49 suivis de vacances des employés (Excel et Word)

La plupart, sinon la totalité, des employés apprécient leurs heures de vacances car c'est leur principal moyen de soulager le stress du travail auquel ils sont soumis quotidiennement. Généralement, ils bénéficient d'un certain nombre de jours de vacances chaque année. Le nombre dépend des termes de votre contrat ou de la durée de votre service. La meilleure façon de surveiller ces informations est d’utiliser un outil de suivi des vacances.

Modèles de suivi des vacances

Pourquoi avez-vous besoin d'un tracker de vacances ?

Les employés doivent se rappeler que tout congé qu’ils obtiennent d’un emploi rémunéré constitue l’un des avantages professionnels les plus importants qu’ils ne devraient jamais tenir pour acquis. Ne vous fiez jamais à votre chèque de paie ou à d’autres documents similaires pour obtenir des informations sur les congés. Vous ne devriez pas non plus calculer cela à la main. La meilleure recommandation à ce sujet est de stocker les détails de vos congés payés à l’aide d’un outil de suivi des vacances.

Vous pouvez en créer un à partir de zéro à l'aide de Google Sheets ou de Microsoft Excel ou télécharger un modèle de suivi des vacances des employés. Cela peut sembler intimidant au début, mais ce n’est en réalité ni si difficile ni compliqué. Vous pouvez même télécharger une feuille de calcul de suivi des vacances et des congés de maladie dans laquelle vous pouvez détailler toutes vos informations sur les vacances.

Vous pensez peut-être que cette façon de suivre vos jours de vacances semble redondante puisque l'information figure déjà sur votre relevé ou votre talon de paie . Mais êtes-vous sûr que les données qu’il contient sont totalement exactes ? Veuillez noter que votre reçu de paiement est généralement imprimé par un prestataire de services tiers.

Cela signifie que les informations figurant sur votre bulletin de paie peuvent ne pas être constamment mises à jour. De plus, des erreurs peuvent survenir. Voici les raisons les plus courantes pour lesquelles vous devriez avoir un outil de suivi des vacances :

• Bien que votre portail RH sécurisé pour les employés puisse contenir une liste complète de vos jours de vacances accumulés et utilisés, il n'a pas la capacité de prendre des notes sur la façon dont vous prévoyez d'utiliser vos congés nécessaires en planifiant à l'avance. Vous pouvez utiliser le suivi des congés pour optimiser la façon dont vous demandez vos jours de congé.
• Lorsque vous parlez d'exactitude concernant vos avantages sociaux, ne vous limitez pas aux retenues et au salaire sur votre salaire. Incluez ici l’exactitude de vos numéros de congés payés accumulés pour vous assurer qu’ils sont exacts à 100 % via le suivi. Si vous constatez des écarts, veuillez les signaler immédiatement.
• Si vous voulez être sûr d'être payé pour chaque heure de vacances que vous avez gagnée, cela vous donne encore plus de raisons de suivre vos jours de vacances. Prenez l'habitude de suivre non seulement le nombre de jours de vacances que vous avez accumulés, mais aussi quand et comment vous les avez utilisés.
• Comparez les informations du suivi des vacances de votre employé avec les informations figurant sur son bulletin de paie. Assurez-vous de consulter votre bulletin de paie à chaque période de paie et de signaler toute erreur ou inexactitude à votre service de paie afin qu'il puisse apporter immédiatement les corrections nécessaires.
• Lorsque vous entrez dans un emploi dans une entreprise, les jours de vacances constituent une partie importante de l’ensemble des avantages sociaux. Les employés ne sont pas seulement payés en argent, mais ils reçoivent également une compensation sous forme d'avantages sociaux, notamment des jours de vacances. Faites simplement quelques calculs pour savoir combien vous coûte financièrement chacun de vos jours de vacances.

Vous êtes peut-être actuellement en train de suivre vos revenus monétaires ou vos jours de vacances avec une méthode peu adéquate. En tant que tel, vous risquez de manquer certains détails importants concernant ses avantages globaux. Pour être plus précis sur ces questions, commencez à suivre vos avantages sociaux, votre salaire et vos jours de vacances.

C’est la meilleure façon de profiter de ces avantages pour la vie professionnelle et personnelle. Ne comptez pas uniquement sur les rappels du service des ressources humaines pour prendre vos jours de vacances tout au long de l'année. Ce n'est pas votre travail. Sans outil de suivi des vacances, vous risquez de manquer de temps pour utiliser tous vos jours de vacances.

Suivi des vacances des employés

Conseils pour créer un suivi des vacances

Il n’est pas facile de suivre et de conserver manuellement des enregistrements sur les détails des vacances. Que demander de plus si vous êtes en charge de cela pour une entreprise entière ? Ce serait une entreprise intimidante. Mais vous pouvez simplifier cela en créant une feuille de calcul de suivi des vacances et des congés de maladie.

