Il existe plusieurs façons de générer un tableau pour les éléments d’action, et la meilleure façon d’y parvenir consiste à utiliser un modèle d’élément d’action. Ce modèle est une méthode simple pour suivre vos actions à différentes fins. Pour garantir le bon déroulement de toutes vos actions, l’utilisation de listes d’actions sera d’une grande aide.
Modèles d'éléments d'action
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Qu'est-ce qu'une liste d'éléments d'action ?
Une action fait référence à une tâche ou à un travail qui fait suite à une réunion. Il s'agit généralement d'une action qui découle d'une conversation, mais qui n'est pas essentielle pour atteindre les objectifs de la réunion . Avec un suivi des éléments d'action, les chefs de projet peuvent planifier formellement les tâches pour s'assurer qu'ils attribuent et notent toutes les activités nécessaires.
Un modèle de liste d'éléments d'action vous permet d'ajouter une liste d'éléments d'action qui nécessitent des actions correctives. Vous pouvez répertorier les éléments dans le journal des actions pour vous assurer qu'ils sont exécutés en fonction de leur importance. Le modèle d’éléments d’action contient également toutes les informations et documents importants liés aux éléments d’action.
Listes d'éléments d'action
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Types courants de modèles d’éléments d’action
Dans un modèle d'élément d'action, vous répertoriez tous les éléments nécessitant une action corrective. Vous pouvez créer le modèle à partir de zéro ou télécharger un modèle de liste d'éléments d'action et commencer à l'utiliser. Quoi qu’il en soit, vous devez connaître le type de modèle dont vous avez besoin pour votre propre projet ou entreprise. Certains des types les plus courants de listes d'éléments d'action incluent :
- Action corrective
Ce type de modèle vous montre tous les détails des problèmes d'action corrective. Assurez-vous d'inclure le nom de votre entreprise et la date de l'audit. Incluez également le numéro d'enregistrement du document, tout problème lié aux mesures d'action et toutes les actions correctives correspondantes.
Pour compléter le modèle, incluez la date d'échéance pour la correction et un champ pour la date d'achèvement. Cela permet aux responsables de prendre des mesures correctives pour les éléments d'action donnés. - Action décisive
Ce type de modèle fournit une description des décisions que vous devez prendre concernant les actions correctives. Indiquez ici la date de la réunion et les noms de tous les participants à la réunion. Assurez-vous que la décision d’action décisive se situe dans tous les détails.
Incluez également le nom de la personne chargée de prendre la décision, les niveaux de priorité des actions et les personnes chargées de rendre compte de l'état et de l'avancement des actions décisives ou correctives. - Action de gestion de projet
Ce type de modèle fournit une description des éléments d'action de votre projet, les niveaux de priorité de chaque élément d'action, quand vous devez les signaler et qui doit gérer les éléments d'action. Incluez également l’état des actions correctives pour assurer le bon développement du projet. - Action prioritaire
Dans ce type de modèle, vous répertoriez les éléments d'action en fonction de la priorité. Incluez ensuite une description du problème à résoudre, de la personne responsable, de la zone et de l’état du problème. Incluez également un champ pour la résolution de chacune des actions et leurs dates d’achèvement.
Suivi des éléments d'action
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Conseils pour rédiger de meilleures actions
Un outil de suivi des actions est extrêmement important, surtout lorsque vous avez de nombreuses tâches à surveiller tout au long d'un projet ou d'un événement spécifique. La rédaction d'un modèle d'enregistrement des stocks bien rédigé et organisé vous donne toutes les informations dont vous avez besoin et quand vous devez vous occuper de tout.
Tenez compte de ces conseils pour rédiger un meilleur modèle d’action :
- Notez que la « phase de capture » diffère de la « phase de processus ».
Quel que soit le type de modèle que vous utilisez pour répertorier vos actions, l'ensemble du processus se compose de deux phases, à savoir la phase de capture et la phase de processus. Pendant la phase de capture, vous listez simplement toutes les actions auxquelles vous pouvez penser.
Au cours de la phase de processus, vous commencez à analyser ces éléments d'action. Vous réfléchissez à leur niveau de priorité, à qui doit s’en occuper, aux délais à établir pour leur réalisation, etc. Cette phase est donc bien plus importante que la première. - Lorsque vous rédigez des actions, écrivez-les comme si quelqu'un d'autre allait les lire.
La plupart du temps, lorsque vous créez des listes d’éléments d’action, vous écrivez simplement les éléments d’action sous forme de codes courts pour vous rappeler de tout. Bien que cela puisse fonctionner si le modèle est uniquement destiné à votre référence, il ne sera pas très efficace lorsque d'autres personnes auront également besoin d'utiliser la liste à titre de référence.
