Tout au long d'un projet, les personnes impliquées peuvent toujours trouver des problèmes dont ils peuvent tirer des leçons. Ceux-ci sont discutés régulièrement afin que les membres de l'équipe puissent choisir quelque chose de pratique à appliquer au cas où de tels problèmes se reproduiraient. Ces événements sont généralement enregistrés dans un modèle de leçons apprises afin que les informations tirées de l'expérience ne soient pas perdues.
Modèles de leçons apprises
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Pourquoi les leçons apprises sont-elles importantes ?
Même les projets les plus rentables au monde connaissent des hauts et des bas, et en général, les bas ont un impact aussi important que les hauts et les bas. Pour être un chef de projet performant, vous devez toujours documenter et analyser les leçons que vous avez apprises dans un modèle de leçons apprises et les appliquer plus tard si nécessaire dans des projets futurs.
La rédaction de ces leçons apprises dans un document sur les leçons apprises devrait devenir un élément fondamental de tout projet, car cela répond à un certain nombre d’objectifs. Bien que la documentation complète d'un format de leçons apprises soit généralement effectuée pendant le processus de clôture du projet, vous devez enregistrer chaque leçon apprise tout au long de la vie du projet .
Cela garantit que toutes les informations sont documentées avec précision et en temps opportun. Voici les raisons les plus importantes pour lesquelles vous devriez créer votre propre projet et tirer les leçons :
- C'est un outil utile et indispensable.
Tous les enseignements tirés de chaque projet peuvent constituer un outil essentiel, surtout lorsque l'on vous confie des projets similaires. Des exemples de leçons apprises doivent décrire les problèmes qui se sont produits au cours du projet ainsi que des recommandations pour éviter que quelque chose de similaire ne se reproduise à l'avenir.
Du côté positif, le document doit également décrire les aspects du projet qui se sont bien déroulés et comment des projets similaires peuvent bénéficier de ces informations. - Aide à garantir l'inclusion
Vous devez soumettre le document sur les leçons apprises au bureau de gestion de projet (PMO) et au sponsor du projet afin qu'il puisse être inclus dans les fichiers et les actifs de l'organisation en tant qu'ajout à la base de données sur les leçons apprises. Si votre organisation ne dispose pas de PMO, il devrait alors exister d'autres moyens de communication garantissant l'inclusion de tous les chefs de projet . - Capturez les leçons apprises du projet.
L'objectif principal des leçons apprises d'un projet est de compiler les leçons apprises sur un projet dans un document officiel que vous pourrez ensuite partager avec d'autres chefs de projet affectés à des projets similaires à l'avenir.
Le document peut être incorporé dans le cadre d'un nouveau processus de planification de projet pour des projets similaires. Son utilisation peut déterminer quels problèmes sont survenus, comment vous les avez résolus et comment les éviter à l'avenir. - Décrivez tout ce qui s'est bien passé sur le projet
. Le format des leçons apprises doit également détailler ce qui s'est bien passé sur le projet et les raisons pour lesquelles d'autres chefs de projet ont capitalisé sur les actions entreprises. Ce serait également une bonne idée que les autres chefs de projet découvrent qui étaient les membres de l'équipe de projet afin de pouvoir solliciter des commentaires et des suggestions pour planifier de futurs projets.
Formats des leçons apprises
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Quels sont les enseignements tirés de la gestion de projet ?
Les leçons apprises peuvent donner lieu à une discussion informelle, en particulier lorsque l’on revient sur des projets. Cela se produit généralement après l'achèvement d'un projet lors d'une réunion à laquelle vous assistez, en compagnie des principaux représentants du client et de l'entrepreneur.
La rencontre peut être encore plus révélatrice avec une certaine organisation. Au cours de la réunion sur les leçons apprises, toutes les personnes impliquées dans le projet partagent leurs points de vue sur leurs réflexions sur le projet, ce qu'elles aimeraient changer, les choses qu'elles ont apprises et ce qu'elles doivent améliorer.
Documents sur les leçons apprises
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Qu’est-ce qu’un dossier de leçons apprises ?
Chaque projet doit disposer d'un document pour enregistrer les connaissances acquises au cours du projet à utiliser dans le projet en cours et ensuite inscrit dans le registre des leçons apprises pour référence future. L’objectif principal de ce document est de compiler les leçons apprises dans toute l’organisation. La capture cohérente des informations clés liées au projet peut aider les autres membres de l’équipe à analyser et à pointer vers les leçons pertinentes.
Vous pouvez utiliser le journal des leçons apprises et le partager via un lecteur partagé ou dans le cloud. Vous pouvez également personnaliser le format des leçons apprises pour encourager la collaboration. Vous pouvez adapter n'importe quelle valeur ou catégorie du document pour répondre à vos besoins.
Leçons tirées du projet
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Comment créer un modèle de leçons apprises ?
