50 modèles d'analyse des parties prenantes gratuits (Excel et Word)

Dans toute situation nécessitant une planification de projet et une prise de décision, il est toujours nécessaire de planifier à l’avance. Et lorsque la prise de décision implique toutes les principales parties prenantes d'un projet, il n'y a pas de place à l'erreur, la planification doit donc être encore plus approfondie.

En raison de leur influence et de leur pouvoir, les parties prenantes doivent être prises en compte et tenues au courant de tout projet dans lequel elles sont impliquées. Le problème est que gérer toutes les parties prenantes au même niveau peut s’avérer difficile.

C'est là que l'analyse des parties prenantes entre en jeu. Une analyse des parties prenantes est une représentation visuelle de la pertinence de chaque partie prenante pour un projet. Également connu sous le nom de cartographie des parties prenantes ou d'analyse matricielle des parties prenantes, le processus aide les managers et les équipes à découvrir quelles parties prenantes servir en premier en les classant en fonction de facteurs tels que l'influence et l'intérêt.

Modèles d'analyse des parties prenantes

Comprendre les parties prenantes

Dans une définition simple, une partie prenante est toute personne ayant un intérêt ou une influence sur un projet ou ses résultats. Cela inclut les investisseurs, les clients et les employés par département, les dirigeants, les dirigeants régionaux et les membres de la communauté. Chaque partie intéressée doit être tenue informée de l'évolution du projet, généralement par le biais d'un plan de communication élaboré par l'entreprise.

Chaque acteur rejoint le projet avec son propre niveau d'influence et d'intérêt basé sur sa position sociale, sa contribution initiale et son intérêt pour le produit final, entre autres facteurs. Une analyse des parties prenantes utilise l’influence et le niveau d’intérêt de chaque partie prenante pour créer un classement qui génère la partie prenante la plus importante de toutes.

Modèles de cartes des parties prenantes

Comment fonctionne l’analyse des parties prenantes ?

Avant de pouvoir développer votre propre analyse des parties prenantes ou utiliser un modèle de carte des parties prenantes, vous devez comprendre comment fonctionne une analyse des parties prenantes.

1. Pour créer une analyse des parties prenantes, vous avez besoin de deux facteurs principaux qui représentent le mieux la pertinence de vos parties prenantes pour le projet. Les facteurs les plus couramment utilisés incluent le niveau d’intérêt et le niveau d’influence, mais l’un ou l’autre peut être utilisé en fonction du projet.
   I. Le niveau d'intérêt est essentiellement la mesure dans laquelle une partie prenante se soucie des résultats finaux du projet. Les parties prenantes qui s’attendent à bénéficier des résultats finaux d’un projet, par exemple, ont tendance à exprimer davantage d’intérêt pour le projet.
   II. Le niveau d'influence est déterminé par le pouvoir d'une partie prenante sur un projet.Ce pouvoir peut s’exprimer à travers la surveillance, le financement, la mise en réseau, ce qui signifie également qu’ils peuvent dynamiser le projet ou le détruire.
2. Pour commencer votre analyse des parties prenantes, vous devez créer une matrice. La matrice est créée en créant quatre catégories importantes qui permettront de mieux juger de la pertinence des parties prenantes à un projet. Ils comprennent;
   
