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La propriété est souvent associée au mot « actuel » et son utilisation dans l'expression « certificat de propriété » devient appropriée car elle fait référence à un document juridique émis par une société à responsabilité limitée ou une société qui contient une liste des noms de tous les dirigeants actuels . réalisateurs. et parfois des actionnaires clés. Ce document précise également les postes occupés par ces personnes au sein de la société.

Certificats de propriété

Qu'est-ce qu'un certificat de propriété ?

L'objectif principal d'un certificat de propriété est de vérifier l'identité des personnes autorisées à signer pour la société. Vous pouvez également l'utiliser à diverses autres fins telles que :

• Vérifiez les noms des actionnaires et des administrateurs ainsi que le contenu du livre des procès-verbaux.
• Servir de preuve qu'une certaine personne a le pouvoir d'initier des transactions juridiquement contraignantes au nom de l'entreprise.

Le format de la plupart des certificats de titre fournit une illustration de la manière dont l’entreprise a été créée et de son statut social actuel. Fondamentalement, le certificat comprend les informations suivantes :

• Les noms des administrateurs ou dirigeants de la société et leurs fonctions respectives.
• Informations indiquant si ces personnes ont été élues ou nommées à leur poste ainsi que les conditions de leur poste.

Le certificat confirme l'identité de toutes les personnes autorisées à signer pour l'organisation. Ceux-ci incluent généralement des dirigeants, des actionnaires ou des administrateurs. Lorsqu’une organisation commerciale envisage de faire affaire avec une autre, la première aimera savoir quelles personnes de l’autre ont le pouvoir de conclure des contrats ou des transactions au nom de l’entreprise.

La personne chargée de préparer le certificat est généralement le secrétaire de la société. Ce fonctionnaire est nommé par le conseil d'administration et est chargé de gérer les registres et le livre des procès-verbaux de la société.

Le Livre des Minutes contient tous les documents relatifs à l'organisation. Il comprend le sceau de la société, les statuts constitutifs , les règlements de la société , les différents dossiers, procès-verbaux et résolutions des actionnaires ou administrateurs , les certificats d'actions et les rapports annuels .

Certificats de propriété

Comprendre un certificat de propriété

Certains peuvent être confus lorsqu’ils rencontrent certains termes qui fournissent essentiellement les mêmes informations. Par exemple, un certificat de propriété, un certificat de dirigeants, un certificat de propriété, une lettre de propriété, un registre des administrateurs, un certificat de secrétaire ou un certificat de dirigeant peuvent contenir des informations similaires.

Tous ces documents proviennent du secrétaire général, portent généralement le sceau de l'entreprise et constituent un document notarié. Étant donné que le secrétaire général est également chargé de tenir les registres de l'entreprise, cela signifie que le certificat de propriété est l'un des actes officiels de l'entreprise et que les tiers ont des raisons suffisantes d'en dépendre.

Généralement, la plupart des échantillons de certificats de propriété contiennent les détails pertinents sur les dirigeants et administrateurs de la société. Ceux-ci incluent le nom du titulaire, le titre, qu'il soit nommé ou élu, et la durée du mandat. Des exemples de signatures sont également fournis à des fins de comparaison.

Après la liste des dirigeants et administrateurs figure la date de la lettre de fonction et la signature du secrétaire. Les institutions financières peuvent demander ce document, notamment lorsqu'une entreprise ouvre un compte bancaire ou initie des transactions importantes. Le même document peut également être demandé par un avocat ou toute autre personne souhaitant vérifier les positions déclarées des administrateurs ou des dirigeants de la société.

Toute personne impliquée dans une transaction avec une entreprise peut demander un certificat de propriété dans le seul but de vérifier la position déclarée d'un administrateur ou d'un dirigeant dans l'entreprise. Vous pouvez en faire la demande auprès du secrétaire général. Il est courant que les banques ou autres institutions financières exigent presque toujours un certificat de propriété lors de l’ouverture de nouveaux comptes.

Cela garantit que quiconque prétend être le signataire autorisé de l’entreprise est bien celui qu’il prétend être. Dans le même ordre d'idées, les avocats qui rédigent des contrats pour des transactions impliquant des entreprises nécessitent généralement une lettre de propriété officielle pour déterminer qui peut légalement agir au nom de l'entreprise.

Échantillons de certificat de fonction

Quelles informations contient un certificat de propriété ?

Le recours à un certificat de fonction est couramment utilisé dans tous les pays. Il n’existe vraiment aucun format défini ou prescrit pour ce certificat. Le format le plus courant du certificat de fonction est celui qui indique comment la société a été créée ou détaille la structure actuelle de la société. Cela comprend généralement une certification du pays d'enregistrement, de l'adresse professionnelle et des détails sur les actionnaires et les dirigeants de la société.

