50 modèles de demande de devis simples (et formulaires)

Une demande de devis, également appelée RFQ, est un type de documentation dans lequel une entité demande un devis aux fournisseurs pour réaliser des projets ou des tâches spécifiques. Le modèle de demande de devis fournit toutes les informations sur les exigences du projet . Le fournisseur y détaillerait les coûts de chaque étape du projet. Cela permet à l'entité qui a demandé le document de le comparer avec d'autres offres de différents fournisseurs.

Demande de devis

Qu'est-ce qu'un document de demande de devis ?

Lorsqu’une entreprise requérante sait exactement de quelle quantité et qualité de services elle a besoin, elle demandera un modèle de demande de devis à différents fournisseurs appelés soumissionnaires. Les entreprises utiliseraient un modèle de demande de prix pour acheter des services ou des produits prêts à l'emploi. L'utilisation d'un tel document permettrait à l'entreprise requérante de comparer facilement les différentes offres d'un large éventail de prestataires.

Lorsque cela est nécessaire, une entreprise requérante enverra une demande de devis à de nombreux fournisseurs pour leur demander leurs offres de prix. Par exemple, une entreprise souhaite acheter 300 ordinateurs dotés de vitesses de traitement et de tailles de disque dur spécifiques.

L'entreprise devrait alors créer un modèle de demande de prix et l'envoyer à différents fournisseurs. Puisqu’ils ont besoin d’un type de produit spécifique, il leur est plus facile de comparer les devis qu’ils reçoivent des soumissionnaires.

Généralement, un modèle de demande de devis contient quatre sections. Il comprend les conditions de paiement, les facteurs qui influenceront la sélection des offres, la date limite de soumission des offres et d'autres informations pertinentes nécessaires à l'examen des offres. Après avoir examiné tous les devis fournis par les fournisseurs, l'entreprise requérante attribuera le contrat au fournisseur légitime.

Modèles de demande de devis

Quand recourir à une demande de devis ?

L'utilisation d'un formulaire de demande de devis rend le processus de candidature plus facile et plus efficace. En effet, l'entreprise requérante ne recevra que quelques réponses comprenant des devis ou des estimations de fournisseurs potentiels .

Lorsque vous envisagez moins de devis, cela signifie une réduction du temps d’évaluation. Il vous suffirait de prendre en compte les devis fournis par des soumissionnaires qualifiés plutôt que par un groupe de soumissionnaires qualifiés et non qualifiés.

Un devis que vous avez reçu en réponse à votre demande de devis n’est pas considéré comme une offre. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser le document comme contrat contraignant . Il contient uniquement des informations pertinentes que vous pouvez utiliser pour choisir le soumissionnaire à choisir en fonction de vos besoins.

Quel est le processus de demande de prix ?

Le modèle de demande de devis n’est qu’un aspect du processus de demande de prix. Ce processus est une opération très courante que le responsable des achats et des approvisionnements effectue quotidiennement. Cependant, aussi courant soit-il, il existe différentes manières d’exécuter le processus de demande d’offre. Quelle que soit la manière dont vous envisagez de réaliser le processus, vous devez suivre ces quatre phases principales :

• Préparation
  
  
  Il s'agit de la première et la plus importante partie du processus de demande d'offre, vous ne devez donc jamais précipiter cette étape. Tout au long du processus, vous devez consacrer au moins la moitié du temps à cette phase et l’autre moitié aux 3 autres phases. Au cours de cette phase, vous devriez être en mesure de visualiser l’ensemble du processus d’appel d’offres du début à la fin. Garder cette « vision d’ensemble » à l’esprit vous aidera à vous concentrer sur votre objectif final.
  
  
  Il existe différents types d'appels d'offres, tels que les enchères sur invitation, ouvertes, inversées ou scellées. La plupart des entreprises établissent leurs appels d'offres en invitant uniquement les fournisseurs qu'elles ont présélectionnés. En règle générale, je n'inviterais que 3 à 8 soumissionnaires selon la catégorie.
  
  
  Une fois que vous avez déterminé le type d’appel d’offres que vous souhaitez lancer, il est temps de commencer à préparer la documentation requise. Les documents utilisés pour une demande de prix sont ceux que vous enverriez aux participants à l'offre. Il existe différents types de documents que vous pouvez préparer, mais les plus courants incluent :
  
  
  Une invitation accompagnée d'une description de votre entreprise, de vos projets et d'autres informations pertinentes. Indiquez également clairement l’objet de votre demande de prix dans ce document.
  
  
  Les conditions générales donnent aux soumissionnaires une structure à suivre lorsqu'ils envisagent de faire une offre. Indiquez clairement si les soumissionnaires peuvent négocier les conditions ou non.
  
  
  Un modèle de tarification que les soumissionnaires doivent suivre.En fournissant ce document, il vous sera plus facile de comparer les devis et de déterminer quelle serait la meilleure option pour votre entreprise. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez également demander aux fournisseurs de ventiler les prix de leurs produits ou services en éléments de coût. Assurez-vous simplement de définir la répartition tarifaire de ces éléments de coût dans votre modèle de tarification.
  
