49 lettres d'avertissement professionnelles (modèles gratuits)

Les responsables d’une organisation ne doivent tolérer aucun comportement inapproprié de la part de leurs subordonnés. Agir ainsi conduirait à un manque de respect envers la direction, les collègues et les subordonnés, ce qui conduirait finalement au chaos. Une façon de gérer cette situation consiste à écrire une lettre d’avertissement à la personne qui a commis la conduite inacceptable. Cette lettre est également connue sous le nom d'avertissement écrit, de lettre de réprimande, de formulaire disciplinaire ou de formulaire d'avertissement d'employé .

Vous pouvez utiliser ce type de lettre dans de nombreuses situations, mais votre objectif principal est de remédier à un acte répréhensible.

Lettres d'avertissement pour les employés

Quand utiliser une lettre d’avertissement aux employés ?

Les employés sont récompensés ou réprimandés en fonction de leurs performances. Il est généralement de la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines de surveiller leurs performances et leur comportement. Ils émettent ensuite une lettre disciplinaire à l'employé si celui-ci obtient de mauvais résultats ou se livre à une conduite inacceptable. Adresser la lettre à l'employé peut aider à protéger l'employeur contre de futurs litiges.

Ainsi, la lettre d’avertissement adressée au salarié doit prendre la forme d’un document officiel attestant la conduite inacceptable du salarié en question. Vos lacunes peuvent inclure l’assiduité, le comportement, les performances et d’autres problèmes qui nécessitent une attention. Voici les raisons les plus courantes pouvant justifier l’émission de ladite lettre :

• Non-respect des obligations au travail.
• retards fréquents
• Absence de travail sans préavis
• Violation de la politique de confidentialité de l'entreprise.
• Non-respect de la politique de santé et de sécurité.
• Une violation de la politique en matière d'alcool et de drogues
• Falsifier ses qualifications
• Vol
• Menacer ou blesser physiquement des collègues

En tant qu'employeur, vous n'attendez que le meilleur de votre personnel. Bien-sur, ce n'est pas toujours le cas. Il y a toujours quelqu’un qui ne fait pas ce qu’on attend de lui. Rédiger une lettre disciplinaire pour un employé peut être une tâche ardue, mais si vous souhaitez instaurer l'ordre et la discipline au sein du personnel, vous devez le faire. La lettre doit mentionner les raisons pour lesquelles vous réprimandez l'employé. Voici quelques détails qui peuvent faire partie de cette lettre :

• L'employé ne respecte pas les normes commerciales de l'entreprise.
• Est conscient des comportements inappropriés persistants de l'employé .
• La lettre doit préciser les démarches que le salarié doit suivre pour remédier à sa situation.
• Les pièces justificatives, telles que les évaluations de performance et les relevés de présence, sont la meilleure preuve d'une performance insatisfaisante d'un employé .

Conservez dans vos dossiers un exemple de lettre d'avertissement pour l'employé, car cela peut aider l'employeur contre toute poursuite, au cas où l'employé tenterait de poursuivre ou de provoquer un conflit de travail. Les lettres d'avertissement sont suffisamment larges pour rejeter l'affaire.

Exemples de lettres d'avertissement pour le salarié

Quelles informations devez-vous inclure dans la lettre d’avertissement de l’employé ?

Le nom de cette lettre parle déjà de lui-même. Il s'agit d'une communication de l'employeur au travailleur, l'informant de son non-respect des règles de l'entreprise. Elle sert d'avertissement à l'employé concernant son comportement inapproprié et la lettre peut inclure les conséquences de ses actes.

Lorsqu'ils émettent ces lettres, les employeurs doivent toujours en conserver une copie pour eux-mêmes à des fins de documentation RH. Les données de base qu'un formulaire ou une lettre d'avertissement d'employé peut inclure sont les suivantes :

• Les informations personnelles de l'employé, telles que son nom, son numéro d'employé et son titre.
• Informations sur l'entreprise telles que le nom de l'entreprise, le nom du responsable et même le nom du responsable des ressources humaines, le cas échéant.
• Informations sur la politique ou la règle que l'employé a violée en raison de son comportement.
• Ce que l'employé doit faire ou améliorer pour remédier à sa situation.

Il devrait également y avoir un espace pour les commentaires des employés, les détails de signature de toutes les parties impliquées, si une réunion de suivi est toujours nécessaire et, le cas échéant, quand l'évaluation de suivi aura lieu.

Une lettre d'avertissement d'employé doit généralement faire référence à un incident particulier ou à plusieurs incidents survenus sur une courte période de temps, par exemple quelques jours ou semaines. Cela garantira que l’entreprise conserve des enregistrements détaillés des incidents et que l’employé puisse facilement se rappeler où exactement il a commis des erreurs.

Formulaires d'avertissement des employés

Conseils pour rédiger une lettre d’avertissement pour les employés

Les employeurs envoient généralement des exemples de lettres d'avertissement aux employés en cas de comportement inacceptable ou de conduite dans laquelle les employés se livrent. C'est le dernier recours pour avertir l'employé que de tels comportements ne sont pas tolérés. Cela donne également à l'employé une chance de se racheter, sinon il en subira les conséquences.

