50 lettres de retour de dépôt de garantie efficaces [MS Word]

Il est courant qu'avant qu'un locataire occupe un appartement loué, le propriétaire demande un dépôt de garantie au locataire. Ce montant donne au propriétaire l'assurance que tout dommage causé à l'appartement pendant la location du locataire sera payé. Dans le cas où les dégâts seraient minimes ou inexistants, le locataire demande le remboursement de son dépôt de garantie au propriétaire par lettre de retour de dépôt de garantie.

Lettres de retour de dépôt de garantie

Quand avez-vous besoin d’une lettre de retour de dépôt de garantie ?

Quitter un appartement pour une nouvelle résidence peut souvent être très mouvementé car il faut superviser le déménagement. C’est là que la lettre de retour du dépôt de garantie peut s’avérer utile. Vous n’avez peut-être pas le temps de parler à votre propriétaire, la meilleure façon de résoudre ce problème est donc de lui envoyer une lettre. Utilisez le formulaire ou la lettre de remboursement du dépôt de garantie si :

• Vous quittez votre appartement et vous devez informer votre ancien propriétaire de votre nouvelle adresse où il pourra envoyer la caution.
• Vous êtes propriétaire et vous souhaitez mettre à disposition des documents de déménagement pour vos locataires.

Avant que le propriétaire ne vous envoie votre caution, il inspectera l'appartement. À ce stade, vous avez peut-être déjà quitté l'établissement et si vous ne lui dites pas où envoyer la caution, vous ne saurez pas où l'envoyer.

N'oubliez pas que le dépôt de garantie est votre argent. Par conséquent, vous devez vous assurer de l’obtenir. Le formulaire de retour du dépôt de garantie précise votre nouvelle adresse pour vous assurer de récupérer votre argent rapidement.

Formulaires de remboursement du dépôt de garantie

Écrivez une lettre de retour de dépôt de garantie à votre locataire

Pour un propriétaire, la rédaction d'une lettre de retour de dépôt de garantie doit inclure la situation financière du locataire pendant son séjour dans l'appartement. Il s’agit de la section la plus importante de la lettre et doit inclure :

• Un paragraphe introductif mentionnant que la restitution de la caution est exigée par la loi moins les frais légitimes.
• Un relevé dans la lettre contenant l’état financier des déductions sur les dépôts de garantie.
• Précisez en détail le montant de chaque déduction et une brève explication de la déduction.
• Copies des factures de nettoyage et de réparation, le cas échéant.
• Un chèque du montant dû au locataire ou une demande du locataire de payer le montant dû dans les plus brefs délais, incluant la date à laquelle le paiement est dû.

Il s’agit d’une simple transaction entre le propriétaire et le locataire qui ne nécessitera pas d’être aussi minutieusement détaillée. Une simple lettre contenant le bilan financier, les déductions et le montant du dépôt de garantie remis au locataire suffira. Le propriétaire peut l’écrire sous la forme d’une lettre ou d’un état financier.

Pour vous assurer que vous faites les choses correctement, vérifiez si les lois de votre État répondent aux exigences locales. Si, en tant que propriétaire, vous ne savez pas comment remplir le formulaire de retour du dépôt de garantie, vous pouvez toujours faire appel à un professionnel pour préparer le document. Ou vous pouvez télécharger un modèle à partir d'ici et l'utiliser comme référence.

Formulaires de retour de dépôt de garantie

Joignez un état financier à votre lettre de retour de dépôt de garantie

Il est fortement recommandé de transmettre à votre locataire un état financier concernant votre demande de retour accompagné du formulaire de retour du dépôt de garantie. La déclaration doit contenir les informations suivantes :

• Le nom du locataire et sa nouvelle adresse, ou l'adresse fournie pour le retour de la caution.
• La date de début et la date de fin du bail.
• Le montant du dépôt de garantie remis par le locataire lors de son déménagement.
• Le montant des intérêts courus.
• Toutes déductions légitimes, y compris les frais de nettoyage, le loyer impayé, les dommages, les réparations, les frais de retard, les services publics impayés et autres dépenses.
• Le montant total des déductions.
• Le solde dû au locataire ou le montant dû au bailleur, le cas échéant.
• Signature du propriétaire et date de signature
• Copies des factures le cas échéant.

Lettres de retour de dépôt de garantie gratuites

Raisons de ne pas restituer le dépôt de garantie d'un locataire

Comme mentionné ci-dessus, il est courant qu’un nouveau locataire verse un dépôt de garantie avant d’occuper les lieux. Cet argent appartient au locataire et seul le propriétaire le possède. Il est ensuite restitué lorsque le locataire décide de partir ou jusqu'à la fin de la durée du bail.

Chaque État possède ses propres lois spécifiques concernant le dépôt de garantie qui doivent être strictement respectées par les locataires et les propriétaires. Cela inclut les raisons pour lesquelles le propriétaire peut conserver le dépôt de garantie de votre locataire. Voici les cas dans lesquels le locataire ne recevra pas le dépôt de garantie :

• Rupture ou résiliation d'un bail avant son expiration
  
  
  Parce que le locataire a violé le bail, le propriétaire a le droit de conserver la totalité ou seulement une partie du dépôt de garantie pour compenser les coûts associés à la violation. Mais le résultat peut également dépendre des termes de l’accord et des lois des États entre locataires et propriétaires.
  
