50 enregistrements de contacts parents modifiables (Doc, Excel et PDF)

Un journal de contacts avec les parents est un outil très utile pour aider à construire et à renforcer les relations entre les enseignants et les parents. L’établissement de relations est un élément important de la réussite des élèves, non seulement entre élèves mais aussi entre enseignants et parents d’élèves. L'utilisation d'un journal de communication avec les parents est très utile.

Dossiers de contact avec les parents

Qu'est-ce qu'un enregistrement de contact parent ?

Un enregistrement des contacts avec les parents est essentiel et bénéfique. Certaines activités pratiquées par les étudiants nécessitent une supervision. Sans une supervision adéquate, certains étudiants peuvent finir par se retrouver dans des altercations. Il arrive aussi que les élèves ne sachent pas ce qu'ils doivent faire et qu'ils aient donc besoin de conseils pour faire leur travail correctement.

Un journal de communication avec les parents est un type de document contenant des informations pertinentes dont l'école a besoin pour communiquer avec les parents d'un élève. En règle générale, un modèle de journal de communication contient les informations suivantes :

• Le nom de l'école ou de l'institution.
• Le nom de l'élève inscrit à l'école.
• Le nom du parent principalement responsable de l'élève et de ses activités à l'école.
• La relation des parents avec l'élève (mère ou père).
• Coordonnées des parents, notamment un numéro de téléphone portable, une adresse personnelle et une adresse e-mail.

Il est extrêmement important que les parents d’élèves s’assurent que toutes les informations inscrites dans le journal d’appels des parents sont complètes et exactes. Par exemple, s'il y a un chiffre incorrect dans le numéro de contact sur le formulaire, l'école ne peut pas contacter les parents en cas d'urgence .

C'est pourquoi les parents et les enseignants doivent également veiller à maintenir à jour les informations contenues dans le modèle de journal de communication. En cas de changement, les parents doivent en informer l'enseignant afin que les changements nécessaires soient apportés.

Dossiers de communication avec les parents

Pourquoi avez-vous besoin d'un enregistrement de contact parental ?

Lorsque vous étiez étudiant, vous vous souvenez peut-être de l’époque où vos professeurs appelaient vos parents chaque fois que quelque chose de grave arrivait. Vos enseignants auraient acquis le numéro de vos parents à partir de la fiche de contact des parents, car ce document existe depuis le passé.

On ne sait pas qui craint le plus ces appels : les étudiants ou les parents. Bien que les parents partagent leurs informations de base dans un journal de communication avec les parents, ils n'aimeraient pas que l'école doive les contacter au sujet de quelque chose de négatif comme les mauvais résultats de leur enfant, que ce soit sur le plan scolaire ou comportemental.

Les parents ne s’attendent pas à recevoir un appel de l’école, car cela signifie généralement de mauvaises nouvelles. Néanmoins, il est très important de noter vos informations dans un journal d'appels pour les parents, surtout en cas d'urgence.

De plus, l'enseignant de votre enfant voudra peut-être vous contacter avec de bonnes nouvelles, par exemple si votre enfant a été choisi pour parler devant un public parce qu'il a reçu un prix, si votre enfant a obtenu des résultats exceptionnels à l'un de ses tests. , et de plus.

Les enseignants peuvent télécharger un modèle de journal de communication ou en créer un eux-mêmes. Quoi qu’il en soit, ils ont besoin de ce document pour recueillir des informations de base et importantes auprès des parents. Les enseignants ont besoin de ces informations lorsqu'ils ont besoin d'avoir une conversation avec les parents sur les performances de leurs élèves.

• Adresse e-mail
  
  
  En particulier, l'adresse e-mail d'un parent peut être très utile pour partager des nouvelles. Par exemple, si l'enseignant souhaite envoyer par courrier électronique une copie numérique du bulletin d'information de l'école aux parents, il lui suffit de collecter les adresses électroniques des parents à partir du dossier pour créer une liste de diffusion .
• Numéros de téléphone portable
  
  
  Bien entendu, les numéros de téléphone ou de téléphone portable sont également extrêmement importants. Les enseignants peuvent utiliser ces informations pour appeler les parents en cas d'urgence ou s'ils souhaitent parler avec les parents en personne pour partager des informations confidentielles. Lorsqu’un enseignant appelle les parents de ses élèves, cela contribue à nouer de bonnes relations entre eux.
  
  
  Il est important que les enseignants et les parents aient une communication ouverte et une relation solide pour le développement global des élèves. Cela les aide à travailler main dans la main pour soutenir et encourager le développement éducatif des étudiants tout au long de l’année universitaire. Ce faisant, les enseignants faciliteront également leur travail.
  