Si la violation persiste, l'entreprise a tous les droits de relever ou de suspendre l'employé de son poste. Voici quelques conseils utiles pour rédiger une lettre efficace à un employé pour mauvaise conduite ou mauvaise performance :

• Allez droit au but. Indiquez la conduite ou les actions de l'employé qui ne sont pas inacceptables selon les normes de l'entreprise. Aussi, si le salarié continue de répéter le comportement malgré plusieurs avertissements verbaux.
• Rappelez à l'employé que la lettre est un avertissement pour de telles violations.
• Il souligne que si cette tendance se poursuit, l'entreprise aura recours à des mesures plus sévères pouvant aller jusqu'à la suspension ou le licenciement .
• Terminez la lettre en demandant à l'employé de corriger son comportement et d'observer désormais un bon comportement.

La lettre doit être très concise et simple afin que votre employé puisse la comprendre facilement. Insistez également sur le mauvais comportement dès le début afin qu’il n’y ait aucun risque de mauvaise interprétation. Même si la lettre a une connotation négative, vous pouvez quand même exprimer votre intention de manière polie. Gardez à l’esprit que la lettre aidera également l’employé sur le plan personnel et professionnel. Cela garantira le bon fonctionnement continu de la main-d’œuvre.

Lettres disciplinaires pour les employés

Comment utiliser une lettre d’avertissement d’employé ?

Les employeurs ont l’obligation envers leurs employés et clients de maintenir un environnement de travail stable, efficace et sécuritaire. Si des circonstances compromettent cet environnement de travail, l'employeur doit réagir rapidement.

Si un employé est à l'origine de cette circonstance particulière, une lettre disciplinaire doit lui être envoyée , surtout si les avertissements verbaux antérieurs donnés par l'employeur ne sont pas suivis ou si l'employé les ignore. En cas de mauvais comportement, l'employeur émettra un avertissement comme première étape pour résoudre le problème.

Il va sans dire que seule une personne ayant autorité peut émettre la lettre d'avertissement et celle-ci est fonction de la gravité de l'infraction. Les employeurs peuvent émettre la lettre contre un individu, un groupe ou même un service entier. La lettre d'avertissement du salarié est une correspondance officielle entre l'employeur et son salarié. Il devient également un document officiel que vous pouvez utiliser pour référence future.

Les employeurs devront également suivre des procédures spécifiques lors de la rédaction de ce type de lettre. Voici quelques conseils dont les employeurs ont besoin pour les guider lors de la rédaction du document :

• Les normes nationales d'emploi définiront les normes minimales d'emploi. Par conséquent, vous devrez peut-être consulter ces normes avant de rédiger votre lettre.
• S'il existe un instrument industriel applicable, tel qu'une sentence ou un accord enregistré, vous devrez peut-être joindre des exigences supplémentaires.
• La violation d'un contrat de travail ou d'une politique sur le lieu de travail peut également nécessiter des exigences supplémentaires.
• Dans tous les cas, l'employeur doit répondre aux exigences qui doivent être remplies lors de la rédaction de la lettre.

Une fois que l'employeur a satisfait aux exigences relatives à la manière de traiter l'employé fautif, il peut préparer la lettre qui comprendra toutes les informations pertinentes sur demande. La lettre doit contenir toutes les informations pour que le salarié connaisse les transgressions commises et ce qu'il peut faire pour les corriger. La lettre de l'employeur peut comprendre :

• les détails de tout avertissement préalable adressé à l’employé
• les détails de toutes les réunions qui ont eu lieu
• détails sur le mauvais rendement au travail de l'employé
• confirmation indiquant si le salarié a eu ou aura la possibilité de s'expliquer
• Si l'employé a déjà eu l'occasion de s'expliquer, vous pouvez inclure les détails de cette explication
• Si l'employé aura la possibilité d'expliquer, des détails sur ce qu'il doit faire
• des détails sur ce que l'employé devrait faire pour améliorer son rendement au travail
• détails des réunions de suivi, le cas échéant
• tout autre commentaire que l'employeur ou la personne qui prépare la lettre au nom de l'employeur souhaite inclure.

Exemples de lettres d'avertissement pour les employés

Après avoir préparé la lettre et rassemblé toutes les pièces justificatives, l’employeur peut convenir d’un rendez-vous avec le salarié. C'est lors de cette rencontre que l'employeur doit remettre au salarié la lettre d'avertissement du salarié.

L'employeur doit également en conserver une copie pour les dossiers des ressources humaines de l'entreprise. Si l'employé n'est pas prêt à assister à la réunion ou à rejoindre l'équipe RH pour une discussion, l'employeur peut faire livrer la lettre à l' adresse officielle du domicile de l'employé . Le professionnalisme dicte qu'une réunion est une meilleure alternative, mais c'est la situation qui décide de la marche à suivre.

Une fois que l'employé a accepté la lettre, l'employeur peut commencer à surveiller ses performances. S'il y a une date pour une réunion de suivi, l'employeur devra faire un suivi à cette date et faire un suivi auprès de l'employé comme convenu. S'il n'y a aucune amélioration dans les performances de l'employé, l'employeur devra alors rédiger une lettre d'avertissement ultérieure. Cette fois, ce sera la dernière lettre d’avertissement adressée au mauvais employé.