  
  Si une clause de résiliation anticipée faisait partie de l'accord, les parties doivent alors respecter ces conditions. Si le propriétaire ou le locataire porte l'affaire devant les tribunaux, il peut percevoir les frais de justice et d'avocat nécessaires auprès de son locataire.
• Non-paiement
  
  
  Lorsque les locataires ne paient pas leur loyer , le propriétaire a le droit de conserver tout ou partie du dépôt de garantie pour couvrir la perte de loyer. Cela s'applique à la plupart des États. L'acte à lui seul est déjà considéré comme une rupture de contrat, lorsque le locataire n'est pas en mesure de remplir ses obligations contractuelles de payer le loyer mensuel tel que stipulé dans le bail.
• Dommages
  
  
  L'une des principales raisons pour lesquelles les propriétaires exigent des dépôts de garantie est de payer les dommages causés à l'appartement pendant la location du locataire. Mais les dommages dus à l’usure normale doivent être correctement distingués. Voici des exemples pour chaque cas :
  Usure
  
  
  Petits ou quelques trous de clous dans les murs
  
  
  Petites ou quelques taches sur le tapis
  
  
  Une petite quantité de moisissure qui s'est formée sur les carreaux de douche
  
  
  Coulis
  
  
  Ternissement des accessoires de la salle de bain
  
  
  Portes ou poignées desserrées
  
  
  Une quantité raisonnable de poussière , crasse ou saleté sur les murs, les appareils électroménagers ou les sols.
  Dommages :
  
  
  plusieurs ou grands trous dans les murs
  
  
  plusieurs ou grands trous ou taches dans la moquette
  
  
  dégâts d'eau importants
  
  
  couvercles de prises électriques manquants
  
  
  détecteurs de fumée ou de monoxyde de carbone endommagés ou manquants
  
  
  comptoirs
  
  
  cassés portes, fenêtres ou appareils électroménagers cassés
  
  
  défaut de restitution des clés à la fin du bail
• Nettoyage
  
  
  En général, le propriétaire ne facturera au locataire aucun frais supplémentaire pour le nettoyage de l'appartement au départ du locataire. Le nettoyage normal n’est pas un motif de déduction. Toutefois, si le nettoyage de l'appartement nécessite un nettoyage excessif, le propriétaire peut alors conserver une partie du dépôt de garantie à cet effet.
  
  
  Par exemple, vous pouvez demander à un locataire de laisser un sac poubelle lorsqu'il quitte les lieux. Ceci est normal et aucune déduction ne sera effectuée sur votre dépôt de garantie.Mais si le locataire laisse beaucoup de déchets, de nourriture avariée dans les placards ou le réfrigérateur et bien d'autres objets à l'intérieur de la propriété, le propriétaire a le droit de conserver une partie de la caution pour couvrir ses frais de ménage.
  
  
  Un deuxième exemple concerne les animaux domestiques dans l’appartement. Si l'animal du locataire a fréquemment déféqué sur le tapis pendant la location, le propriétaire pourra facturer au locataire les frais de nettoyage du tapis ou de son remplacement si nécessaire.
• Services
  
  
  publics Le propriétaire peut également conserver la caution du locataire si le locataire n'a pas payé les services publics. Cela couvrira le non-paiement des charges que le locataire n'a pas payées et qui faisaient partie de ses responsabilités comme indiqué dans le bail.

Comment justifier le motif de non-restitution du dépôt de garantie de votre locataire ?

Il est courant dans tous les États de facturer au locataire un dépôt de garantie avant que le nouveau locataire n'emménage dans un appartement loué. Dans certains États, le propriétaire doit déposer ce montant sur un compte distinct portant intérêt, bien que tous ces États n'exigent pas que le propriétaire restitue les intérêts courus avec le dépôt.

Lorsque le locataire quitte l'appartement, de nombreux États accordent au propriétaire 30 à 45 jours pour restituer le dépôt de garantie. Certains exigent cependant que la caution soit restituée 14 à 15 jours après le départ du locataire de l'appartement. Même sans le nombre de jours, le propriétaire est tenu de restituer le dépôt de garantie.

Le dépôt de garantie restitué est accompagné d'une lettre de retour du dépôt de garantie détaillant le montant que le propriétaire restituera et le nombre de déductions, le cas échéant, qu'il a effectuées sur le montant initial. La présentation d'un état financier est le moyen recommandé pour régler le rendement, où le bailleur peut montrer les mêmes informations de manière plus détaillée.

Dans de rares cas, le propriétaire restituera la totalité du dépôt de garantie. Cela s'applique aux locataires vraiment bons et propres. Cependant, la plupart du temps, le propriétaire effectue des déductions et le locataire ne reçoit qu’une partie de la caution. Dans le pire des cas, le locataire peut même devoir de l’argent au propriétaire.

Le propriétaire doit justifier les déductions effectuées. A défaut, le locataire peut intenter une action devant la Cour des petites créances. Si le propriétaire peut justifier que le locataire garantit de telles déductions sur la caution initiale, il n'est alors pas tenu de restituer le montant total.