Soyons honnêtes; Nous avons tous participé à une réunion de travail à un moment qui semblait un peu « décalé ». Des réunions mal planifiées, désorganisées et mal planifiées peuvent faire perdre du temps à une équipe et donner l'impression qu'une entreprise manque de professionnalisme. C'est là qu'un modèle d'ordre du jour de réunion peut s'avérer très utile ; fournit un aperçu de la plateforme de réunion et donne une structure à votre discours prévu. Un ordre du jour de réunion efficace définit des attentes claires pour la réunion et aide les membres de votre équipe à préparer leurs questions à l'avance. Un ordre du jour peut vous aider à vous concentrer si les discussions sont détournées et vous aider à estimer le temps que vous prévoyez consacrer à la réunion.
Comment concevoir un ordre du jour efficace pour votre réunion ? Il est utile de commencer avec un modèle vierge, que nous fournirons plus tard sur cette page, et un aperçu de vos objectifs pour la réunion. Qu’espérez-vous que vos participants obtiendront ? Quels objectifs spécifiques avez-vous pour la réunion ?
Modèles d'ordre du jour de réunion
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Planifier l'ordre du jour de votre réunion
Une bonne réunion nécessite une planification, de préférence celle qui inclut les employés ou les participants qui assisteront à votre réunion. Il est important de solliciter leur avis et de les encourager à suggérer des points à l'ordre du jour et à expliquer pourquoi ils pensent que ces points devraient être abordés. (Si vous n’utilisez pas leurs suggestions, vous devriez leur offrir la courtoisie de leur expliquer pourquoi.
Choisissez des sujets qui touchent tous les participants . Les réunions d'équipe enlèvent du temps à la productivité, alors tenez-vous-en aux sujets qui concernent toutes les personnes présentes et convoquez des réunions plus petites plus tard pour d'autres questions qui ne concernent que de petits groupes.
La plupart des organisations rencontrent des problèmes généraux qui affectent tout le monde au bureau, car elles partagent le même espace et les mêmes outils. Par exemple, si vous mettez à niveau un logiciel de traitement de texte et devez passer en revue de nouvelles fonctionnalités pour l'ensemble du bureau, une réunion sur les bases sera utile à un large public. Ce qui n'est pas abordé lors de la réunion peut faire l'objet d'un suivi sous forme de mémo . S'il existe des problèmes avec le progiciel partagé par de nombreux services, vous devez leur proposer une seule solution sur laquelle tout le monde est d'accord. Être « sur la même longueur d’onde » est la clé du succès de vos réunions.
Modèle Word pour l'ordre du jour d'une réunion
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Utilisez votre ordre du jour de réunion pour planifier des réunions efficaces
Un modèle d'ordre du jour de réunion contient généralement une liste de sujets qui seront discutés, y compris le nom de la personne qui parlera sur le sujet. Au lieu de simplement utiliser des sujets courts, vous souhaiterez peut-être répertorier les points de votre ordre du jour sous forme de questions et réponses.
Pour une meilleure compréhension de la lecture, vous souhaiterez peut-être répertorier les points de l’ordre du jour sous forme de questions auxquelles l’équipe devra répondre. Une réunion efficace permet aux participants de connaître le plan de match à l'avance afin de pouvoir s'y préparer mentalement. La plupart des points de l'ordre du jour ne sont que de courtes notes qui n'aident pas vraiment les participants à comprendre ce qui est discuté. Un simple format de questions et réponses sur l'ordre du jour peut éviter bien des maux de tête et même encourager les participants à prendre des notes pendant la réunion. Les questions aideront également les membres de l’équipe à réfléchir aux problèmes à l’avance et à préparer leurs propres questions.
Chaque point de l'ordre du jour de la réunion doit expliquer clairement le but de chaque point.
Exemples de points à l’ordre du jour d’une réunion :
« Quand allons-nous ouvrir le nouveau laboratoire informatique ?
Par exemple, si vous votez sur un article, vous pouvez le lister comme ceci :
« Vote : devrions-nous ouvrir le nouveau laboratoire informatique avant ou après la mise à niveau du système d'exploitation ? »
Si vous recherchez de nouvelles idées ou contributions, vous pouvez les inclure à l'ordre du jour de la réunion comme suit :
« Discussion : Brainstorming pour un événement de collecte de fonds »
Chaque point de l’ordre du jour doit indiquer clairement si vous donnez des informations, recherchez des informations pour prendre une décision ou prenez une décision réelle. Vos participants seront reconnaissants de savoir à l’avance ce qui sera couvert et pourquoi leur aide est précieuse.
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Combien de temps la réunion elle-même doit-elle durer ?
