50 modèles gratuits de politiques et procédures (et manuels)

En tant que membre de toute organisation , vous devez suivre les politiques et procédures car celles-ci servent de lignes directrices pour définir votre existence en termes de structure, de conformité et de sphère dans laquelle la mission et la vision seront remplies. Vous pouvez utiliser un modèle de politique et de procédure pour prendre des décisions et fournir un cadre aux activités de l'organisation. Les politiques et procédures aident une entreprise à se conformer et peuvent fournir une structure pour aborder et résoudre les défis ou les problèmes.

Modèles de politiques et de procédures

Qu'est-ce qu'une politique et une procédure ?

Les politiques et procédures sont souvent regroupées bien qu’elles servent des objectifs différents. D'une part, les politiques font référence à des lignes directrices de haut niveau utilisées pour définir la culture d'une organisation. Les organisations en ont besoin pour prendre des décisions et fournir un cadre à leurs activités. En revanche, les procédures font référence à des processus de niveau inférieur. Celles-ci fournissent des étapes que les employés doivent suivre afin qu'ils puissent adhérer aux politiques de l'organisation.

Modèles de politique d'entreprise

L'importance d'un modèle de politique et de procédure

Toutes les organisations doivent avoir leurs propres modèles de politiques et de procédures. Il s’agit d’un outil de gestion important avec lequel les collaborateurs doivent se familiariser. Tous les exemples de politiques et de procédures établissent les lignes directrices et les objectifs de l'entreprise. Ils communiquent également les normes de comportement et d'action appropriées pour tous les employés.

Tous les modèles de manuels de politiques et de procédures incluent les meilleures pratiques de l'entreprise, des descriptions de base des processus métier, ainsi que des normes et méthodes sur la manière dont les employés doivent effectuer leur travail. Généralement réalisé manuellement, un modèle de politique d'entreprise vous aide à normaliser la formation des employés afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Des exemples de politiques d'entreprise concernent la communication efficace des normes entre les employeurs et les employés. Voici quelques raisons qui montrent l’importance de ce document :

• Maintient vos employés informés
  
  
  Une entreprise a besoin d'un manuel comme référence dans la gestion des processus commerciaux quotidiens. Lorsque vous documentez les normes, vous pouvez facilement communiquer avec les employés sur ce qui est pertinent pour la croissance de l'entreprise, la satisfaction des clients et la qualité. De plus, la présence d’un document de politique et de procédures aide les employés à savoir quoi faire en cas d’imprévu.
• Protège votre entreprise
  
  
  Un autre grand avantage d'avoir un modèle de politiques et de procédures est qu'il protégera l'entreprise de toute fraude potentielle ou action en justice de la part des employés. Vous devez prêter attention au contenu du manuel car il contient les étapes à suivre en cas de mesures disciplinaires ou d'autres actions dans différentes situations commerciales.
  
  
  Les avocats de l'entreprise peuvent consulter le document pour voir s'il existe des problèmes juridiques nécessitant une attention particulière ou si l'entreprise se conforme aux exigences légales nationales et fédérales.
• Aide votre entreprise à éviter les incohérences
  
  
  . Vous pouvez toujours vous référer à un modèle de politique d'entreprise bien rédigé si votre équipe, avec des instructions claires de la direction, doit faire face à des problèmes spécifiques sur le lieu de travail. Des politiques et procédures clairement établies contribuent à maintenir la volonté de l'entreprise de prendre des décisions justes et cohérentes.
• Vous pouvez l'utiliser comme outil de formation
  
  
  En soi, vous pouvez utiliser le modèle de manuel de politiques et de procédures comme outil de formation, car il informe les employés sur leur position dans la structure globale de l'entreprise. Informez les employés où et qui contacter lorsqu'ils ont des préoccupations ou des questions.
  
  
  Pour les nouveaux employés, le manuel peut les aider à commencer leur travail à temps. Des exemples de politiques et de procédures efficaces décrivent les tâches importantes à effectuer quotidiennement et doivent être accomplies par tous les employés afin que l'entreprise fonctionne efficacement et en toute sécurité.

Exemples de politiques et de procédures

Qui peut bénéficier d’une police ?

Toutes les entreprises et organisations, quels que soient leur taille ou leur type, peuvent bénéficier d’un modèle de politiques et de procédures. Voici les domaines les plus courants qui bénéficieront d’exemples de politique d’entreprise clairement définis :

• Les manuels de construction
  
  
  incluent ici des politiques de formation et d'orientation, une politique de refus de travail, des politiques de reporting du temps, et plus encore.
• Éducation
  
  
  Pour ce type, le manuel comprend la politique d'occupation, la politique du code d'éthique, la politique des heures de crédit, etc.
• Soins de santé
  
  
  Quelques exemples incluent les politiques de téléphonie mobile pour les prestataires, l'avis de non-discrimination dans la police d'assurance maladie et les politiques de rendez-vous.
• Le service des ressources humaines
  
  
  fournit de nombreuses politiques nécessaires aux entreprises. Les exemples incluent la politique anti-discrimination, la politique de licenciement, la politique de congés, etc.
• Application de la loi et services d'urgence
  
  
  Les exemples incluent la politique sur les drones, la politique sur les caméras corporelles, la politique de communication d'urgence, etc.
• Administration de bureau
  
  
  Les exemples incluent l'accès à la petite caisse, les appels en dehors des heures d'ouverture, l'accès aux armoires à fournitures, etc.
• Organismes à but non lucratif
  
  
  Inclure l'assurance volontaire, le recrutement, la sélection, les dépenses, etc.

