50 modèles de suivi multi-projets gratuits [Excel et Word]

Garder la trace de plusieurs projets peut être difficile. Mais si vous disposez d’un modèle de suivi multi-projets, cela peut contribuer à rendre la tâche plus gérable. Avec ce modèle, vous pouvez gérer vos projets à l'aide d'un seul fichier. Dans cet article, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir sur les modèles ou feuilles de calcul de gestion multi-projets.

Plusieurs modèles de suivi de projet

Pourquoi devriez-vous utiliser un modèle de suivi de plusieurs projets ?

Le moyen le plus simple de créer un modèle consiste à utiliser Microsoft Excel. Un modèle de gestion de projet Excel peut être un outil très efficace, surtout lorsque vous devez gérer un certain nombre de projets, qu'ils soient simples ou complexes, grands ou petits. Certaines personnes pensent que vous n'avez besoin d'un modèle de plan de projet Excel que si vous traitez de grands projets élaborés .

Mais la vérité est que vous pouvez utiliser un tel modèle dans chaque projet, quelle que soit sa taille. Ce document vous aidera à rester plus organisé, vous donnant ainsi un souci de moins.

Un modèle de suivi multi-projets peut être très utile dans toutes les différentes phases de vos projets . Le modèle vous fournira un endroit pour enregistrer toutes les informations importantes sur votre projet. Il est facile d'accès et vous pouvez même le partager avec toute votre équipe pour la tenir au courant. La meilleure partie est qu'après avoir créé votre propre modèle ou utilisé celui que nous avons créé pour vous, vous pouvez continuer à le réutiliser chaque fois que vous avez de nombreux projets à gérer.

Modèles de gestion de projet Excel

Types courants de modèles de suivi multi-projets

Si vous envisagez d'utiliser un modèle de suivi multi-projets, sachez qu'il existe différents types parmi lesquels vous pouvez choisir. Chaque type de modèle de plan de projet Excel convient à différents types de projets . Par conséquent, vous devez savoir quel modèle utiliser pour chaque situation. Voici quelques-uns des types de modèles de suivi multi-projets Excel les plus courants à utiliser :

plan de projet agile

La base de ce type de feuille de calcul de gestion de projet réside dans les caractéristiques des projets. Grâce à lui, vous pouvez fournir des estimations du temps que prendra la livraison de chaque fonctionnalité sans ajouter trop de détails sur le processus de livraison lui-même. Dans ce modèle, vous pouvez regrouper les projets présentant des caractéristiques similaires en catégories. Après avoir développé ce type de modèle, une personne doit continuer à mettre à jour les informations si nécessaire.

Un plan de projet agile comprend les tâches du projet, les personnes responsables de ces tâches, les dates de début, les dates de fin et le statut de chaque tâche.

diagramme de Gantt

C'est l'un des modèles les plus utilisés disponibles. Dans ce type, vous pouvez inclure les noms des tâches, les dates de début, les dates de fin et la durée de ces tâches. Vous transformeriez ensuite toutes ces informations en un graphique à barres horizontales. Avec un diagramme de Gantt , il est simple et rapide de visualiser les niveaux de priorité des tâches et de savoir quelles tâches dépendent les unes des autres. Ceci est particulièrement efficace lorsqu’il s’agit d’un projet élaboré comportant de nombreuses fonctionnalités.

Avec le bon logiciel, vous pouvez même utiliser un diagramme de Gantt interactif. Avec un tel logiciel, vous pouvez personnaliser le graphique en utilisant différents symboles et couleurs pour le rendre plus détaillé et plus facile à comprendre. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle et d'autres fonctionnalités pour mettre en évidence des parties importantes de vos projets.

Comme les autres types de modèles, un diagramme de Gantt vous permet de conserver toutes les informations sur vos projets au même endroit. Après avoir partagé le document avec les autres membres de votre équipe, chacun connaîtra tous les détails des projets et tâches les plus importants.

Ce type de modèle est particulièrement utile lorsque vous gérez un grand projet, car il vous aidera à tout garder organisé et sous contrôle. Que vous utilisiez un logiciel de création de graphiques simple ou riche en fonctionnalités, un diagramme de Gantt rendra la gestion de projet plus simple et plus facile.

Traqueur d'incidents

Lorsqu’il s’agit de plusieurs projets, il est toujours possible que certains problèmes passent inaperçus. Par nature, la plupart des projets comportent des risques cachés. Par exemple, vous n'avez peut-être pas défini de portée, vous pouvez avoir de vagues dépendances, etc. Leurs effets ne se manifestent donc qu’à des moments cruciaux où ils deviennent impossibles à gérer.

Vous pouvez éviter que cela ne se produise en créant un modèle de suivi des problèmes. La clé pour faire face aux risques est de les identifier dès le début afin d’être prêt à y faire face. De cette façon, il y a très peu de chances qu’ils affectent les budgets ou les délais de votre projet.

