47 Modèles et exemples de descriptions de poste

Élément essentiel de l’embauche et de la gestion des employés, les descriptions de poste sont une déclaration écrite générale d’un poste spécifique. Généralement, une description de poste comprend le but, la portée, les devoirs, les responsabilités et les conditions de travail d'un poste.

Document essentiel pour chaque poste, la description de poste aide vos candidats et employés à comprendre leurs rôles. Aussi, une description de poste :

• Aide à attirer les bons candidats
• Décrit les aptitudes et les compétences requises pour remplir le rôle.
• Décrit les domaines critiques du travail ou du poste d'un employé.
• Il constitue un outil précieux de gestion des performances.
• Il sert de base au contrat de travail.
• Il sert de base pour décrire la formation professionnelle, les attentes en matière de performance, l'avancement de carrière et l'évaluation des emplois.
• Définit le positionnement du travail au sein de la hiérarchie générale de l'entreprise.

Modèles de descriptions de poste

Pour définir efficacement vos besoins, vous devez rédiger une description de poste claire, pratique et précise. Un modèle de description de poste peut vous aider à cet égard. Une analyse minutieuse des faits importants du poste est généralement le point de départ d’une bonne description de poste. Les faits importants sur le travail comprennent :

• Qualifications requises pour le poste
• Comment le travail se rapporte à d'autres emplois
• Les responsabilités et le but du travail.
• Tâches individuelles impliquées
• Les méthodes utilisées pour accomplir les tâches.

Puisque les emplois sont sujets à changement en raison de l’évolution des nouvelles technologies, du développement organisationnel et/ou de la croissance personnelle, il est important d’être flexible dans votre description de poste. Avec une description de poste flexible, vous serez en mesure d' encourager les employés à évoluer dans leur rôle et à contribuer à votre entreprise. Les descriptions de poste sont rédigées à diverses fins. Cependant, une description de poste comporte trois objectifs principaux. Les trois objectifs principaux d’une description de poste sont :

Fonction de définition :

Afin de fournir aux employés un point de référence quant à leurs responsabilités et au niveau de performance requis, une description de poste cherche à définir clairement le rôle. 

Attirer le candidat :

Pour attirer une réponse d'un demandeur d'emploi interne ou externe , une description de poste décrit le rôle et les informations d'identification requises.

Référence de gestion :

Une description de poste fournit à la direction, en particulier à un nouveau manager, un point de référence pour comprendre l'étendue et le niveau de responsabilité du rôle.

L'importance des descriptions de poste

Outil de communication, les descriptions de poste peuvent contribuer au succès de votre organisation si elles sont élaborées efficacement. D’un autre côté, cela rendra la communication plus difficile, augmentera la confusion sur le lieu de travail et empêchera les gens de comprendre ce que l’on attend d’eux si leurs descriptions de poste sont mal orthographiées. Les questions suivantes peuvent vous aider à déterminer si les descriptions de poste de votre organisation sont rédigées et utilisées efficacement :

• Est-ce que vous ou d'autres membres de votre organisation mettez régulièrement à jour les descriptions de poste ou lorsque les critères de poste changent ? Les salariés sont-ils impliqués dans ce processus ?
• Qui utilise ou fait référence régulièrement aux descriptions de poste ?
• Utilisez-vous des descriptions de poste pour planifier les activités de formation ?
• Vos descriptions de poste incluent-elles des critères de performance ?
• Pouvez-vous observer ou mesurer les critères dans leurs descriptions de poste ?

Vous comprenez probablement désormais ce qu’est une description de poste et comment mesurer son efficacité. Cependant, vous ne connaissez peut-être pas encore son importance. Vous pensez peut-être qu’il ne s’agit que d’un autre projet RH fastidieux. Il est donc important de comprendre pourquoi les descriptions de poste sont nécessaires et quel rôle elles jouent dans votre organisation. En plus de faciliter le processus d’embauche, une bonne description peut servir de plan pour informer sur les conditions et les relations de travail. Voici les choses pour lesquelles une description de poste écrite peut être utilisée efficacement :

Communication claire et concise des exigences du poste.

La première et principale raison d’utiliser les descriptions de poste est de communiquer de manière claire et concise les exigences du poste aux candidats. Il est important que les candidats comprennent les exigences de base du poste, car vous cherchez à attirer et à embaucher des employés compétents. Une description de poste peut vous aider à le faire. De plus, une description de poste peut montrer votre marque à des employés potentiels et leur donner une idée de la culture de l'entreprise. En bref, une description de poste bien rédigée est un outil de communication qui peut contribuer à rendre le processus d'embauche plus facile et moins coûteux pour vous. 

