50 formulaires de demande de chèque gratuits [Word, Excel, PDF]

De nombreuses transactions commerciales impliquent aujourd’hui l’utilisation de chèques, généralement pour le paiement d’un produit ou d’un service. Pour demander le paiement alors que la facture n'a jamais été partagée ou n'est pas encore disponible, l'action standard consiste à remplir un formulaire de demande de chèque. Vous devez appuyer cette demande avec des documents fournissant des détails, notamment le montant du paiement, le nom du bénéficiaire et le motif du paiement.

Vérifier les modèles de formulaire de candidature

Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de chèque ?

Un formulaire de demande de chèque est une excellente alternative pour effectuer des transactions par chèque liées aux paiements tels que les cotisations, les abonnements et inscriptions ou frais, la réduction de revenus , etc. Ceux-ci contiennent toutes les informations associées à la transaction par chèque, y compris la personne émettant la demande, la date d'émission, etc.

Outre l'approbation de la personne concernée, tous ces détails dans le modèle de formulaire de demande de chèque doivent être appuyés par la facture originale et les autres documents requis, faute de quoi le non-respect pourrait invalider votre formulaire.

Formulaires de demande de paiement

Voir des exemples de formulaires de candidature

Vous pouvez considérer un chèque ou un formulaire de demande de paiement comme un type de document. Vous en avez besoin pour effectuer une transaction sur votre compte pour le transfert de fonds en vue de remboursements, de réductions de revenus et de transactions similaires. Vous pouvez également l'utiliser pour rembourser les fonds dus aux dépenses engagées par un employé. Voici les types de formulaires de demande de chèque les plus courants :

• Demande de chèque en double
  
  
  Il s'agit d'un document important pour protéger votre compte contre les activités frauduleuses. Utilisez-le pour justifier si une personne a reçu ou non le chèque. Un effet notable dû à l’introduction du formulaire de demande en double est que le nombre d’occurrences de chèques perdus ou de chèques frauduleux a été réduit.
• Demande d'activités PTO Vous utiliserez
  
  
  ce formulaire pour surveiller et vérifier les dépenses engagées au cours d'une ou de toutes les activités liées au PTO.
• Demande de remboursement par chèque
  
  
  Utilisez ce formulaire pour le remboursement ou le remboursement des dépenses qu'une entreprise doit payer, qu'il s'agisse de frais médicaux, de frais de déplacement, etc. Dans le cas de frais de déplacement, un formulaire de demande de déplacement est requis pour un remboursement adéquat des frais engagés pendant le voyage.
• Formulaire
  de demande de chéquier
  
  Remplir ce formulaire vous permet de demander le remplacement ou le renouvellement de vos chéquiers lorsque vous n'avez plus de chéquiers utilisables ou s'ils sont perdus ou volés.
• Formulaire de demande de paiement par chèque
  
  
  L'objectif principal de ce formulaire est de confirmer que des dépenses ont été payées ou remboursées par une entreprise.

De nos jours, il est nécessaire de disposer d’une documentation et d’une présentation appropriées de vos affaires commerciales afin que vous puissiez suivre toutes vos transactions commerciales. S'il est vrai que la technologie s'est améliorée à pas de géant, il vaut toujours la peine d'avoir une copie papier de vos transactions pour des raisons de sécurité.

Formulaires de demande d'argent

Que faut-il inclure dans un formulaire de demande de chèque ?

Lorsque vous utilisez des modèles de formulaire de demande de chèque pour demander des paiements, vous saurez que les informations suivantes doivent apparaître sur le formulaire :

• Date de candidature
  
  
  Il s'agit de la date à laquelle vous soumettez votre candidature.
• Nom du département
  
  
  Désigne le nom du département d'où provient le chèque.
• Date d'échéance Désigne
  la date d'échéance de la facture.
  
  
• Paiement direct
  
  
  Cochez « Y » si vous souhaitez que le paiement demandé sur la facture soit payé intégralement ou marquez « N » si vous acceptez un paiement partiel.
• Vérifiez par courrier.
  
  
  Marquez « Y » si vous posterez le chèque ou « N » si vous souhaitez qu'il soit récupéré.
• Pièce jointe au courrier,
  
  
  marquez « Y » si votre chèque comprend de la documentation et des pièces jointes ou marquez « N » si votre chèque ne les inclut pas.
• Bénéficiaire
  
  
  Désigne le nom complet et l'adresse du bénéficiaire.
• Identification du fournisseur
  
  
  Désigne le numéro d'identification du fournisseur, de l'employé ou de l'étudiant.
• Objet
  
  
  Assurez-vous de documenter l'objet officiel du paiement.
• Numéro
  
  de bon de commande
  Si le paiement comporte un numéro de bon de commande, notez-le également.
• Numéro d'identification fiscale ou numéro de sécurité sociale
  
  
  Saisissez le numéro d'identification fiscale ou le numéro de sécurité sociale des services fournis et joignez un formulaire W9.
• Approbations
  
  
  Vous devez signer le formulaire. De même, les personnes autorisées qui approuvent les dépenses du budget doivent signer.
• Numéro
  
  de compte
  à débiter Il s'agit d'un numéro de compte que vous utilisez pour débiter toutes les dépenses professionnelles.
• Numéro de facture
  
  
  Incluez le numéro de facture qui reçoit le paiement. S'il y a plusieurs factures, veuillez les énumérer séparément.
• Date de facturation
  
  
  Désigne la date de facturation de la facture.
• Montant du chèque
  
  
  Désigne le montant total demandé sur la facture.

