail malgré des avertissements verbaux, vous pouvez préciser son délai et le début du quart de travail. De plus, vous devriez leur donner quelques jours pour commencer à se présenter à temps et mettre en œuvre les conséquences s'ils ne le font pas dans ce délai.

Section n°6 : Fournissez une section de date et de signature

Les écrits des employés ne sont pas réellement des contrats officiels, mais leur signature par l'employé peut fournir une authentification. Garder une trace écrite peut être une bonne option au cas où vous deviez licencier quelqu'un ou le licencier plus tard parce qu'il n'a pas suivi ce qu'on lui a dit de faire. Idéalement, la lettre elle-même devrait exprimer la gravité et la gravité de la situation, mais il est préférable qu'elle soit signée avec une date pour éviter des problèmes futurs.

Modèle d'écriture pour les employés

 

Conseils pour documenter la discipline des employés

Vous devez être très prudent lorsque vous écrivez sur des employés pour des raisons disciplinaires. Cela doit être pris en compte car cela peut causer des problèmes si un employé intente une action en justice contre vous. Pour vous protéger et protéger votre entreprise, vous devez vous assurer de suivre les conseils suivants pour recruter efficacement un employé.

Conseil n°1 : Soyez précis

Vous devez vous assurer d’être précis et utiliser des justifications et des exemples appropriés pour démontrer votre problème. Par exemple, si vous dites simplement qu’un employé a été en retard trois fois au cours du mois dernier ; cela n’aura peut-être pas d’impact. Au lieu de cela, vous devez mentionner les dates et l’heure auxquelles l’employé était en retard au travail. Vous pouvez également mentionner les raisons qu’ils ont invoquées pour leur retard, lorsqu’on leur demande d’être plus précis.

Conseil n°2 : faites preuve de cohérence

Vous ne devriez pas écrire sur un employé si vous avez auparavant ignoré ce problème pour d'autres employés. Assurer la cohérence sur les enjeux. En cas de doute, vous devez toujours rechercher des problèmes similaires qui ont été documentés dans le passé.

Conseil n°3 : étayez-le par des faits

Vous devez également noter la procédure ou les politiques que l'employé a enfreintes et vous assurer de documenter la date, l'heure et l'année dans la lettre. Il se peut que les faits généraux ne l’étayent pas suffisamment.

Conseil n°4 : expliquez les conséquences

Étant donné que ces lettres font preuve de rigueur et de sévérité, vous devez également déterminer les conséquences si le comportement persiste. Par exemple, si vous écrivez à un employé qui est en retard, vous devez lui lancer un ultimatum. S’ils sont à nouveau en retard au travail, ils seront licenciés.

Conseil n°5 : réponse des employés

Le brief doit également donner à l'employé la possibilité de répondre. Assurez-vous d'inclure une section destinée aux employés où ils peuvent écrire leur point de vue sur le problème.

Exemple d'écriture d'employé

 

pensée finale

La discipline et la productivité des employés sont de la plus haute importance pour les entreprises. S'ils ne sont pas divertis, les employeurs peuvent écrire de telles lettres d'avertissement aux employés après avoir donné quelques avertissements verbaux. Pour gagner du temps et des efforts, téléchargez simplement les formulaires de rédaction depuis notre site Web principal et utilisez-les.