   
   Intérêt élevé et influence élevée
   
   
   Intérêt élevé et influence faible Intérêt faible
   
   
   et influence élevée
   
   
   Intérêt faible et influence faible
3. Ensuite, vous devez dessiner votre matrice. Vous pouvez créer une matrice simple en divisant un carré en quatre carrés plus petits.
4. Attribuez ensuite chacune des catégories ci-dessus à une case qui lui est propre.
5. Ajoutez chaque partie prenante à la case à laquelle elle appartient, en fonction de votre évaluation de ses niveaux individuels d'influence et d'intérêt pour le projet. Utilisez les définitions de catégories ci-dessous pour votre évaluation.
   Intérêt élevé et grande influence : les parties prenantes qui peuvent faire ou défaire le projet et qui sont très intéressées par son résultat final.
   Intérêt élevé et faible influence : parties prenantes très engagées dans le projet et ses résultats, mais qui ne peuvent pas faire grand-chose pour l'influencer.
   Faible intérêt et forte influence : les parties prenantes qui ne sont pas activement impliquées ou intéressées par le projet mais qui ont le pouvoir d’en influencer le résultat.
   Faible intérêt et faible influence : Ceux dont la participation est la moins cruciale pour le projet. Ils peuvent ne participer que pour une courte période ou contribuer peu à la survie du projet. Leur intérêt pour le projet est faible.

Modèles de matrice des parties prenantes

Les avantages de l’analyse des parties prenantes

À en juger par sa popularité parmi les entreprises et autres entités en tant qu’outil de prise de décision, une analyse des parties prenantes ou une carte des parties prenantes devrait présenter un certain nombre d’avantages. Certains d'entre eux incluent :

• Aide à identifier les principales parties prenantes avant qu'il ne soit trop tard.
  Chaque projet compte des parties prenantes clés et hautement prioritaires, et il est nécessaire de les identifier dès le début du développement du projet pour exploiter efficacement leur influence et leur pouvoir. Si la plupart des parties prenantes de cette nature sont faciles à identifier, d'autres, telles que les « communautés qui seront affectées » ou les « employés », ne sont pas toujours aussi faciles à identifier au premier abord.
  
  
  En identifiant l’importance de chaque groupe de parties prenantes pour le projet, vous évitez de passer à côté d’acteurs clés potentiels à temps, ainsi que des effets négatifs qui auraient pu se déclencher à l’avenir.
• Il est crucial d'éviter les risques liés au mécontentement des parties prenantes
  
  
  . L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des cartes de parties prenantes est qu’elles aident à éliminer les parties prenantes susceptibles d’être négligées tout au long du projet. Ce ne sont peut-être pas les parties prenantes les plus cruciales du projet, mais la matrice des parties prenantes permet d'identifier où leur influence sur le projet est la plus efficace, aidant ainsi les entreprises à planifier à l'avance.
• Aide les entreprises à créer des plans de communication solides pour le projet
  
  
  Grâce à son outil matriciel, la carte des parties prenantes identifie les parties prenantes qui nécessiteront le plus d'attention et celles qui nécessiteront le moins de perturbations. Pour les personnes qui élaborent le plan de communication de l'entreprise, cela permet de savoir avec qui être le plus en contact, à en juger par leur influence, leur intérêt et leur niveau de soutien, comme les investisseurs.
• Guide les dirigeants de l'entreprise sur la bonne allocation des ressources concernant la gestion des parties prenantes
  
  
  . Comme pour la génération d'un plan de communication, la carte des parties prenantes est une bonne référence lors de l'allocation des ressources. Ils l'utiliseront pour tenir chaque partie prenante au courant de la croissance du projet. Pour le contexte, les parties prenantes de la catégorie « Gérer » peuvent se voir attribuer beaucoup plus de ressources que celles des catégories « Rapport ».

Modèles d'inscription des parties prenantes

Un guide étape par étape pour créer une analyse des parties prenantes

Une analyse des parties prenantes est un processus important qui doit être géré avec soin. Si vous préférez démarrer votre processus de cartographie des parties prenantes à partir de zéro, plutôt que d'utiliser des modèles de carte des parties prenantes ou des modèles de matrice des parties prenantes, vous aurez besoin d'un guide. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des étapes à suivre pour créer une analyse parfaite des parties prenantes.

Note rapide : L'analyse peut être effectuée par un individu ou par un groupe d'individus divisés en groupes.