Une autre utilisation des leçons tirées d’un projet est celle d’un élément majeur de la culture d’une organisation engagée dans une gestion et une amélioration adaptatives continues. En termes plus simples, vous pouvez utiliser des exemples de leçons apprises pour communiquer les connaissances plus efficacement et garantir que les informations utiles sont incluses dans les processus de travail, les activités et la planification. Voici les étapes de base pour créer un modèle de leçons apprises :
- Définir votre projet
Il s'agit de la première étape au cours de laquelle vous identifiez le besoin de leçons apprises et établissez le processus, ainsi que l'équipe à travers laquelle vous collectez les leçons. Il est essentiel d'établir le but et la nécessité des cours, les personnes chargées d'utiliser le produit et les membres de l'équipe du projet.
Choisissez des personnes pour travailler sur le document sur les leçons apprises qui ont des connaissances ou une expérience spécifiques dans le projet et d'autres compétences importantes, notamment en termes de rédaction et de communication. Les membres doivent se mettre d'accord sur le format du produit, les stratégies de collecte de données, les méthodes d'analyse, les stratégies de diffusion et les autres activités que le projet peut nécessiter. - Collecter des données
Cela implique la collecte d'informations via des processus structurés ou non structurés, tels que des critiques de projets, des réunions et des formulaires écrits. Il peut exister de nombreuses sources à partir desquelles vous pouvez collecter des données pour votre modèle de leçons apprises.
Vous pouvez baser ces leçons sur des expériences positives qui ont permis d'atteindre les objectifs de l'organisation et sur des expériences négatives qui ont conduit à des résultats indésirables. Pour certains projets, un processus collaboratif de collecte de leçons peut être aussi important que l’enregistrement du processus. - Vérification et synthèse
Les leçons soumises doivent être vérifiées pour garantir leur applicabilité et leur exactitude. Le processus implique que des experts en la matière et dans le domaine coordonnent et effectuent des examens pour déterminer si la leçon a ou non :
Pertinence pour d'autres projets.
Des qualités uniques dans un certain département.
Des fonctionnalités applicables à l'ensemble de l'organisation . - Stockage
Cet aspect du document sur les leçons apprises consiste à incorporer les leçons dans une base de données partagée à des fins de diffusion et de partage futurs. Les informations doivent être stockées de manière à permettre aux utilisateurs de rechercher et d'identifier les leçons à l'aide de mots clés. - Diffusion
Ce dernier élément est le plus important et implique la diffusion des leçons apprises. Il n’y aura que peu d’avantages, voire aucun, à moins que les enseignements tirés ne soient utilisés et diffusés par ceux qui pourraient en bénéficier. Le processus de diffusion peut inclure un examen du processus de travail, une distribution de routine et une formation.
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Utiliser le modèle de leçons apprises pour organiser des réunions
Utilisez un modèle de leçons apprises pour recueillir des recommandations personnelles et d’équipe pendant et après le projet. Il devrait y avoir une réunion rapide avec votre équipe pour passer en revue les leçons apprises à mi-projet.
Laisser ces briefings jusqu’au lancement du projet pourrait entraîner une perte d’informations avant même le lancement. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez organiser une réunion avec votre document sur les leçons apprises :
- Apprendre de ses erreurs et éviter de commettre les mêmes erreurs à l’avenir.
- Déterminez les meilleures pratiques et transmettez ces connaissances à d’autres projets à l’avenir.
- Pour établir la confiance avec les membres de votre équipe et les parties prenantes. Impliquer les gens dans le processus les rend plus favorables à la gestion de projet.
Tout cela signifie que les réunions sur les enseignements tirés ne sont pas seulement un lieu où les gens peuvent partager leurs sentiments de colère et de frustration, qui sont souvent l’impression ressentie lorsque les gens deviennent trop négatifs.
Mais les examens de projet à travers les leçons apprises doivent toujours se concentrer sur le partage de commentaires constructifs et utiles en vue d’une amélioration. Examinons de plus près un processus standard pour une réunion sur les enseignements tirés :
- Lorsque vous organisez une réunion d'équipe complète , les membres se réuniront en petits groupes pour présenter leurs conclusions à la fin de la réunion.
- Lors d'une réunion sur les leçons apprises où vous n'avez que quelques participants, vous pouvez discuter des conclusions de chacun sans avoir besoin de présentations.
Le principal défi de ces réunions est que les gens peuvent hésiter à fournir des commentaires honnêtes. Ils ont peur de paraître durs, de blesser les sentiments des autres ou même d'être jugés par les autres.
Mais souvent, il y aura un membre qui brise la glace et fait preuve d’une position plus courageuse. Lorsque cela se produit, d’autres suivent et commencent à partager ouvertement leurs critiques. C’est le genre d’environnement que vous devriez promouvoir.
Si vous pensez que les participants ont tendance à hésiter à s'ouvrir, vous pouvez envisager de planifier certains points de discussion à l'avance, comme lancer quelques auto-dénigrements en guise de démonstration d'humour et d'humilité. Cela montre également qu’être autocritique envers soi-même et envers les membres de l’équipe est tout à fait acceptable.
De plus, si vous entretenez de bonnes relations avec l’équipe, vous pouvez avoir quelques « plantes » dans l’équipe qui peuvent intervenir avec des commentaires préalablement répétés sur les leçons apprises. Cela peut aider à faire avancer les choses, en particulier pour les membres timides de l’équipe.
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