Cela permet une saisie simplifiée des données. Le logiciel de feuille de calcul dispose également d'outils qui peuvent aider à filtrer, trier et même effectuer des calculs automatiques. Toutes les applications de feuille de calcul ont leurs propres fonctionnalités spéciales, et pour vous aider à rester sur la bonne voie, vous devez apprendre les bases de la configuration de votre journal de vacances :

• Tapez le nom de l'employé pour lequel vous allez créer la feuille de calcul en haut de la page. Utilisez la première ligne comme ligne d’en-tête, mais laissez la première colonne vide. Ensuite, créez un nom de colonne pour chacun des mois, la dernière colonne doit alors être le « Total ».
• Dans la première colonne, tapez « Heures accumulées » directement sous la ligne d'en-tête. Tapez ensuite « Heures utilisées » juste en dessous de la cellule « Heures accumulées ». Après cela, tapez « Heures restantes » dans la cellule juste en dessous de la cellule « Heures utilisées ».
• Dans la colonne Total de la ligne Heures cumulées, tapez la formule pour additionner les données de toutes les colonnes du mois. Faites de même pour la ligne Total des heures passées pour résumer également les données de toutes les colonnes du mois.
• Tapez la formule dans la colonne Total de la ligne Heures restantes. La formule soustrait le total des heures utilisées du total des heures accumulées.
• Maintenant, écrivez les données réelles. Si cela est fait correctement, le modèle met automatiquement à jour les totaux, vous laissant des résultats horaires précis. Vous pouvez désormais l'utiliser pour surveiller les vacances.

Suivi des congés et des congés de maladie

Conseils pour suivre vos vacances

De nos jours, chaque service RH utilise des modèles Excel comme outil de suivi des vacances des employés pour gérer les demandes de congés de leurs employés. Ce suivi des vacances devient un outil de gestion puissant pour de nombreuses entreprises en matière de congés de maladie , de vacances et autres demandes de congés .

Le personnel possédant un niveau élevé de connaissances de Microsoft Excel peut facilement créer des modèles permettant de suivre le nombre de jours de vacances de chaque employé. Mais ce n’est pas le seul moyen de suivre les vacances et autres types de congés.

Lorsqu'ils travaillent avec une feuille de calcul Excel, les RH ont la tâche ardue et compliquée de parler aux employés et de leur demander de noter toutes leurs demandes de vacances pour les saisir dans le fichier Excel. Les RH doivent vérifier qu'aucun autre employé n'est déjà en vacances pendant les jours demandés.

Il leur faut ensuite calculer le nombre de jours restants que le salarié peut encore demander. Le service des ressources humaines d’une grande entreprise comptant de nombreux salariés a besoin de beaucoup de patience pour s’adapter à chaque demande. Ils ont également besoin de tutoriels supplémentaires pour perfectionner leurs compétences Excel.

Le service RH a beaucoup de pain sur la planche en matière de gestion du temps libre. C'est une tâche qui prend vraiment beaucoup de temps. Ils doivent avoir la capacité de gérer l’ensemble du calendrier de l’entreprise afin que leurs employés puissent profiter de leurs vacances tout en maintenant un flux de travail régulier sans baisse de productivité.

À mesure que l’entreprise grandit, la tâche devient de plus en plus compliquée. Négocier avec chaque employé peut avoir un effet sur l’ensemble du personnel. L’entreprise doit donc concevoir un système qui profite à tous.

Laisser les trackers

Suivre les autres jours

En plus des jours de vacances, il existe également d'autres jours accordés par l'entreprise. Celles que les salariés obtiennent légalement sur la base de leur contrat de travail. Voici quelques-uns des autres jours de congé que vous pouvez inclure dans votre feuille de calcul de suivi des vacances et des congés de maladie :

• Des jours mobiles
  
  
  sont parfois accordés en plus des congés d'entreprise de base. Vous pouvez utiliser des chars pour célébrer les fêtes de votre choix, mais vous devez d'abord obtenir l'approbation de votre supérieur.
• Jours de congé personnels
  
  
  Il s'agit d'un autre type de jour de congé accordé à certains salariés. Vous pouvez utiliser vos jours personnels pour des raisons de maladie, de vacances ou pour d'autres raisons de nature personnelle. Le terme fait également référence aux jours que les employés prennent sur une banque de congés payés ou sur des politiques de congés payés.
• Jours bonus
  
  
  Comme la catégorie l'indique, vous pouvez gagner des jours bonus pour différentes raisons. Par exemple, une entreprise peut accorder à ses employés un jour de congé supplémentaire pour le lancement réussi d'une nouvelle gamme de produits, une étape importante de l'entreprise ou même pour des vacances.
  
  
  Les employés exonérés qui n'ont pas légalement droit au paiement des heures supplémentaires peuvent également gagner des jours supplémentaires avec une rémunération basée sur les politiques officielles de l'entreprise ou non officielles de l'équipe. Par exemple, en échange d’un déplacement professionnel le week-end ou d’heures de travail supplémentaires lors d’un événement d’entreprise, ils peuvent recevoir une compensation sous la forme de quelques jours de congés supplémentaires.
  
  
  Mais les règles concernant les salariés peuvent varier selon chaque entreprise. Vous pouvez enquêter sur la manière dont un employeur traite le personnel rémunéré qui travaille en dehors des heures normales.

Vous devez garder une trace de toutes les catégories de jours payés. Ceci s'applique également aux jours de vacances réguliers. Ne vous sentiriez-vous pas mal si vous perdiez un jour de vacances supplémentaire parce que vous devez vous rendre à une réunion d'affaires un dimanche qui est votre jour de congé ? Cela représente huit heures ou plus de votre temps personnel pour lesquelles vous ne serez peut-être jamais rémunéré !