Une réunion efficace n’est généralement pas ouverte. Il doit être efficace et efficient. Soyons honnêtes; Les longues réunions peuvent être une corvée, et après un certain temps, il devient inconfortable de s'asseoir sur des chaises de réunion sans interruption. Assurez-vous de prévoir une « pause » dans l’ordre du jour de la réunion si vous prévoyez que votre réunion sera longue. Les gens ont besoin de pauses toilettes ; le temps de prendre un verre d'eau ou simplement de se dégourdir les jambes. Sans ces pauses planifiées dans l’agenda, vous constaterez que vos participants deviennent grincheux.
Lors de la planification de chaque sujet, vous souhaiterez estimer une durée réaliste pour chaque sujet. Cela vous aidera à rester concentré et vous permettra de consacrer du temps aux questions et aux préoccupations. Cela vous donnera également l'effet de levier dont vous avez besoin pour demander à quelqu'un de « rattraper son retard » s'il passe trop de temps sur le terrain. Le but des limites de temps est de vous aider à rester concentré sur votre tâche : ne vous inquiétez pas si vous manquez votre temps de discussion, mais ne laissez personne dominer la conversation que vous avez. L’idée est de donner à tous ceux qui souhaitent s’exprimer la possibilité de le faire.
Avoir des discussions efficaces en réunion
Vous souhaitez que les participants à la réunion se préparent pour la réunion, mais leur avez-vous dit cela lorsque vous avez rempli le modèle ? Lorsque vous distribuez l'ordre du jour, vous devez prévoir suffisamment de temps avant la réunion afin que vos participants puissent faire les recherches appropriées et réfléchir à l'avance à toutes leurs questions ou préoccupations.
Lors de la rédaction de l’ordre du jour, comme indiqué ci-dessus, il est important d’identifier qui est responsable de diriger chaque point de l’ordre du jour . Par exemple, une personne autre que le leader de la réunion formelle est souvent chargée de discuter d'un problème. Si vous parlez de nouvelles politiques de sécurité des informations, vous souhaiterez qu’un responsable informatique vous explique comment et pourquoi. Si vous changez de régime de santé, vous présenterez probablement votre responsable des ressources humaines pour expliquer les détails et répondre aux questions. Vous devez vous assurer de faire un suivi auprès de ces personnes et leur demander s'il y a des points à ajouter à l'ordre du jour.
exemple d'ordre du jour d'une réunion
Un ordre du jour de réunion peut être formaté de plusieurs manières. Nous avons préparé un modèle que vous pouvez utiliser au bas de cette page. Voici un échantillon de ce à quoi pourrait ressembler le contenu d'une journée de réunions autour du lancement d'un nouveau produit. Le produit est un éplucheur de pommes de terre appelé « The Peel-Away » :
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Réunion de lancement de produit de l'équipe de direction
10 mai 2015
9h – 11h00
L 'agenda
(Les délais indiqués pour chaque élément sont indicatifs).
- 9h00 : Présentation de l'équipe marketing « The Peel-Away »
- 9h20 : Démo « The Peel-Away » : Jane Simmons du marketing
- 9h55 : John Milton expliquera la campagne d'infopublicité pour le marketing « The Peel-Away »
- 10h20 : Discussion animée par Sally Mays sur les télévendeurs potentiels pour les ventes incitatives de « The Peel-Away »
- 10h30 : Pause toilettes
- 10h45 : Remise des prix aux équipes marketing pour l'excellent kit média « The Peel-Away »
- 11h00 : Socialisation, réseautage et gâteau
Après la réunion, évaluez son efficacité
Si vous organisez des réunions régulières, vous voulez vous assurer qu’elles sont aussi efficaces et réfléchies que possible. Un modèle d'ordre du jour est disponible sur cette page pour faciliter le processus de planification. Cependant, à la fin de la réunion, vous souhaiterez peut-être distribuer un questionnaire anonyme sur la réunion elle-même afin d'améliorer les performances de la réunion.
Questions que vous voudrez peut-être poser dans le questionnaire :
- L’ordre du jour a-t-il été envoyé à tout le monde à temps pour le préparer ?
- Les participants ont-ils estimé que les points de l’ordre du jour étaient bien organisés ?
- Les brochures étaient-elles faciles à lire et à comprendre ?
- Avons-nous pu prendre de bonnes décisions sur la base de nos discussions ?
- Dans quelle mesure l’utilisation du temps de réunion a-t-elle été efficace ?
- Tous les points à l’ordre du jour ont-ils été abordés de manière facile à comprendre ?
- Que changeriez-vous à la réunion ?
- Les intervenants étaient-ils préparés ?
- Cette réunion a-t-elle contribué à votre compréhension des points de l’ordre du jour ?
Toutes les réunions ne se dérouleront pas sans heurts ou parfaitement, mais avec un ordre du jour bien planifié, vous pouvez contribuer à planifier et à créer des réunions efficaces qui seront enrichissantes pour toutes les personnes impliquées. Assurez-vous de télécharger notre modèle pour vous aider à planifier !
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