• Identifier toutes les parties prenantes
  
  
  La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes potentielles du projet. Comme indiqué ci-dessus, une partie prenante est toute personne ayant un intérêt ou une influence sur un projet et ses résultats. Une partie prenante peut également être une personne affectée par le projet et ses résultats.
• Séparez les parties prenantes en groupes
  
  
  Après avoir identifié tous les noms de parties prenantes possibles, procédez à leur regroupement en groupes en fonction de leur position en tant que partie prenante. Vous pouvez utiliser les facteurs suivants pour identifier à quel groupe appartient chaque individu :
  
  
  Leur niveau d'influence sur le projet
  
  
  Leurs compétences et capacités par rapport au projet
  
  
  Leur rôle dans l'existence du projet
  
  
  Comment ou s'ils seront affectés par le projet
  La plupart des projets ont des parties prenantes qui entrent dans les catégories générales ci-dessous ;
  
  
  Investisseur/Propriétaire
  
  
  Employés et dirigeants
  
  
  Fournisseurs et concurrents
  
  
  Clients/Clients
  
  
  Autorités gouvernementales régionales
  des communautés affectées et voisines
  
  
• Donner la priorité à chaque partie prenante
  
  
  Même si un projet peut compter plus de cinq groupes de parties prenantes officiels, tous ne peuvent pas être considérés comme hautement prioritaires. C'est pourquoi la priorisation de chaque partie prenante en fonction de sa pertinence pour le projet est une partie cruciale du processus d'analyse des parties prenantes.
  
  
  Ce processus est complété à l’aide de la matrice des parties prenantes. De nombreuses entreprises achètent des modèles de matrice des parties prenantes en ligne pour ce processus, mais vous pouvez toujours en créer un simple par vous-même. Comme indiqué ci-dessus, la matrice sépare chaque partie prenante en utilisant un ensemble de facteurs, tels que le niveau d'intérêt et le niveau d'influence.
  À la fin du processus, la matrice doit inclure toutes les parties prenantes réparties en quatre groupes :
  
  
  ceux qui gèrent
  
  
  ceux qui satisfont
  
  
  ceux qui contrôlent
  
  
  ceux qui doivent rendre compte
• Estimez le niveau de soutien de chaque partie prenante
  
  
  Après avoir identifié les parties prenantes que vous devrez gérer, satisfaire, surveiller vaguement ou rendre compte de temps en temps, vous devrez résoudre certains problèmes supplémentaires. En identifiant le niveau de soutien (ou à l'opposé du soutien, du conflit), vous pouvez également identifier quelles parties prenantes nécessiteront des efforts supplémentaires lors de la prise de décision et lesquelles seront faciles à gérer. Calculez le niveau de soutien à l’aide d’un système de notation pour chacune des quatre sections.
• Planifiez la voie à suivre et rédigez un rapport final.
  
  
  Le processus de cartographie des parties prenantes ci-dessus devrait vous donner quelques réponses sur la situation de votre projet par rapport à ses parties prenantes. À la fin de l'exercice, vous saurez à quelles parties prenantes accorder une attention particulière (généralement les parties prenantes des catégories « gestion » et « conflit »).
  Remarque : À mesure que les projets évoluent et se développent, l'intérêt et l'influence des parties prenantes sont susceptibles de changer. En d’autres termes, vous devrez effectuer de temps à autre le processus de cartographie et d’analyse des parties prenantes.Si vous utilisez des modèles de carte des parties prenantes, vous pouvez toujours modifier rapidement toute information au fur et à mesure de son évolution.

Les différents modèles d'analyse des parties prenantes que vous pouvez utiliser

Si vous envisagez de développer l'analyse des parties prenantes de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être envisager d'utiliser un modèle pour faciliter le processus. Concevoir votre propre matrice n'est pas si difficile, mais utiliser un modèle est beaucoup plus simple. De plus, il existe de nombreuses options de modèles parmi lesquelles choisir :

• Modèle de matrice d'analyse des parties prenantes
• Le modèle d'inscription des parties prenantes
• Le modèle de stratégie des parties prenantes
• Le modèle de plan de gestion des parties prenantes
• Le modèle de plan de communication avec les parties prenantes