50 modèles de lettres de mission modifiables (gratuits)

Une lettre de mission est plus courante dans le monde des affaires qu’ailleurs. Il s'agit d'un contrat écrit qui explique la relation commerciale entre deux parties, généralement un établissement commercial et un client. L’objectif principal des lettres de mission est de définir les attentes des deux parties impliquées dans l’accord. Il vise généralement à décrire les services à fournir (l' étendue des travaux ), les modalités, la rémunération et les délais.

Exemples de lettre de mission

L’importance d’une lettre d’engagement

Les lettres de mission constituent la base de nombreuses relations juridiques dans le monde des affaires. Une fois signée par les parties concernées, une lettre de mission constitue un accord juridiquement contraignant entre deux parties . Par exemple, vous pouvez démarrer une relation commerciale avec le nouveau client à l’aide d’un modèle de lettre de mission. Il y a trois raisons importantes pour lesquelles vous avez besoin de cette communication :

• Lier la relation ou le partenariat légalement
  
  
  Vous pouvez démarrer votre relation du bon pied lorsque vous avez un contrat juridiquement contraignant, car cela assure la sécurité à la fois de votre client et de vous. La lettre de mission peut être votre guide de référence en cas de désaccord entre vous et l'autre partie .
• Fixez vos attentes
  
  
  Les clients en matière de règlement fiscal qui traversent une expérience difficile s'attendront à ce que vous leur fournissiez une vision prévisionnelle de ce qu'ils doivent faire. Ils voudront peut-être connaître les tarifs linguistiques plus spécifiques, l'étendue des services que vous proposez et la manière dont des modifications de l'accord peuvent être apportées pour améliorer votre situation. Savoir à quoi s'attendre dès le début peut renforcer la confiance du client dont vous avez tous deux besoin pour aller de l'avant.
  
  
  Pour les experts fiscaux, vous avez besoin d’un exemple de lettre de mission pour préciser vos attentes. Ceux-ci peuvent inclure l’importance d’une communication ouverte, la nécessité pour vos clients d’être très honnêtes avec leurs impôts et francs sur tous leurs problèmes financiers tant que vous êtes d’accord.
• Empêche les erreurs de communication
  
  
  Votre relation avec vos clients commence par un accord verbal. Vous ne savez peut-être même pas qu'il s'agit déjà d'un accord, mais après plusieurs consultations, vous pouvez ouvrir des éléments que le client peut comprendre comme des accords ou des promesses.
  
  
  Mais l’introduction d’un modèle de lettre de mission élimine une grande partie des incertitudes liées à votre relation commerciale. Après avoir trouvé un accord, vous mettez tout sur papier. Ensuite, tous deux signent leur signature.
  
  
  Il n’est pas nécessaire d’essayer de se souvenir du montant exact que vous avez proposé à vos clients lors des consultations.Les frais seront indiqués dans la lettre et le client ne sera plus surpris lorsque vous facturerez des frais supplémentaires pour le représenter lors d'un appel ou pour fournir des services supplémentaires.

Modèles de lettre de mission

Que faut-il inclure dans votre lettre d'engagement ?

Les lettres de mission les meilleures et les plus efficaces utilisent un document distinct de « termes et conditions » qu’elles intègrent. Cela rend la lettre plus courte et donc plus attrayante pour les clients. Voici les éléments que vous devez inclure dans votre modèle de lettre de mission :

• Identification
  
  
  Identifiez correctement l'individu, le groupe, l'entité ou la partie d'une entité qui recevra vos services.
• Portée de vos services
  
  
  Il s'agit peut-être de la section la plus importante de tout exemple de lettre de mission. Cela inclut la portée des services que vous contribuerez à atténuer et sert de protection contre les clients qui développeraient des attentes déraisonnables concernant les services que vous proposez. Soyez très clair et précis sur les services que vous incluez.
• Période d'engagement
  
  
  Spécifiez les dates de début et de fin de l'engagement. Le cas échéant, vous pouvez également inclure les dates de livraison prévues si un livrable attendu est impliqué.
• Structure
  tarifaire
  
  Faites une présentation détaillée de la fréquence et du montant que vous prévoyez facturer à votre client. N'oubliez pas d'inclure tous les services supplémentaires demandés par le client et qui ne font pas partie du menu. Il devrait également y avoir une clause dans la lettre précisant ce qui se passerait en cas de retard de paiement. Il peut s'agir d'une suspension des services ou de frais de retard de paiement.
• Responsabilités
  
  
  Dans la plupart des lettres de mission, le client a la responsabilité de prendre certaines mesures et de fournir certains dossiers ou informations. Lorsque vous détaillez les responsabilités du client, soyez très précis et exigez les informations sur lesquelles vous comptez pour fournir le service.
• Normes professionnelles
  
  
  Référez-vous aux normes professionnelles qui régissent le poste, car celles-ci peuvent varier d'un endroit ou d'une région à l'autre.
• Confirmation des conditions
  
  
  La dernière partie de votre modèle de lettre de mission doit inclure la confirmation des conditions. Cela signifie que votre client comprend le contenu de votre accord commercial .

