50 modèles de lettres de réprimande efficaces (MS Word)

En tant qu'employé, vous ne voudriez jamais recevoir une lettre de réprimande, car cela aurait une incidence négative sur votre performance et gâcherait votre CV. Les lettres de réprimande des employés sont des documents officiels traitant d'un employé créant des problèmes sur le lieu de travail. La lettre de réprimande est généralement conservée dans le dossier du personnel. Votre superviseur rédigera la lettre après que vous ayez fait des observations sur votre comportement ou vos performances. Souvent, la lettre constitue la première étape d'un processus disciplinaire formel qui peut conduire à de nouvelles mesures disciplinaires à l'encontre de l'employé. Dans de nombreux cas, s’il n’y a pas d’amélioration notable, cela peut conduire à un licenciement.

Lettres de réprimande

Qu'est-ce qu'un avertissement écrit ?

Une lettre de réprimande ou une lettre disciplinaire fait partie d’une politique axée sur la discipline progressive. Il est utilisé par la direction pour contrôler le comportement des employés. La lettre est l'une des dernières mesures correctives que les superviseurs utilisent contre les employés avant d'envisager de les suspendre ou de les licencier.

Les employés doivent considérer cela comme un avertissement sérieux pour se remettre en forme ou être renvoyés. Les employés qui commettent des erreurs doivent améliorer leurs performances ou leur comportement au bureau, sinon ils subiront des conséquences encore plus désastreuses. Dans le pire des cas, ils risquent de perdre leur emploi. La composition d'un exemple de réprimande écrite, que ce soit seule ou dans le cadre d'une politique axée sur la discipline progressive, doit être clairement communiquée à l'employé.

Réprimande d'un employé

Composants d'une lettre de réprimande

Les employés doivent comprendre que lorsqu'ils reçoivent une réprimande, cela devient une partie importante de leur documentation de performance. Comme mentionné ci-dessus, une lettre de réprimande indiquera spécifiquement et clairement les performances de l'employé qui doivent être améliorées. Ne pas le faire peut entraîner des conséquences inattendues.

Avant d'émettre une lettre d'avertissement, les superviseurs auront d'abord une discussion verbale avec l'employé en difficulté. Il s'agit soit d'un avertissement verbal, soit d'un avertissement verbal formel et implique des problèmes de performances. Selon la gravité ou l'urgence du problème de performance, la lettre de réprimande peut commencer par une discussion sur la performance avec l'employé en question. Une bonne lettre d’avertissement doit comporter les éléments suivants :

• Vous devez identifier le problème de performance ou le problème que l'employé doit améliorer.
• Vous devez énumérer quelques exemples de la manière dont l'employé peut modifier ses performances pour répondre aux attentes de performance de l'entreprise.
• Vous devez démontrer l'effet d'une mauvaise performance des employés sur le succès de l'organisation.
• Si cela peut aider, la lettre doit contenir un calendrier selon lequel l'employé doit améliorer ses performances.
• Le cas échéant, la lettre doit également contenir une date limite à laquelle le rendement de l'employé sera réévalué.
• Un énoncé simple et lucide sur les conséquences auxquelles l’employé doit s’attendre s’il ne s’améliore pas.
• La signature du gestionnaire ou du superviseur.
• La signature de l'employé qui a reçu la lettre. La signature indiquera que l'employé a reçu la lettre. Toutefois, cela ne signifie pas que je suis d’accord avec le contenu de la lettre.

L'employé a également la possibilité de soumettre une objection écrite au contenu de la lettre. Dans cette lettre, le salarié peut s'opposer, exprimer sa contrition, son désaccord, son accord, etc. Joignez ensuite la réfutation écrite de l'employé à la lettre d'avertissement initiale.

lettres disciplinaires

Comment signaler un salarié pour insubordination ?

Il y a trois objectifs à garder à l’esprit lorsqu’un superviseur rédige une lettre disciplinaire contre un employé :

• Tout d’abord, mentionnez en détail le comportement indiscipliné de l’employé.
• Deuxièmement, mentionnez les politiques que l'employé a violées et qui justifient la lettre.
• Troisièmement, décrivez les étapes que l'employé doit suivre s'il souhaite conserver son emploi. De même, indiquez les sanctions qui en découlent s'ils ne corrigent pas leur comportement.

Avant de rédiger la lettre, le superviseur doit analyser la situation. Comment gérer l’insubordination des employés nécessite une politique définie. Le superviseur doit également évaluer si l'employé a compris ou non l'ordre, comment son comportement injustifié pourrait affecter l'entreprise et quelles étaient les raisons de son comportement insubordonné.

Ceci est essentiel car le droit du travail protégera les travailleurs contre toute activité contraire à l’éthique ou illégale. Avant d'écrire la lettre, tenez également compte des dossiers de l'employé. En général, il se peut que l’on n’en arrive pas là, car un avertissement verbal suffit généralement à corriger le comportement. Voici d’autres conseils à garder à l’esprit lorsque vous signalez un employé pour insubordination :

• Documenter le comportement des employés
  
  
  Les superviseurs doivent toujours prendre note des détails lorsqu'un incident d'insubordination se produit. Notez la date, l'heure, le lieu et la manière dont l'incident s'est produit ainsi que les premières mesures prises pour résoudre le problème. Les petits incidents peuvent devenir fastidieux, mais une documentation précise est très importante, en particulier pour se défendre contre une action en justice.
• Décrivez la mauvaise conduite de l'employé.
  