  
  Lorsqu’il y a des problèmes avec les élèves, il est important que les enseignants en informent les parents. Sinon, les choses pourraient empirer. Lorsque cela se produit, les parents seront contrariés s’ils découvrent qu’ils n’ont pas été informés du problème plus tôt. C'est pourquoi c'est toujours une bonne idée d'appeler les parents dès qu'un problème survient.
• Adresse
  
  du domicile
  L'adresse du domicile figurant dans la fiche de contact du parent est également utile dans certaines situations. Par exemple, si un élève s'est absenté fréquemment et que l'enseignant n'est pas en mesure de contacter les parents via les numéros de téléphone qu'ils ont fournis, une visite à domicile peut être effectuée.
  
  
  Les visites à domicile sont très utiles dans des cas comme celui-ci. Connaître l'adresse des élèves permet aux enseignants de se rendre chez eux pour savoir comment ils vont et pourquoi ils ne viennent pas à l'école depuis longtemps. Cela peut être particulièrement utile lorsque les enseignants découvrent que leurs élèves ont des problèmes à la maison.
  
  
  Aussi simple qu'un journal de communication avec les parents puisse paraître, c'est un outil très utile.Les enseignants peuvent l'utiliser pour communiquer avec les parents et les élèves quand ils en ont besoin. Mais il est également important que les enseignants classent correctement ce document afin de garder confidentielles les informations qui y sont inscrites.

Modèles de journaux de communications

Utiliser votre fiche de contact parental

À un moment ou à un autre, les élèves peuvent rencontrer des problèmes à l'école. Cela est particulièrement vrai pour les étudiants ayant des antécédents de problèmes scolaires ou de comportement, ainsi que pour les étudiants handicapés. Pour cette raison, les enseignants doivent conserver un journal des appels des parents à portée de main pour s'assurer qu'ils peuvent contacter les parents en cas de besoin.

Les enseignants doivent avoir une communication ouverte avec les parents dans le cadre de leur approche pour gérer tout problème. Que les élèves ou les parents soient à l'origine du problème, les enseignants doivent avoir un moyen de les contacter et le meilleur moyen d'y parvenir est de s'inscrire.

En plus d'enregistrer des informations de base sur les parents dans le journal, les enseignants peuvent également ajouter une section importante à leur modèle : les notes. Cette section est également très importante, notamment pour documenter les conversations partagées entre eux et les parents.

Sans documentation appropriée, les enseignants ne peuvent pas étayer leurs propres affirmations. Si un parent accuse un enseignant de quelque chose, celui-ci peut utiliser sa conversation documentée pour prouver qu'il n'a rien fait de mal. Bien entendu, après avoir documenté la conversation, l’enseignant doit également demander au parent de signer le document pour le rendre officiel.

Même si cela n’est pas obligatoire, c’est toujours une bonne idée de documenter les conversations avec les parents, surtout lorsqu’elles concernent des sujets ou des enjeux sensibles. Malheureusement, de nombreux enseignants ont des ennuis à cause des accusations de leurs parents. Sans documentation, les enseignants n'ont aucun moyen de se défendre contre ces accusations.

Journaux d'appels des parents

Pour résumer, il existe deux manières principales d'utiliser la fiche de contact parent et de tirer le meilleur parti du document :

• Gardez une trace de tous vos cas
  
  
  Réfléchissez au type de modèle dont vous avez besoin pour votre classe . Si vous avez plusieurs classes, vous souhaiterez peut-être imprimer des formulaires individuels pour chacune d'elles, ce qui vous permettra de trouver plus facilement les informations lorsque vous en avez besoin. Incluez des espaces pour toutes les informations de base ainsi que de l'espace pour les notes.
  
  
  Personnalisez le modèle dont vous avez besoin, vérifiez les erreurs d'orthographe ou de grammaire et imprimez des copies du modèle. Le premier jour, demandez aux parents de remplir le journal avec toutes les informations requises. Une fois que vous avez obtenu les informations dont vous avez besoin, conservez les documents dans un seul dossier ou fichier et conservez-les dans un endroit sûr.
  
  
  Chaque fois que vous avez besoin de contacter l'un des parents de votre élève, sortez ce dossier et retrouvez les coordonnées. Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez également utiliser les informations sur les parents pour leur envoyer un e-mail ou effectuer des visites à domicile.
• Documentez votre communication avec les parents concernant les problèmes
  
  
  Il s'agit de la deuxième fonction principale d'un journal d'appels parent. Utilisez le document pour enregistrer votre conversation avec les parents sur les problèmes ou défis que vous rencontrez avec vos élèves. Documenter de telles conversations est de la plus haute importance, surtout dans les cas où les parents l'ignorent et s'adressent directement à l'administration scolaire.
  
  
  Si vous élaborez un plan académique ou comportemental pour l'élève avec les parents, vous pouvez également documenter cette information dans le dossier. Assurez-vous d'inclure tous les détails spécifiques du plan afin que vous puissiez vous souvenir de tout au moment de sa mise en œuvre.
  
  
  Avant même de rencontrer les parents, vous pouvez utiliser le journal pour noter toute information pertinente sur vos élèves. Si vous avez des observations sur l'élève, notez-les dans le journal. Ensuite, lorsque viendra le temps de parler aux parents de l'élève, vous pourrez vérifier les informations contenues dans son dossier.

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