50 modèles d'arborescence téléphonique gratuits (MS Word et Excel)

Un modèle d'arborescence téléphonique est un outil très utile dans les entreprises et les organisations, notamment en cas d'urgence. Grâce à ce modèle, vous pouvez contacter les personnes les plus importantes de votre organisation afin de transmettre un message important. Également connu sous le nom de modèle d’arborescence d’appels ou de modèle d’arborescence téléphonique d’urgence, il est facile à réaliser mais très bénéfique.

Modèles d'arborescence téléphonique

Les avantages et les limites d'un modèle d'arborescence téléphonique

Si vous souhaitez créer une stratégie d'intervention en cas d'incident ou d'urgence dans votre organisation, l'utilisation d'un modèle d'arborescence téléphonique est essentielle. Cela vous permettra de contacter plus facilement tous les membres du personnel. Tant que vous vous assurez que les informations de contact contenues dans le modèle sont toujours à jour, elles rempliront leur fonction. Voici quelques-uns des avantages de la création de votre propre modèle d'arborescence téléphonique vierge :

• Vous pouvez utiliser le modèle pour communiquer avec plusieurs employés sur une courte période de temps.
• Vous pouvez faire passer votre message rapidement sans avoir à surcharger un seul système ou une seule personne.
• Contrairement à un message automatisé, le modèle permet une communication bidirectionnelle entre le destinataire et l'appelant. Vous pouvez également informer votre supérieur si la personne avec laquelle vous êtes censé communiquer ne répond pas.
• Cela peut aider à créer une source d’informations commune pour tous les membres de votre organisation.
• Étant donné que les parties du modèle de l'arbre d'appel seront appelées personnellement, cela montre que l'organisation a un intérêt direct dans le bien-être de son personnel.

Comme tout autre moyen de communication, un modèle d'arborescence téléphonique d'urgence présente également certaines limites, à savoir :

• L'erreur humaine peut compromettre l'efficacité du modèle. Cela est particulièrement vrai dans les cas où un ou plusieurs des employés inscrits sur la liste ne savent pas exactement ce qu'ils sont censés faire et qui ils sont censés appeler en cas d'urgence.
• De plus, si une personne n’est pas contactée, cela signifie que toutes les personnes que vous êtes censé appeler ne seront pas non plus contactées. Selon les circonstances de l'urgence, certains employés peuvent même ne pas être en mesure de passer physiquement un appel.

En plus d'utiliser ce modèle d'arborescence téléphonique, vous devriez également envisager de lancer un processus alternatif pour contacter vos employés . Si l’un d’eux ne répond pas à l’appel après plusieurs tentatives, vous devriez essayer d’autres méthodes de communication.

Modèles d'arborescence d'appels

Construire votre arborescence téléphonique pour le personnel

Un modèle d'arborescence téléphonique vierge est un aspect essentiel d'un système dans lequel vous communiquez avec un groupe d'employés par téléphone. Le système peut vous aider à transmettre un message court rapidement et efficacement à un grand groupe de personnes. Une fois que vous avez terminé votre modèle d'arborescence téléphonique, vous pouvez l'utiliser pour :

• Mobilisez vos employés en un seul endroit lorsque vous devez convoquer une réunion d’urgence.
• Diffusez un message important en cas d’urgence.
• Informez vos employés des tâches ou des changements de dernière minute lors d’audiences ou de réunions.
• Augmentez le nombre de personnes qui assistent aux réunions que vous organisez.
• Renforcez les informations que vous avez envoyées par e-mail .

Si vous êtes responsable de la coordination de l'arbre d'appel, vous n'avez besoin que d'une liste complète et à jour des noms et coordonnées des personnes que vous envisagez d'inclure dans votre modèle d'arbre d'appel. Si vous souhaitez créer votre propre modèle, voici quelques étapes pour vous guider :

• Créez une liste complète des noms et des coordonnées mises à jour des personnes que vous souhaitez contacter via l'arborescence téléphonique. Incluez également les numéros de téléphone portable, les numéros de bureau et les numéros de domicile.
• Si vous appelez des employés d'autres succursales, parlez-en au directeur de la succursale afin qu'il puisse vous fournir les détails pertinents. Demandez également au responsable de branche de vous informer de tout changement de nom ou de coordonnées si nécessaire.
• Dans votre liste principale, sélectionnez un petit groupe d'employés de confiance que vous assignerez à appeler et à activer les autres employés de votre personnel.
• Avant de mettre en œuvre le système d’arbre téléphonique, assurez-vous de parler à toutes les personnes impliquées, en particulier au petit groupe. Dites-leur qu'ils doivent vous contacter dans les cas où les personnes qu'ils sont censés contacter ne répondent pas.
• Demandez à vos employés de vous faire savoir s'ils prennent une pause dans leur travail afin que vous puissiez désigner d'autres personnes chargées d'appeler les autres personnes dans l'arborescence téléphonique.