Un outil de suivi des problèmes peut être l'un des documents que vous utilisez pour le suivi ou la gestion de projet. Un tel modèle vous permet d'identifier rapidement tout problème et de désigner quelqu'un pour le résoudre dès qu'il survient. Ce modèle est très utile, surtout lorsqu'il s'agit de projets de taille moyenne ou grande qui impliquent plusieurs modifications.

budget du projet

Gérer plus d'un projet peut avoir des conséquences néfastes sur votre entreprise, surtout si vous ne pensez pas au budget. C’est l’une des parties les plus importantes de la gestion de projet. Sans budget, vous n’aurez pas d’argent à dépenser en matériaux, en main d’œuvre et autres coûts.

Utiliser un modèle de budget de projet pour vos différents projets vous aidera à rester rigoureux en termes de dépenses. Vous informerez également toutes les personnes impliquées dans le projet s’il vous reste encore de l’argent. Un tel modèle est très utile quel que soit le nombre de projets que vous avez et quelle que soit leur taille.

Chronologie du projet

Une chronologie est un autre outil important, surtout si vous gérez plusieurs projets. Cela vous permettra de mieux visualiser vos projets de manière simple à comprendre. Dans le modèle de chronologie , vous pouvez suivre l'avancement de vos projets, identifier les sources ou causes possibles de retards, suivre la durée de chaque tâche de vos projets, et bien plus encore.

Comme le modèle de budget, vous pouvez utiliser ce type pour des projets de différentes tailles. C’est particulièrement efficace si vous gérez différents projets disposant de ressources différentes. De cette façon, vous saurez exactement comment répartir votre temps pour que tout soit fait. Vous pouvez même le montrer aux investisseurs ou aux parties prenantes de vos projets pour leur donner une idée du moment où vous réaliserez tout.

liste de choses à faire

Si vous gérez plusieurs projets, vous devez connaître toutes les tâches impliquées dans leur réalisation. Vous pouvez le faire en utilisant un type de liste de tâches de modèle de suivi multi-projets. Faites une liste de toutes les tâches en fonction de leur niveau de priorité afin de pouvoir vous concentrer davantage sur les tâches les plus pertinentes. Vous pouvez créer ce modèle pour qu'il soit aussi spécifique ou détaillé que vous le souhaitez. Cela vous donnera une meilleure idée des tâches à effectuer en premier et de celles que vous pouvez retarder si nécessaire.

Vous pouvez créer vous-même les différents types de modèles ou télécharger celui dont vous avez besoin ici. Vous pourrez ensuite commencer à le personnaliser en ajoutant toutes les informations pertinentes sur vos projets. Après cela, vous pouvez commencer à gérer vos tâches en toute simplicité !

Modèles de plans de projet Excel

Utilisation d'un modèle de suivi de plusieurs projets dans Microsoft Excel

Comme mentionné ci-dessus, l'un des logiciels les plus utilisés pour créer des modèles de suivi de projet est Microsoft Excel. Un modèle de suivi multi-projets Excel gardera toutes vos informations organisées et faciles à trouver. Bien sûr, vous devez savoir comment créer et utiliser un tel modèle dans Excel pour rendre votre travail plus facile au lieu de le compliquer. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Que vous créiez le modèle vous-même ou que vous le téléchargiez, la première chose à faire est de commencer par une liste. De cette façon, vous saurez quels projets intégrer dans votre modèle ainsi que les informations relatives à ces projets.
• La prochaine chose que vous devez faire est de définir les objectifs de votre projet . Fournissez également des déclarations pour vos projets pour les rendre plus spécifiques.
• Vous pouvez maintenant commencer à créer votre modèle de gestion de projet Excel. Vous pouvez télécharger ce modèle ou en créer un vous-même.
• Commencez à ajouter vos projets et dressez une liste des tâches que vous devez accomplir pour eux, classées par priorité. Il serait très utile d'ajouter les dates de début et de fin prévues pour vos projets.
• Lors de l’ajout de tâches, il est important de différencier les plus importantes des moins importantes.
• Si vous travaillez en équipe, parlez du fonctionnement des tâches et du temps qu'elles devraient prendre pour les accomplir. Attribuez ensuite les différentes tâches aux membres de votre équipe.
• Après avoir saisi toutes les informations pertinentes, assurez-vous de sauvegarder votre document sous un nom de fichier unique. Utilisez ce document pour suivre vos projets et leur avancement.

Une fois que vous avez démarré vos projets et les tâches qu'ils contiennent, vous pouvez revenir au modèle que vous avez créé. Utilisez-le comme référence ou guide pour vous assurer de ne laisser aucune tâche en suspens ou inachevée. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le modèle dans un fichier et utilisez-le comme référence pour vos futurs projets.

Feuilles de calcul de gestion de projet