47 modèles de registres de temps des bénévoles vierges (Excel et Word)

L’ajout de bénévolat à votre portefeuille peut être une force motrice contribuant à votre réussite. Chaque heure que vous consacrez au bénévolat vous rapproche de vos objectifs en impressionnant les employeurs ou les enseignants d'une organisation ou d'un institut dans lequel vous travaillez. Il est donc essentiel que vous suiviez et signaliez l’impact de votre travail bénévole. La meilleure façon de contrôler la gestion et le suivi de cet impact consiste à utiliser un registre des heures de bénévolat.

Registres des heures de bénévolat

Qu'est-ce qu'un relevé des heures de bénévolat ?

Si vous ne conservez pas de registres pour suivre votre travail bénévole, vous ne saurez jamais quels avantages vous pouvez bénéficier en tant que bénévole, maintenant ou dans le futur. Par exemple, lorsque vous postulez à un emploi , vous pouvez indiquer votre expérience de service sur votre CV, les heures que vous avez effectuées en tant que bénévole en rapport avec le poste pour lequel vous postulez.

Vous pouvez utiliser ces informations précieuses lorsque vous postulez à un programme de bourses universitaires. Il est essentiel de conserver une trace de toutes vos expériences de bénévolat via un journal des heures de bénévolat. Vous devez inclure le nombre d'heures que vous avez travaillées, les dates, une description des tâches que vous avez accomplies avec succès et les coordonnées des organisations et des superviseurs pour lesquels vous avez fait du bénévolat.

Bien qu'il existe plusieurs façons de suivre et de documenter toutes vos expériences de bénévolat, l'utilisation d'un modèle de feuille de temps de bénévolat est la plus simple et la plus pratique.

Fiches d'inscription des bénévoles

Pourquoi est-il important d’enregistrer les heures de bénévolat ?

L'utilisation d'un outil de suivi des heures de bénévolat vous aide à suivre les heures que vous avez consacrées à une cause donnée. Il contient des informations essentielles, notamment votre nom, votre adresse e-mail, vos activités bénévoles, vos heures d'arrivée et de départ et le nombre d'heures que vous avez travaillées.

Les informations fournies par le formulaire d'heures de bénévolat vous aident à mieux gérer votre travail bénévole tout en gardant vos données organisées. Si vous pouvez suivre le nombre d'heures que vous avez fournies, vous pouvez attribuer une valeur aux services que vous fournissez.

L'enregistrement des heures de bénévolat aide également les organisations à mesurer et à rendre compte de l'importance et de la valeur des services bénévoles pour la communauté. Que vous le fassiez manuellement à l'aide d'une feuille d'inscription des bénévoles ou que vous utilisiez un système numérique, le suivi des heures de bénévolat est crucial pour les raisons suivantes :

• Pour faire preuve de responsabilité
  
  
  De nombreux partenaires communautaires exigent que les heures de bénévolat soient enregistrées à titre officiel au nom d'un organisme. Un registre autorisé par le superviseur ou l'organisation est un outil commun partagé entre les associations communautaires comme celles-ci.
• Pour améliorer le retour sur investissement des programmes de bénévolat
  
  
  Le retour sur investissement d'un programme de bénévolat peut être mesuré en partie par le nombre d'heures que vous et d'autres bénévoles consacrez. L'enregistrement de vos heures de bénévolat peut aider l'organisation à comprendre le retour sur investissement du programme de bénévolat et, à partir de là, à prendre les mesures nécessaires pour l'améliorer.
• Partager l'impact du programme
  
  
  Grâce à l'inscription, l'organisation peut montrer et partager avec ses bénévoles, parties prenantes, donateurs et membres de la communauté comment l'organisation fait une différence dans la communauté. En suivant et en enregistrant les heures de contribution des bénévoles, l'organisation peut montrer à la communauté qu'elle a un impact et remplit une mission spécifique.
• Pour aider les organisations à obtenir des subventions
  
  
  De nombreuses organisations à but non lucratif dépendent de subventions et d'autres fonds extérieurs pour continuer à fonctionner. Beaucoup de ces entités accordant des subventions exigent que ces organisations à but non lucratif suivent et déclarent leurs contributions volontaires. En prouvant qu'ils font du bénévolat, ils ont de meilleures chances d'obtenir les fonds dont ils ont besoin.

Formulaires d'heures de bénévolat

Comment enregistrer les heures de bénévolat ?

Pour que votre organisation connaisse le nombre précis d'heures que vous et les autres bénévoles consacrez à l'accomplissement de vos tâches, vous devez disposer d'un registre efficace des heures de bénévolat.

Vous pouvez l'utiliser pour suivre le travail effectué par tous les bénévoles (y compris vous-même) et le temps requis pour atteindre les objectifs de votre organisation. Vous pouvez utiliser un modèle de feuille de temps de bénévolat préformaté pour vous aider à créer ce document essentiel de manière efficace.

Voici les étapes simples pour créer une feuille d’inscription de bénévole :

• Créer un nouveau fichier Word
  
  
  Une façon de créer cet enregistrement consiste à utiliser Microsoft Word. Il vous sera facile d’utiliser cette application à cette fin. Vous pouvez créer un fichier que vous pouvez modifier plusieurs fois. Une fois que vous êtes satisfait de l'enregistrement que vous avez créé, vous pouvez l'enregistrer dans différents formats selon votre convenance.
• Pensez à vos objectifs
  
  
  En tant que bénévole, vous pouvez comprendre exactement ce que l'organisation attend de vous si vous avez des objectifs clairs. Cela vous fournit une orientation spécifique pour le processus global basée sur tous les plans formulés. Cela vous évite également de vous engager dans des activités improductives et vous concentre davantage sur celles qui sont importantes.
• Ajoutez vos informations de base
  
  
  Cette section de l'inscription contient des détails de base tels que le nom de l'événement ou de l'organisation, votre nom en tant que bénévole, vos coordonnées, la durée du programme, le nom de l'institution bénévole, etc.
  
