Un modèle de planification d'événements est un document important utilisé aussi bien par les organisateurs d'événements professionnels que non professionnels. Un gestionnaire d’événement ou toute personne planifiant un événement doit assumer de nombreuses responsabilités au cours du processus de planification. Qu'il gère seul l'ensemble du processus de planification ou qu'il délègue des tâches de planification à d'autres, le gestionnaire d'événements doit suivre attentivement chaque étape du processus de planification. Si une étape du processus de planification n’est pas prise en compte, cela peut entraîner l’échec de l’événement.
Un modèle de planification d’événement n’est pas seulement quelque chose qu’un organisateur utilise pour planifier différentes étapes d’un événement. En fait, les entreprises qui planifient des événements pour les écoles, les entreprises et les organisations peuvent utiliser un modèle de planification d'événements pour proposer exactement comment un événement est planifié et mis en œuvre du début à la fin. La feuille de travail de planification d'événement est quelque chose que le client peut ignorer pour examiner les étapes qui seront suivies dans le processus de planification d'événement. Ils peuvent également avoir une bonne idée de ce à quoi sert leur argent une fois qu’ils ont confié le contrôle au gestionnaire de l’événement.
Modèles de planification d'événements
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Qui devrait utiliser un modèle de planification d’événements ?
La feuille de travail de planification d'événements est quelque chose qui servira à diverses personnes, entreprises et organisations en les aidant à organiser un projet ou un processus. De l'école planifiant un événement scolaire à l'hôtel planifiant un grand événement sur place, la feuille de travail de planification d'événement rend les étapes de planification plus suffisantes. Jetons un coup d'œil à certaines des personnes, entreprises et organisations qui pourraient bénéficier de l'utilisation d'un modèle de planification d'événements.
Si vous êtes un entrepreneur cherchant à démarrer votre propre entreprise de planification d’événements, le modèle de planification d’événements est un élément à examiner. Vous familiariser avec les différents composants d'un modèle de planification d'événement vous donnera une compréhension rapide de ce qu'implique la planification d'un événement. Même si vous ne planifiez pas l'événement vous-même, il vous permettra de connaître les tenants et les aboutissants de la planification d'un événement. Vous pouvez ensuite travailler avec un organisateur d’événements professionnel ayant une solide compréhension de ce que vous devez attendre de l’organisateur.
Le modèle de planification d'événements et la liste de contrôle de planification d'événements sont deux éléments essentiels dont vous aurez besoin pour le succès de votre entreprise . Que vous choisissiez de concevoir la vôtre ou d'utiliser une feuille de travail de planification d'événements préexistante, vous constaterez que le modèle facilite grandement l'organisation d'événements. Avec le modèle à portée de main, vous pouvez vous assurer de couvrir toutes vos bases. Vous permet de répertorier toutes les préférences spécifiques que votre client peut avoir au moment où il vous contacte pour la planification d'un événement. Cela vous donne l’opportunité de créer une impression significative sur les personnes et/ou les entreprises que vous rencontrez.
Liste de contrôle pour la planification d'événements
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Quelqu'un d'autre peut-il bénéficier de l'utilisation d'une liste de contrôle pour la planification d'événements ?
La feuille de travail de planification d’événements est utile à une variété d’individus, d’entreprises et d’organisations. De l'école planifiant un événement scolaire à l'hôtel planifiant un grand événement sur place, la feuille de travail de planification d'événement rend les étapes de planification plus suffisantes. Jetons un coup d'œil à certaines des personnes, entreprises et organisations qui pourraient bénéficier de l'utilisation d'un modèle de planification d'événements. Un résumé des personnes qui peuvent bénéficier de l’utilisation d’un modèle de programme d’événement comprend :
- Traiteurs
- Gestion de la cérémonie
- Organisateurs d'événements certifiés
- Gestionnaires d'exposition certifiés
- Spécialistes du marketing certifiés pour les salons professionnels
- les organismes de bienfaisance
- collèges
- Organisateur de concerts
- Planificateur de conférence
- organisateur de congrès
- Organisateurs d'événements d'entreprise
- Entrepreneurs
- Entreprises d'organisation d'événements
- organisateur de festivals
- collectes de fonds
- Gestionnaires d'événements verts
- Hôtels
- responsables de réunions
- Un organisateur de soirée
- Planificateurs de conférences de presse
- Professionnels des événements spéciaux
- Groupes d'intérêt spécial
- planificateurs de mariage
Modèles de programmes d'événements
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Parties du modèle de planification d'événement
Le modèle de planification d'événements changera en termes de contenu. Comprend un modèle de programme d'événement qui couvre les bases de la planification d'événements. Il comprendra également une liste de contrôle complète pour la planification d'événements que le planificateur pourra utiliser et cocher au fur et à mesure qu'il progresse dans les étapes de planification. Il existe certains facteurs communs que l’on retrouvera dans chaque feuille de travail de planification d’événement. À titre d'exemple de ce qu'un modèle de planification d'événement peut contenir, vous trouverez ci-dessous les sections et les informations que vous trouverez dans un modèle de programme d'événement de base.