Lettres de mission de conseil

Comment préparer une lettre d'engagement ?

En règle générale, un auditeur crée d'abord une lettre de mission pour renforcer les accords d'audit entre le client et le cabinet d'audit. La lettre elle-même peut servir de contrat et détaillerait les devoirs et responsabilités des deux parties.

Il n'est pas vraiment nécessaire d'avoir un contrat écrit avec un client d'audit, mais il est considéré comme imprudent de mener un audit lorsque vous n'avez qu'un accord verbal. La personne à qui vous adresserez la lettre dépend de l’entité commerciale. Voici quelques lignes directrices pour vous :

• Si vous travaillez avec une entreprise, le destinataire correct de la lettre sera le conseil d'administration .
• Si le client n’est qu’une petite entreprise qui ne dispose pas de son propre conseil d’administration, vous pouvez adresser votre lettre au PDG.
• Si vous auditez une entreprise individuelle, adressez votre lettre directement au propriétaire.
• Pour les partenariats, adressez la lettre aux partenaires.

Après avoir déterminé à qui adresser votre lettre, il est temps de commencer à écrire. Voici quelques étapes pour vous guider :

• Pensez aux objectifs de votre lettre.
  
  
  Par exemple, pour un audit d’états financiers , votre objectif est de donner votre opinion sur les états financiers.
• Indiquez les responsabilités de gestion.
  
  
  Celles-ci peuvent varier en fonction des termes et conditions de l'accord. Par exemple, la direction a la responsabilité de fournir des états financiers accompagnés de la bonne application des principes comptables généralement reconnus.
• Vos responsabilités
  
  
  Celles-ci peuvent également varier. Par exemple, pour un audit d’états financiers, l’une de vos responsabilités est d’effectuer l’audit conformément aux normes d’audit généralement reconnues.
• Toute limitation de votre mission
  
  
  Vous devez vous rappeler que le but d'un audit est de garantir que les états financiers sont exempts d'anomalies significatives. Mais comme vous n'examinerez pas directement les transactions, il existe toujours un risque d'actes illégaux, d'erreurs matérielles ou de fraude.
• Restrictions d'embauche de l'État
  
  
  Une condition générale d'un exemple de lettre de mission est que votre client ne tente pas d'embaucher qui que ce soit pour travailler dans l'équipe d'audit. Il y a généralement une « période de réflexion » d’un an lorsque l’on travaille sur un audit client. Cela signifie que vous ne devez pas accepter de poste dans l’entreprise avant que ce délai ne soit écoulé.
• Autres éléments pour inclure
  
  
  vos frais et les dates auxquelles vous prévoyez recevoir le paiement.
  
  
  Tout envisage d'embaucher des spécialistes dans le domaine de l'entreprise pour vous aider.
  
  
  Les conditions dans lesquelles vous pouvez résilier l'engagement.

Lettres de mission comptable (CPA)

Comment fonctionne une lettre d’engagement ?

Une lettre de mission établit la relation commerciale entre deux parties. Il établit des limites aux obligations d'une entreprise, soit par déduction, soit directement. De nombreuses entreprises, notamment des auditeurs, des avocats, des consultants et des comptables, utilisent régulièrement des lettres de mission, que leurs clients soient de grandes entreprises ou des particuliers.

Cette lettre peut également servir à définir l’étendue des prestations. Par exemple, lorsqu'une entreprise ou un particulier retient les services d'un avocat, la lettre peut expliquer le but précis de cette décision ou le domaine de spécialisation pour l'application des services. Un entrepreneur peut engager un avocat pour créer un document d’achat de terrain, mais ne peut pas demander les mêmes conseils juridiques sur d’autres questions. La lettre n’exprimera pas trop mal ce fait, mais elle transmettra un sens clair.

Avec la lettre en place, le client a l’esprit tranquille en sachant quand le service sera effectué et combien il coûtera. De plus, la lettre précise également que les autres coûts non inclus dans l'accord doivent provenir du client. Avec cette lettre, vous pouvez fixer les limites que vous attendez. Cela présente un certain nombre d’avantages, notamment :

• Cela empêche toute « dérive de la portée », ce que craignent tous les avocats fiscalistes et les comptables.
• Il cite des services qui ne sont pas inclus dans l’accord mais qui pourraient être ajoutés à l’avenir. Cela devrait être accompagné d’une estimation du coût des ajouts.
• Il peut également inclure une clause concernant l'arbitrage ou la médiation exécutoire pour la relation commerciale. Cela peut fournir des orientations pour gérer les différends qui surviennent entre les parties.

Dans les cas où la relation entre vous et l’entreprise sera à long terme :

• La plupart des entreprises exigent que les lettres de mission soient régulièrement mises à jour et signées par le client. C'est une bonne idée si vous envisagez de prolonger votre relation commerciale.
• Cela permet de modifier la relation commerciale au fil du temps.
• Cela renforce également la position juridique du document.
• Il rappelle au client le périmètre ce qui pourrait, là encore, éviter une « dérive du périmètre ».

Lettres de mission des avocats