Par conséquent, lorsque vous rédigez vos actions, formulez-les comme si d’autres personnes allaient les lire. Cela rend tout ce qui se trouve dans votre modèle facile à comprendre, ce qui, à son tour, le rend clair pour toutes les personnes concernées. - Utilisez les constructions verbe-nom dès le début Les constructions verbe-nom
sont extrêmement utiles car elles vous indiquent quoi faire pour chacune des actions. Ces types d'instructions lancent automatiquement une action que vous souhaitez. En effet, les personnes qui lisent les actions n'ont pas à comprendre ce qu'elles doivent faire.
Un autre avantage des constructions verbe-nom est que leur utilisation rend évident le besoin de décomposer une action spécifique en parties plus petites et réalisables. De plus, les verbes indiquent la quantité de travail nécessaire pour accomplir la tâche à accomplir. - Incluez des champs pour les dates importantes dans votre modèle
. Les éléments d’action sont très importants ; sinon, vous ne les inclurez même pas dans votre registre d'actions. Quelqu'un doit s'occuper ou résoudre chacune des actions pour que le projet avance. Pour cette raison, il est également important d’inclure des champs pour les dates importantes dans votre modèle.
Dès le début, incluez la date d’échéance pour chaque élément d’action. Ajoutez ensuite un champ pour la date de fin des actions à réaliser par le responsable. De cette façon, vous pouvez voir lesquelles des actions ont déjà été réalisées et lesquelles nécessitent un suivi. - Désignez quelqu'un pour gérer chaque élément d'action.
Parfois, cette partie peut être un peu compliquée, surtout si vous travaillez avec une grande équipe composée de nombreux membres. Cependant, c’est une étape très importante que vous devez franchir. À moins que vous n'affectiez quelqu'un pour gérer l'action, comment celle-ci sera-t-elle réalisée ?
Désigner une personne, un service ou un comité pour réaliser chacune des actions leur confère une responsabilité. Tant qu’ils connaissent le délai, ils s’efforceront de le respecter, surtout s’il y a des conséquences s’ils ne le respectent pas. - Clarifier les éléments relais
L'objectif principal des éléments d'action est d'initier l'action des personnes qui en ont la charge. Ceux-ci stimulent les actions de chacun tout au long de la chaîne du projet. Vous pouvez considérer cela comme une course de relais. La première personne prend son tour et la personne suivante ne peut commencer qu'une fois qu'elle a terminé sa tâche.
De nombreux projets peuvent contenir des éléments de diffusion. Lorsque vous gérez de telles actions, vous pouvez les diviser en tâches plus petites ou expliquer aux membres de votre équipe qu'après avoir terminé une tâche, ils signalent ou envoient automatiquement l'action au suivant dans le relais. - Fournissez un contexte aux éléments d'action tels que des notes ou des commentaires.
Assurez-vous toujours de fournir un contexte à chacun des éléments d'action de votre liste. Fournissez des informations générales ou une description qui souligne l’importance des éléments. Cela aidera les lecteurs à accomplir leurs tâches plus efficacement car ils les comprendront parfaitement.
Sans ces notes, les tâches n'auront peut-être pas beaucoup de sens pour les personnes qui liront votre modèle de liste d'actions. L'ajout de ces indices contextuels facilite la tâche de tout le monde, alors n'oubliez pas de les inclure.
Journaux d'actions
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Utilisation de votre modèle d'élément d'action
Une liste d'éléments d'action est un document très important qui vous permet d'enregistrer tous les messages, problèmes ou actions que vous avez identifiés lors de vos réunions . Ils contiennent tous les détails sur les problèmes et le moment où ils se sont produits. Ils contiennent également toutes les autres informations pertinentes liées à ces actions.
La création de ce modèle vous permet de gérer facilement toutes les actions. Bien entendu, vous devez également savoir comment utiliser efficacement le modèle pour en tirer le meilleur parti. Pour vous aider, voici quelques conseils :
- Assurez-vous d'inclure tous les détails lorsque vous apportez des modifications, des notes ou des mises à jour à votre modèle.
- Assurez-vous que chacune des actions est affectée à une personne ou une entité spécifique pour les réaliser. Assurez-vous également d'inclure vos délais, en particulier ceux qui sont hautement prioritaires.
- Si vous ne pouvez pas penser à une date limite pour une action mais que vous savez qu'il s'agit d'une priorité, utilisez le mot dès que possible pour indiquer son urgence.
- Créez le modèle en utilisant un format et un logiciel avec lesquels vous êtes très à l'aise. De cette façon, vous pouvez facilement le manipuler chaque fois que vous devez apporter des modifications.
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Modèles associés