Informations et données de base
Le modèle de planification d'événement contiendra probablement des informations sur la date, le lieu ou le lieu de l'événement, ainsi que l'heure à laquelle l'événement aura lieu. S'il s'agit d'une occasion spéciale, l'occasion apparaîtra également sur la première page de la feuille de travail de planification d'événement. Le nombre de participants prévus est également inclus, qui tiendra compte des besoins de l'événement en question.
Détails du budget de l'événement (de base)
Sous les informations de base sur l'événement, une petite section apparaît pour le budget de l'événement. Cet espace détaille le coût de l'événement par personne. Le document de planification de l'événement comprendra des informations sur le coût par billet . Il comprendra également une estimation des revenus que l'on s'attend à gagner en organisant l'événement. Le budget total de l'événement est utile pour déterminer les dépenses liées à un événement à grande échelle. Le domaine budgétaire précède le détail des dépenses. La ventilation des dépenses clarifie le coût de certains aliments et boissons. Les frais de musique, d'animation, d'invitations, d'enseignes, de décorations, de sécurité, de personnel et autres dépenses sont détaillés et clarifiés.Un total de toutes les dépenses est fourni.
Liste de contrôle pour la planification d'événements
La liste de contrôle pour la planification d’un événement est un document important. Permet un suivi rapide et facile de toutes les responsabilités. En un coup d'œil, il permet à l'organisateur d'événements de voir ce qui a été réalisé, quelles tâches restent à accomplir et de déléguer les tâches nécessaires à leur réalisation. Cette zone du modèle contient des informations sur le but de l'événement et pourquoi il a eu lieu en premier lieu. L'objectif de l'événement est impératif car il permet d'explorer le sujet et les étapes nécessaires que le planificateur doit suivre pour atteindre l'objectif choisi.
équipe
Si un programme est proposé lors de l'événement, les animations ou les intervenants sont répertoriés. Sont également incluses des informations concernant tout équipement audiovisuel, électronique et les documents ou brochures nécessaires. L'équipement peut inclure des éléments tels que du matériel de sonorisation, des haut-parleurs, des microphones, des projecteurs, des tableaux blancs, des ordinateurs portables et des podiums. Certains événements nécessitent l’utilisation d’un pupitre, d’ordinateurs et d’un accès Internet.
Sélection du lieu et informations
Une section du modèle de programme de l'événement comprendra des détails sur les installations requises. Le planificateur doit connaître le nombre de personnes qu’il servira pendant l’événement. Cela permettra à l'organisateur de l'événement de s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace pour tous les invités. Les informations sur le lieu, son agencement et la disposition des sièges aident à déterminer la préparation et l'organisation de l'événement. Les matériaux, les décorations et la disposition des tables permettent également de planifier à l'avance les sièges.En plus de ce qu'offre l'intérieur du lieu, l'extérieur du lieu aura besoin d'un parking adéquat et peut nécessiter que quelqu'un fournisse les indications vers les places de stationnement appropriées. Les services de voiturier peuvent également faire partie du budget de l’événement.
Feuille de calcul du budget de l'événement
Il est important de respecter le budget de l’événement. À cette fin, le planificateur d'événements, à l'aide d'une feuille de travail de planification d'événements, suivra les coûts prévus de l'événement et les revenus prévus de l'événement. Les dépenses indiquées peuvent inclure l’un des coûts suivants :
- location d'équipement
- Location d'installations
- Nourriture
- Frais
- Assurances et permis
- Hébergement
- Publicité
- Enregistrer
- Sécurité
- Honoraires des conférenciers
- Personnel
- Fournitures
- Support technique
- Voyage
- Sécurité
- licence de film
- autorisations
- Frais d'inscription
Le dépôt anticipé pourrait apparaître sur une deuxième page. Il est plus pratique que le modèle présente les revenus attendus dans une présentation côte à côte. Cela permet d'avoir une vue de ce qui est dépensé et de ce qui est attendu de l'événement avec un aperçu rapide du contenu du modèle. La section des revenus pourrait répertorier des éléments tels que :
- Le coût des billets pour l’événement moins le prix des billets.