Modèles d'arbre téléphonique d'urgence

Création d'un modèle d'arborescence téléphonique dans Microsoft Word

Comme mentionné ci-dessus, les modèles d'arborescence téléphonique sont des outils très utiles dans les organisations. Utilisé correctement, il vous permettra de diffuser des messages urgents ou importants à un groupe de personnes de manière efficace et rapide. Au lieu de mettre la pression de contacter un groupe entier de personnes sur une seule personne, un modèle d'arborescence téléphonique d'urgence vous permet de répartir les responsabilités.

Tant que vous sélectionnez un groupe clé de personnes composé de vos employés les plus fiables, cela contribuera à garantir l’efficacité de votre stratégie d’intervention d’urgence. Par exemple, en tant que première personne de votre équipe, vous devrez appeler 3 ou 4 personnes importantes. Ensuite, chacune de ces personnes devra appeler 3 à 4 autres personnes pour partager les informations qu'elles viennent de donner.

Cela continuera jusqu'à ce que tous les membres de votre arborescence téléphonique aient reçu le message. La meilleure chose à propos d'un modèle d'arborescence téléphonique vierge est qu'il est facile d'en créer un à l'aide de Microsoft Word ou de tout autre logiciel de traitement de texte. Voici les étapes :

• Ouvrez un nouveau document dans Microsoft Word.
• Cliquez sur l'onglet « Intégrer » en haut de la page. Recherchez le groupe « Illustrations » dans l’onglet et cliquez sur « SmartArt ».
• Lorsque la fenêtre SmartArt s'ouvre, cliquez sur « Hiérarchie ». Examinez les différentes options, puis choisissez le style de design souhaité. Lorsque vous avez choisi un style, cliquez sur "OK". Assurez-vous que le modèle que vous choisissez contient toutes les cases dont vous avez besoin pour votre arborescence téléphonique, et dans le bon ordre. Sinon, vous devrez peut-être supprimer, ajouter ou réorganiser certaines cases.
• Si vous souhaitez ajouter d'autres cases, cliquez sur l'une des cases existantes. Recherchez ensuite l’onglet « Conception » et cliquez dessus. Dans le groupe « Créer un graphique », juste à côté de l'option « Ajouter une forme », ouvrez le menu déroulant. Ici, vous pouvez sélectionner « Ajouter une forme avant » ou « Ajouter une forme après ». Cela créera une nouvelle boîte au même niveau que celle sur laquelle vous avez cliqué.
• Si vous souhaitez ajouter une case au-dessus ou en dessous de celle sur laquelle vous avez cliqué, vous pouvez sélectionner « Ajouter une forme ci-dessous » ou « Ajouter une forme au-dessus ».
• Si vous devez modifier la position de l'une des cases, cliquez sur « Descendre », « Monter », « Rétrograder » ou « Promouvoir ».
• Si vous devez supprimer l’une des cases, cliquez simplement dessus et appuyez sur la touche « Supprimer » de votre clavier.
• Lorsque vous êtes satisfait de votre modèle, il est temps de l'enregistrer. Cliquez sur « Fichier », « Enregistrer sous » et choisissez la destination du fichier. Donnez à votre modèle un nom approprié afin que vous puissiez le trouver facilement à l'emplacement de destination.
• Une fois que vous avez créé votre liste de noms et de coordonnées pour l'arborescence téléphonique, ouvrez le modèle et commencez à taper. Une fois terminé, enregistrez le document sous un nom de fichier différent afin de pouvoir continuer à utiliser le modèle vierge pour différentes arborescences téléphoniques.

Modèles d'arborescence téléphonique vierges

Activation de votre modèle d'arborescence téléphonique

La personne qui initie la chaîne téléphonique est le coordinateur. Si tel est votre travail, vous devez savoir exactement comment activer l'arborescence téléphonique. Il serait très utile que vous proposiez un court script à partager avec le groupe clé. De cette façon, vous saurez exactement quoi dire lors de vos premiers appels. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Si les membres de votre groupe clé ne sont pas avec vous au bureau, appelez chacun d'eux. Mais dans les cas où vous travaillez avec eux, convoquez-les à une réunion pour discuter du message que vous devez partager.
• Après cela, rappelez-leur leurs responsabilités. Si nécessaire, vous pouvez également leur demander de vous faire part de leurs commentaires sur les appels qu'ils ont passés et sur la manière dont les destinataires ont répondu.
• Si vous avez créé un script pour le groupe clé, partagez-le également avec eux. Ce faisant, ils disposeront de toutes les informations nécessaires pour informer les autres membres de la chaîne téléphonique.
• Effectuez une vérification ponctuelle de l’efficacité de votre arborescence téléphonique. Pour ce faire, appelez quelques personnes au hasard pour vous assurer qu'elles ont reçu des informations complètes et exactes de la personne chargée de les contacter.
• Lorsque vous avez confirmé que tout le monde a reçu le message, remerciez les membres de votre noyau dur et félicitez-les pour le travail bien fait. Apprécier leurs efforts les maintiendra motivés et disposés à bien performer la prochaine fois.
• En plus du modèle d'arborescence téléphonique, créez un organigramme qui servira de guide aux membres de l'arborescence téléphonique.
• Pensez également à d’autres moyens de communiquer avec les membres de votre arborescence téléphonique que de simplement les appeler au travail.