  
  Un questionnaire ainsi que les conditions de pré-qualification. Celles-ci sont importantes pour que vos soumissionnaires connaissent les qualifications exactes qu'ils doivent remplir pour que vous puissiez les considérer ainsi que leur offre. Encore une fois, les exigences de pré-qualification peuvent varier selon la catégorie.
  
  
  Pondérations d’attribution et critères de sélection.Vous souhaitez maintenir la transparence tout au long de votre processus d’appel d’offres. Vous souhaitez également que les participants comprennent facilement le processus afin d’éviter toute confusion. Par conséquent, vous devez inclure ces informations afin que tous les soumissionnaires en soient informés. Le partage de ces informations peut également contribuer à réduire les litiges pouvant survenir après la sélection d'un gagnant.
  
  
  Après avoir rassemblé toute la documentation dont vous avez besoin, vous pouvez maintenant envoyer toute la documentation de l'appel d'offres aux participants potentiels.
• Gestion
  
  
  Tout au long du processus d'appel d'offres, veillez à traiter tous les participants de la même manière. Cela signifie partager les mêmes informations avec tous et poser les mêmes questions à tous les participants.
  
  
  Ne divulguez jamais aucune information pertinente fournie par vos soumissionnaires car cela va à l’encontre de l’éthique professionnelle. Si vous souhaitez garantir une confidentialité totale, certains types de systèmes d'approvisionnement électronique disposent d'une fonction « offre scellée » qui empêche quiconque de voir vos offres complétées. Le système d’appel d’offres ne sera donc rendu public qu’une fois la date limite passée.
  
  
  Dans les cas où vous n'avez pas atteint les objectifs de prix souhaités lors du premier tour, vous pouvez choisir d'organiser un deuxième tour, également appelé enchère inversée. Cette fois, cependant, je n’envisagerais qu’un plus petit nombre de participants. Mais cette fois, vous devez communiquer aux participants votre objectif de prix pour leur donner une meilleure idée de ce que vous recherchez.
• Attribution
  
  
  Il s'agit de la prochaine étape la plus importante de l'ensemble du processus d'appel d'offres. Durant cette phase, vous devez décider quel soumissionnaire vous choisirez. À ce stade, tous les efforts que vous avez consacrés à la phase de préparation seront inestimables. Si vous fournissez aux soumissionnaires un modèle de tarification, il vous sera plus facile de comparer les offres entre elles.
  
  
  Lors de la prise de décision finale, il est préférable d’impliquer un groupe de personnes plutôt que de décider seul. Par exemple, vous pouvez inviter certaines de vos parties prenantes internes et leur permettre d'utiliser des critères prédéfinis pour attribuer l'offre.
  
  
  Rédigez une note contenant des informations sur le nombre total d'offres que vous avez reçues, combien d'entre elles étaient des offres qualifiées, les raisons pour lesquelles vous avez disqualifié l'une des offres, les critères d'attribution, le vote de chaque membre du comité d'attribution et la décision finale.
• Clôture
  
  
  Après avoir choisi le soumissionnaire final, contactez-le et planifiez une réunion. Au cours de cette réunion, vous pourrez finaliser les détails, conclure la transaction et signer le contrat écrit. Si vous avez inclus tous les documents pertinents dans votre documentation RFQ, cette phase ne devrait pas être trop compliquée. Sinon, vous devrez peut-être mener quelques négociations avant de parvenir à un accord final.

Il est de bonne pratique d'informer tous les participants de votre choix et pas seulement le soumissionnaire que vous avez choisi comme gagnant. Cependant, vous ne devez partager la nouvelle qu'après la phase de clôture et vous avez déjà signé le contrat de clôture. En faisant cela, vous pouvez garder vos options ouvertes jusqu'à ce que vous ayez atteint un accord final avec les meilleures conditions possibles pour vous et le soumissionnaire.

Modèles de demande de devis

Les inconvénients d’une demande de devis

Un modèle de RFQ présente de nombreux avantages. Cependant, ce document présente également quelques inconvénients dont vous devez être conscient. D'une part, puisque c'est l'entreprise requérante qui sélectionnera les soumissionnaires, cela limite la concurrence. Ceci, à son tour, peut entraîner certaines irrégularités dues à des réponses sélectives.

Par ailleurs, une sollicitation sélective peut conduire à l'exclusion de certains fournisseurs et entreprises. Par exemple, même si vous vendez le même service ou produit mais à un prix inférieur, les entreprises requérantes peuvent même ne pas vous contacter pour demander une demande d'offre.

Comme mentionné ci-dessus, une réponse à une demande de prix ne constitue pas un contrat contraignant. Vous devez être très prudent lorsque vous traitez avec le soumissionnaire. Si vous choisissez un soumissionnaire, assurez-vous de soumettre un contrat ou un bon de commande que vous signerez tous les deux. Ce n’est pas parce que le soumissionnaire que vous souhaitez choisir a répondu à votre appel d’offres que vous avez conclu la transaction. Finalisez d’abord le contrat, mettez tout par écrit et obtenez la signature pour sceller officiellement l’accord.