Formulaires de comptes créditeurs

Modalités d'utilisation d'un formulaire de demande de chèque

Les processus requis pour remplir les formulaires de demande de contrôle pour toutes les demandes de contrôle manuelles d'une entreprise sont généralement décrits dans une procédure de demande de contrôle. Cela garantit une tenue de registres précise et un traitement efficace, et la tâche incombe généralement au contrôleur.

Chaque fois qu'un employé a besoin d'émettre un chèque manuel pour certaines dépenses, telles que le ramassage d'articles ou des articles contre remboursement, il doit remplir un modèle de formulaire de demande de chèque avec toutes les informations pertinentes et l'approbation requise du personnel.

Dans les cas où vous devez envoyer des chèques directement aux fournisseurs, tous les documents applicables, tels que les formulaires de commande, etc., doivent être joints au formulaire. Voici les démarches à suivre lors de l’utilisation du formulaire de demande de chèque :

• Remplissez le formulaire de demande de chèque lors de la soumission de factures de services ou d'achats. Avant de soumettre la demande au comptable, vous devez porter toutes les signatures d'autorisation requises.
• Utilisez un chèque ou un formulaire de demande de paiement pour les avances, les remboursements et autres éléments qui n'ont pas de facture.
• Si vous avez besoin d'une copie de la facture avec le chèque, veuillez inclure la copie supplémentaire.
• Si vous avez plusieurs factures pour un même fournisseur, agrafez chaque facture avec ses propres pièces jointes. Veuillez indiquer la page totale en haut si vous avez des factures de plusieurs pages. Vous pouvez ensuite assembler ces factures.
• Fournissez des informations complètes lorsque vous demandez un chèque à l’aide d’un modèle de formulaire de demande de chèque.
• Si le formulaire de demande concerne tout type de service ou de main d’œuvre et que votre fournisseur n’est pas une société ou un fournisseur « agréé », vous devez fournir votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro d’identification fédéral, ainsi que votre formulaire W9 IRS. Les membres du personnel qui fournissent des services ou du travail en dehors de leurs fonctions habituelles doivent être payés via la paie .
• Toute avance doit être publiée dans les 60 jours dans le cadre des exigences de l'IRS. Vous devez présenter au Bureau Comptable tous reçus ou espèces totalisant le montant de l'avance.
• Lorsqu'un chèque est perdu ou volé, inscrivez immédiatement les informations d'opposition au paiement sur le compte pour éviter toute perte. Dans un tel cas, le signataire autorisé du chèque peut apposer sa signature sur le formulaire d'opposition à paiement de la Banque, généralement dans un délai de 10 jours ouvrables. En général, l’opposition au paiement est portée sur le compte pendant environ 6 mois. Dans le cas où il est nécessaire d'annuler l'opposition au paiement, le personnel autorisé doit appeler la banque et fournir une quittance signée. Mais fournir une telle autorisation permet au chèque d’être compensé.

Quand les formulaires de demande de chèque posent-ils des problèmes ?

L'une des fonctions les plus importantes d'un formulaire de demande de chèque est de répondre aux demandes de chèque urgentes. Ces demandes sont des paiements uniques effectués à des fournisseurs ou des vendeurs en dehors du processus régulier de soumission des factures. Ces situations surviennent généralement lorsqu'un paiement est en retard. Cela peut amener un vendeur en colère à menacer de suspendre le crédit d'une entreprise. Cela peut également ruiner votre relation avec le fournisseur.

Dans tous les cas, que vous envisagiez d'utiliser le formulaire de demande de chèque pour des chèques urgents ou que vous ayez égaré la facture et qu'aucune documentation appropriée ne soit jointe, les chances d'un paiement en double peuvent monter en flèche. Sans facture pour faire un match à 3, le bon de commande et le séquestre ou POR restent ouverts dans les livres de l'entreprise. Malheureusement, cela peut entraîner un certain nombre de problèmes, notamment :

• Le plus courant de ces problèmes est un paiement en double que vous pouvez effectuer lorsque la facture manquante arrive enfin et est payée.
• Le deuxième problème est de savoir ce qui arrive aux bons de commande et aux reçus ouverts lorsque les états financiers sont déjà préparés. Il est possible que les États considèrent les récepteurs larges comme des biens non réclamés.
• Le dernier problème est la possibilité de fraude. Malheureusement, la plupart des paiements frauduleux sont dus à des demandes de chèque. Comment est-ce arrivé? La réponse la plus courante peut être celle d'un employé malhonnête qui remplit un formulaire de demande de chèque, puis convainc ou force le personnel autorisé à signer le formulaire ou falsifie la signature du personnel.

La fraude peut également survenir lorsqu'un fournisseur en colère se plaint d'un non-paiement. Les prestataires ont appris par expérience que s'ils appellent et deviennent abusifs envers le personnel des comptes fournisseurs et le menacent de retenue de crédit, ils peuvent demander à un gestionnaire intimidé de signer un formulaire de demande de chèque autorisant le paiement. Les chèques ont toujours attiré l'attention des escrocs qui les falsifient ou les utilisent comme outil pour harceler d'autres parties, que ce soit dans le cadre d'affaires ou personnelles, alors gardez les yeux ouverts lorsque vous traitez des chèques.