  
  Toutes ces informations sont cruciales pour suivre votre travail bénévole. Les mêmes informations serviront également de base au certificat de réussite que vous recevrez à la fin de l'événement.
• Segmentation et structure
  
  
  Vous pouvez disposer d'un emplacement organisé pour toutes les informations importantes en fournissant une structure à votre document. Cela facilitera le suivi et l’analyse. Si vous pouvez créer des segments séparés qui présentent les tâches de manière plus détaillée, cela vous donnera un aperçu de l'ensemble du processus.
• Surveillance
  
  
  Assurez-vous de surveiller régulièrement votre journal afin de pouvoir suivre la progression de votre travail bénévole. La surveillance vous empêche, ainsi que les autres bénévoles, de vous relâcher. Au contraire, cela permet également d'identifier ceux qui méritent une récompense dans le programme. De plus, vous aurez la possibilité d’adapter rapidement les mesures correctives si le besoin s’en fait sentir.

Feuilles de temps des bénévoles

Comment enregistrez-vous vos heures de bénévolat?

Vous devriez commencer à enregistrer vos heures de bénévolat sur un formulaire d’heures de bénévolat après les événements de bénévolat. Garder une trace de vos heures de bénévolat est crucial, surtout si la valeur de ces heures est très élevée. Les informations que vous enregistrez dans votre journal de bénévolat peuvent également vous aider d'autres manières, comme celles mentionnées ci-dessus.

Suivre vos heures de bénévolat n’est pas une tâche difficile. Vous pouvez utiliser Google Sheets ou Google Forms pour créer une feuille de temps de bénévolat. Bien que ces feuilles de calcul automatisées puissent constituer un excellent moyen d'automatiser votre processus, vous devez néanmoins effectuer certaines opérations pour rendre votre processus d'enregistrement plus efficace.

Tout d'abord, vous devez configurer correctement Google Sheets ou Google Forms pour créer un formulaire de suivi, une feuille de calcul et un système de reporting précis. Si vous travaillez dans une organisation, vous pouvez même partager cela avec d'autres. Voici les étapes pour le faire :

• Créer le formulaire
  
  
  Vous pouvez utiliser Google Forms pour de nombreuses choses, notamment des questionnaires, des enquêtes, etc. Créer un formulaire Google à partir de zéro semble être une tâche ardue, mais si vous le configurez correctement, vous pouvez rapidement transformer un formulaire vierge en une inscription pour enregistrer vos heures de bénévolat.
  
  
  Bien que la création d'un formulaire Google soit assez simple, en créer un à des fins de suivi des bénévoles est un peu plus complexe. Par exemple, Google Forms propose différents styles pour vous aider à catégoriser votre feuille. Vous devez réfléchir au style à utiliser avant de créer votre formulaire.
• Choisissez des questions riches pour suivre vos heures de bénévolat.
  
  
  N'oubliez pas que vous et vos autres bénévoles devrez répondre aux questions du formulaire. Vous enregistrerez ensuite les réponses dans le document pour que vous ou votre entreprise puissiez les analyser. Ce document est votre feuille de calcul de suivi du temps de bénévolat.
  
  
  Quoi qu'il en soit, vous devez toujours configurer le format correct pour les questions afin de pouvoir obtenir les données dont vous avez besoin pour votre feuille de calcul. Assurez-vous de poser les bonnes questions pour garantir l’efficacité.
• Définir les droits et autorisations
  
  
  Pour cette étape, vous avez le choix entre plusieurs options. Ne sautez pas cette étape si vous souhaitez que d'autres personnes accèdent également au formulaire. Vous pouvez le faire des manières suivantes :
  
  
  Envoyez le formulaire par e-mail à tout le monde directement depuis Google.
  
  
  Partagez un lien sur le site Web de votre entreprise. Faites-le si votre entreprise dispose d'une page de ressources désignée, d'une page de bénévolat ou si vous souhaitez publier le formulaire pour rappeler aux autres d'enregistrer également leurs heures.
  
  
  Intégrez le formulaire sur le site Web de votre entreprise.
  
  
  Vous ne devez effectuer cette étape qu'une seule fois. Après cela, vous n'avez plus à vous soucier du partage de votre formulaire.Assurez-vous simplement de le faire correctement !
• Préparez-vous à télécharger Google Sheets pour garantir l'exactitude.
  
  
  C'est peut-être la partie la plus importante de l'utilisation de Google Forms pour créer une feuille de temps pour les bénévoles ou une feuille de calcul de suivi du temps. Cela créera une feuille de calcul Google – une feuille de calcul avec toutes les informations du formulaire.
  
  
  Veuillez toutefois noter qu’il peut être nécessaire d’organiser les informations que vous collectez de manière spécifique. Vous devrez peut-être ajouter des formules pour additionner les heures ou catégoriser les réponses des autres volontaires.
  
  
  Vous devrez peut-être également créer des tableaux croisés dynamiques pour faciliter l'analyse des données que vous collectez.Cela permet à toutes les réponses sur le formulaire de suivi d'être instantanément saisies dans votre feuille de calcul.