  
  Les superviseurs ne doivent pas prendre l'insubordination personnellement. Vous devez décrire l’acte d’insubordination de manière objective. Il n’est pas nécessaire d’utiliser des mots ou des expressions incendiaires que l’employé pourrait utiliser devant le tribunal contre vous pour illustrer son style de gestion autoritaire. Après la description, vous pouvez poursuivre en citant la politique importante qui s'applique à la situation.
• Résumez les conséquences de l’insubordination
  
  
  . Vous pouvez terminer votre article en récapitulant comment l’employé doit agir et ce à quoi vous vous attendez s’il n’est pas corrigé. Vous devez également souligner que le non-respect des règles entraînera des sanctions supplémentaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Cet avertissement permettra à l'employé de mieux comprendre vos attentes si d'autres incidents de même nature se produisaient.
• Autres considérations
  
  
  Pour vous assurer de ne manquer aucun détail de la lettre d'avertissement, vous devez la relire avant de la remettre à l'employé en question. La démarche disciplinaire proposée doit correspondre à la faute. Si vous êtes satisfait de l'intention de la lettre, imprimez des copies pour le dossier personnel de l'employé et pour le service des ressources humaines, si nécessaire.

Prendre des mesures drastiques, même sur des problèmes mineurs, ne renforcera peut-être pas le moral des employés, mais en tant que superviseur, vous devez respecter la nécessité d'une conduite acceptable. Envisagez de refuser d'obéir ou de manquer de respect à des actes d'insubordination qui pourraient soumettre un employé à des mesures disciplinaires .

Exemples de réprimandes écrites

Quels sont les types de mesures disciplinaires ?

Il va sans dire que la plupart des salariés aspirent à bien faire leur travail. Mais il y a des moments où il sera nécessaire d’éduquer les travailleurs sur la manière d’améliorer leurs comportements. La meilleure façon d’y parvenir est de recourir à une discipline progressive qui donne à l’employé la possibilité de résoudre son problème. Sous le régime du disciple progressiste, tout employé qui ne répond pas de manière appropriée peut faire face à des sanctions sévères allant de lettres d'avertissement à la suspension ou au licenciement .

Le type de mesures disciplinaires à imposer dépendra du problème auquel l'employé est confronté. Par exemple, si le problème repose sur des compétences ou des connaissances, accorder à l’employé suffisamment de temps pour remédier à la lacune sera une solution raisonnable. Mais gérer les problèmes de comportement est une autre affaire.

Par exemple, vous pouvez attirer l’attention des travailleurs qui sont toujours en retard en leur infligeant des sanctions plus sévères. Voici les principaux types de mesures disciplinaires :

• Lettre de réprimande de l'employé
  
  
  Si un employé ignore les avertissements verbaux concernant son comportement, l'étape suivante consiste à rédiger une lettre de réprimande. La lettre doit mentionner l'incident, pourquoi vous pensez qu'un tel comportement est inapproprié, ce que l'employé doit faire pour le corriger et ce qui se passerait s'il ne s'y conformait pas.
  
  
  Cette lettre fera partie du dossier personnel du salarié après avoir apposé sa signature. La signature indiquera que l'employé a reçu et lu la lettre, mais ne signifie pas nécessairement que l'employé est d'accord ou en désaccord avec son contenu.
• Réduction de salaire temporaire
  
  
  Si le problème avec l'employé persiste après avoir reçu une lettre, la prochaine étape à suivre est une réduction de salaire temporaire. Il s’agit d’une procédure opérationnelle standard. Ces réductions sont mises en œuvre par tranches complètes sur un et deux mois. Il s'agit d'un type de mesure disciplinaire approprié si vous essayez d'améliorer la quantité ou la qualité du travail effectué, mais que le problème n'est pas suffisamment grave pour justifier le licenciement de l'employé.
• Plan d'amélioration des performances
  
  
  Ce plan décrira les actions spécifiques qu'un employé doit entreprendre pour répondre à vos attentes. Le salarié peut formuler par écrit tous commentaires sur le plan s'il le souhaite, mais cela ne signifie pas qu'une renégociation soit attendue en termes d'amélioration de sa performance. Il n’y a pas de renégociation ici. Soit le salarié accepte le plan, soit il perd son emploi pour non-respect.
• Suspension
  
  
  Une lettre écrite de suspension est la dernière étape avant le licenciement de l'employé. La lettre définit généralement la durée de la suspension, la date à laquelle l'employé peut retourner au travail, ce qu'il doit faire pour corriger le problème et les sanctions s'il n'apporte pas les changements requis. L'employé peut toujours faire appel de sa situation, mais doit suivre un ensemble de délais et d'étapes pertinents pour ce faire.
• Rétrogradation ou licenciement
  
  
  Ces termes peuvent sembler de nature plus militaire, mais ils ont la même signification. La rétrogradation signifie être réaffecté à un poste inférieur avec un salaire inférieur. En règle générale, cela s'applique aux employés qui n'ont pas amélioré leurs performances mais qui pourraient être plus performants dans un poste différent.
  
  
  La fin parle évidemment d'elle-même. Cela entre en jeu si l’employé fait preuve d’une mauvaise conduite ou de problèmes de comportement persistants. Vous pouvez proposer une solution alternative en prévoyant un « accord de la dernière chance » que le salarié signera.

Exemples de lettres de réprimande