Communication des attentes

Les descriptions de poste sont un excellent outil pour communiquer les attentes de l'organisation aux employés. De plus, il fournit à l’employé des orientations pour réussir son travail.

Gestion des performances

Vous pouvez utiliser les tâches décrites dans la description de poste pour définir des objectifs de performance mesurables. Une fois cela fait, vous pouvez former vos employés pour atteindre ces objectifs, selon vos besoins.

Formation et développement des employés.

Vous pouvez motiver vos employés à suivre des séminaires, des cours et d'autres activités de développement professionnel en utilisant leurs descriptions de poste ainsi que des descriptions de promotions professionnelles réalisables.

Compensation

À l’aide des descriptions de poste, vous pouvez élaborer un barème de rémunération standardisé qui comprend le minimum et le maximum pour chaque poste.

Discipline

Si nécessaire, vous pouvez utiliser la description de poste pour montrer qu'un employé n'exécute pas les fonctions requises.

Reconnaissance et récompenses

Pour encourager les employés à aller au-delà de leurs attentes, vous pouvez utiliser les descriptions de poste comme référence en matière de performance. Toute performance au-delà des attentes devrait entraîner une reconnaissance et des récompenses.

Conformité juridique à l'Americans with Disabilities Act (ADA) et au Fair Labor Standards Act (FLSA)

L'Americans with Disabilities Act (ADA) et le Fair Labor Standards Act (FLSA) rendent les descriptions de poste écrites de plus en plus importantes. Les descriptions de poste garantissent votre conformité légale avec les lois sur les droits civils susmentionnées. Les détails sur les fonctions essentielles du poste sont ce que peut fournir une description de poste bien rédigée. Ceci est extrêmement utile lorsqu'un employé demande un aménagement raisonnable en vertu de l'Americans with Disabilities Act (ADA).

Votre description de poste documente clairement les exigences pédagogiques du poste, les exigences physiques, l'expérience de travail, les certificats ou licences requis et les responsabilités de supervision. Par conséquent, des descriptions de poste précises et bien élaborées vous permettent de déterminer ce qui constitue un aménagement raisonnable et d’établir des contrôles à cet égard. De plus, les descriptions de poste vous aident à vous conformer à la Fair Labor Standards Act (FLSA). Définit le paramètre pour les heures de travail, le type de paie et les heures supplémentaires lors de l'inclusion du statut FLSA d'un poste dans la description de poste.

Pour les employeurs, les descriptions de poste sont extrêmement bénéfiques et le processus d’élaboration de celles-ci ne doit pas nécessairement être épuisant. En fait, vous devriez considérer le processus d’élaboration des descriptions de poste comme une opportunité d’impliquer vos employés et votre direction. La flexibilité est essentielle lorsqu'il s'agit de la description de poste.

Créer des descriptions de poste qui se concentrent davantage sur les attentes et les responsabilités et moins sur des tâches spécifiques est une chose sensée à faire. En faisant cela, vous encouragerez les employés à se concentrer davantage sur les résultats et moins sur les tâches de travail. Pour référence, vous pouvez utiliser un modèle de description de poste. Une description de poste flexible est plus facile à maintenir et ne nécessite pas de modifications à chaque changement de fonctions. Voyons maintenant comment rédiger une bonne description de poste.

Exemples de descriptions de poste

Comment rédiger une description de poste

Une première étape importante dans le recrutement du meilleur candidat pour le poste consiste à rédiger une description de poste claire et précise. Une compréhension claire des tâches et des responsabilités du poste est nécessaire pour rédiger une description de poste. De plus, la description de poste doit définir clairement les compétences requises pour le poste. La description de poste est divisée en plusieurs sections différentes.

Savoir quoi inclure dans ces sections est essentiel. Vous pourrez attirer des candidats qualifiés et réduire le turnover du personnel à long terme à l’aide d’une description de poste bien définie. Pour rédiger une description de poste et améliorer les résultats de votre offre d'emploi, vous pouvez utiliser un modèle de description de poste. Voici quelques lignes directrices pour rédiger une description de poste :

• Évitez d’utiliser un langage ambigu ou compliqué, utilisez plutôt un langage clair et concis.
• Utiliser un langage non préférentiel
• Évitez de décrire des caractéristiques personnelles et décrivez uniquement les tâches, les compétences et les connaissances requises pour le poste.
• Évitez de sous-estimer ou d’exagérer les responsabilités et les devoirs du poste, mais soyez plutôt précis à leur sujet.
• Décrire l'état actuel du poste plutôt que son état passé ou futur
• N'utilisez pas d'abréviations, d'acronymes et de termes techniques.
• Assurez-vous que les tâches et responsabilités exercées dans la section « travail effectué » de la description de poste et les compétences, connaissances et qualités dont vous avez besoin pour le poste sont directement liées.
• À moins que vous puissiez démontrer qu'ils sont essentiels aux devoirs et responsabilités du poste, évitez de mentionner l'éducation, l'expérience, la formation ou la certification comme exigences du poste.