- Argent des annonceurs et des sponsors.
- Tout argent gagné grâce à des événements de collecte de fonds .
- Toute autre source de revenus en lien avec l'événement.
Plan de collecte de fonds
Lorsque l'événement implique une collecte de fonds, un plan d'action de collecte de fonds peut apparaître dans le document de planification de l'événement. Le plan d'action répertorie toutes les actions que l'équipe de collecte de fonds doit entreprendre. La date d’échéance des actions nécessaires est incluse et une simple checklist permet de suivre facilement les étapes nécessaires à la réalisation de la levée de fonds en question. Certaines choses qui peuvent apparaître sur votre liste de collecte de fonds incluent :
- La définition de l'événement et de son thème.
- Identification de la manière dont se déroule la collecte de fonds.
- L'identité du public cible.
- La nécessité d'assurer la participation des dirigeants bénévoles.
- La nécessité d'établir des objectifs de collecte de fonds .
- La nécessité de déterminer les dépenses de collecte de fonds.
- La date à laquelle tous les travaux de recherche et de préparation de collecte de fonds doivent être terminés.
- La nécessité d'élire les membres de l'équipe, le président et les coprésidents pour l'événement de collecte de fonds.
- La définition et la description de chaque poste et les responsabilités des personnes qui remplissent les rôles nécessaires.
- Un délai pour établir un tableau d'activités.
Feuilles de travail de planification d'événements
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La feuille de travail de planification d’événement définit l’événement de manière très détaillée. Il portera le nom de l'événement, la date, l'heure et le lieu choisi. Le nom de la personne à contacter ou du coordinateur de l'événement apparaît sur le document, il est donc également facile de contacter la personne responsable. Le but du modèle est d'aider à explorer les questions et à fournir des réponses concernant l'événement. Par exemple, lorsqu’il se demande qui est le public cible, l’organisateur d’événements devra également déterminer ce qui est présenté au public cible et ce qui retiendra son intérêt.
Le message principal de l'événement doit être identifié. La question est alors de savoir ce que l’événement tente de promouvoir ou de vendre. Il est également nécessaire d'identifier les objectifs et ce que les organisateurs de l'événement souhaitent obtenir en organisant l'événement. Avec un objectif clair en tête, il devient plus facile de réduire les coûts de l’événement et les options de planification.
Les attentes du lieu
Le lieu choisi peut avoir des règles ou des règlements que l'organisateur d'événements doit respecter lors de l'organisation d'un événement. Cela étant, une liste d’attentes est utile. Cette zone du modèle doit indiquer si la documentation et les permis doivent être soumis ou si les demandes de site doivent être déposées dans un délai précis. Les délais de paiement des acomptes ou des paiements finaux pour la nourriture et autres produits de première nécessité doivent également être consignés dans le document de planification de l'événement.
Budget de l'événement (détaillé)
Bien qu'un budget de base apparaisse au début du modèle de planification d'événement, certains modèles incluent également un budget plus complexe accompagné de tableaux de comparaison. Les coûts du site, la publicité, la décoration, les services publics et les frais impliqués dans la création du programme sont clairement présentés pour le suivi du budget. Certains modèles sont accompagnés de diagrammes circulaires, tandis que d'autres sont accompagnés de diagrammes à barres pour des comparaisons visuelles. Les coûts sont ventilés en pourcentages pour permettre de voir facilement où sont dépensés la plupart des fonds disponibles.
Calendrier des événements
Si l’événement est complexe et propose plusieurs sources de divertissement tout au long de la journée, il est utile de proposer un programme d’événement aux participants. La répartition heure par heure des événements en association avec l'événement indique clairement aux participants ce qui se passe pendant l'événement et quand. Le programme heure par heure peut inclure le nom d'un événement, la personne responsable de la gestion du mini-événement au sein d'un événement et l'endroit où l'événement pourrait se produire. Cet horaire est idéal si vous organisez un événement avec une variété d'ateliers, de lancements de produits ou de présentations.
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Le modèle de planificateur d'événements est disponible dans des fichiers Excel ou dans d'autres applications de traitement de texte faciles à utiliser. Parfois, vous pouvez le compléter sous forme de document électronique ou saisir vos informations dans le programme Excel. L’objectif est de simplifier la planification d’un grand événement où un grand nombre de participants est attendu. Garder un œil sur les obligations en matière d’organisation d’un événement vous permet de vous concentrer sur la tâche de préparation de l’événement. Pendant ce temps, vous disposez d’un système de suivi facile à comprendre sur lequel vous pouvez compter pour vous assurer que toutes vos responsabilités sont remplies.
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