Manuels de politiques et de procédures

Caractéristiques d’une bonne politique et procédure

Un modèle de politiques et de procédures est un document que chaque organisation ou entreprise devrait avoir, car il établit clairement comment les choses devraient se dérouler. Cela s'applique non seulement aux grandes entreprises qui en ont besoin pour que les différents services puissent travailler efficacement, mais aussi aux petites entreprises. Quelle que soit la raison pour laquelle vous créez votre propre modèle de politique d'entreprise, ce document doit avoir les caractéristiques suivantes :

• Efficace
  
  
  Évitez les explications trop compliquées en comptant pour tous les scénarios possibles. Chaque étape définie doit exister pour une raison. Mais ne simplifiez pas trop les choses, car vous pourriez finir par omettre des informations importantes.
• Mesurable
  
  
  Lorsque vous développez chaque activité, assurez-vous qu'elle est toujours accompagnée d'une mesure pertinente. Cela peut être aussi simple qu'une case à cocher pour indiquer l'achèvement ou aussi complexe que nécessaire.
• Partagé
  
  
  Vous devez stocker votre modèle de manuel de politiques et de procédures dans des espaces communs accessibles uniquement à ceux qui sont autorisés à le consulter. Il peut s'agir d'un classeur, d'un dossier ou même d'un partage en ligne.
• Les politiques
  
  
  et procédures actuelles peuvent changer en fonction des besoins de l'entreprise. Vous devez disposer d'un processus de révision pour ce document. Après les modifications, jetez les anciennes copies ou marquez-les comme remplacées.
• Testé
  
  
  Généralement, vous devez d'abord tester une procédure avant de la publier. Le test doit être suivi par toutes les personnes impliquées afin qu'elles puissent attester de sa réussite.

Exemples de politiques d'entreprise

Comment rédiger une politique et une procédure ?

La création d'un modèle de politique et de procédure peut demander des efforts et du temps, mais vous pouvez l'améliorer en gardant à l'esprit quelques faits de base. La plupart du travail pour en créer un se produit avant même que vous ayez commencé à écrire quoi que ce soit. Ces activités de pré-rédaction peuvent inclure des recherches de fond et la décision de l'orientation de votre article.

Après avoir rédigé vos exemples de politiques et de procédures, vous devez les examiner, les valider et les approuver. Enfin, diffusez le document puis formez les employés sur les nouvelles politiques et procédures. Gardez les points suivants à l’esprit avant de commencer à rédiger des exemples de politique d’entreprise :

• Une politique ou une procédure doit se concentrer sur un concept à la fois.
• En raison des efforts nécessaires pour élaborer des politiques efficaces et de la manière dont elles affectent les valeurs de votre entreprise et peuvent avoir des conséquences juridiques, assurez-vous que vos employés soutiennent et soutiennent vos efforts.
• Soutenir la politique par l’éducation et la formation des employés.
• Ne vous attendez pas à ce que les employés lisent simplement les informations et se souviennent de tout. Dès le début de la formation, donnez aux employés une bonne raison d’apprendre les nouvelles directives et de les suivre.

Envisagez d'utiliser une politique et une procédure en ligne

Au cours des dernières années, les entreprises ont examiné activement leurs processus décisionnels dans le but de trouver une autorité décisionnelle aux niveaux les plus bas. L'amélioration du processus de documentation des politiques, par exemple en utilisant un modèle de politique et de procédure en ligne, peut offrir les avantages suivants :

• Un accès plus facile aux documents
  
  
  Aujourd'hui, il y a trop de mémos et de documents volants qui provoquent une avalanche d'informations. Cela rend les employés confus car ils ne savent pas ce qui est important. Les politiques et procédures en place ne sont pas toujours à jour, ce qui rend difficile pour les employés de trouver les documents dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Cependant, un modèle en ligne mis à jour permet aux employés qui utilisent ou sont directement concernés par les politiques et procédures d'y accéder.
• C'est plus économique
  
  
  Aujourd'hui, chaque ministère doit consacrer ses ressources à la tenue de dossiers de politiques et de procédures importantes. Dans le même temps, ces départements politiques doivent répondre aux demandes de documents politiques, car d'autres utilisateurs individuels peuvent en avoir besoin.
  
  
  De ce fait, ils utiliseront des ressources déjà rares au sein de leurs départements qui pourraient être mieux affectées à d’autres activités. Si des politiques et procédures écrites étaient facilement disponibles auprès d'un seul service ou poste au sein de l'entreprise et que ce service était identifié dans la politique vers lequel les requêtes pouvaient être adressées, cela pourrait entraîner un certain nombre d'avantages.
• Améliore la réactivité
  
  
  La mise à jour et la diffusion rapides des procédures permettent à l'entreprise de répondre à l'évolution des besoins des clients et de s'adapter aux nouveaux environnements.
• Favorise la responsabilité
  
  
  L'un des éléments fondamentaux d'un système dans lequel les unités et les individus sont directement responsables de la conformité est l'utilisation de politiques et de procédures clairement écrites et disponibles. Un modèle de politiques et de procédures peut facilement devenir obsolète, même si un processus efficace d’examen des politiques est en place, s’il n’est pas accompagné d’efforts.
  
  
  Il devrait y avoir un département chargé de conserver et de distribuer les dossiers de politique, ainsi que de mettre à jour les procédures. Cela rend vos efforts de création du document plus gratifiants.