Les fonctions principales du poste, la manière dont le travail sera effectué et les compétences requises pour effectuer le travail sont les détails d'une description de poste efficace. De plus, il s'agit d'un outil important pour mesurer les performances et gérer les litiges ou les problèmes disciplinaires . Une description de poste doit comprendre les sections suivantes : 

Titre professionnel

Le titre de Jon est l'élément clé de la description de poste. Le titre du poste précise le poste et le rang ou le niveau.

But et objectifs

Cette section doit décrire le but de l'objectif du poste en trois à quatre phrases.

Devoirs et responsabilités

Cette section devrait inclure les devoirs et responsabilités du poste. De plus, vous devez indiquer le temps qui doit être consacré à chaque tâche. Utilisez des pourcentages pour représenter cela, c'est-à-dire 30 % de saisie de données, 40 % de remplissage, etc. Vous devez décrire les fonctions en deux ou trois phrases. De plus, les devoirs doivent contenir un objet, une action et un but. Enfin, les devoirs doivent être basés sur les résultats.

Description de la structure hiérarchique

Cette section fournit une description détaillée de chaque rôle que l'employé jouera. Cette section devrait inclure les tâches de supervision (le cas échéant) de l'employé. De plus, vous devez indiquer à qui ils relèveront. Informez également les employés/candidats s’ils sont censés travailler avec d’autres employés ou départements.

Expérience, aptitudes et compétences

Lorsque vous détaillez les compétences et l’expérience requises pour effectuer le travail, soyez aussi précis que possible. Par exemple, indiquez le type de logiciel ou de matériel utilisé pour effectuer le travail si le poste nécessite l'utilisation d'un ordinateur. Puisqu’il s’agit de deux choses complètement différentes, il est important que vous énumériez les aptitudes et les compétences séparément. Les compétences sont des activités que le candidat peut réaliser en utilisant les qualifications qu'il a obtenues ou les choses qu'il a apprises dans le passé.

D'un autre côté, les compétences sont des attributs ou des traits que vous attendez du candidat pour le poste. La capacité de faire une présentation efficace, acquise grâce à la pratique et à l’étude, est un exemple de compétence, tandis qu’une caractéristique innée, telle qu’une forte communication, est un exemple de compétence. Aujourd’hui, une plus grande importance est accordée aux compétences comportementales, telles que la communication, la flexibilité, le leadership, l’initiative et le travail d’équipe, à mesure que les entreprises évoluent vers des descriptions de poste basées sur les compétences.

Description du candidat idéal              

Cette section doit inclure les points forts requis pour effectuer le travail. Un exemple de ceci serait la capacité de travailler avec plusieurs gestionnaires et des délais serrés.

Horaire et lieu de travail

Cette section doit inclure l'emplacement physique du travail, les jours et heures du poste, ainsi que tout potentiel au fil du temps requis pour effectuer le travail.

Salaire

Cette section doit inclure le salaire de départ, moyen et maximum pour le poste. De plus, vous devez inclure des critères d'éligibilité à une rémunération supplémentaire, tels que des augmentations annuelles, des primes de performance et des commissions de vente . Au lieu d'attribuer un salaire particulier au poste, attribuez une échelle salariale qui varie en fonction de l'éducation et de l'expérience.

Exemples de descriptions de poste

Quelques erreurs à éviter dans la description de poste

Pour créer une description de poste efficace, vous devez éviter les erreurs suivantes :

être irréaliste

Il est important qu'une description de poste ne soit pas une liste de souhaits impossible de toutes les compétences du monde. Au lieu de cela, la description de poste doit représenter les informations d'identification exactes requises pour effectuer le travail.

Ne pas impliquer toutes les parties prenantes

Créer une description de poste sans la contribution des RH, de la direction hiérarchique et des employés occupant un rôle similaire est une erreur à éviter.

Utiliser un langage discriminatoire

Il existe certains mots et expressions que vous ne devez pas inclure dans votre description de poste, car ces mots et expressions peuvent être interprétés comme discriminatoires, ce qui peut vous empêcher d'attirer les divers candidats recherchés par les entreprises.

Les descriptions de poste sont extrêmement utiles pour attirer les bons candidats pour le poste et encourager les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes. Vous pouvez facilement rédiger une description de poste en téléchargeant nos modèles de description de poste. À l’aide de nos modèles de descriptions de poste, vous serez en mesure de rédiger une description de poste efficace et gagnante.