L'utilisation la plus courante d'un certificat de fonction est de vérifier les signataires de la société. Les institutions financières en demandent souvent aux sociétés internationales qui doivent ouvrir un compte bancaire offshore. Vous pouvez inclure des informations supplémentaires dans le document telles que :

• Détails sur les dossiers de l'entreprise.
• Informations sur toute charge ou hypothèque.
• Détails sur les signataires du compte bancaire .
• Noms des dirigeants de la société qui peuvent conclure un accord au nom de la société.
• Vérification que la société est en règle.
• Vérifiez que vous n'avez pris aucune mesure pour fermer l'entreprise et que vous n'avez aucune poursuite ou menace en cours contre la société.

Puisqu'il n'existe pas de format standard ou légal pour un certificat de propriété, vous pouvez inclure des déclarations adaptées aux besoins de votre entreprise. Une fois le certificat complété, il peut être signé par un signataire autorisé ou par un agent enregistré qui vous a aidé à créer la société.

Lettres de mandat

Quand utiliser un certificat de propriété ?

Gérer une entreprise nécessite souvent de s’assurer que les employés, en particulier les dirigeants de l’entreprise, ont le pouvoir de mener des affaires et d’initier des transactions pour l’entreprise. Ce sera le certificat de fonction qui établira quelles personnes seront les dirigeants de la société.

Le certificat est un document juridique d'entreprise délivré par le secrétaire ou le président de la société et contient une liste des noms et fonctions de tous les dirigeants actuels de la société. Cela inclut le président, le trésorier, le secrétaire, etc. Il attribue également un espace où chacun des officiels peut signer sa signature. Vous pouvez utiliser le certificat de fonction si :

• Vous constituez une entreprise et devez identifier les dirigeants.
• Vous êtes un nouvel employé dans une entreprise et vous souhaitez disposer d'une documentation officielle.
• Vous êtes directeur administratif d'une entreprise chargée de la documentation.
• Vous vérifierez l’autorité d’un agent spécifique et devrez le faire par écrit.
• Vous devez ouvrir un compte bancaire dans un autre pays.
• Vous avez besoin du certificat à des fins fiscales.
• Vous envisagez de faire des affaires à l'étranger.

Une fois que le secrétaire corporatif a complété le document, il doit maintenant le faire signer par les administrateurs, actionnaires et dirigeants en présence d'un notaire puis le faire légaliser. Le notaire facturera généralement des frais pour ce processus. De plus, si votre entreprise a l'intention de faire des affaires avec une société étrangère ou dans un autre pays, votre certificat doit être certifié par votre État ainsi que par l'Agence des États-Unis. Pour cette procédure, vous devrez payer un autre ensemble de frais.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'une attestation de fonction ?

Le certificat de titre est également appelé certificat de titre ou déclaration de titre. Il s'agit d'un document qui vérifie l'identité des personnes au sein d'une entreprise. Le document peut identifier les administrateurs et membres ou les actionnaires et dirigeants de la société, selon le type de société. Le certificat peut inclure des informations de base telles que :

• Quand et où vous avez créé l’entreprise ainsi que votre numéro d’enregistrement d’entreprise auprès de l’État.
• Détails de l'agent enregistré de votre entreprise.
• Noms et titres des employés de votre entreprise.
• Noms, titres et détails de l'actionnariat des actionnaires de votre entreprise.
• Le statut de votre société dans le territoire de constitution.

Les détails contenus dans ce document sont basés sur les registres d'enregistrement d'État de votre entreprise et sur la documentation interne, telle que les procès-verbaux des réunions de votre entreprise. Joignez ces documents internes au certificat de propriété.

Souvent, un certificat de bonne réputation délivré par la juridiction d'enregistrement est également joint pour fournir une preuve supplémentaire. L'agent de registre signe ensuite le certificat puis le légalise.

Si votre entreprise dispose d'un compte bancaire international, la banque peut demander une attestation de fonction. Vous devrez peut-être leur soumettre cela chaque année pour leur diligence raisonnable. Ce certificat peut également être fourni aux propriétaires légitimes de l'entreprise tel que préparé par l'agent d'enregistrement.

Quelle est la durée de validité d'une attestation de fonction ?

Vous pouvez utiliser le certificat de propriété chaque fois qu'une organisation, une personne ou un organisme gouvernemental demande la confirmation du pouvoir d'un administrateur ou d'un dirigeant pour recueillir plus d'informations sur les propriétaires d'une société. Concernant les transactions à l’étranger, un certificat de propriété est presque toujours exigé.

Mais n’importe qui, du simple sous-traitant à l’avocat d’entreprise, peut exiger cette attestation, notamment lors de la signature d’un contrat pour s’assurer que le document est juridiquement contraignant. Généralement, le certificat de fonction est valable 60 jours à compter de la date à laquelle vous l'avez certifié.